前几天有人问我：Excel表格在录入信息时如何在日期单元格自动生成日期时间？

在录入表格的时候，我们经常需要录入时间，比要填写出入库时间，为了减少录入的工作量，可以把日期设置为自动生成。

例如我们在B列录入数据，A列同行的对应单元格中自动生成记录日期和时间。很多朋友可能会考虑到用VBA来说实现。当然方法有很多种：比如数据有效性、VBA或开启迭代计算方法，我今天跟大家分享其中一种方法：用迭代计算的方法。

Excel如何自动生成日期时间

Excel表格中如何自动生成记录录入数据的日期和时间——操作步骤如下：

1、文件——选项——公式——勾选“启用迭代计算”——最多迭代次数设置为1——确定；

启用迭代计算

2、选中A2单元格，录入公式=IF(ISBLANK(B2),"",IF(A2="",NOW(),A2))；

设置公式

3、选中A2单元格，将鼠标放在单元格右下角下拉填充公式；

填充公式

4、迭代计算功能开启，公式设置完成，返回Excel工作表记录表中的数据时，出入库时间会自动生成记录日期和时间。

自动生成记录日期和时间

Excel表中如何自动生成记录数据的日期和时间涉及到的公式：

IF(ISBLANK(B2),"",IF(A2="",NOW(),A2))，ISBLANK函数用于判断指定的单元格是否为空。

今天分享的Excel表中如何自动生成记录数据的日期和时间，希望对各位朋友在工作中有所帮助！

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在工作中，有时候excel表格需要每天统计数据，表格的行数会随着每天记录的数据而不断增加。像下表，每天都要记录出库数量，并且每天都要统计出库合计数量。当每天新增记录时，出库合计数量不需要再重新计算，根据新增的记录数据自动求和。

今天的小技巧运用到OFFSET函数和COUNTA函数。

OFFSET函数：以指定的引用为参照系，通过给定的偏移量返回新的引用。

函数语法：OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

这个函数有5个参数：

第一个参数是基点。

第二个参数是要偏移几行，正数向下，负数向上。

第三个参数是要偏移几列，正数向右，负数向左。

第四个参数是新引用几行。

第五个参数是新引用几列。

第一至第三个参数为必需，第四个和第五个参数为可选。

例如公式：=OFFSET(B2,3,2,3,2)

就是以B2为基点，向下偏移3行，向右偏移2列，新引用的行数是3行，新引用的列数是2列，最终得到对D5:E8区域的引用。和SUM函数组合=SUM(OFFSET(B2,3,2,3,2))就是对D5:E8区域求和。

COUNTA函数：计算区域中不为空的单元格的个数。

接下里求出库数量合计，在B1单元格输入公式：=SUM(OFFSET(C3,0,0,COUNTA(C:C)-1,1))。当我们再次想数据表格中增加数据时，就会自动统计出库数量。

在工作中动态图表对统计观察数据有很大帮助，比普通图表也节省了大量时间，不用时时根据数据做新的图表只要添加新的数据图表会自动更新。

OFFSET函数是达到目的的关键，说起OFFSET函数，真的是像雾像雨又像风，从复杂的数据汇总、到数据透视表再到高级动态图表，都离不开OFFSET函数的默默付出。通过OFFSET函数，可以生成数据区域的动态引用，这个引用再作为半成品，通过后续的处理加工，就可以为图表和透视表提供动态的数据源、为其他函数生成特定的引用了。

offset函数的语法格式=offset（reference,rows,cols,height,width）=（参照单元格，行偏移量，列偏移量，返回几行，返回几列）

参数Reference——参照单元格（单元格或相连单元格区域的引用）。否则，offset函数返回错误值#VALUE!。

参数Rows——行偏移量，正数（代表在参照单元格的下方），负数（代表在参照单元格的上方）。

参数Cols——列偏移量，正数（代表在参照单元格的右边）或负数（代表在参照单元格的左边）。

参数Height——返回几行（必须为正数），即所要返回的引用区域的行数（参照单元格移动完成后，再以此为起点向下扩展几行）。

参数Width——返回几列(必须为正数），即所要返回的引用区域的列数（参照单元格移动完成后，再以此为起点向右扩展几行）。

第四、第五参数height（范围高）和width（范围宽）：帮助里面讲的应该是正数，因为范围的高和宽，通常都是正数。若以负数表示，则不但没有高和宽的区域，反而是一个负值（即比0值还小），数据变成反过来了。很多情况，反过来的区域是不存在于工作表当中。也不是所有引用区域都不存在，就像有些格式，引用参数是从下面往上（第四参数height是个负数）规划出一个引用区域，只要引用区域的范围高小于源数据的高，就不会超出工作表，公式照样成立。

