公司的信息化管理

企业的信息化管理的得以快速发展离不开互联网技术的大量普及和应用，两者相辅相成，互为发展。从前两年火热的“IT”到今年诞生的新名词“DI”，数据深入挖掘技术+互联网大数据的共同驱动下，每一阶段的发展格局大不相同，当然作为从事进出口贸易的企业在这个时代的趋势下，是否能够足够重视和思考，企业在关务方面的是否能有大的调整，是企业在市场竞争中，更具有优势和竞争力。

当一份做出口贸易数量较大的企业，每一年的报关单据和产品相关编号，数量和运往目的地，需要企业关务部分，几个甚至十几个的报关员共同努力付出才能够整理出数量庞大的资料，然后通过报关行或者企业自己按照海关要求的报关数据规范进行海关QP上传，传统的人工统计模式，好像离这个时代渐行渐远，带来的结果也就可想而知，结果并不是像想象中的那般美好。

海关对于企业的上传申报的数据要求严格，每次从国外运来的货物或者出口的货物，要与企业申报资料一致，稍有疏忽，企业将会面临查厂的风险和影响企业的信用度，小编总结了几点人工人工管理的缺点：1.需要大量的工作人员出统计报表 2.数据的准确性不高 3.海关风险没有及时发现 4.人为的差错率无法防控 5.人员的流失工作无法替代，所花费的时间和人力成本成本很大 6.企业效益无法提升，企业选择进行人工管理和统计无疑是给企业带来的很大的压力和无法进行有效的风险把控。

以上列举的人工管理统计的局限性，也无法适应时代发展的需要。除了列出的几个缺陷，还有当面对账册不平衡的时候，还在大量补税？企业的先出后进如何解决，怎么解决完整的数据下载，还在用传统的方式来操作吗？海关的政策也是随着国家的发展战略和规划，也在不断的发生改变，企业面对这新形式，应该要学习思考和总结，面对这海关的政策和监控力度越来越严格的情况，是否能够另辟蹊径，用专业关务管理系统渐渐取缔手工统计和整理所带来的无法管控的风险和短板。

接下来，小编也总结了系统管理的优势和特征，能够真正为企业做到“排忧解难”，1.永久保存，随时提供海关查看 2.所有申报数据一键下载 3.在线查看全程管理进度 4.统计报表一键生成 5.监控海关风险分析 6.核销报表自动生成 7.降低人为差错率 ，更加通过企业报关数据科学系统地从源头入手，从源头介入，做到风险防控的完全把控，相比较人工录入而言，海关报关风险监控，降低由认为带来的差错率，为企业减少了风险+高效完成统计任务，小编相信，这也是大多数老板希望看到的。

以上是小编总结的关于关务管理系统VS人工录入的对比，小编希望成为与大家共同学习与正常，成为您身边的关务咨询专家。不足之处，请多包涵！热情欢迎大家对此文章进行评论和知道，小编必将真心诚意学习！

信息化建设给企业带来的帮助已经不言而喻。

效率提高、降低成本、优化沟通协作、改进供应链结构，最终帮助企业提升自身核心竞争力，这些明显的优势让不少企业纷纷加入了信息化建设的大潮中。

但在信息化建设的过程中，有些企业不仅没有改变企业现状，反而还加重了企业的负担。

企业如何才能成功的实施信息化建设？这几个关键点你一定要掌握，信息化建设不是一拍脑袋决定了就开始实施的，它必须要有规划循序渐进的来，否则一定会失败！

1、信息化建设之前先优化你的管理流程

有些企业，在自己的内部流程管理混乱、业务标准不清晰的情况下就盲目使实施信息化建设，以为只要使用一套管理软件，这些管理问题就能完全解决了，这种想法既不理性也不现实。

