有什么好的团队协作软件

谈到团队协作工具，最经典也是认可度最高的非E-mail莫属了。这个80年代兴起的沟通协作工具，随着互联网的发展早已普及到了全世界，直到今日都是每个职场人士必备的工具技能之一。即便是这样一件伟大的工具，随着我们对队团队协作要求不断提高，它的光辉也渐渐黯淡了。

如今QQ、微信等即时通信软件霸占了我们大部分的工作和生活时间，基于SaaS平台的办公软件也已经崛起，团队协作的模式也更加灵活多样。因此，了解团队协作有哪些模式，以及其演变过程和未来展望，对选择适合自身团队的协作工具，不断提升团队的战斗力是非常必要的。

一、经典的1.0时代

对于一支团队，早期比较常见的工作组织方式就是领导分配工作，每周开一个例会沟通一下进展和明确一下下周任务，把明确的事情整理一份邮件发给大家，周例会+邮件成为非常重要的工作组织模式，邮件里发布一下确定的团队任务分配，周例会是相应的沟通形式，我们把这种模式称之为团队任务管理1.0模式。

二、普及的2.0时代

在1.0模式里的邮件起到了信息共享的作用，但它显然不是一个好的任务工具，在团队任务数量比较大的时候就会遇到很多的困难，所以在市面上很早就开始有相应的工具来解决这个问题，比如国外的Asana和国内worktile、teambition、tower等工具，这些新的saas模式的工具可以很好的组织管理大量的团队任务，使得要承担大量复杂工作的团队（比如软件研发、项目实施、咨询等）可以更有序的组织各项任务的开展，并在一定程度上对项目管理的理念进行部分落地（主要是在项目计划任务方面）。我们把这种模式称之为团队任务管理2.0模式。

三、崭露头角的3.0时代

2.0模式的核心价值主要是基于saas软件通过互联网把一个团队所要推进的工作有效的组织起来，随着现代社会各个企业团队工作数量和复杂度都越来越高，这方面需求也越来越重要价值越来越大，但是2.0模式的主要问题是任务管理和沟通管理还是有些割裂的，虽然很多saas工具在这方面也都做了些补足工作但是受限于产品最初设计理念问题很难融合完美，然而这个时代很多的任务按照周例会的节奏进行沟通的时效性已经完全无法适应需要了，无论自上而下的任务分派还是自下而上的任务建议都是要随时展开沟通才更有价值。

基于团队任务管理2.0模式，将大量的任务信息和沟通信息无缝的融合切换，并有效的规避过多的无效干扰信息，这必将会把任务和沟通进一步激活，提高效率，这种将任务管理和即时沟通讨论融合起来的模式称之为3.0模式。

基于这样的理念，推荐一款互联网协作平台—小秘，更好的把把任务的创建、评论等各种操作和项目群组im沟通无缝的融合起来，让团队任务包括过程中的文件信息能够在沟通中自然生成、推进、组织和自然被有效沟通讨论。让3.0模式下的团队协作工具，帮助更多的团队提升工作效率。

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石墨文档是一款团队使用的多人实时协作工具，也是企业全新的文档办公方式，你可以直接访问官网（https://shimo.im/）或下载 App 使用。石墨文档的特色功能包括多人协作的文档、表格；文档、文件夹的权限管理等。

邀请协作者

添加协作者，邀请小伙伴来一起来进行编辑、评论等操作。

文档协同编辑

多人实时编辑同一个文档，每个人当前编辑的段落前会显示各自的头像，这样大家就能实时看到每个人编辑的内容。

这个功能能极大提高方案讨论、会议记录、翻译协作等工作的效率。

文档分享

你创建的所有文档，都能选择只读/可写状态，并通过链接分享或扫码分享的方式轻松分享给同伴。

划词评论

针对文档的某处细节即时讨论，告别 Email+IM 的低效时代。

历史查看&还原

所有的编辑历史都将自动保存，随时追溯查看，还可一键还原到任一历史版本。

插入图片&目录

文档/表格实时保存在云端，即写即存。支持图片拖拽上传、文档目录等功能。

表格协同编辑

多人、多平台表格实时编辑，毫秒级同步响应。编辑者进入表格后，右上角会有小头像显示。

表格格式编辑

根据你的需要，可以选择文字、单元格的边框颜色和样式，让表格内容更具辨识度。

表格公式

支持 400 余种函数公式，包括财务、统计、文本、逻辑、数学与三角函数等多个领域。常用公式除了求和、平均、计数、最大值和最小值，还有 VLOOKUP、COUNT、IF、SUMIF 等。

邀请协作者

点击“协作”按钮添加协作者，支持快捷添加最近使用、企业成员；也可以输入邮箱、姓名查找进行邮箱邀请，或扫描二维码进行微信邀请。

离线编辑

表格在编写过程中遇到断网、弱网或其他网络断开的情况，你可以在离线状态下继续编写，且编写的内容会保存在本地。网络环境一旦恢复，所有内容和操作将自动保存。

历史 & 版本管理

表格的历史能够清晰重现协作者在什么时间对表格进行了怎样的修改，还能点击预览历史版本，一键还原到当前版本。

团队文件夹

用团队文件夹管理企业共享资料，实时更新，随取随用。

插入外链音视频石墨文档已支持通过链接插入优酷的视频和网易云音乐的音频，并且视频、音乐可直接在文档页面内播放，无需跳到新页面，更加方便快捷。工具栏点击“插入”，选择“媒体”，点击“在线媒体”，将音视频链接粘贴到文本框，回车确认，一条音频或视频就插入好了。