下面用一个实例来说明下，一个销售数据表每天的数据是随时更新的，我们要柱形图随着数据的更新也变化，总是显示最近一周的数据图。

首先，在【公式】选项卡下，单击【定义名称】，分别定义两个名称：日期=OFFSET($A$1,COUNT($A:$A),0,-7)。销售额=OFFSET($B$1,COUNT($A:$A),0,-7)。

同理

说说定义名称日期这个公式的意思：

COUNT函数对A列数值计数，结果作为OFFSET函数的行偏移参数。

OFFSET函数以A1为基点，向下偏移的行数是COUNT的结果，也就是A列有多少个数值，就向下偏移多少行。这时候就相当于到了A列数值的最后一行，给定的偏移列数是0，新引用的行数是-7，得到从A列数值的最后一行开始，向上7行这样一个动态的区域。如果A列的数值增加了，COUNT函数的计数结果就增加了，OFFSET函数的行偏移参数也就随之变化。就相当于一竿子捅到底，然后向上引用7行，所以得到的始终是最后7行的引用。

下面就是根据数据插入图表：

点击编辑设置：

再输入几个数据与上图对比看下结果：

之前讲完了数据统计，现在讲图表展示。直接看数据其实并不直观，而用图表展示，就能一目了然。

这里的图表可以采用两种形式：

1.数据条

数据条是条件格式中的一个功能，相当于在单元格生成图表。

Step 01 单击2012年这一列数据的任意单元格，再单击条件格式→数据条，选择绿色实心填充，这里选择自己喜欢的配色就好。

Step 02 将格式规则应用于所有为“产品名称”和“年”显示“求和项：数量”的单元格。

设置完以后，筛选的时候，数据条就会自动变动，很智能。

2.柱形图（条形图）等

数据条有的时候并不能满足我们的需求，这时就可以用柱形图（条形图）等。

Step 01 单击2012年这一列数据的任意单元格，再插入柱形图。

Step 02 单击系列（也就是柱子），右键，设置数据系列格式，系列重叠改为0%，间隙宽度改为80%。

Step 03 单击图表上面任意按钮，右键，隐藏图表上的所有字段按钮。

一份简单的柱形图就已经生成好了，当然也可以进一步美化处理，不过这里不讨论。

3.PPT与Excel中图表链接起来，自动更新

做图表的作用就是要做报告，也就是做PPT。这时，希望能达到的效果是这样的，当Excel中的图表更新的时候，PPT也能自动更新。

Step 01 复制Excel中的图表，切换到PPT，单击粘贴→选择性粘贴。

Step 02 选择粘贴链接，确定。

现在只要更改Excel的图表，PPT中的图表也会更新。

这是昨天案例的数据源，继续聊数据透视表。

强调一下，这份数据源已经插入了表格，所以可以直接使用切片器等等操作。如果是普通的数据，需要插入表格。

插入表格这个功能妙用多多，但却被大多数人忽视。

今天，想再次刷新你的认知，没错，就是这么自信！这里面涉及到的功能，你可能看过，但是完整的教程，99%的人都没看过。

Step 01 选择A1，插入数据透视表，保持默认不变，确定。

Step 02 将客户拉到筛选，产品名称拉到行，数量和金额（元）拉到值。

Step 03 点击（全部）这个单元格，再点击分析→显示报表筛选页。

Step 04 点击确定。

这样就按客户名称，统计并拆分成多个表格。

假设现在客户名称4个已经定下来了，现在希望达到的效果是：只要在总表新增数据，分表就自动更新统计。

拆分已经实现，剩下的就是自动更新统计。

Step 05 右键Excel不加班这个工作表，点击查看代码。

Step 06 双击ThisWorkbook，将自动刷新代码粘贴进去，关闭窗口。

Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)ActiveWorkbook.RefreshAllEnd Sub

