当你写完一份Excel文档后，如何才能保证不让别人打开查看？相信很多办公涉及金钱的人都会想尽办法给自己的Excel文档进行保密处理；当你打开Excel文档的时候，是不是会发现明明几十K或者十几M的文件打开速度却很慢，一般Excel版本越高的话，这个问题就越明显。那么今天，就给大家分享Excel文档的加密方法以及打开的优化技巧。

Excel加密

1、不显示表格

这个其实不算加密，但是也能防那些对于Excel操作不熟悉的人，简单来说就是可以打开Excel，但是却看不到表格。

操作方法一：点击“视图”，选择“窗口”，选择“隐藏”即可，这个属于整个工作区域的隐藏，所有表格都看不到。

操作方法二：右键单击你的表格的标签名，选择隐藏即可，这个方法可以隐藏单个表格。

2、单列隐藏

一份表格中，并不是所有数据都非常重要，所以我们可以对某部分重要数据进行隐藏即可，一般人还不容易发现。

操作方法：右键要隐藏的数据的字段（字段就是表格上面那个ABCED标签），选择隐藏即可。隐藏后这个字段的这一列数据就会消失。

3、真正加密

Excel表格提供了加密保存功能，在保存文档的时候，只要使用加密保存即可，以后打开都需要输入密码才能成功打开文档。

操作方法：点击“文件”，选择“保存”，选择“工具”，选择“常规选项”，在弹出的窗口中设置一个密码然后确定即可。

Excel优化

1、隐藏sheet

在一份Excel文档中，可以新建多个表格，而有些表格可以设置为隐藏，因此打开一份Excel表格时，如果发现打开的速度很慢，但是明明文档中也就一两个简单表格而已，那么就有可能是有些表格给隐藏起来了，如何才能查看这些隐藏表格呢？只要在底部标签处右键鼠标，然后取消隐藏即可，如果这些隐藏表格不需要的话，可以将其删除，或者复制到一份新的Excel表格中。

2、清理对象

这里的清理垃圾和系统清理垃圾是不同的，一份Excel表格中，可以插入很多图形，有些图形可能因为各种原因导致无法看到，所以这些图形也会加大Excel文档本身的容量，导致文档打开变慢。我们可以点击“开机”，再使用“查找和选择”功能，然后选择“定位条件”，在新窗口中选择“对象”，然后确定即可。此时可以发现文档中有很多对象被标注出来，我们只要用鼠标点击这些对象，然后一个一个删除就行。

3、清理公式

Excel表格好用的原因之一就是公式，可以直接对一片区域使用同一个公式，帮我们进行快速的计算，但是有时候我们套用公式的区域往往会比我们使用的区域还要大，比如数据明明只有10行，但是我们经常会拉个十几行或二十几行的表格进行套用公式，那么这些没有数据的表格在套用公式后也会让文档的体量增大，导致打开变慢，所以必须清理这些没用的公式。可以选中空白区域的首行，然后按快捷键“Ctrl+Shift+方向键下”，选择该行到最后一行，然后按快捷键“Ctrl+‘-’”清除所有内容。

出入库表应用十分广泛，是每个公司都用到的表格，下面我们来看看怎么从一张空白表一步一步实现《出入库表》的制作，目的是做到只需要记录出库入库流水，自动对库存及累计出入库数量进行计算、实时统计。

出入库表构成

做一个出入库表，我们一般希望报表能够：根据我们记录的出库数量、入库数量，自动统计出每种物品当前的实时数量，所以一份完整的出入库表，基本具备以下内容：

1、每种物品的自身属性信息包括 名称、型号或规格、单位等；

2、物品出库流水记录、入库流水记录；

3、物品当前库存量；

有时候为了统计库存资金及监控库存数，还会需要下列信息：

4、物品出库入库总金额，当前库存余额；

5、物品库存量不足其安全数量时自动告警。

接下来，就手把手教你如何制作一份自动统计货品出入库表。

/ 01.物品信息建立 /

首先，要对物品进行信息化整理。为了规范管理，公司一般都会按一定可识别含义的方式对物品进行统一编码，比如某物品为“经过电镀工艺的U形03号材质的钢材料”，可以编码为：GUDD003。

