公司行政管理信息化

17年，我们分享过许多话题：“行政，一个被低估的岗位”、“不一样的行政事业”...

这些并不是为了捧高行政而下的论调，而是确确实实发生在当下的变革。

近年来中国商业社会发展迅速，企业与企业之间呈现出完全不同于之前的竞争格局：一方面追求更大的市场和利润，一方面迎接更多的挑战和更强有力的竞争；

同时互联网的管理思维也在深刻的影响着各个企业管理者们：要想获得高速、规模化的成长，不仅需要对外扩张的能力，更需要内部运营的高效与稳定。

在这样的背景下，行政作为公司运营管理与员工服务的重要岗位，其价值逐渐凸显出来：提升内部效能，降低运营成本，提高员工满意度，打造公司雇主品牌......

这是企业对行政提出的新要求，也是行政职能定位上升的方向。

1、 创新管理模式，利用技术手段，降低企业运营成本

互联网时代里，技术变革的速度比以往更加迅猛，当下被广泛讨论的：物联网、云计算、大数据、区块链等等正在许多领域改造生产力。

同时，新的技术也带来了新的管理思维模式，在行政工作中，运用新的模式与技术大大提高了行政的管理效率，降低企业的运营成本。

在相对开放、追求效率的互联网企业中，规则和制度相对来说更灵活，行政开始脱去僵硬老旧的管理“外衣”，拥抱智能化、信息化：告别纯人工线下操作，把业务流程转移至线上系统；同时不再靠“经验感觉”做事，开始关注数据，用有力的数据辅助决策，提高决策水平，降低试错成本。

1.能源消耗：通过新技术的应用能够有效降低能耗，比如中央空调及照明的智能控制系统，在大小企业都已经有应用，这不仅节约能源开支，低碳环保更是企业社会责任的表现。

2.差旅支出：以往行政只需在差旅标准内单纯完成机票预定，现在更加关注对个人差旅费用的管控，通过与供应商的谈判，延长帐期、制定订票规则、设置订票小助手、关注各大平台折扣信息等等，能够在差旅费用细节上节约出不少的成本。

3.资产设备：对于一些公司，一次性采购大量设备支出极大，后期运营管理的风险较高。采用设备租赁的形式，能够节省开支，并且规避相应风险，无形中降低了运营成本。

4.福利支出：除了薪资之外，公司在人员上的支出还包括下午茶、餐饮、餐车、加班费等多项福利支出。制定良性福利的规则，同时依靠产品工具手段落实福利，不仅能真正达到激励员工的目的，更能节约大笔不必要的开支。

华为针对数据中心能源管理推出的系统解决方案

2、办公空间再设计，提升空间价值，打造差异化雇主品牌

办公环境是“吸引人才“和“留住人才”的重要影响因素，办公环境设计已经不再追求单纯的“高逼格”，而越来越重视个性化与品牌化。空间设计直接传递出企业的气质，在“气质相投”的地方办公，才有“家”的感觉，这也是大多数员工的追求。

办公空间往往是企业在运营上投入最大的一块，在这样巨大的投入下，如果没有将其价值发挥到极致，本质上也是一种浪费。

目前行政在空间管理上主要有四项原则：

1.提高空间的利用率：合理安排工位，在有限的面积内，容纳更多员工，就有了创造更多效益的可能，这是行政对租赁成本负责的一种表现；

2.保障空间的舒适度：挑高的空间、开阔的视野、柔和的视觉、或科技或文艺的软装、适量的休息区和开放区域等等，这种办公环境下员工的精神状态更加放松，工作效率自然提高，这是空间的重点考量指标；

3.合理的空间规划：增强团队协作的高效性，包括部门内和跨部门的沟通协作，让沟通无空间障碍，响应更加敏捷，需要行政有更多的想法和创造；

4.让空间传递出企业的品牌：对内是一种无形的文化影响，对外也是一张文化名片。

传统办公空间往往有着难以改变的客观条件，行政需要综合考虑以上四个原则，打造出完美的办公空间。

星巴克上海总部

星巴克（中国）行政部连续在上海、深圳改造办公室，打破传统思维，营造年轻的开放式空间，并通过空间设计改变员工工作习惯和思维方式。

星巴克对空间的改造主要体现在这些方面：

1.减少封闭式会议室数量，增加敞开式的空间。减少大家处于封闭空间内的时间，在这些敞开式的休闲区里放置可移动的LCD显示器，会议能容纳的人数比以往更多，氛围更轻松。