Step 07 在总表新增加一条客户为Excel不加班的记录。

Step 08 切换到Excel不加班这个表，立马可以看到新增加的记录。

好用吗？

神奇吗？

Step 09 所有使用VBA的工作簿，都需要另存为启用宏的工作簿。

插入表格起到了获取动态数据源的作用，VBA起到了自动刷新的作用，缺一不可！

缺陷：这个方法唯一的不足，就是新增加其他客户，不会自动生成新的工作表，只对原来已经生成的客户工作表有效。

常常在表格中筛选数据或隐藏数据，很多人希望筛选或隐藏后，表格可以自动更新新的数据的计算结果和序号，实现所见及所得。

有些人会使用状态栏，如图，选中“二班”同学的语文成绩，就会在下方看到这些数字的和、平均值、计数等。

这个方法虽然能同时显示多个函数的计算结果，但只能显示你选中的数据的计算结果，不够智能。所以这里推荐另外的两种方法。

使用超级表格

步骤：选中所有的数据，按“Ctrl + T”快捷键一键转成超级表格，接着选中“表格工具”（或“设计”）菜单下的“汇总行”。注意，必须先单元格表格中的任意一个单元格，才看得到“汇总行”。

并选择好每一列要汇总的方式，平均值？计数？然后筛选数据后，就会自动更新计算结果了。

但，这个方法也有一些小缺憾。

首先筛选后，每次只能看到一个函数的计算结果，不能同时看到的和、平均值等多个函数的计算结果。

其次，序号不能自动更新，必须和subtotal一起使用才行。

再次，如果不喜欢套用表格样式，修改表格的格式比较麻烦。

使用subtotal函数

使用subtotal函数就没有超级表格那些问题了。多个函数、序号都可以自动更新，表格格式也可随意修改。

那么怎样使用subtotal函数呢？

如图所示，在D13输入公式“=SUBTOTAL(102,D2:D11)”就可以统计出D2:D11区域有多少个学生成绩，当筛选时，会自动计算筛选后的有多少个成绩。

那么序号、平均值、最高分、和等又是怎样的公式呢？

从这张表格我们可以知道，想求哪个函数的结果，只要将subtotal函数的第一个参数设置相应的序号即可。第二个参数是单元格引用，本例中我们将它设置成了“D2:D11”，这也就是整个表格“语文”数据所在单元格了，不管数据怎么筛选，数据都在这个区域之内，因此可以更新计算结果。

注意，汇总行和原始数据之间至少要留一行空白，否则筛选数据时会将汇总行隐藏了。

关于序号

表格中序号公式是“=SUBTOTAL(103,$C$2:C2)*1”，数字“103”表示计算非空单元格的个数，也就是只要“姓名”下单元格不是空的，就可以计算在内。“$C$2:C2”在向下填充时会自动变成“$C$2:C3”、“$C$2:C4”这样就可以计算可见单元格的个数。

为什么公式中要“*1”呢？这是因为subtotal筛选时会遗漏了最后一行，加上“*1”之后就不会有问题了。当然，你也可以使用“+0”的方式规避问题。

谢谢阅读，每天学一点，省下时间充实自己。欢迎点赞、评论、关注和点击头像。

经常在表格中插入或删除行，序号却要手动调整，十分麻烦。这一篇将介绍不论插入行还是删除行，表格中的序号都会自动更新的方法。

方法一。

先看效果，增减行数时，不仅序号可以自动更新，单元格的填充色也会跟着更新。

步骤很简单，在A2单元格中输入公式“=ROW()-1”，接着向下填充。ROW()函数用于获取行号，因此增减行数时，序号就会自动更新了。

不过很多朋友可能会得到如下图所示的结果，序号更新了，可是新增加的行没有自动填充序号。

这是因为，当你输入ROW公式之后，需要选中表格，点击“插入”——“表格”，这样才能制作出一个方便组合和分析的表格，才能有第二张图的效果。

方法二。

和方法一基本相同，只是使用SUBTOTAL函数替换ROW函数，在B2单元格输入公式“=SUBTOTAL(103,$C$2:C2)”，然后填充到其他单元格。效果和ROW也略有不同。

增加行时：使用ROW公式会自动更新所有的序号；而当增加的行是空白的，使用SUBTOTAL公式，则填充和上一行相同的序号，当填充了新的内容后，SUBTOTAL公式才会自动更新序号。