注：目前只有 Web 支持插入外链音视频，Web & mobile 支持播放。

播放本地上传的音频

石墨文档插入音频功能升级，现支持上传任意格式的本地音频，并且音频无需下载可在文档内直接播放，但有一点需要注意的是之前已上传的音频附件不会自动转换为可播放样式。

工具栏点击“插入”，选择“媒体”，点击“本地音频”，上传成功后，点击“”按钮，开始播放。

注：目前只有 Web 支持上传本地音频，Web & mobile 支持播放。

音频转文本

文字工作者的福音来了！现在石墨文档已支持中文音频文件一键转文字，会议录音可直接转换为会议纪要，采访录音可一键转换为文字稿……大家终于可以从繁重的音频转文本工作中脱离出来了。

点击音频文件右侧的“┇” 按钮，点击“音频转文本”，稍作等待音频就转换成功了，点击“插入内容”，文字就成功添加到文档。

注：目前该功能只能在 Web 端使用，第一期只支持转 5min 以内的音频文件，免费版用户仅能使用 10 次音频转文本功能。

插入地图

当我们发布活动通知时，地点是必不可少的信息。石墨文档新增插入地图功能，活动参加者可以在文档内一秒get位置信息，点击“查看详情”还可跳转至高德地图进一步查看详细的位置和线路信息。

工具栏点击“插入”，点击“位置”，在搜索框内输入地址，回车或点击“搜索”，找到最精确的位置后，点击“插入”即可；

注：目前只有 Web 端支持插入地图，Web & mobile 支持“查看详情”

翻译整篇文档

翻译整篇文档时，选择目标语言点击翻译，则会生成一个目标语言的副本文档在桌面上。

翻译所选文字

在具体的文档中，你可以选择翻译部分内容，选中相应的文字即可实时翻译到文字框中，然后插入到相应位置。

除了将中文翻译成多种外文之外，目前文档中还支持将英文文档翻译成中文，点击翻译时将“源语言”选择为“英文”，“目标语言”选择为“中文”即可。

一键导出成 Markdown 文件

如果你在石墨中编写的文档带有标题、有无序列表、任务列表等格式，可以直接导出成 Markdown 文档（.md 文件），点击右上角按钮导出即可，然后可用其他 Markdown 编辑器打开文档直接修改和编写。

一键导入 Markdown 文件

你在其他编辑器编写好的 Markdown 文件，除了文字之外，小表格内容也可以直接导入到石墨文档，保留了主流的 Markdown 语法，方便你在石墨中继续编写文档。

石墨目前支持的 Markdown 语法：

一级、二级、三级标题（相应数量的 # 号 + 空格）有序列表（数字 + 点“.” + 空格）无序列表（星号“*” or 减号“-” + 空格）任务列表（一对中括号"[]" + 空格）引用（大于号 “>” + 空格）插入代码块（行首输入``` + 空格）分隔线（行首输入--- + 空格）

使用 Markdown 编写文档的优点：

专注于文字内容而不是排版样式，安心写作；轻松的导出 .md 文件；纯文本内容，兼容所有的文本编辑器与文字处理软件；随时修改你的文章版本，不必像字处理软件生成若干文件版本导致混乱；可读、直观、学习成本低。

Ps：石墨文档 Markdown 文件导入导出功能目前支持电脑网页端，你可以在电脑网页端进行体验。

文章来源：石墨文档（ID：shimodocs）

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你知道吗？阻止团队多人协作甚至跨部门合作成功其实轻而易举：一封等待紧急处理却迟迟未回复的邮件，最新完整信息必须向每位成员一一索取都能让协作链中的一个节点外滑脱落。反之解决这些问题也很容易——你需要在线团队协作工具！

在线团队协作工具是什么？一般是指多人通过网络实现实时编辑文档的平台。通常可以用来写作、记录、同步汇总信息等，实现多终端云办公，减少线下繁杂流程，降低沟通成本，即时通过内容编辑、留言评论来沟通。

我最早接触在线多人协作平台是在一个MOOC上，当时有个作业要求小组头脑风暴写出100个创新点子，当时我参加的团队有英美、俄罗斯、日本、印度等全球各地的十位背景各异的同学，大家身处地区不同时区不同，作息时间不同，北京时间晚8点可能是美国夏令时间早5点，虽然同用英语交流无障碍，但按传统形式共同完成一份作业需要协调时间和商量接力填写顺序后完成。

正当大家苦恼的时候，成员中的一位大学讲师提出了我们可以用Google Doc完成，只要能上网，完成不用顾虑其他因素。诚如所言，在线创建了表格后，熟悉的excel界面上手毫不费力，大家纷纷填写并编辑汇总，短短的2天内就完成了这次作业。顿时令我眼前一亮，第一次意识到在线协作的魅力。

时过境迁，近两年随着云办公在线协作概念大幅普及，从小微创业公司到互联网大厂都陆续推出在线协作的工具与平台。上面介绍的Google Doc当然是此领域的先锋之一，然而由于“众所周知的理由”已无法自由使用。百花争艳的国内不缺优秀的同类产品，在尝试了N个国内平台后，在此推荐2个平台供各位体验，期待大家能由此提升工作效率，轻松胜人一筹。