2.创新性的新空间能帮助员工高效协作。为了让跨部门协作更高效，星巴克中国团队设计了一个“war room”，让项目团队的核心团员都从部门里“跳”出来，到这里面来开会、进展项目。

3.利用手绘改造空间，改变了员工的行为习惯。星巴克在消防楼梯间手绘了星巴克最具代表性的门店，展现企业文化的同时，还能鼓励员工多走楼梯，运动上下班。

事实证明，这些空间设计的关注点是非常有效的，能够引导改变员工工作习惯，提高协同效率。

3、 注重“服务”与“关怀”，提高员工满意度

在人才争夺的战役中，员工满意度是留住优秀人才的重要条件，可以说行政80%的工作都在和员工满意度“作斗争”

除了留住人才，员工满意度还在另一个维度间接影响着公司的价值。

根据ASU（亚利桑那州立大学）的研究：员工满意度将影响客户满意度，而客户满意度将影响公司的盈利与股价。这就是著名的满意度传递理论

员工满意度本质上不是员工对行政的满意度，而是对公司的满意度，因为行政是代表公司提供服务。

各家企业的行政为了提升员工满意度，均将采取各种各样的措施，其中，提供特色的员工福利、贴心的日常服务，都是非常行之有效的方式。

“不设行政工作边界，围绕服务核心”，总体来说应注意以下几点：

1.员工满意度不是无节制满足员工需求，而更应该结合企业文化和价值观输出服务和福利，“差异化”也许才是的满意度最有价值的地方；

2.细节展现用心：再芳香的空气大家习惯后也会感受不到，服务也是如此。因此在细节上做出亮点，往往能让你的工作凸显出来；

3.保持费用的合理性：我们追求的不是高预算，而是合理的预算，在预算范围内尽可能通过创意手段满足更多需求，这也是行政价值的体现。

4.适当忽略投诉：有些投诉是干扰项，如果因为干扰项而怀疑原本正确的服务政策就是捡了芝麻丢了西瓜。

例：

腾讯作为互联网巨头，拥有强大的产品思维基因以及出众的跨界思考能力，他们用心理需求模型做员工调研，基于员工数据的分析，绘制员工画像图谱，更针对性的服务员工。

鹅厂QQfamily热气球七夕活动

腾讯行政的产品化创新，深受与生俱来互联网基因的影响，但是其中的员工需求调研、以数据驱动决策、通过技术工具提高效率，这些是每一位行政人都应该学习的方向。

提高员工满意度绝不是无限制无根据的满足每一位员工提出的需求，对企业行政运营来说不仅成本无法支持，而且在执行中也是不切实际的。还是要根据投入产出的模型计算出最适合自己公司的方案，把握满意度与成本之间的平衡。

