Microsoft Query 查询定义可以保存在扩展名为qdy的文件中，打开qdy文件读取外部数据后，excel默认将查询定义和数据一道保存在excel文件中的。更新数据时只要刷新数据(点击“全部刷新”按钮)就行了。如果没有“全部刷新”按钮，点击菜单“工具”--“自定义”，勾选“外部数据”即可。
新的查询也可以复制当前建立好查询工作表后点击菜单“数据”—“导入外部数据”—“编辑查询”进入Microsoft Query编辑界面，修改SQL语句，产生一个新的查询。当向导无法建立的复杂查询也可以用这种方式产生。
建立查询或者打开一个查询读取外部数据时需要提供数据库的用户名和密码，输入密码获取数据后保存excel文件时系统默认将查询定义和数据一道保存在excel文件中，下次点击刷新虽然可以根据查询语句更新数据，但仍需要输入数据库密码，通过设置可以保存数据库密码以便简化操作，加快更新速度。方法是点击菜单“数据”—“导入外部数据”—“ 数据区域属性”，如下图：
勾选保存密码即可，如下图：
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