在开始扔干货前，我们先来认识下在线多人协作共通的套路，无论平台大小如何，流程八九不离十如下：

很简单吧？接下来就让我们速速进入正题吧：

推荐1：石墨——轻量简洁自由

https://shimo.im/

适合场景：轻格式重文本信息，在线协作小白入门

石墨的界面与功能完全如它所名，黑白配色相当素雅，基本功能足够用，特别容易上手。

我最早使用之前我负责的工作任务需要每日完成微信文章编写，需要几位团队成员一起从不同渠道搜集素材、激发灵感、整理写作思路。我就开始尝试采用了这个平台。最方便的就是左侧显示编辑者名字，右侧显示留言与讨论，整体黑白风格让标记彩色的内容格外突出。石墨的新建文件分类为文档或表格，新建文档出现的界面就是标题行和空白正文，自由度高，可以当做word+excel的结合体自由布局。

推荐2：一起写——熟悉的office味道

https://yiqixie/

同样以微信文章素材收集为例，比起石墨极简的界面，一起写可以说就是office“亲儿子”般的在线编辑平台，你一进去，熟悉的味道扑面而来。同样以微信素材整理为案例，直接新建一个表格文档就行，自由度虽没有石墨高，但是“亲儿子”能神还原word, excel和ppt，基本功能也一应俱全，可以直接导出对应格式以及pdf。

在编辑完后，只要分享文件链接或直接让小伙伴来注册账号加入协作者即可。不小心把别人的内容给覆盖了？不要紧，两个平台都有查看修订历史功能，让你一目了然有哪些变动。

虽然工具好用又提升效率，但要养成习惯非一日之寒。笔者曾经在小团队内推行在线协作平台，然而等项目结束后，大家依旧还是恢复到往常的工作方式中。

究其原因，一方面线上比起线下的办公软件功能还是有所简化的，另一方面，工具只能作为一时，长期固定下来的工作流程与制度并没有本质的改变，在线协作平台也就只能作为锦上添花的工具，甚至对某些不喜欢学习新的操作软件的伙伴来说是件吃力不讨好的事情。要想彻底实现高效率云办公还是任重道远的。

井井有条，交互亲切，难得的是功能全面但并不多余和繁琐，很棒。非常喜欢！

很多开发者，团队，或者是我们工作，学习生活等，都是需要团队协作运营。而交流，会议等方式通过一款软件直接交流就最好了。

有人问：最好的协作的软件不是「微信」吗？实际上并不是这样的，我来推荐几款非常棒的协作类软件，您来瞧瞧。

提示：下述软件不包含国内使用的微信，微博，钉钉，脉脉，以及负有争议的电报。

Slack

Slack 提供了一种非常简单的方式与您的团队进行沟通。该应用程序在设备之间同步，可以通过Web访问。提供文件共享，私人和组消息，搜索和归档以及可配置的通知。

可以在应用对其分类，所有团队的消息，文件和服务在一个地方。所有的团队沟通在一个地方。一对一和群组对话的实时消息和文件共享。基本实现无缝交流。

并且，Slack 与 Dropbox，Twitter 和 Google Drive 的集成，让您永远不会错过任何事情，及时发现，及时处理。免费下载，全平台使用。

iOS 版下载：https://itunes.apple/cn/app/id618783545?mt=8

安卓版下载：http://t/R0qiIfy

Quip

Quip 是一款现代文字处理器，使用软件能够让管理员与其他人在文档，电子表格甚至待办事项列表上进行协作。

该软件创建新文档是非常容易的，并邀请他人对其进行更改。所有更改和注释将被实时反馈给小伙伴并自动保存，因此您不会错过任何节拍。

在 Quip 中有一个完整的聊天功能，在软件里的所有文档都可以导出到其他应用程序，如 Dropbox，Evernote，Google Drive 等。如果您大量处理文档和电子表格的协作工作，Quip 值得免费下载。

iOS 版下载：https://itunes.apple/cn/app/id647922896?mt=8

安卓版：http://t/8sQ0Lbc

Google Keep：

说到这款软件，如果您可以使用 Google 服务，那么 Keep 是您完美的笔记本应用。

您的所有笔记类数据都可以通过 Google 的云端服务轻松访问，因此无论您正在使用什么计算机或移动设备，您都可以获取笔记。

使用 Google Keep，您可以在重要的笔记上设置提醒，并且可以与朋友和家人分享您的笔记和列表。

软件免费下载，没有高级版，依靠谷歌服务，的确很棒。（iOS 版美区下载）

iOS 版：https://itunes.apple/US/app/id1029207872?mt=8

安卓版：http://t/R0q6urJ

Trello

这是一种强大的项目管理工具，对于一款项目类应用程序，Trello 提供了许多有用的功能。

创建一个板，添加一个列表，然后弹出可以包含任务，文件，照片和清单的卡片式结构。

您可以将项目分配给他人，接收通知，对卡进行协商评论等等。Trello 可以通过 Web 访问，Mac 新版也已经上架 App Store 中，全设备覆盖，因此可以随时随地处理项目。

据我所知，目前全国所有科技类型公司，大部分都在使用 Trello 协同办公。

Trello 是一个使用看板方法的项目管理应用程序，推荐免费下载。

iOS 版下载：https://itunes.apple/cn/app/id461504587?mt=8

安卓下载：http://wandoujia/apps/com.trello

Go ToMeeting

我一直认为，会议是面对面的模式，电话会议是不是过时了？

不，并没有。我曾经听过苹果的官方企业讲座。Apple 的工作人员告诉我，库克曾经说电话会议是最伟大的发明之一。

而这款是苹果企业软件推荐之一的产品，来自思科的 Go ToMeeting。我对这款软件不太了解，特意查询了一下，其实资料并不多。更多好玩功能希望你可以动手下载使用看看。