信息化建设的难点说到底还是管理的问题，如果企业现在的管理模式与管理软件的思想内涵有严重冲突时，即使再先进的企业管理软件，也很难帮助企业去改变现状。

企业管理软件只是一个工具、一种手段，它的作用，是固化你的流程、你的规则，然后使之标准化、规范化。没有具体的流程、标准，那软件就没法去切合你企业的真实场景需求。

打个比方，你要使用软件来管理你的产品生产全过程，那你的前提至少要做到两点：

（1）确定产品生产的流转流程。发起人是什么角色？从发起到产品确认生产成功，需要哪几个流程、哪几个部门的配合、哪几个角色的审批？

（2）制定好流程执行时的规则。在每个流程节点提交时，需要提交哪些文件？如果中间某个角色提交的流程不符合规范怎么办？小额费用的产品生产申请是否可以省略一部分审批流程？如果这件事关联两个部门，部门和部门之间如何配合，工作如何划分？这些都需要把它形成标准。

管理流程、业务标准的制定是一个细致的过程，每个企业的情况也不尽相同，得需要结合自己的流程优化目标来制定，这里就不展开来讨论了。

总之，在你认为你的企业需要通过信息化建设来达到某种目标的时候，先根据这个目标将企业的管理流程进行梳理和优化，并制定相应的业务标准，可以不那么完善，但是一定要有，之后才开始投入信息化建设中。

然后，我们仍然需要一边探索下一步发展的管理流程，一边借助信息化的手段来协助企业梳理管理流程。

因为企业多年来积累的灵活甚至有些随意的业务并不是一次流程梳理就可以改变的，而且信息化建设工作也不可能一步到位，尤其是软件系统也是需要不断的更新迭代的，这是一个企业和信息化建设互相磨合的过程。

2、信息化软件的选型是决定成败的关键

管理流程优化完成后，企业可以开始对管理软件进行选型了。

现在市面上各类管理化软件特别多，如何挑选适合自己企业的软件尤为重要，挑选的过程是值得你花时间细致的去做的，因为一个糟糕的选型后面再怎么改，也挽救不了你失败的结局。

有些企业在选型时，往往会陷入一些误区中，比如直接照搬人家的成功经验，看别人运用这个信息系统成功了，自己也去使用，完全不顾企业的实际需求，这样的信息系统在实际使用中必然会有许多不合理的地方，久而久之就成了摆设；

还有些企业在制定自己的信息化目标时，总是太过于着急，希望一下子就上大而全的软件，以为这样就可以把企业的所有问题都解决，殊不知一些大而全的软件对于管理落后的小企业其实就是种累赘！

关于如何选型，之前写过一篇文章《企业如何选购服务软件来成功实施信息化？必须要掌握的9大要点！》，感兴趣的可以去看一看，在这里就不另行赘述！

3、管理软件要高效推行，须循序渐进、逐点突破

选好软件系统后，有些企业会直接通知员工开始使用新系统，然后你会发现，在员工中全面推行新系统非常难。

有些员工总会因为各种各样的原因反对新系统的上线，有可能是对旧系统的不舍，有可能是不想去改变已经熟悉的工作模式，也有可能是新系统会剥夺他们的一些利益或者权利......

即使员工表面上执行了，但心底并不认可这个软件，那最后这个系统也只会成为一种形式。

那企业应该怎么做？

首先，你应该去加深员工对信息化的认识。

在你决定实施信息化建设之前，就应该有意识的给员工灌输信息化的理念。

可以是对企业现有的效率低下的工作环节进行探讨，引导大家往信息化的方向去思考；

可以是组织大家学习关于信息化建设的一些知识；也可以是给大家分享一些企业实施信息化的成功案例，等等。

总之，你要全面推行信息化之前，绝不能是悄无声息的，你至少得让员工提前意识到现有的业务环节是存在问题的，是需要去改变，让他们有一个适应的过程，而不能是直接空降。

其次，应该去找几个典型的部门或者业务场景，小范围执行。

不要一下子要求员工把企业的所有数据、流程都搬到软件系统里去，这个执行起来一定是非常困难和费时的。

你应该先看看公司的哪个部门或者哪个业务场景，最迫切需要这个软件，比如你要推行一个移动办公的软件，那你可以让使用频率最高的项目组先去试用一下，如果这个软件可以帮助他们更好的完成项目的协作沟通，提高了效率，那他就会愿意使用这个软件。