4、 完善生产力系统，提高企业内部办公效率

企业生产力系统会直接影响企业运行与发展效率，行政在完善企业内部生产力系统上，通常都能实现质的飞跃。

1.升级职能定位，成为核心业务部门的伙伴，以BP视角助推业务发展。

2.建立企业内部协作体系，通过自主开发或使用成熟的产品工具，简化企业内部协作流程。

3.转变传统行政思维，主动参与到企业战略规划中，匹配与公司发展需求相对应的服务，甚至牵引企业发展。

“公司是我们的产品，员工就是我们的用户”，每个行政都是“产品经理”。

今日头条改变了大家对传统行政管理模式的观念，效率工程部以产品为导向，利用技术提高内部效率，从办公硬件、软件和日常服务层面提高办公效率，优化员工工作体验。

a.改变传统前台访客接待-半自助式的访客系统，访客自助填写到访信息并推送给内部接待人，节省了前台接待客人和联系员工的时间。

b.改变效率低下的快递收发-在新的快递系统下，员工无需为每一个快递跑一趟，系统能够提供信息推送、快递收发、管理、配送等一系列服务，为员工节省时间。

c.解决会议室预定、使用难题-把所有的会议室资源都放在云端，设置免预定会议室、安装红外动静感应器，从而提高实时效率。

企业在运营效率上的追求是无止尽的，这也是行政应该持续探索下去的价值，关注前沿科技与新的管理思维，拥抱变化。

最后：

行政职能定位是当下企业管理思维的一个缩影，同时从一家企业的行政管理可以看到这家企业的发展趋势。行政的价值将不再模糊不可估计，将越来越明确而清晰。

对于企业来说，行政为企业带来降本增效及助推活力，能有效的增强企业文化品牌软实力；

对于行政团队来说，为工作谋求效能，不再做无价值的低效工作，能激发团队的创造力及工作热情；

对于行政个人来说，能够拓展自己的职能边界，增加更多的业务经验，有更加清晰正面的行政职业规划；

持续为企业创造价值，围绕员工满意度，拓展服务边界，站在这个时代的风口，你我有幸见证这样一场变革，未来可期。

-END-

案例内容阐述：某公司有十五年的历史从作坊式开始做到现在年产值6000万，从事传动系统配件，行业中前五甲。原公司就一个老板现在变成股份制企业，股东从一个变成四个，另外三个股东不管事，大股东就是创始人。公司去年股东大会提出体制改革决定如下：由另外一个股东担任董事长，创始人任总经理，公司具体运行由常务副总负责，总经理不管运行。但实际上总经理还是明的暗的在参与管理。副总与总经理的管理理念不同造成公司两条线管理混乱，有些岗位出现无人管理局面。董事长也知道这个情况并让总经理不要参与管理，但是总经理就是放不开，事事都要管，造成副总也不积极管理。2.主要问题：①各种制度执行力不强，中层基层工作热情不高。公司另外一个设备机修工（总经理亲信）元老级人物，工作能力很差，对设备的保养维护很不力，时常出现设备故障问题，与生产部意见矛盾很大，但目前公司还没有找到可以替代的人。②总经理工作作风霸道，思想固执，一言堂风格造成中层表面听内心不服局面。3.公司销售部（总经理管）营销模式老套，管理粗放，以设立办事处为主，对营销人员就考核一个到款指标，相关指标没有考核。各大（五个）办事处库存过大，费用过高了等。 4.公司各流程不合理不规范，总经理还不认同。

案例分析：分析问题产生原因领导层成员文化层次理念思路不尽相同，未建立有效的企业文化及管理机制。对战略规划缺乏清晰的认识。重经营轻管理的思想尚未得到落实。他们核心的问题在于上层设计出问题了，主要表现在：

1、属于典型的高层战略思想和目标不统一，不知道将去何方？

2、高层责权分配不明确，本位主义严重。

3、营销模式不清晰，个体户思维。

建议：

4、董事会根据股份比例明确责权，

5、总经理只负责行政管理，不得负责营销业务

6、副总负责具体的营销业务管理

7、共同讨论制定并确定清晰地战略目标和关键性经营指标（销售额指标，市场覆盖指标、盈利指标）

8、建立健全完善的人力考核评判标准体系，以岗定人，不得以人定岗，走制度化公司和团队治理，逐步控制并减少人为因素。

9、针对营销模式，办事处制，采取

（1）、结合战略目标和关键性经营指标给各办事处制定统一的KPI经营指标。

（2）、采取办事处经理责任制，办事处经理对办事处所有经营指标负全部责任，对区域经销商业务管理负全部责任。

（3）、对办事处同时考核业绩增长指标、盈利指标、费用使用指标、费用结余（公司与办事处经理分红）相结合的考核体系。

10、必须做流程梳理和责权明晰化，用信息化、流程化、来规范，避免各方面人情和各级领导插手具体事物的问题。

11、所有股东都不管事，都没问题，关键在于架构合理，战略目标清晰，授权。企业像总经理自己是孩子，他交给谁都不放心，所以必须建立一套清晰的责任工作流程。

12、关于股权分置问题，作为总经理不能一出资资金问题，就通过释放股权来获得资金，时间久了，股权稀释的严重，同时股权比例分配混乱，也是导致管理混乱不堪的根源。

【干货】集团企业全面税务管理信息化建设经验分享

2016年10月，国家税务总局“金税三期”系统优化版在全国上线，通过建立税局端一体化管理信息平台，打通了纳税人财务、税务、发票等相关数据以及备案、审批等涉税信息，实现了大数据应用分析，使得税务机关能够快速、准确的定位问题企业，识别纳税人税务风险，进一步提高了税务机关的征管效率和征管质量，也意味着税务机关的管理模型进一步由事前审批向事后监管转变。