借助 GoToMeeting，可以在您的移动设备上随时随地召开会议。可以从您的 iPhone、iPad 或 iPod touch 加入、召开或安排公司电话会议。

软件甚至能够一键启动会议，然后将会话无缝转移到您的 Mac（反之亦然）。召开者为付费，参与者免费，的确很方便。

用惯 QQ 的群视频功能的人，尝试用一下这款应用吧。

iOS 版下载：https://itunes.apple/cn/app/gotomeeting/id1239774423?mt=8

安卓下载：

最美尾巴

对于协作类应用，最重要的就是效率的提升，操作更加方便简洁。

而这些应用恰好切中了不少人的神经，希望能够对你们有所帮助吧。

下载地址

下载最美应用客户端, 马上拥有所有好用、好玩、好看的「最美应用」！

（如链接不可点击，前往 App Store 或各应用商店搜索「最美应用」即可~）

本文著作权归作者所有，并授权最美应用独家使用，未经最美应用官方许可，不得转载使用。

有什么适合小团队的协作工具？主要是分配任务、任务监督等，还能有工时统计等功能。要在线版。收费、免费都行。

这个问题，是小团队leader遇到管理与协作问题时的经典动作：问一下大家的意见，找到一款合适的软件来解决问题。如果是华为这样的大公司，就会去找来IBM的管理咨询顾问，进驻团队提供解决方案，而这显然不适合小团队。

但是问题是，小团队各个都不一样，别人的经验可能具有很少的借鉴意义；即使觉得某个软件好用花钱购买，可能也起不到预想的作用。

Q1：你到底需要什么样的软件？

我们的产品顾问在跟进客户的时候，优先级放在第一关注的是：产品到底能不能解决客户的问题。注意我们的产品顾问都是高级销售，在每一个客户身上倾注的时间都耗时长久，所以到最后的客单价往往都非常之高。但是好几次，产品顾问在给大领导沟通进度的时候说，“拒绝了某团队要求发合同的请求”（到了这一步往往已经准备好钱买产品了），因为需求与产品功能不符，还没有给出一个能解决对方问题的使用方案。

你可能会觉得他傻，但我们一致认为这是“珍惜产品羽毛”的优质销售行为。如果客户本着“买一个产品，推给员工，就能一劳永逸解决问题”的心态购买了我们的产品，撇开顾问后期为了引导其使用而花费的精力不谈，一旦产品被认为“无用”，以后可能就不会再继续合作了。

leader给团队找这种协作软件，“自上而下”强推的工具往往用不起来。成员感受不到软件对自己的价值，会觉得是“团队买了一个软件来监督我的工作”，软件效果就大大折扣。领导觉得花了钱买软件就能一劳永逸解决问题，而其实团队花100块买软件，可能只收到了20块钱的成果，搞不好还要继续赔20块进去。在哪赔的？占用团队的工作时间操作软件。

Q2：为什么用不起来？

很多人可能在职场混久了，对工作中的【非便利性】变得无动于衷，习惯了。

:开会永远有人迟到，迟到了发红包，还能领红包，多好。浪费时间？反正大家都在浪费，谁在意，因此打扰到工作什么的，习惯就“好”；被突如其来的任务打断自己的日程，那有什么办法，在公司里就是这样呀。下午准点下班，不管任务做完没做完——白天被xx打断了，我也没办法，计划拖延一天吧；明天要干嘛？难说；这周的计划？这个月该完成哪些任务？——一概不知。做一天算一天，我又没闲着，每天都很努力，事情就是做不完有什么办法；上周的那个伟大的idea不疾而终……emmmm，反正我就是提了一下，又不是由我来负责，现在也很难想起来了，算了吧。

混日子，每天混日子，惰性都出来了，领导眼瞅着这帮人越来越像羊群，拿来一个软件对大家说：这个软件很好，能提高效率，做任务追踪，做日程安排，做项目总结，大家用起来。什么结果可想而知：我们的效率挺高的，任务追踪有什么用？花这么多钱还不如给大家买零食。是不是看我们不顺眼想折腾我们？消极怠工……

Q3：软件应该是一项“福利”

其实团队跟员工的利益本来是相关的，甚至团队买了一个软件对于员工来说应该是一项新型“福利”，而不是一项管理制度。利用软件来改进协作与沟通方式，最能感受到便利的就是员工。

团队管理者想要借助工具改变团队，首先该改变管理思维：软件不重要，最重要的是人。

1.让员工感受到好处的软件才能用的起来；

2.光用软件还不够，还要洞察其背后的管理理念，建立自己的逻辑体系。

1.

“我们公司花钱买了个软件帮我们做时间管理”

vs

"我们公司花钱买了个软件监督我工作”

我们ceo有一次在开会的时候曾经说过一句话，“生活也是工作的一部分 ”，立马遭到了底下人的反驳“工作只是生活的一部分”，全场哄然。好在我们团队十分扁平，老板也并不以为意，况且站在二者的角度，这两句话一点毛病都没有。

不管工作和生活哪是哪的另一部分，道理是一样的：做日程规划、任务管理，总归离不开工作和生活。有些人热衷于做时间管理，却发现执行的时候，生活很难按照自己设定的轨迹前进，就是因为工作中的计划变动往往是难以预期的，你要生活，就得工作，强行把生活和工作割裂开来，根本不现实。如果公司购买的协作软件，除了能让你安排上班时间的任务，还能把自己下班时间的安排清清楚楚的协商，不仅能把你从无尽的焦虑中解脱出来，还会让你“活得像一支队伍”——所有人都知道你在什么时间在认真生活，多么重要的工作也不能打扰你的生活。你甚至可以用软件来“管理”你的领导，亲测可用：

我的健身房就在公司的附近，每天的瑜伽或者zumba课程基本安排在下午六点半左右；而我司，北京+互联网+初创团队，大家都知道意味着什么——无止尽的加班。可我从来没有耽误过一次难得的zumba课程。因为每天的运动是我第二天战斗力的保障，我每天都在日程里安排固定的6:30—8:00的运动时间，并且还在工作日报里不停的提醒我的领导：不要在此段时间安排工作，我必须要运动，才能保证第二天的战斗力。

2.