▲物品信息见上表，包含了物品的基础属性信息

/ 02.出入库记录表 /

接下来，就需要制作货品出入库的记录表。出库和入库流水可以分开在两张表里来记，也可以合在一张表，看实际使用的方便程度。这里以后者来示例：

▲表格包含：物品信息，及每次出入库的日期、数量。

第一步，创建查找函数。产品属性信息在「物品信息表」中都是登记过的，这里我们希望记录时通过选择编码后，自动生成名称、型号、单位。只要在后面对应属性单元格分别使用VLOOKUP查找函数就可以实现，见以下动图教程：

▲利用VLOOKUP函数，自动得到了与前面编码对应的信息。

函数公式：

=VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0)

函数解答：

第一个参数$C3表示想要查找的内容；

第二个参数物品信息表!$B:$E表示要查找的区域（物品信息区）；

第三个参数2表示返回的内容为查找区域的第几列，最后一个参数0表示精确查找。

公式中（$）符号代表该公式所引用（指向）的单元格在拖拽填充时不会发生行或列的移动。

第三个参数是指定返回内容，那么在“型号/规格”、“单位”对应单元格中将上述VLOOKUP函数的2分别改为3、4就可以实现型号和单位的查找了：

可以看到第一条记录在编码确定之后，通过在“物品名称”的D3单元格中使用VLOOKUP函数就自动得到了与前面编码对应的信息。

第二步，优化函数公式，避免错误值。如果物品信息为空，那么出入库表后面对应的VLOOKUP函数返回了错误值#N/A，这时候我们用IF函数进行优化。

▲优化公式，避免表格出现错误值#N/A

函数公式：

=IF($C3=””,””,VLOOKUP($C3,物品信息表!$B:$E,2,0))

函数解答：

若查找单元格为空时返回空，为物品编码时返回该编码对应名称、型号、单位。

第三步，将编码做成下拉列表选择。将物品信息编码制作成下拉列表，以来可以免去多余的手动输入，及手动输入可能带来的填写错误，二来既省力又规范，见下图操作：

▲下拉列表选择，不仅避免了错误而且非常高效

简单三步后，一份完整的物品出入库记录表就顺利制作完成了。实际应用的过程中，选择物品编码自动显示物品信息，非常方便。如下图操作：

/ 03.实现库存统计 /

接着，我们继续对表格进行升级！每个登记在册的物品信息后面，增加出库数、入库数、当前库存，均实时显示！

在「物品信息表」后部再增加以下几个内容：

1、“前期结转”，表格在新启用时可以登记仓库物品原有库存；

2、累计出库、入库数量

3、当前仓库库存量

▲增加的内容，利用函数可以自动化生成

虽然新增了统计项目，但累计出库、累计入库可利用SUMIF函数从「出入库记录表」中获取，并没有增加工作量，见以下教程：

函数公式：

=SUMIF(出入库流水!$C:$C,$B3,出入库流水!$G:$G)

函数解析：

第一个参数出入库流水!$C:$C表示条件列；

第二个参数$B3表示前面条件列应该满足的条件（对应该行物品编码）；

第三个参数出入库流水!$G:$G表示对满足条件的在此列求和。

同样的方法将第三个参数出入库流水!$G:$G换成出入库流水!$H:$H得到累计入库数量：

接下来，我们就可以利用简单的求和公式，实现当前库存自动填入：当前库存=前期结转+累计入库-累计出库，见下图教程：

/ 04.制作库存告警 /

实际工作当中，我们常常需要对物品的库存进行监控，假如A物品需要保有的安全数量为500，低于500有影响生产的风险，低于500时醒目颜色提示存量告警，并显示当前欠数，以便及时发现提前做采购计划。