税局端信息化管理手段的不断提升和完善，促使众多企业集团开始重点关注和推运内部税务管理信息化系统的建设。

本文将从集团企业税务管理信息化的建设目标、主要功能、实施策略、注意事项等方面，分享海闻科技的经验。

一、税务管理信息化建设目标

目前，集团企业普遍存在税务管理信息化程度低的现状。在信息化迅速发展以及“互联网+”的时代背景下，集团企业的税务管理工作亟需运用信息化的工具全面提升管理水平。

集团企业税务管理信息化建设的总体目标是通过信息化手段将集团税务管理的理念、制度、方法、流程加以固化和提升，搭建统一的税务管理信息系统。

具体是通过建立税务数据集市、固化工作流程、明确岗位责任、确保数据准确、共享信息资源、保障沟通顺畅，实现税务管理工作从基层具体操作、集团管理到税务风险管控全过程的信息化，达到“保证质量、提高效率、防范风险、创造”的目标，树立企业遵从税法、诚信纳税的形象。

二、税务管理信息系统主要功能

集团企业组织架构复杂、成员单位众多，通常涉及多个经营业态，其税管理信息系统业务功能应从集团管理和纳税主体管理两个层面进行设计考虑。

集团管理层面侧重于办税过程监督、数据分析与应用、重大涉税事项分析、风险监控等管理工作；纳税主体层面侧重于发票管理、纳税申报、税务核算等具体操作。

（一） 集团管理层面应涵盖的主要功能

1、基础信息管理

将集团内所有成员单位工商登记信息、税务登记信息、股权投资关系、税种鉴定信息、主营业态、税务工作负责人及联系方式等基础信息纳入统一系统管理和维护，实现按管理层级、行政区划、业务板块等多维度查询、展现，方便集团层面全面掌握成员单位的基础情况。

2、数据上报管理

系统定期（月度或季度）向成员单位派发数据上报工作任务，从基层公司收集税务相关数据，并逐级汇总审核，形成纳税数据集市，为大数据分析和应用奠定基础。

3、税务绩效考核

设立税务绩效考核指标和分值，例如将企业所得税实际税负、企业所得税永久性差异调整额、滞纳金生额、税收罚款额等设为考核指标，通过系统定期自动生成考核表和考核排名表。将税务绩效考核纳入集团绩效考核体系，量化成员单位税务工作业绩。

4、税务检查管理

建立外部检查事项上报机制，要求下属单位发生税务检查、稽查、协查、纳税评估等事项的第一时间，通过系统向上级报告相关情况，并及时更新进度；上级可随时掌握、跟进、指导下级单位应对外部检查，实现对外部检查事项从立项、过程处理到结项的闭环管理。

针对内部检查，实现检查任务的派发、任务处理、数据上报、档案归集的流程化管理。

5、重大事项税务风险管理

建立动态的税务风险点及管控措施库，针对重大涉税事项（例如,重大投资、并购、境外交易等），根据事项类别、性质、关键字、内容等要素智能产生风险清单，生成税务风险分析报告，提高税务人员对重大业务事项的参与程度，加强税务风险的事前防范。

6、纳税指标评估

建立纳税指标评估体系与预警策略，快速计算、评估各纳税实体的实际税负率、税负变动弹性指标等纳税评估指标数值，与行业平均值、管理经验值对比实现自动预警，及时发现税务管理中的不足与问题，加强企业的税务风险管控能力。

7、税务工作报告

预制税务工作报告模板，由系统实现工作报告数据内容自动生成，结合各层级责任人的分析内容，生成税务工作报告，实现逐级上报、多维度汇总查阅，为集团、业务板块、事业部等管理层掌握总体税务状况提供信息。

8、涉税统计分析

基于税务数据集市，通过详尽的指标体系，以图形（如柱状图、饼状图）的方式，实时的按照行政区划、业务板块、集团、纳税主体、税费种类、税款属期等多维度，形象、直观的统计、分析税务数据，为管理层提供决策数据支持。

9、税务档案管理

建立纳税申报档案、涉税事务档案的定期归集机制，实现税务档案的电子化分类归集，确保税务档案的完整保存，方便按权限随时调阅。

10、税务知识管理

建立税收政策法规和解读共享库，方便成员单位方便查阅、学习。实现税务问题在线解答、财务论坛、税务人员在线培训考试等管理功能。

（二） 纳税主体层面应涵盖的主要功能

1、发票开具管理

通过数据接口，从销售系统获取需要开票的交易数据，经过自动化合并、拆分等数据加工，调用税控专用设备进行交互，完成增值税专用发票、普通发票的开具、打印，电子发票的静默开具与自动推送，满足多机构、大批量、高效率开票要求。