依赖脑力做决策，人的不稳定性

vs

软件工具的科学性

好，说了这么多，现在我们回到题主对软件在工作中的需求上面去：分配任务，任务监督，统计工时的协作类工具。

说起工作中的任务与协作，题主的诉求翻译过来就是：事事落实到人（分配任务）、事事有追踪（任务监督）、任务有反馈（包括进展、用时、遇到的问题等等）。这一个流程下来，要满足的绝对不仅仅是表面的这几个诉求。

分配的任务从哪来？从计划中来——计划可视化，可能如何实现？丰田的“看板”管理法；任务分配好了，到了时间，相关负责人忘了怎么办？——计划自动下发到日程，用G.T.D.的方法去完成工作；如何针对任务进展进行沟通？（比起监督，我们更倾向于沟通这个动作）——工作日报，包含今天做了什么，进展如何，遇到了什么困难，是否需要部门协作，尝试的解决方法是什么，明天的计划安排？还有，这一整天的工作，都有什么值得记录和分享收获？

这一套流程基本覆盖整个工作流程，但我们前面说了，如果这个软件的功能全部都是工作，花了钱也用不起来。要让员工在软件里规划自己的生活，感受到平衡工作和生活的益处，才是对员工有价值的软件；另外，软件还要十分简单高效：5分钟学会，5分钟做完日程管理，5分钟写完工作日志，简单就是高效。

5分钟做日程安排：工作时间，早9:00—晚5:00，生活时间，晚5:00—晚11:00，早5:00—7:00，每一个时间段都有各种性质的安排。日程是工作中需要时间管理的部分，可用的时间管理理念：G.T.D.，番茄工作法，重要紧急四象限，思维导图。这些理论被反复验证在时间管理中有效，有一大批追随者，如果能用在工作中，对时间管理爱好者来说是手到擒来的事。

举个例子，我一般这样安排日程：

我的重要紧急四象限（可以自定义名称）两个与工作有关，两个与生活有关，一个学习提升，一个生活琐事；把所有工作的安排区分紧急和不紧急，分别填上，把生活上要看的书和逛超市要买的东西也写上；然后切换到时间视图（G.T.D列表式）拖拽划分时间段，查看空白时间有没有什么遗漏的事情补上，因为默认新建任务是重要不紧急象限的任务，就再回到象限视图划分象限。

这一流程看起来复杂，其实做起来从来不会超过5分钟，因为工作上的任务前一天的工作日报里都思考过，再加上计划自动下发；生活上的学习内容一般都是一段时间内的重复性任务，包含“吃维生素”这样易忘琐碎的小事。在工作的时候会用到的番茄工作法和思维导图也都集成在应用里，省去了到处找工具的时间，也能很好的记录工时、保存成果。

5分钟写完工作日报：看到工作日报，第一反应是那种鸡肋一样毫无用处的纸质文稿。别着急，我们ceo曾经就是一个对“工作日报”不满的某国企员工，只不过他行动力一流，决定找几个人做一款软件来让工作日报这件事变得【简单】，变得【有用】。

看看我们的工作日报生产流程，就一句话：一键生成，补充心得。

工作日报不应该是一个单方面沟通的管理工具，而是双向沟通的协作工具，用来记录做了什么、沟通困境、协作解决、计划下一步的行动，才能发挥工作日报的真正价值。这些东西如果依赖开会一对一沟通，人的不稳定性和花费大量的时间，会导致投入产出比非常高。我们要建立稳定的机制确保充分沟通，还要用一个最简单的方法去完成这件事。

我们为了把工作日报这件事变得简单，在笔记里面预设了K.P.T.P模板，按顺序是

keep：今日已完成，来自做完并划掉的日程；problem：问题，需要手动补充，一般来自做日程时随手记录的难题；try：要尝试的措施，来源同上。值得注意的是，这部分可能涉及团队协作，影响到同事的日程，例如：题图需要设计部刘某支持，时间下午4点之前交给我，要求云云。我写出来，在日报里艾特刘与其商议可行的时间，以免打扰其日程安排，商量好以后，刘就会告诉我：给我发一条任务。

任务到了时间会有提醒，避免忘记。

plan：明日计划，大体想一下明天要做什么，这个任务重不重，一天的时间紧不紧张，是否需要提前做准备。这样一来心里有数，下班时间安心做自己的事。

至此，我们建立了非常完善的沟通和反馈机制来确保任务的进展和方向的正确性，把写日报和日程的动作都简化到最低来让其变得好用。

最近国内的互联网公司都在流行推行扁平化，我们的感受是，当我们在工作中占据主动，自由灵活协作，无障碍沟通，使用科学的工作与稳定的协作工具，能够让工作这件事变得可爱一点点。