删除行时：和增加行类似，ROW公式会相应的更新之后的所有序号；当下一行单元格没有内容时，SUBTOTAL公式将使下一行序号和上一行保持一致。

隐藏行时：ROW公式不会更新序号，SUBTOTAL公式会同步更新序号。

不论方法一还是方法二，WPS表格中都不适用。

Word\WPS文字中的表格。

Word\WPS文字中的表格就简单多了，只要填充项目编号，不论是增加几行还是减少几行，序号都会自动更新。谢谢阅读，欢迎点赞、评论、关注和点击头像。

如果你在工作中，经常需要在Word文档中添加，其他Word文档、Excel表格中的内容。

并且你还有一个善变（坑爹）的领导，经常需要你修改已经添加好的内容，

那么今天的技巧你一定要学。

1.插入其他Word文档的内容，且自动更新

很多人知道，可以在Word软件中，【插入】选项卡下通过【对象】功能将其他Word文档的内容插入到当前的文档中。但是以这种方式插入的文档有以下缺陷：

（1）插入文件中的文字：无法实现文档同步更新；

（2）以对象方式插入，并且链接到文档：链接到原文档后，修改原文件，当前文件会更新。但是插入的文档内容带有方框，双击可调出原文件编辑，插入的文档内容无法与当前文档内容较好地融合。

如果想要插入其他Word文档的内容，并且让文字看起来就像是直接在文档中编辑的一样，与文档中其他内容完美融合，且又能自动更新，就需要用一个“黑科技”——通过大纲视图插入文档内容。

如下图所示，现在需要将这份“餐补制度.docx”文档中的内容添加到“员工福利制作.docx”文档中。

第1步：打开“员工福利制作.docx”文档，进入【大纲】视图。

第2步：将光标定位到需要插入文档内容的地方。然后在【大纲显示】选项卡下单击【显示文档】，此时会出现【插入】按钮，单击这个按钮。

第3步：选择要插入的文档，单击【打开】按钮。

第4步：此时就成功将“餐补制度.docx”文档中的内容添加进来了。虽然看起有虚线方框，但是单击【关闭大纲视图】按钮，就会正常显示了。

如下图所示，回到普通视图状态下，“餐补制度.docx”文档中的内容与“员工福利制度.docx”文档中的内容无缝融合，完全看不出是其他文档中的插入的。

更神奇的是，如果在“餐补制度.docx”文档中修改内容，不需要做任何操作，“员工福利制度.docx”文档中的添加的内容也会自动更新。

2.插入其他Excel文件的内容，且能更新

有时候也会需要将其他Excel文件中的表格数据插到Word文档中，并且需要实现更新表格数据时，Word文档中插入的数据也能更新。方法如下：

第1步：如下图所示，打开表格文件，复制需要插入的数据区域。

第2步：在Word文档中，将光标放到需要插入表格数据的地方，单击【粘贴】菜单中的【链接与保留源格式】的粘贴方式。就可以将表格数据以链接的方式粘贴到文档中了。

不过以链接的方式粘贴到文档中的表格数据，不能实现自动更新，需要手动更新。如下图所示，选中表格中的数据，右击鼠标，选择【更新链接】选项，就可以更新表格数据了。

生成数据透视表后，往往还需要修改源表记录，例如修改文字、数值、增加删除行、甚至增加删除列，这些修改都需要更新到数据透视表中，如果已经生成分页报表，还要更新到分页报表中，以使数据保持一致。更新方法分为三种情况，第一种为手动刷新，即更新源表后，到数据透视表刷新，从而更新修改的数据；第二种为自动更新，即修改源表后，不用到数据透视表更新，通过设置让数据透视表及其分页报表自动更新；第三种为实时更新，即修改源表后，过一段时间（例如 1 分钟）自动更新数据透视表。以下就是Excel修改数据后，手动更新、自动更新和实时更新数据透视表与分页报表的具体操作方法，实例中操作所用版本均为 Excel 2016。

一、Excel修改源表后，如何更新数据透视表

1、在源表（Sheet1）把“长袖白衬衫”的销量改为 563；切换到数据透视表，“长袖白衬衫”的销量还是原来的 329，选择“分析”选项卡，单击“刷新”，在弹出的菜单中选择“刷新”，“长袖白衬衫”的销量变为 563；操作过程步骤，如图1所示：