2、进项发票管理

集成税务总局电子底账库，自动下载开具给各公司的增值税专用发票进项信息。对接报账系统，实现发票真伪查验，专用发票自动勾选、确认，减少人工操作量，减少差错，提高效率，防范发票重复报销。

3、日常涉税管理

建立日常税务台账，实现视同销售台账、不动产进项分期抵扣、不符合扣除规定票据、与收入无关支出等税务事项的台账管理，可对接财务系统根据核算标识自动登记。

4、纳税申报管理

根据各税种的特点，建立税纳税调整、税款计算台账体系，使用税务判定工具，依据法规规定判定应税科目、设定取数规则，统一约束取数口径，利用取数工具，调阅明细账等数据，实现自动化或半自动化纳税调整和税款计算，生成国家标准格式的纳税申报表，利用“税企直通”渠道，实现一键申报。

5、递延税项管理

税务管理信息系统建立一套完整易用的纳税调整台账，利用其实现按月度或季度预估应纳所得税额；通过判定税务与会计差异的类型，实现对递延所得税资产、递延所得税负债、所得税费用的高效、准确核算。

6、税费测算管理

根据公司财务预算或估计的数据，利用测算模型，对未来期间的应纳税费进行测算，如企业所得税、增值税等，满足内部税务现金流管理及外部税务机关的监管需要。

三、税务管理信息系统实施策略

集团企业通常业态复杂、业务板块多，且不同版块的组织架构、税收政策、业务流程等方面均有差异，利用IT技术全面实施集团化税务管理信息系统，需要整合业务、财务、税务以及内外部人力资源，以及信息科技和风险管控技术，是一项极具挑战性的系统化工程。

集团企业税务管理信息化系统的实施建议遵循“总体规划、分步实施”的策略。

总体规划指集团总部牵头，会同重点成员单位进行顶层设计，兼顾考虑集团管控要求与成员单位具体需求，确定税务管理信息系统的技术架构及业务框架；

分步实施指首先搭建集团税务管理信息系统的总体架构体系，然后考虑业务需求的紧迫程度、重要程度，以及成员单位税务管理水平与现有信息化条件等要素，选择一两家重点企业进行试点，进而逐步按照业务板块和业务功能两个维度逐步推进，最终实现全集团税务管理信息化体系的建设。

四、税务管理信息化的注意事项

1、税务专家的深度参与

集团企业税务管理信息化建设是一项税务专业性很强、税法合规性要求很高的任务。该任务要求实施厂商必需要有的税务专家团队在项目各阶段的深度参与，才能保证税务信息管理系统在合规性方面与税法的高度一致。

否则，税务信息管理系统建成运行后，不仅不能达到“保证质量、提高效率、防范风险、创造价值”的建设目标，反而会产生新的税务风险及管理问题。

2、选择成熟的基准产品

基准产品选择的好，可以借鉴其他集团企业的实施经验，少走弯路，事半功倍；选择的不好，将意味着担当“小白鼠”。

基准产品必需要选择已商业化应用多年、经过市场检验、具有众多成功案例的基准产品。

3、充分考虑考虑业务与技术的扩展性

国家税制持续改革，税收政策不断更新，信息技术快速发展。税务管理信息系统的设计应尽可能采用参数化、配置化的设计思路，建立税务业务组件库，将业务与技术进行分离，以快速响应未来业务的变化、技术的扩展。

海闻科技有限公司是国内首家专注于企业端税务管理信息化整体解决方案供应商，也是国内最早实现税务专业信息化产品成功商用的供应商。自成立以来，始终秉承专注、专业的经营理念和“IT+T”（信息技术与税务专业服务融合）的独特经营模式，与控股子公司、5A级税务师事务所--海华税务师事务所一体化经营，深耕税务信息化领域。迄今为止，已有逾百家五百强企业和大型企业集团选用了海闻科技的税务信息化产品。

17年，我们分享过许多话题：“行政，一个被低估的岗位”、“不一样的行政事业”...

这些并不是为了捧高行政而下的论调，而是确确实实发生在当下的变革。

近年来中国商业社会发展迅速，企业与企业之间呈现出完全不同于之前的竞争格局：一方面追求更大的市场和利润，一方面迎接更多的挑战和更强有力的竞争；

同时互联网的管理思维也在深刻的影响着各个企业管理者们：要想获得高速、规模化的成长，不仅需要对外扩张的能力，更需要内部运营的高效与稳定。

在这样的背景下，行政作为公司运营管理与员工服务的重要岗位，其价值逐渐凸显出来：提升内部效能，降低运营成本，提高员工满意度，打造公司雇主品牌......