我们就是为了这么一点点在努力。

关于日事清

日事清是一款时间管理与团队协作软件。

如果您是个人，日事清能帮助您规划日程、To do list，实现G.T.D.、实践重要紧急四象限。

如果您是团队，日事清有工作日报、看板，能帮助团队做到事事落实到人、事事有追踪、有考核结果的期限、后续结果有反馈。

谈到团队协作工具，最经典也是认可度最高的非E-mail莫属了。这个80年代兴起的沟通协作工具，随着互联网的发展早已普及到了全世界，直到今日都是每个职场人士必备的工具技能之一。即便是这样一件伟大的工具，随着我们对队团队协作要求不断提高，它的光辉也渐渐黯淡了。

如今QQ、微信等即时通信软件霸占了我们大部分的工作和生活时间，基于SaaS平台的办公软件也已经崛起，团队协作的模式也更加灵活多样。因此，了解团队协作有哪些模式，以及其演变过程和未来展望，对选择适合自身团队的协作工具，不断提升团队的战斗力是非常必要的。

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对于一支团队，早期比较常见的工作组织方式就是领导分配工作，每周开一个例会沟通一下进展和明确一下下周任务，把明确的事情整理一份邮件发给大家，周例会+邮件成为非常重要的工作组织模式，邮件里发布一下确定的团队任务分配，周例会是相应的沟通形式，我们把这种模式称之为团队任务管理1.0模式。

二、普及的2.0时代

在1.0模式里的邮件起到了信息共享的作用，但它显然不是一个好的任务工具，在团队任务数量比较大的时候就会遇到很多的困难，所以在市面上很早就开始有相应的工具来解决这个问题，比如国外的Asana和国内worktile、teambition、tower等工具，这些新的saas模式的工具可以很好的组织管理大量的团队任务，使得要承担大量复杂工作的团队（比如软件研发、项目实施、咨询等）可以更有序的组织各项任务的开展，并在一定程度上对项目管理的理念进行部分落地（主要是在项目计划任务方面）。我们把这种模式称之为团队任务管理2.0模式。

三、崭露头角的3.0时代

2.0模式的核心价值主要是基于saas软件通过互联网把一个团队所要推进的工作有效的组织起来，随着现代社会各个企业团队工作数量和复杂度都越来越高，这方面需求也越来越重要价值越来越大，但是2.0模式的主要问题是任务管理和沟通管理还是有些割裂的，虽然很多saas工具在这方面也都做了些补足工作但是受限于产品最初设计理念问题很难融合完美，然而这个时代很多的任务按照周例会的节奏进行沟通的时效性已经完全无法适应需要了，无论自上而下的任务分派还是自下而上的任务建议都是要随时展开沟通才更有价值。

基于团队任务管理2.0模式，将大量的任务信息和沟通信息无缝的融合切换，并有效的规避过多的无效干扰信息，这必将会把任务和沟通进一步激活，提高效率，这种将任务管理和即时沟通讨论融合起来的模式称之为3.0模式。

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邀请协作者

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文档协同编辑

多人实时编辑同一个文档，每个人当前编辑的段落前会显示各自的头像，这样大家就能实时看到每个人编辑的内容。

这个功能能极大提高方案讨论、会议记录、翻译协作等工作的效率。

文档分享

你创建的所有文档，都能选择只读/可写状态，并通过链接分享或扫码分享的方式轻松分享给同伴。

划词评论

针对文档的某处细节即时讨论，告别 Email+IM 的低效时代。

历史查看&还原

所有的编辑历史都将自动保存，随时追溯查看，还可一键还原到任一历史版本。

插入图片&目录

文档/表格实时保存在云端，即写即存。支持图片拖拽上传、文档目录等功能。

表格协同编辑

多人、多平台表格实时编辑，毫秒级同步响应。编辑者进入表格后，右上角会有小头像显示。

表格格式编辑

根据你的需要，可以选择文字、单元格的边框颜色和样式，让表格内容更具辨识度。

表格公式

支持 400 余种函数公式，包括财务、统计、文本、逻辑、数学与三角函数等多个领域。常用公式除了求和、平均、计数、最大值和最小值，还有 VLOOKUP、COUNT、IF、SUMIF 等。

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离线编辑

表格在编写过程中遇到断网、弱网或其他网络断开的情况，你可以在离线状态下继续编写，且编写的内容会保存在本地。网络环境一旦恢复，所有内容和操作将自动保存。

历史 & 版本管理

表格的历史能够清晰重现协作者在什么时间对表格进行了怎样的修改，还能点击预览历史版本，一键还原到当前版本。

团队文件夹

用团队文件夹管理企业共享资料，实时更新，随取随用。

插入外链音视频石墨文档已支持通过链接插入优酷的视频和网易云音乐的音频，并且视频、音乐可直接在文档页面内播放，无需跳到新页面，更加方便快捷。工具栏点击“插入”，选择“媒体”，点击“在线媒体”，将音视频链接粘贴到文本框，回车确认，一条音频或视频就插入好了。

注：目前只有 Web 支持插入外链音视频，Web & mobile 支持播放。

播放本地上传的音频

石墨文档插入音频功能升级，现支持上传任意格式的本地音频，并且音频无需下载可在文档内直接播放，但有一点需要注意的是之前已上传的音频附件不会自动转换为可播放样式。

工具栏点击“插入”，选择“媒体”，点击“本地音频”，上传成功后，点击“”按钮，开始播放。

注：目前只有 Web 支持上传本地音频，Web & mobile 支持播放。

音频转文本

文字工作者的福音来了！现在石墨文档已支持中文音频文件一键转文字，会议录音可直接转换为会议纪要，采访录音可一键转换为文字稿……大家终于可以从繁重的音频转文本工作中脱离出来了。