此外，通过小范围的执行，也可以了解到软件实际使用中不合理的地方，进而可以让软件服务商配置出更合理的软件（即使是SaaS软件未来的趋势也必须是可配置化）。

有了一些员工基础后，再大范围的去向全公司推行，则会容易很多。

企业信息化建设是一个逐步适应和优化的过程，一时的小成就或挫折都不足以代表什么。成功时不骄不躁，始终保持风险意识，当市场或技术发展等外部变化时，可以及时调整规划目标，不让自己处于被动的局面；挫折时不轻言放弃，继续探索合适自己的信息化建设之路，这条路你必须是要走下去的，因为回头你将会离这个时代越来越远！

本文仅为个人观点，更多科技/企业管理话题后续继续讨论！

请持续关注紫方数据！

选择一款合适的系统，不但能提升企业办公效率，降低成本，获取更大化的利益，也是企业规模化合理化的象征。

选出不合适的管理系统，给后期的实施造成阻碍，不仅浪费了时间和精力，还有可能会导致企业陷入困境，影响企业的正常经营和发展！

那么企业如何选择一套适合自己的信息化管理系统呢？

一、选型思路方法

首先，要充分剖析自己企业——企业的需要是什么？信息化的目标是什么？自身的特点是什么？

明确自己的业务和需求，需要解决哪些痛点和需要改善的问题。

可以从以下几个方面入手剖析：

①企业的战略：将信息技术与企业的战略结合在一起，并纳入企业战略总体部署。同时在信息化选型过程中，结合企业的实际情况，提出信息化

②企业的规模：法人个数及组织结构；营业额；人数及程度；流程的复杂度等；

③企业的行业特点：ERP的选型必须考虑生产类型，按种类分为：生产型、贸易型、委外加工型等；

第二、系统功能在实施开发方面能因时制宜，什么阶段上线什么功能。参考供应商是否具备二次开发和端口对接等能力。

第三、按照公司对信息化的重视程度选择合适的模式。比如选择买断型的，企业可视是否有自己的开发人员选择是否要源代码，如果有，可以考虑买断源代码，自己在代码里做一些简单修改。选择SAAS型的，可视企业对数据安全的重视程度选择公有云还是私有云部署。对于选择公有云的，要先咨询服务商是否具有安全备份的能力，同时还要签署信息安全保密协议等。

第四、售后服务。相信所有的人都希望选择一家售后服务好的企业进行合作，不同的环境，不同的操作，业务量的变化难免会在系统使用中出现故障，良好的售后服务这个时候就尤其重要。

第五、俗话说，货比三家，企业选择采购信息化系统，不妨多联系几家，综合考虑，在做决策之前，最好能够看到产品的演示，虽然标准产品不一定完全匹配自己的需求，但通过演示，也可以简单了解系统的基本操作，做到心中有数，有对比，加上演示体验，相信对于采购决策会有非常大的帮助。

第六、只买对的不买贵的。千万不要因为贪便宜而选择错误的系统，否则钱花了，不但没解决问题反而给自己新增大量新烦恼。

二、明确哪些软件不能选

对于对于以下五种，企业应该拒之门外：

一是“包治百病”型。没有任何一款ERP系统能够在应对企业的所有业务时都游刃有余，每个ERP系统均有其强项与弱点。

二是“门外汉”型。所谓“隔行如隔山”，哪怕他在其它有上万个样板，也还是不要轻易将自己的项目交给他做。

三是 无常驻人员型。在ERP的实施过程中就一定需要常驻人员来进行深入沟通，否则卖给企业的必然只是一个纯粹的ERP软件，而无法将其中的管理思想融入到企业的生产管理中去。