这是企业对行政提出的新要求，也是行政职能定位上升的方向。

1创新管理模式，利用技术手段，降低企业运营成本

互联网时代里，技术变革的速度比以往更加迅猛，当下被广泛讨论的：物联网、云计算、大数据、区块链等等正在许多领域改造生产力。

同时，新的技术也带来了新的管理思维模式，在行政工作中，运用新的模式与技术大大提高了行政的管理效率，降低企业的运营成本。

在相对开放、追求效率的互联网企业中，规则和制度相对来说更灵活，行政开始脱去僵硬老旧的管理“外衣”，拥抱智能化、信息化：告别纯人工线下操作，把业务流程转移至线上系统；同时不再靠“经验感觉”做事，开始关注数据，用有力的数据辅助决策，提高决策水平，降低试错成本。

1.能源消耗：通过新技术的应用能够有效降低能耗，比如中央空调及照明的智能控制系统，在大小企业都已经有应用，这不仅节约能源开支，低碳环保更是企业社会责任的表现。

2.差旅支出：以往行政只需在差旅标准内单纯完成机票预定，现在更加关注对个人差旅费用的管控，通过与供应商的谈判，延长帐期、制定订票规则、设置订票小助手、关注各大平台折扣信息等等，能够在差旅费用细节上节约出不少的成本。

3.资产设备：对于一些公司，一次性采购大量设备支出极大，后期运营管理的风险较高。采用设备租赁的形式，能够节省开支，并且规避相应风险，无形中降低了运营成本。

4.福利支出：除了薪资之外，公司在人员上的支出还包括下午茶、餐饮、餐车、加班费等多项福利支出。制定良性福利的规则，同时依靠产品工具手段落实福利，不仅能真正达到激励员工的目的，更能节约大笔不必要的开支。

华为针对数据中心能源管理推出的系统解决方案

2办公空间再设计，提升空间价值，打造差异化雇主品牌

办公环境是“吸引人才“和“留住人才”的重要影响因素，办公环境设计已经不再追求单纯的“高逼格”，而越来越重视个性化与品牌化。空间设计直接传递出企业的气质，在“气质相投”的地方办公，才有“家”的感觉，这也是大多数员工的追求。

办公空间往往是企业在运营上投入最大的一块，在这样巨大的投入下，如果没有将其价值发挥到极致，本质上也是一种浪费。

目前行政在空间管理上主要有四项原则：

1.提高空间的利用率：合理安排工位，在有限的面积内，容纳更多员工，就有了创造更多效益的可能，这是行政对租赁成本负责的一种表现；

2.保障空间的舒适度：挑高的空间、开阔的视野、柔和的视觉、或科技或文艺的软装、适量的休息区和开放区域等等，这种办公环境下员工的精神状态更加放松，工作效率自然提高，这是空间的重点考量指标；

3.合理的空间规划：增强团队协作的高效性，包括部门内和跨部门的沟通协作，让沟通无空间障碍，响应更加敏捷，需要行政有更多的想法和创造；

4.让空间传递出企业的品牌：对内是一种无形的文化影响，对外也是一张文化名片。

传统办公空间往往有着难以改变的客观条件，行政需要综合考虑以上四个原则，打造出完美的办公空间。

星巴克上海总部

星巴克（中国）行政部连续在上海、深圳改造办公室，打破传统思维，营造年轻的开放式空间，并通过空间设计改变员工工作习惯和思维方式。

星巴克对空间的改造主要体现在这些方面：

1.减少封闭式会议室数量，增加敞开式的空间。减少大家处于封闭空间内的时间，在这些敞开式的休闲区里放置可移动的LCD显示器，会议能容纳的人数比以往更多，氛围更轻松。

2.创新性的新空间能帮助员工高效协作。为了让跨部门协作更高效，星巴克中国团队设计了一个“war room”，让项目团队的核心团员都从部门里“跳”出来，到这里面来开会、进展项目。