点击音频文件右侧的“┇” 按钮，点击“音频转文本”，稍作等待音频就转换成功了，点击“插入内容”，文字就成功添加到文档。

注：目前该功能只能在 Web 端使用，第一期只支持转 5min 以内的音频文件，免费版用户仅能使用 10 次音频转文本功能。

插入地图

当我们发布活动通知时，地点是必不可少的信息。石墨文档新增插入地图功能，活动参加者可以在文档内一秒get位置信息，点击“查看详情”还可跳转至高德地图进一步查看详细的位置和线路信息。

工具栏点击“插入”，点击“位置”，在搜索框内输入地址，回车或点击“搜索”，找到最精确的位置后，点击“插入”即可；

注：目前只有 Web 端支持插入地图，Web & mobile 支持“查看详情”

翻译整篇文档

翻译整篇文档时，选择目标语言点击翻译，则会生成一个目标语言的副本文档在桌面上。

翻译所选文字

在具体的文档中，你可以选择翻译部分内容，选中相应的文字即可实时翻译到文字框中，然后插入到相应位置。

除了将中文翻译成多种外文之外，目前文档中还支持将英文文档翻译成中文，点击翻译时将“源语言”选择为“英文”，“目标语言”选择为“中文”即可。

一键导出成 Markdown 文件

如果你在石墨中编写的文档带有标题、有无序列表、任务列表等格式，可以直接导出成 Markdown 文档（.md 文件），点击右上角按钮导出即可，然后可用其他 Markdown 编辑器打开文档直接修改和编写。

一键导入 Markdown 文件

你在其他编辑器编写好的 Markdown 文件，除了文字之外，小表格内容也可以直接导入到石墨文档，保留了主流的 Markdown 语法，方便你在石墨中继续编写文档。

石墨目前支持的 Markdown 语法：

一级、二级、三级标题（相应数量的 # 号 + 空格）有序列表（数字 + 点“.” + 空格）无序列表（星号“*” or 减号“-” + 空格）任务列表（一对中括号"[]" + 空格）引用（大于号 “>” + 空格）插入代码块（行首输入``` + 空格）分隔线（行首输入--- + 空格）

使用 Markdown 编写文档的优点：

专注于文字内容而不是排版样式，安心写作；轻松的导出 .md 文件；纯文本内容，兼容所有的文本编辑器与文字处理软件；随时修改你的文章版本，不必像字处理软件生成若干文件版本导致混乱；可读、直观、学习成本低。

Ps：石墨文档 Markdown 文件导入导出功能目前支持电脑网页端，你可以在电脑网页端进行体验。

文章来源：石墨文档（ID：shimodocs）

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你知道吗？阻止团队多人协作甚至跨部门合作成功其实轻而易举：一封等待紧急处理却迟迟未回复的邮件，最新完整信息必须向每位成员一一索取都能让协作链中的一个节点外滑脱落。反之解决这些问题也很容易——你需要在线团队协作工具！

在线团队协作工具是什么？一般是指多人通过网络实现实时编辑文档的平台。通常可以用来写作、记录、同步汇总信息等，实现多终端云办公，减少线下繁杂流程，降低沟通成本，即时通过内容编辑、留言评论来沟通。

我最早接触在线多人协作平台是在一个MOOC上，当时有个作业要求小组头脑风暴写出100个创新点子，当时我参加的团队有英美、俄罗斯、日本、印度等全球各地的十位背景各异的同学，大家身处地区不同时区不同，作息时间不同，北京时间晚8点可能是美国夏令时间早5点，虽然同用英语交流无障碍，但按传统形式共同完成一份作业需要协调时间和商量接力填写顺序后完成。

正当大家苦恼的时候，成员中的一位大学讲师提出了我们可以用Google Doc完成，只要能上网，完成不用顾虑其他因素。诚如所言，在线创建了表格后，熟悉的excel界面上手毫不费力，大家纷纷填写并编辑汇总，短短的2天内就完成了这次作业。顿时令我眼前一亮，第一次意识到在线协作的魅力。

时过境迁，近两年随着云办公在线协作概念大幅普及，从小微创业公司到互联网大厂都陆续推出在线协作的工具与平台。上面介绍的Google Doc当然是此领域的先锋之一，然而由于“众所周知的理由”已无法自由使用。百花争艳的国内不缺优秀的同类产品，在尝试了N个国内平台后，在此推荐2个平台供各位体验，期待大家能由此提升工作效率，轻松胜人一筹。

在开始扔干货前，我们先来认识下在线多人协作共通的套路，无论平台大小如何，流程八九不离十如下：

很简单吧？接下来就让我们速速进入正题吧：

推荐1：石墨——轻量简洁自由

https://shimo.im/

适合场景：轻格式重文本信息，在线协作小白入门

石墨的界面与功能完全如它所名，黑白配色相当素雅，基本功能足够用，特别容易上手。

我最早使用之前我负责的工作任务需要每日完成微信文章编写，需要几位团队成员一起从不同渠道搜集素材、激发灵感、整理写作思路。我就开始尝试采用了这个平台。最方便的就是左侧显示编辑者名字，右侧显示留言与讨论，整体黑白风格让标记彩色的内容格外突出。石墨的新建文件分类为文档或表格，新建文档出现的界面就是标题行和空白正文，自由度高，可以当做word+excel的结合体自由布局。

推荐2：一起写——熟悉的office味道

https://yiqixie/

同样以微信文章素材收集为例，比起石墨极简的界面，一起写可以说就是office“亲儿子”般的在线编辑平台，你一进去，熟悉的味道扑面而来。同样以微信素材整理为案例，直接新建一个表格文档就行，自由度虽没有石墨高，但是“亲儿子”能神还原word, excel和ppt，基本功能也一应俱全，可以直接导出对应格式以及pdf。