因此，继续对表格进行升级！在「物品信息表」后面继续增加“安全库存”、“是否紧缺”和“欠数”，如下图：

▲新增安全库存、是否紧缺、欠数信息。

库存告警要好用，表格需要做到以下两点：

1、库存足够时显示不紧缺；

2、库存小于“安全库存”时显示紧缺，并标出欠数，紧缺的用黄颜色提示：

是否紧缺函数公式：

=IF(J3="","",IF(J3>I3,"是","否"))

函数解析：

表示“安全库存”中不设置，则不做后面的提示；“安全库存”中设置了数量，则紧缺时显示“是”，不紧缺时显示“否”。

欠数函数公式：

=IF(K3="是",J3-I3,"")

函数解析：

表示如果紧缺显示欠数，不紧缺（或不需提示）时显示为空。

通过调整后，只要设置了物品的安全库存，就可以自动进行提醒及限时欠数，能够提前对物品的补货及采购进行计划，非常直观。效果如下图：

/ 05.报表优化及其他 /

到这里，一个自动统计的出入库表就能够轻松实现了！有了这个工具再也不用担心上千个物品的仓库库存算错了，库存一紧张就告诉采购去买，效率也提高了！另外，还有4个升级优化的小tips，可根据自己的实际情况进行调整：

1、对于空行函数返回错误值或0值的，可用上面所讲到的IF（A=””,””,B）来优化；

2、需要计算“金额”，则每个数量后增加“单价”和“金额”，金额里公式=数量*单价，即可；

3、物品编码具有唯一性，在录入时应防止重复，可以选中编码所在列（B列），点击“数据”--“拒绝录入重复项”，来规范录入，输入重复编码时表格将阻止录入；

4、公式保护：选中含有公式的单元格，点击“审阅”保持“锁定单元格”处于激活状态，而其他需要用来填写的单元格保持非激活状态。 然后点击“保护工作表”，在弹出的对话框中取消第一个“选定锁定单元格”前面的勾，确定即可。

/ 06.出入库模板下载 /

通过教程，大家可以制作适合自己的出入库表格，小编也整理了3份超实用的出入库存表，提供给大家使用。

▲通用月出入库表（按月记录、自动统计）

▲全自动出入库表（自动实时库存、自定义设置）

大家都知道，不少软件都有结构图可以查看正文内容。在Word中，可以通过对标题的大纲级别设置后，在“视图”中选用“文档结构图”模式来查看。

其实，我们在excel中也可以通过组及分级显示来实现此项功能，使用者可以方便地通过点击标题中的+号-号来展开或收起某部分内容。

比如我们下面的一个工作表就是通过组及分级显示制作的。如果我们想查看到里面的细节内容，可以点击导航左边的+号，内容展示出来后，+号就会变为-号。

对数据进行组合的方法是：

第一，首先选择需要进行分级显示的数据。

第二，在进行菜单操作：“数据”菜单上，指向“组及分级显示”，再单击“组合”。

在excel03版本使用组及分级的命令是：数据——分类汇总。

在excel07版本使用组及分级的命令是：数据——组合。

提示：Excel中的组分级功能限制：分级最多为八个级别，每组一级。

在上图的上面的红框里的1、2数字，是代表分级显示符号。分级显示符号是用于更改分级显示工作表视图的符号。通过单击代表分级显示级别的数字 1、2，可以显示或隐藏明细数据。

如果出现明细数据在组合的下方，需要对设置中的“明细数据下方”的勾选去掉。

如果在对把数据进行组合后，需要将数据取消组合，可以先选中这些行，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

如果在组合后，需要再添加行列信息，但不想将新添加的行列再组合进去，可以选中新添加的行列，然后单击“数据”——“组及分级显示”——“清除分级显示”即可。

各位小伙伴们今天分享的EXCEL办公绝招：excel中组及分级显示教程，让表格更美观！各位都学会了吗？如果您觉得今天分享的教程对您非常有用的话那么就请点击关注查看我们往期更精彩更实用的内容哦，最后别忘了点个赞说明您喜欢我们的内容，如果您还有什么比这操作更效率简单的教程也请您在评论区与大家一起分享哦

对于电脑初学者来说，刚开始接触办公软件会有些措手不及，那如何才能正确的使用Excel，希望接下来的一些皮毛会对大家有些帮助.