3.利用手绘改造空间，改变了员工的行为习惯。星巴克在消防楼梯间手绘了星巴克最具代表性的门店，展现企业文化的同时，还能鼓励员工多走楼梯，运动上下班。

事实证明，这些空间设计的关注点是非常有效的，能够引导改变员工工作习惯，提高协同效率。

3 注重“服务”与“关怀”，提高员工满意度

在人才争夺的战役中，员工满意度是留住优秀人才的重要条件，可以说行政80%的工作都在和员工满意度“作斗争”。

除了留住人才，员工满意度还在另一个维度间接影响着公司的价值。

根据ASU（亚利桑那州立大学）的研究：员工满意度将影响客户满意度，而客户满意度将影响公司的盈利与股价。这就是著名的满意度传递理论。

员工满意度本质上不是员工对行政的满意度，而是对公司的满意度，因为行政是代表公司提供服务。

各家企业的行政为了提升员工满意度，均将采取各种各样的措施，其中，提供特色的员工福利、贴心的日常服务，都是非常行之有效的方式。

“不设行政工作边界，围绕服务核心”，总体来说应注意以下几点：

1.员工满意度不是无节制满足员工需求，而更应该结合企业文化和价值观输出服务和福利，“差异化”也许才是的满意度最有价值的地方；

2.细节展现用心：再芳香的空气大家习惯后也会感受不到，服务也是如此。因此在细节上做出亮点，往往能让你的工作凸显出来；

3.保持费用的合理性：我们追求的不是高预算，而是合理的预算，在预算范围内尽可能通过创意手段满足更多需求，这也是行政价值的体现。

4.适当忽略投诉：有些投诉是干扰项，如果因为干扰项而怀疑原本正确的服务政策就是捡了芝麻丢了西瓜。

例：

腾讯作为互联网巨头，拥有强大的产品思维基因以及出众的跨界思考能力，他们用心理需求模型做员工调研，基于员工数据的分析，绘制员工画像图谱，更针对性的服务员工。

鹅厂QQfamily热气球七夕活动

腾讯行政的产品化创新，深受与生俱来互联网基因的影响，但是其中的员工需求调研、以数据驱动决策、通过技术工具提高效率，这些是每一位行政人都应该学习的方向。

提高员工满意度绝不是无限制无根据的满足每一位员工提出的需求，对企业行政运营来说不仅成本无法支持，而且在执行中也是不切实际的。还是要根据投入产出的模型计算出最适合自己公司的方案，把握满意度与成本之间的平衡。

4 完善生产力系统，提高企业内部办公效率

企业生产力系统会直接影响企业运行与发展效率，行政在完善企业内部生产力系统上，通常都能实现质的飞跃。

1.升级职能定位，成为核心业务部门的伙伴，以BP视角助推业务发展。

2.建立企业内部协作体系，通过自主开发或使用成熟的产品工具，简化企业内部协作流程。

3.转变传统行政思维，主动参与到企业战略规划中，匹配与公司发展需求相对应的服务，甚至牵引企业发展。

“公司是我们的产品，员工就是我们的用户”，每个行政都是“产品经理”。

今日头条改变了大家对传统行政管理模式的观念，效率工程部以产品为导向，利用技术提高内部效率，从办公硬件、软件和日常服务层面提高办公效率，优化员工工作体验。

a.改变传统前台访客接待-半自助式的访客系统，访客自助填写到访信息并推送给内部接待人，节省了前台接待客人和联系员工的时间。

b.改变效率低下的快递收发-在新的快递系统下，员工无需为每一个快递跑一趟，系统能够提供信息推送、快递收发、管理、配送等一系列服务，为员工节省时间。

c.解决会议室预定、使用难题-把所有的会议室资源都放在云端，设置免预定会议室、安装红外动静感应器，从而提高实时效率。

企业在运营效率上的追求是无止尽的，这也是行政应该持续探索下去的价值，关注前沿科技与新的管理思维，拥抱变化。

最后

行政职能定位是当下企业管理思维的一个缩影，同时从一家企业的行政管理可以看到这家企业的发展趋势。行政的价值将不再模糊不可估计，将越来越明确而清晰。

对于企业来说，行政为企业带来降本增效及助推活力，能有效的增强企业文化品牌软实力；

对于行政团队来说，为工作谋求效能，不再做无价值的低效工作，能激发团队的创造力及工作热情；

对于行政个人来说，能够拓展自己的职能边界，增加更多的业务经验，有更加清晰正面的行政职业规划；

持续为企业创造价值，围绕员工满意度，拓展服务边界，站在这个时代的风口，你我有幸见证这样一场变革，未来可期。