四是 头重脚轻型。国内不少ERP厂商以财务软件起家，对生产制造流程并不十分精通，这种头(财务)重脚(生产制造)轻的ERP系统无法在制造型企业中实施起来。

五是 流程落后型。现在ERP厂商多如牛毛，很多厂商虽不是门外汉，但在行业经验积累方面并不充足。所以在选型时一定要搞清楚ERP厂商的流程做到了什么程度。

企业的信息化管理的得以快速发展离不开互联网技术的大量普及和应用，两者相辅相成，互为发展。从前两年火热的“IT”到今年诞生的新名词“DI”，数据深入挖掘技术+互联网大数据的共同驱动下，每一阶段的发展格局大不相同，当然作为从事进出口贸易的企业在这个时代的趋势下，是否能够足够重视和思考，企业在关务方面的是否能有大的调整，是企业在市场竞争中，更具有优势和竞争力。

当一份做出口贸易数量较大的企业，每一年的报关单据和产品相关编号，数量和运往目的地，需要企业关务部分，几个甚至十几个的报关员共同努力付出才能够整理出数量庞大的资料，然后通过报关行或者企业自己按照海关要求的报关数据规范进行海关QP上传，传统的人工统计模式，好像离这个时代渐行渐远，带来的结果也就可想而知，结果并不是像想象中的那般美好。

海关对于企业的上传申报的数据要求严格，每次从国外运来的货物或者出口的货物，要与企业申报资料一致，稍有疏忽，企业将会面临查厂的风险和影响企业的信用度，小编总结了几点人工人工管理的缺点：1.需要大量的工作人员出统计报表 2.数据的准确性不高 3.海关风险没有及时发现 4.人为的差错率无法防控 5.人员的流失工作无法替代，所花费的时间和人力成本成本很大 6.企业效益无法提升，企业选择进行人工管理和统计无疑是给企业带来的很大的压力和无法进行有效的风险把控。

以上列举的人工管理统计的局限性，也无法适应时代发展的需要。除了列出的几个缺陷，还有当面对账册不平衡的时候，还在大量补税？企业的先出后进如何解决，怎么解决完整的数据下载，还在用传统的方式来操作吗？海关的政策也是随着国家的发展战略和规划，也在不断的发生改变，企业面对这新形式，应该要学习思考和总结，面对这海关的政策和监控力度越来越严格的情况，是否能够另辟蹊径，用专业关务管理系统渐渐取缔手工统计和整理所带来的无法管控的风险和短板。

接下来，小编也总结了系统管理的优势和特征，能够真正为企业做到“排忧解难”，1.永久保存，随时提供海关查看 2.所有申报数据一键下载 3.在线查看全程管理进度 4.统计报表一键生成 5.监控海关风险分析 6.核销报表自动生成 7.降低人为差错率 ，更加通过企业报关数据科学系统地从源头入手，从源头介入，做到风险防控的完全把控，相比较人工录入而言，海关报关风险监控，降低由认为带来的差错率，为企业减少了风险+高效完成统计任务，小编相信，这也是大多数老板希望看到的。

以上是小编总结的关于关务管理系统VS人工录入的对比，小编希望成为与大家共同学习与正常，成为您身边的关务咨询专家。不足之处，请多包涵！热情欢迎大家对此文章进行评论和知道，小编必将真心诚意学习！

信息化建设给企业带来的帮助已经不言而喻。

效率提高、降低成本、优化沟通协作、改进供应链结构，最终帮助企业提升自身核心竞争力，这些明显的优势让不少企业纷纷加入了信息化建设的大潮中。

但在信息化建设的过程中，有些企业不仅没有改变企业现状，反而还加重了企业的负担。

企业如何才能成功的实施信息化建设？这几个关键点你一定要掌握，信息化建设不是一拍脑袋决定了就开始实施的，它必须要有规划循序渐进的来，否则一定会失败！

1、信息化建设之前先优化你的管理流程

有些企业，在自己的内部流程管理混乱、业务标准不清晰的情况下就盲目使实施信息化建设，以为只要使用一套管理软件，这些管理问题就能完全解决了，这种想法既不理性也不现实。