方法/步骤

1

第一步，右击电脑桌面空白处，点击新建，将鼠标移动到Excel 工作表上，单击鼠标左键，这样一个新的工作表就新建完成了.

2

第二步，将鼠标移动到Excel 工作表图标上，右击会出现打开、打印、剪切、复制、重命名、删除等功能按钮，移动鼠标并点击相应命令即可对本工作表执行相应的操作.

3

第三步，双击打开或者执行“打开”命令，两者都可以打开本工作表；

4

第四步，假如在使用过程中，担心因电脑突然断电而导致数据丢失，可以打开“选项”→“常规与保存”→“定时备份，时间间隔最短1分钟”，这样可以解决此问题；

5

第五步，假如我们是在原有工作表的基础上进行修改，但是又不想改变原工作表内容，我们可以采用“另存为”命令来完成本操作；

6

第六步，假如我们想把工作表内容转化为PDF格式，可以按如下操作：“另存为”→“输出为PDF格式”→“确定”→导出完成，（注：本功能仅对高版本适用）

（本文内容由百度知道网友贡献）

1、excel使用教程直接进入表格界面不知道大家有没有注意到，当你每次启动Excel的时候，你都会停留在选择模板的这个页面上，在这个页面上，你可以选择模板，也可以直接点击创建空白表格，才能够真正的进入工作区。每次都要点一下，是不是很麻烦呢？看看，这里我教大家怎么取消这个开始界面，让你每次启动Excel都能够直接进入表格界面。

2、excel使用教程Excel设置默认字体和字号每次制表你都要去设置你想要的字体和字号，是不是太麻烦了点。有没有办法能够一次设置，长期有效呢？答案肯定是有的，【文件】-【选项】-【常规】-【新建工作簿时】，在这里我们可以设置好你的字体和字号大小等，确定以后，你每次打开就是你设置好的字体和字号样式了，是不是非常方便呢？特别是对于一些眼睛不好使，想将字号弄大点的朋友，在合适不过了。

3、excel使用教程隐藏表格中的0值制作表格时，我们希望一些0值可以不显示在表格中，将其变为空白单元格。这一项操作能够帮助我们搞定。

4、excel使用教程Excel自动保存时间不管你多么的小心翼翼，但是也避免不了停电或死机。怎么办？表格都没有保存下来就停电了，所以，下面这个自动保存表格时间的设置是必须要掌握的哟！

办公室中被大家使用最多的大概就是excel了，虽然不至于每个人都是大神，但是掌握几个实用的小技巧还是必须的。所以下面给大家分享几个超好用的excel小技巧！希望大家都能用上！

一、快速使用IF函数

有很多种函数使用，但是大家都记不住，今天举例说明IF函数怎么使用。如下图公式：=IF(COUNTIF(B2:D2,">=110")=3,"三好学生","")操作。

二、快速输入大写金额

数字写的金额看的不舒服？那就转换成大写金额吧！只要在"B2"中输入公式"=NUMBERSTRING(A2,2)"，然后下面用鼠标填充，就可以了。

三、快速填充1-1000序列

这个不能一下拖拽吧？又累又晕！只要你学会使用序列，快速填列用“序列”，表格再多也都是清楚了。

四、快速改变数字格式

满屏的数字看着是不是很心累？有时候需要将数字变成其他格式，只要使用组合快捷键就可以了。变为货币形式可以使用“CTRL+SHIFT+4”，变为百分比形式可以使用“CTRL+SHIFT+5”。

