企业文档管理系统

　　广州文件管理系统开发公司紫鲸互联表示:文档管理指文档、电子表格、图形和影像扫描文件的存储、分类和检索。每份文档均具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。

　　文档管理系统的诞生背景

　　自计算机在各行各业被广为应用以来，技术成本的下降促进计算机设备的应用，为企业信息化提供了条件。电子文档以其独特的优势取代了高成本、不利于保存的纸质文档。由此，也给文档管理提出了新的要求。文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档存放在不同的物理位置，当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时，却发现很难找到所需，集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中，机密文件很难得到有效的保护，各部门间难以协同办公，重新开发利用知识资源十分困难。由文档管理引发的这些情况屡见不鲜。这种情很大程度上延误了工作的进度，文档管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。

　　在企业管理中往往会出现各部门之间不能协调办公，相互配合的现象，这是因为每个部门都有自己的工作要做，当自己正在工作时，其他部门来调阅文档或找资料，即影响正在做的工作，又很难保证快速找到所需的文档和资料。因为这些文档、资料都保存在文件柜里，但具体在什么地方，可能是个问题。如果有时间，当然可以帮忙找到，但正在工作的话，恐怕为了快速完成自己的工作是不会愿意抽出时间来帮助找的。而本部门文件柜中的有些资料可能是需要高度保密的，也就不允许他们自己找了。这样下去，各部门之间就会产生矛盾，就会出现相互不配合的情况。

　　在企业经营过程中可能会发生某业务人员的离职或死亡等意外情况。这个人的离职往往会给企业带来很大的损失，因为客户往往是掌握在他们的脑子里，他们的离职不仅是人走了，而且是将他与这个客户之间的资料也带走了。新业务人员或其他人员根本就不知道他当初是如何和客户做得业务，以及更不知道客户的关键负责人是谁等。新业务人员对客户是一无所知的，因此新业务员要么根本就无法和客户进行再次合作，或者说在短期内不能和客户进行良好地合作。

　　文档管理系统的发展历史

　　? 第一代文档管理系统起源于上世纪60年代末期，主要用于财务领域中的薪资计算，用户极少。

　　? 第二代文档管理系统始于上世纪70年代，首次将文档管理概念引入到非财务领域,但是尚未形成文档管理的系统理念。

　　? 第三代文档管理系统兴起于上世纪90年代,全面利用了数据库、客户端/服务器、网络等技术，拥有完备的文档管理理论支撑，从战略角度看待企业文档管理规划。

　　企业文档管理系统的收益

　　? 避免公司机密文件的扩散及流失，有效地管制ISO 文件的进出

　　? 增强办公协同，保证流通中版本的一致性

　　? 减少查阅时间，根据关键字方便检索

　　? 降低办公费用，避免重复复印

　　? 增加企业管理透明度，申请人可全盘掌握审批流程

　　? 极大减轻了文管人员的作业负担，使文管人员对公司核心文档进行更好的管控。

随着互联网与科学技术的发展，传统企业逐渐走向数字化。不过，在办公过程中出现的诸多纸质文档资料，要实现数字化却并不容易，企业要如何科学的管理内部的纸质文档资料呢？

合理搭建纸质文档管理平台

伴随着科学技术的快速发展，越来越多的企业享受到了新兴技术带来的快捷便利，并合理利用科技手段搭建起专业的企业文档管理平台，加快了企业数字化建设的步伐，逐步提升企业文档资料的管理效率。

对此，厦门云脉技术颇有心得。为满足信息时代企业文档资料数字化的需求，云脉曾对市场进行深入细致的分析，发现大多数企业的文档管理意识薄弱，普遍存在信息更新不及时、存储不完整，调用困难、效率低下，数据安全没保障等问题。

为解决这一系列的问题，云脉以OCR技术为核心推出了专业的纸质文档管理平台。目前，该平台已广泛服务于银行、电信、证券、电子商务以及政府等领域。

云脉文档管理平台的科学性

据介绍，云脉纸质文档管理平台是以提高各行业资料管理效率为目而研发的。从文档录入、内容识别校正、分类管理、全局检索、快速定位、权限管理、云端分享等方面来协助企业管理文档资料。

图片录入支持本地导入和现场拍摄，可根据个人需求对图片进行裁切、调亮等基本处理。内容识别后可进行自由编辑，系统还具备智能纠错功能，可依据语境语义提供多种可能选项。文本导出支持TXT、Word、PDF、双层PDF等多种格式。同时，系统可识别简繁体中文、日文、韩文、英文等14种语言文字。

同时，平台可根据企业需求建立不同文件夹，以便对文档资料进行分门别类的有序管理，星标文件的设置使得操作更加随心所欲。当你想要查找某个特定文件时，可直接在搜索框输入关键词，系统将为你快速定位。除此之外，平台服务端设有权限管理，企业可合理控制用户的查阅权限。团队之间需要共享文档时，一键操作便可快速抄送，大大提升了协作效率。

信息化时代，过多的纸质文档容易造成企业负累，导致工作效率无法跟上时代步伐。云脉纸质文档管理平台的出现，能够为企业转型扫清障碍，助力企业快速实现数字化。

信息化不断发展，大数据和云计算都已"联姻"，日益膨胀的电子文档该如何管理已成为企业需要解决的首要问题。下面，我们就一起来看看企业文档管理中存在的一些问题。

一、真实性难保障

电子文件从起草、定稿、修改都是在计算机上完成的，因而具有便于修改和复制的特性，且不像纸质文件白纸黑字，修改后一目了然。对原稿内容进行随意的增写、删除和修改等操作，使文档底稿的内容发生不断的改变，这样就失去了电子文档保存的意义。

二、安全性存在隐患

电子文档对运行系统的软硬件设备、网络技术等方面有着很强的依赖性，稍不留意就会出现电子文档被篡改、丢失和损毁等现象。安全性是企业电子文档管理面临的一大难题。

三、开放性不好把控

涉及到企业内部信息的文件不宜对外公开、但合同文件又需要共享给客户，可见文档的参与者需视文档而异，这对文件的开放范围和共享权限设置有着很高的要求。

四、统一管理比较混乱

一般来说，企业都会配置一台服务器用于存放企业的规章制度，而办公中产生的文档都存在于每个员工的电脑中或者是通过邮件往来进行共享。这样，员工离职、邮件删除就意味着文件的永久消失，无法达到统一管理的效果。

使用文档管理软件进行规范管理

杭州信息电子文档管理系统HGVDM，提供基于存储基础上的文档管理服务，有效实现文档的强制集中、自动备份、版本管理、资源共享、多终端同步等诸多功能，具有存储容量大、高速、稳定、易用、易管、安全、便捷等特点。

拥有者：对文件或文件夹拥有各种权限，包括权限控制、版本管理、日志审计等。编辑者：如浏览、只读、重命名、查看、修改、删除、复制、下载等操作。查看者：在线预览、下载、分享、订阅、通知、评论以及文档信息查看。

云图管家（VDM）以解决办公过程中遇到的问题为产品发展的基准，将提供安全可靠、经济实惠、最简单好用的文档管理服务为自身发展的宗旨，通过文件协作共享连接每一个员工，构建统一有序的文件管理体系，显著提高企业员工的办公效率。