在编辑完后，只要分享文件链接或直接让小伙伴来注册账号加入协作者即可。不小心把别人的内容给覆盖了？不要紧，两个平台都有查看修订历史功能，让你一目了然有哪些变动。

虽然工具好用又提升效率，但要养成习惯非一日之寒。笔者曾经在小团队内推行在线协作平台，然而等项目结束后，大家依旧还是恢复到往常的工作方式中。

究其原因，一方面线上比起线下的办公软件功能还是有所简化的，另一方面，工具只能作为一时，长期固定下来的工作流程与制度并没有本质的改变，在线协作平台也就只能作为锦上添花的工具，甚至对某些不喜欢学习新的操作软件的伙伴来说是件吃力不讨好的事情。要想彻底实现高效率云办公还是任重道远的。

井井有条，交互亲切，难得的是功能全面但并不多余和繁琐，很棒。非常喜欢！

很多开发者，团队，或者是我们工作，学习生活等，都是需要团队协作运营。而交流，会议等方式通过一款软件直接交流就最好了。

有人问：最好的协作的软件不是「微信」吗？实际上并不是这样的，我来推荐几款非常棒的协作类软件，您来瞧瞧。

提示：下述软件不包含国内使用的微信，微博，钉钉，脉脉，以及负有争议的电报。

Slack

Slack 提供了一种非常简单的方式与您的团队进行沟通。该应用程序在设备之间同步，可以通过Web访问。提供文件共享，私人和组消息，搜索和归档以及可配置的通知。

可以在应用对其分类，所有团队的消息，文件和服务在一个地方。所有的团队沟通在一个地方。一对一和群组对话的实时消息和文件共享。基本实现无缝交流。

并且，Slack 与 Dropbox，Twitter 和 Google Drive 的集成，让您永远不会错过任何事情，及时发现，及时处理。免费下载，全平台使用。

iOS 版下载：https://itunes.apple/cn/app/id618783545?mt=8

安卓版下载：http://t/R0qiIfy

Quip

Quip 是一款现代文字处理器，使用软件能够让管理员与其他人在文档，电子表格甚至待办事项列表上进行协作。

该软件创建新文档是非常容易的，并邀请他人对其进行更改。所有更改和注释将被实时反馈给小伙伴并自动保存，因此您不会错过任何节拍。

在 Quip 中有一个完整的聊天功能，在软件里的所有文档都可以导出到其他应用程序，如 Dropbox，Evernote，Google Drive 等。如果您大量处理文档和电子表格的协作工作，Quip 值得免费下载。

iOS 版下载：https://itunes.apple/cn/app/id647922896?mt=8

安卓版：http://t/8sQ0Lbc

Google Keep：

说到这款软件，如果您可以使用 Google 服务，那么 Keep 是您完美的笔记本应用。

您的所有笔记类数据都可以通过 Google 的云端服务轻松访问，因此无论您正在使用什么计算机或移动设备，您都可以获取笔记。

使用 Google Keep，您可以在重要的笔记上设置提醒，并且可以与朋友和家人分享您的笔记和列表。

软件免费下载，没有高级版，依靠谷歌服务，的确很棒。（iOS 版美区下载）

iOS 版：https://itunes.apple/US/app/id1029207872?mt=8

安卓版：http://t/R0q6urJ

Trello

这是一种强大的项目管理工具，对于一款项目类应用程序，Trello 提供了许多有用的功能。

创建一个板，添加一个列表，然后弹出可以包含任务，文件，照片和清单的卡片式结构。

您可以将项目分配给他人，接收通知，对卡进行协商评论等等。Trello 可以通过 Web 访问，Mac 新版也已经上架 App Store 中，全设备覆盖，因此可以随时随地处理项目。

据我所知，目前全国所有科技类型公司，大部分都在使用 Trello 协同办公。

Trello 是一个使用看板方法的项目管理应用程序，推荐免费下载。

iOS 版下载：https://itunes.apple/cn/app/id461504587?mt=8

安卓下载：http://wandoujia/apps/com.trello

Go ToMeeting

我一直认为，会议是面对面的模式，电话会议是不是过时了？

不，并没有。我曾经听过苹果的官方企业讲座。Apple 的工作人员告诉我，库克曾经说电话会议是最伟大的发明之一。

而这款是苹果企业软件推荐之一的产品，来自思科的 Go ToMeeting。我对这款软件不太了解，特意查询了一下，其实资料并不多。更多好玩功能希望你可以动手下载使用看看。

借助 GoToMeeting，可以在您的移动设备上随时随地召开会议。可以从您的 iPhone、iPad 或 iPod touch 加入、召开或安排公司电话会议。

软件甚至能够一键启动会议，然后将会话无缝转移到您的 Mac（反之亦然）。召开者为付费，参与者免费，的确很方便。

用惯 QQ 的群视频功能的人，尝试用一下这款应用吧。

iOS 版下载：https://itunes.apple/cn/app/gotomeeting/id1239774423?mt=8

安卓下载：

最美尾巴

对于协作类应用，最重要的就是效率的提升，操作更加方便简洁。

而这些应用恰好切中了不少人的神经，希望能够对你们有所帮助吧。

下载地址

下载最美应用客户端, 马上拥有所有好用、好玩、好看的「最美应用」！

（如链接不可点击，前往 App Store 或各应用商店搜索「最美应用」即可~）

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