信息化建设的难点说到底还是管理的问题，如果企业现在的管理模式与管理软件的思想内涵有严重冲突时，即使再先进的企业管理软件，也很难帮助企业去改变现状。

企业管理软件只是一个工具、一种手段，它的作用，是固化你的流程、你的规则，然后使之标准化、规范化。没有具体的流程、标准，那软件就没法去切合你企业的真实场景需求。

打个比方，你要使用软件来管理你的产品生产全过程，那你的前提至少要做到两点：

（1）确定产品生产的流转流程。发起人是什么角色？从发起到产品确认生产成功，需要哪几个流程、哪几个部门的配合、哪几个角色的审批？

（2）制定好流程执行时的规则。在每个流程节点提交时，需要提交哪些文件？如果中间某个角色提交的流程不符合规范怎么办？小额费用的产品生产申请是否可以省略一部分审批流程？如果这件事关联两个部门，部门和部门之间如何配合，工作如何划分？这些都需要把它形成标准。

管理流程、业务标准的制定是一个细致的过程，每个企业的情况也不尽相同，得需要结合自己的流程优化目标来制定，这里就不展开来讨论了。

总之，在你认为你的企业需要通过信息化建设来达到某种目标的时候，先根据这个目标将企业的管理流程进行梳理和优化，并制定相应的业务标准，可以不那么完善，但是一定要有，之后才开始投入信息化建设中。

然后，我们仍然需要一边探索下一步发展的管理流程，一边借助信息化的手段来协助企业梳理管理流程。

因为企业多年来积累的灵活甚至有些随意的业务并不是一次流程梳理就可以改变的，而且信息化建设工作也不可能一步到位，尤其是软件系统也是需要不断的更新迭代的，这是一个企业和信息化建设互相磨合的过程。

2、信息化软件的选型是决定成败的关键

管理流程优化完成后，企业可以开始对管理软件进行选型了。

现在市面上各类管理化软件特别多，如何挑选适合自己企业的软件尤为重要，挑选的过程是值得你花时间细致的去做的，因为一个糟糕的选型后面再怎么改，也挽救不了你失败的结局。

有些企业在选型时，往往会陷入一些误区中，比如直接照搬人家的成功经验，看别人运用这个信息系统成功了，自己也去使用，完全不顾企业的实际需求，这样的信息系统在实际使用中必然会有许多不合理的地方，久而久之就成了摆设；

还有些企业在制定自己的信息化目标时，总是太过于着急，希望一下子就上大而全的软件，以为这样就可以把企业的所有问题都解决，殊不知一些大而全的软件对于管理落后的小企业其实就是种累赘！

关于如何选型，之前写过一篇文章《企业如何选购服务软件来成功实施信息化？必须要掌握的9大要点！》，感兴趣的可以去看一看，在这里就不另行赘述！

3、管理软件要高效推行，须循序渐进、逐点突破

选好软件系统后，有些企业会直接通知员工开始使用新系统，然后你会发现，在员工中全面推行新系统非常难。

有些员工总会因为各种各样的原因反对新系统的上线，有可能是对旧系统的不舍，有可能是不想去改变已经熟悉的工作模式，也有可能是新系统会剥夺他们的一些利益或者权利......

即使员工表面上执行了，但心底并不认可这个软件，那最后这个系统也只会成为一种形式。

那企业应该怎么做？

首先，你应该去加深员工对信息化的认识。

在你决定实施信息化建设之前，就应该有意识的给员工灌输信息化的理念。

可以是对企业现有的效率低下的工作环节进行探讨，引导大家往信息化的方向去思考；

可以是组织大家学习关于信息化建设的一些知识；也可以是给大家分享一些企业实施信息化的成功案例，等等。

总之，你要全面推行信息化之前，绝不能是悄无声息的，你至少得让员工提前意识到现有的业务环节是存在问题的，是需要去改变，让他们有一个适应的过程，而不能是直接空降。

其次，应该去找几个典型的部门或者业务场景，小范围执行。

不要一下子要求员工把企业的所有数据、流程都搬到软件系统里去，这个执行起来一定是非常困难和费时的。

你应该先看看公司的哪个部门或者哪个业务场景，最迫切需要这个软件，比如你要推行一个移动办公的软件，那你可以让使用频率最高的项目组先去试用一下，如果这个软件可以帮助他们更好的完成项目的协作沟通，提高了效率，那他就会愿意使用这个软件。