五、快速互换两列位置

做好表格，你看着数列不太舒服想要换个位置？只要按shift键不松，单击鼠标左键不松拖动列边线，就可以快速让2列换位哦。

六、快速转换文档格式

制作好表格为了保护好文档内容，记得将excel文档转换成pdf文档哦！只要在表格中输出为PDF保存到桌面即可哦！

excel真的很强大，很多的东西我们还不知道，不过没关系，更多的小技巧欢迎咨询！一起交流！

今天和大家分享一个Excel动态图表制作技巧，在 Excel各个版本中都可以实现。

效果如下所示：

从图中可以看到，只要在下拉列表中选择不同分部的公司，比如成都分部、上海分部等就可以出现不同的对应数据信息列表。

下图是数据源：

如何制作动态图表，准备工作如下：

插入组合框控件

如果没有【开发工具】选项卡，可以百度。

右键单击组合框，设置控件格式。点击控制栏，相应的出现数据源区域、单元格链接，前者选择公司分部所在区域，后者选择一个空的单元格，这里选AB。

设置自定义名称

按组合键，调出名称管理器。

点击新建，新建名称公司分部

公司分部 =OFFSET($B$1:$G$1, $A$8,)

自定义名称中输入公式时，会在引用单元格前自动加上工作表名称。

插入图表

做好以上准备工作，就可以插入图表了。

点击插入，选中首个公司分部的的数据 （B1:G2），点击柱形图，插入柱形图。

修改图表数据源

右键单击图表中的柱子，选择数据。

单击系列1，选择编辑，系列值填入工作表的名字及刚刚定义的名称。如图所示

最后再将图表美化一下，使其更美观

去掉网格线，添加数据标签，设置一下填充颜色。

右键单击控件，叠放次序→置于顶层，然后将控件拖动到图表区域中。

最后，就能得到这种动态的图表啦！

图文制作：祝洪忠

【往期精彩内容回顾】

1.《不作就不会死，在公司这五句话千万不能说》

2.《为什么一定要把行政姑娘娶回家》

3.《做行政这么久了，还是几千块钱一个月？》

4.《如果有一天你不做行政了，还可以做什么？》

5.《老板惊呆了，行政妹子不花钱绿化整个办公室》

6.《团建游戏大全，拿去不谢|行政技巧》

7.《高手不会告诉你的10个PPT功能|办公软件》

8.《excel超实用办公技巧，行政必学|办公软件》

9.《行政经理岗位胜任要求|行政规范》

excel表格功能非常强大，我们可以利用它收集记录数据，也可以进行简单的统计计算，还有很多函数功能可以利用，比如可以求和，求平均数，排序等，现在我简单的说一下它的基础操作。

工具/原料

装有excel的电脑

excel表格的基本操作

1、打开excel表格

点击电脑左下角“开始”，选择“所有程序”-Microsoft Office-Microsoft excel 2003就可以打开电子表格了，也可以点击任务栏中电子表格按钮打开电子表格。

2、认识表格。

电子表格可分为菜单栏，工具栏，标题栏，名称框，公式编辑框，工作表标签和绘图工具栏几个部分。

3、保存方法。

刚刚知道了电子表格的打开方法，现在再来看一下电子表格式怎么保存的。

可以单击菜单“文件”选择“保存”，输入文件名就可以了，也可以单击工具栏上的保存按钮，如图所示。

4、关闭方法。

电子表格的关闭有两种方法，可以单击菜单栏右上角“关闭”按钮。

也可以点击菜单中“文件”-“关闭”。

5、数据输入。

单击选中要编辑的单元格，输入内容。这样可以把收集的数据输入电子表格里面保存了。

6、格式设置。

可以对输入的内容修改格式。选中通过字体，字号，加黑等进行设置，换颜色等。

教程结束，以上电子excel表格的基本操作。只是最基础的内容，如果想学的更多，还需要多加练习。在实际操作中提高，熟能生巧。希望对大家有所帮助!谢谢大家阅读!