2、这个数据透视表已经按“月份”字段生成了分页报表，刷新后，分页报表中“长袖白衬衫”的销量也变为 563，如图2所示：

二、Excel增加删除行列后，数据透视表如何自动更新

1、假如要求在源表添加一行，该行自动更新到数据透视表。在“数据透视表 Sheet2”右键其中一个单元格（如 A4），在弹出的菜单中选择“数据透视表选项”，在打开的窗口中选择“数据”选项卡，勾选“打开文件时刷新数据”，单击“确定”；切换到源表 Sheet1，右键第十行行号 10，在弹出的菜单中选择“插入”，则插入一行空行，输入一条女装记录；切换到“数据透视表 Sheet2”，在源表新添加的记录并未更新过来；保存后关闭 Excel，再次打开，则新添加的女装记录已经更新到“数据透视表 Sheet2”，说明设置自动更新成功；操作过程步骤，如图3所示：

2、只要在数据透视表勾选了“打开文件时刷新数据”，插入一列或删除一列后，下次打开文档，同样会自动更新到数据透视表。例如在源表格增加一列“1月销量”，如图4所示：

保存后关闭 Excel，重新打开后，新增加的“1月销量”列更新到“数据透视表 Sheet2”，如图5所示：

三、Excel增加删除行列后，分页报表如何自动更新

勾选“打开文件时刷新数据”后，在源表无论是增加了新行还是新列，下次打开文档同样会更新到相应的数据透视表分页报表中。例如上面分别增加了一行和一列，切换到有更新数据的分页报表 7（这里按“月份”生成了分页报表，7 表示 7 月份），新增加的记录“风衣”和新插入的列“1月销量”都显示在这里，如图6所示：

提示：插入新行和新列都不用更改数据源，只要勾选“打开文件时刷新数据”，下次打开就会自动更新数据透视表和分页报表。

四、Excel数据透视表外部数据源如何实时自动更新

1、选中数据透视表其中一个单元格（如 A4），选择“分析”选项卡，单击“刷新”，在弹出的菜单中选择“连接属性”，打开“连接属性”窗口，选择“使用状况”选项卡，勾选“刷新频率”，输入 1 分钟，勾选“打开文件时刷新数据”，单击“确定”，弹出“SQL Server 登录”窗口，输入登录数据库的密码，单击“确定”，则每隔 1 分钟自动更新数据；操作过程步骤，如图7所示：

2、“刷新频率”最小值为 1 分钟，即最少 1 分钟才能更新数据，也就是在外部数据源更新数据，1 分钟后才能更新到 Excel 文档。例如外部数据源是数据库，在数据库中修改了某条记录，1 分钟后才能更新到 Excel 文档。

3、这里的“打开文件时刷新数据”跟上面的一样，如果要求打开 Excel 文档时更新数据，则勾选，否则不勾选。

什么是图表自动更新呢？大家先看看效果：

当再录入一条统计数据时，右侧的销售报表在实时自动地变化，马上反映出我们新增的数据了，而且，当我们修改原有统计数据，或者删除部分数据时，右侧的图表也能马上给出反应，这就是自动更新的图表。

我们可以对比看看平时那些个不会自动更新的图表：

当我新录入数据时，这里就不会自动更新了；

好了，那个简单的一步到底是什么？马上揭晓！它就是“表格”！

这个“表格”可不是我们通常所说的Excel表格，它也叫“表”，我们可以通过多种方式将普通的数据区域转换为表格：

1、 功能菜单“开始”页签中，点击“套用表格格式”，选择其中你喜欢的那款格式；

2、 功能菜单“插入”页签中，点击“表格”按钮；

3、 Ctrl+T快捷键；

4、 Ctrl+L快捷键；

以上任何一种方式，都会触发打开“创建表”窗口，默认是“表包含标题”，若不选中该选项，则转换为表格后，系统会自动为表格增加“列1”、“列2”这样的标题；

提示：

l 对于连续区域，我们可以仅选中这个区域内的任意一个单元格，即可将整个区域创建成表格；

l 若仅仅想把区域中的一部分转换为表格，那么就要选中那些你需要转换的部分数据，再进行表格转换；

下一步，再基于表格插入图表：

这样就实现了自动更新的图表了，是不是很简单？你也快来试试吧！