此外，通过小范围的执行，也可以了解到软件实际使用中不合理的地方，进而可以让软件服务商配置出更合理的软件（即使是SaaS软件未来的趋势也必须是可配置化）。

有了一些员工基础后，再大范围的去向全公司推行，则会容易很多。

企业信息化建设是一个逐步适应和优化的过程，一时的小成就或挫折都不足以代表什么。成功时不骄不躁，始终保持风险意识，当市场或技术发展等外部变化时，可以及时调整规划目标，不让自己处于被动的局面；挫折时不轻言放弃，继续探索合适自己的信息化建设之路，这条路你必须是要走下去的，因为回头你将会离这个时代越来越远！

本文仅为个人观点，更多科技/企业管理话题后续继续讨论！

请持续关注紫方数据！

选择一款合适的系统，不但能提升企业办公效率，降低成本，获取更大化的利益，也是企业规模化合理化的象征。

选出不合适的管理系统，给后期的实施造成阻碍，不仅浪费了时间和精力，还有可能会导致企业陷入困境，影响企业的正常经营和发展！

那么企业如何选择一套适合自己的信息化管理系统呢？

一、选型思路方法

首先，要充分剖析自己企业——企业的需要是什么？信息化的目标是什么？自身的特点是什么？

明确自己的业务和需求，需要解决哪些痛点和需要改善的问题。

可以从以下几个方面入手剖析：

①企业的战略：将信息技术与企业的战略结合在一起，并纳入企业战略总体部署。同时在信息化选型过程中，结合企业的实际情况，提出信息化

②企业的规模：法人个数及组织结构；营业额；人数及程度；流程的复杂度等；

③企业的行业特点：ERP的选型必须考虑生产类型，按种类分为：生产型、贸易型、委外加工型等；

第二、系统功能在实施开发方面能因时制宜，什么阶段上线什么功能。参考供应商是否具备二次开发和端口对接等能力。

第三、按照公司对信息化的重视程度选择合适的模式。比如选择买断型的，企业可视是否有自己的开发人员选择是否要源代码，如果有，可以考虑买断源代码，自己在代码里做一些简单修改。选择SAAS型的，可视企业对数据安全的重视程度选择公有云还是私有云部署。对于选择公有云的，要先咨询服务商是否具有安全备份的能力，同时还要签署信息安全保密协议等。

第四、售后服务。相信所有的人都希望选择一家售后服务好的企业进行合作，不同的环境，不同的操作，业务量的变化难免会在系统使用中出现故障，良好的售后服务这个时候就尤其重要。

第五、俗话说，货比三家，企业选择采购信息化系统，不妨多联系几家，综合考虑，在做决策之前，最好能够看到产品的演示，虽然标准产品不一定完全匹配自己的需求，但通过演示，也可以简单了解系统的基本操作，做到心中有数，有对比，加上演示体验，相信对于采购决策会有非常大的帮助。

第六、只买对的不买贵的。千万不要因为贪便宜而选择错误的系统，否则钱花了，不但没解决问题反而给自己新增大量新烦恼。

二、明确哪些软件不能选

对于对于以下五种，企业应该拒之门外：

一是“包治百病”型。没有任何一款ERP系统能够在应对企业的所有业务时都游刃有余，每个ERP系统均有其强项与弱点。

二是“门外汉”型。所谓“隔行如隔山”，哪怕他在其它有上万个样板，也还是不要轻易将自己的项目交给他做。

三是 无常驻人员型。在ERP的实施过程中就一定需要常驻人员来进行深入沟通，否则卖给企业的必然只是一个纯粹的ERP软件，而无法将其中的管理思想融入到企业的生产管理中去。

四是 头重脚轻型。国内不少ERP厂商以财务软件起家，对生产制造流程并不十分精通，这种头(财务)重脚(生产制造)轻的ERP系统无法在制造型企业中实施起来。

五是 流程落后型。现在ERP厂商多如牛毛，很多厂商虽不是门外汉，但在行业经验积累方面并不充足。所以在选型时一定要搞清楚ERP厂商的流程做到了什么程度。