简单来说，数据透视表是一个动态汇总报表，可以将无规则的上千个行和列的数据按照一定的方式汇总，让你的数据变得规律有意义。

下图是一个简单的数据透视表，对销售人员和数量进行汇总。

下面来介绍数据透视表的具体做法：

在学习数据透视表前，先学习几个专业术语：

字段：在数据透视表中，字段就相当于数据表中的列。

值字段：一般将包含有数值的字段称为值字段，像上面的数量字段，一般都是对值字段进行求和。

1、点击数据表任意单元格，点击工具栏插入—数据透视表。确定后就会在当前工作表的左侧单独创建一个工作表来放置数据透视表。

在工作表中生成空白的数据透视表，在工作表右侧会有数据透视字段设置选项。接下来就根据需求来添加字段，生成需要的数据透视表。

假设我们需要知道每个销售部门销售的产品总数量，我们将数量拖到字段值，将销售部门拖到字段行。可以看到在数据透视表中生成了相应的报表。

或者勾选要添加到报表的字段前面的复选框。一般默认将数值字段添加到“值”区域，非数值字段添加到“行”区域，日期和时间字段添加到“列”区域。此示例中的报表如果默认添加将销售部门、姓名、产品添加到行字段，将数量添加到值字段。这样做出的报表感官上比较复杂。

接下来完善报表，我们需要知道各个销售部门卖的各类产品的数量，将产品拖到列。另外需要知道各个销售部门下面的销售人员情况，将姓名拖到行。

一份数据透视表做好了。觉得有用请关注，后期分享更多excel基础教程。

工作中常常需要制作各种各样的计划表，有任务计划表、销售进度表、测试报告进度表等等，这篇文章详细介绍怎样用Excel制作计划表。按照下述方法制作出来的计划表，不仅可以随时看到各项计划的进度，还能自动更新不同计划状态总数，并且状态都是按照不同颜色显示的，非常直观。

一、填好基本数据。

1. 先做一个用于存放任务列表的表格，如下图；2. 写好第一行的标题；3. 选中一定区域，点击“开始”菜单下边框按钮中的所有边框；4. 然后选中第一行任意一个标题，点击“开始”菜单下“排序和筛选”中的筛选；5. 选中一列，右键选中设置单元格格式，为该列设置合适的格式；6. 点击“开始”菜单下的对齐和字体，设置合适的样式。

二、给任务状态制作下拉菜单。

1. 选中状态下的第一个单元格，接着点击“数据”菜单--》“数据验证”--》“数据验证(V)...”；2. 在数据验证窗口中，选择验证条件为“序列”，在来源框中输入状态（如开始、进行中、完成等），每个词之间使用英文半角的逗号分隔，注意必须时英文半角的逗号，最后点击“确定”。这样在这个状态单元格右侧就会出现一个筛选按钮，点击它，可以选择不同的状态。

三、给不同的任务状态添加不同的颜色。

1. 还是选中状态下的第一个单元格，点击“开始”菜单--》“条件格式”--》“新建规则”；2. 选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”，规则选择“单元格值”“等于”“开始”；3. 点击“格式”，设置好格式，例如选择填充颜色为黄色；4. 最后点击“确定”完成这一个关键字格式设定；5. 重复上述步骤1-4，为其他状态设置条件格式；6. 几个状态格式都设置好了之后，鼠标移动至单元格右下角，待其变成小十字，按住鼠标左键向下拖，使设置好的下拉菜单和条件格式自动填充到其他单元格中。

四、使用COUNTIF统计各种状态的数量。

1. 新建一个工作表，如下图第一张表格，在“开始”状态下输入公式“=COUNTIF(任务明细!$C$2:$C$65535,"开始")”；2. 将公式中的“开始”替换成“进行中”和“完成”；3. 在“总计”中输入求和公式“=SUM(B6:D6)”。这样“任务明细”工作表中更新了任务状态之后，“任务统计”表中就会自动刷新各种状态的总数。是不是很友好？

关于COUNTIF公式，这里做一个详细的介绍，第一个参数“任务明细!$C$2:$C$65535”表示需要统计的区域是“任务明细”工作表C列第二个单元格到C列65535个单元格。这个统计的范围最好写的大一些，这样之后如果增加了任务，也不需要修改这里的公式。第二个参数“开始”表示的是统计的条目。

注意，Excel中输入公式前，一定要切换成英文半角符号，否则公式会出错。