职场新人，申请到第一份全新的工作后，常听到这样一些：

我已经很拼命了，每天除了睡觉就是一直在工作，为什么工作还是干不完？为什么我进步这么慢？为什么别人看起来更加轻松，完成的任务却更及时有效？

当积极性和努力都不是主要问题之后，你就需要好好想想：

你是更愿意承认自己蠢，还问题出在其他方向了呢？

AR量尺——便捷的工具软件

大行情之下，大部分人都离不开互联网，工具软件承担起了大量的非专业性，职业化程度较低的工作，而工具的使用，往往会让职场新人们出现明显的两极分化：

一个极端，熟练使用各种办公软件，不仅准时能够完成各种领导交付的任务，还能和前辈们谈笑风生，轻松写意的踏出从学生到员工转变。

另一个极端，所有事情都在手工操作，劳心劳力的同时，还需要承受老板的苛责，陷入了工作完成累→职场环境太严格→心态更加疲乏的死循环之中。

荀子说:“君子生非异也,善假于物也。”意思就是，每个人都不是生下来就全知全能，而是善于利用工具的人，更加拥有竞争优势。

目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化的办公，离不开办公软件的鼎力协助，办公软件有多种分类方法，可以按平台进行分类，也可以从品牌的角度进行分类。所以，今天准备推荐一些办公软件，希望对职场新人们带来一些帮助：

①可视化思维管理工具-XMind

XMind是一款非常实用的商业思维导图软件，包括思维管理、商务演示、与办公软件协同工作等功能。免费版即可拥有大量功能协助，帮助你理清思路，更加方便的制作计划。

X-mind-最方便上手的入门工具

②远程协助控制软件-坚果云

坚果云是一款便捷的协作办公软件，支持任意设备，基本上能够在任意时间地点，共享文件。一般办公场景下的团队协作文件内容，都能在这款软件执行。而且软件本身可以添加到右键快捷键，能快速发送，免费版本就能够保存一个月的历史更改记录。官方说法：实现实时共享、移动办公、企业文件管理、团队协作办公功能的软件。支持Windows、Mac、Linux、Chrome OS、iOS、Android等平台。

坚果云-免费里面功能最全的

③PDF工具-iAnnotate

iAnnotate是一款强大的PDF工具，可用来阅读、标记和分享PDF、DOC、PPT和图像文件，在演讲幻灯片中添加备注、在重要商业文档中添加注释、修改剧本、批改论文等。可以选择笔、荧光笔、打字机、邮票、签名、直线、备注、下划线、删除线、照片、录音和日期戳等各种工具，复制和粘贴注释，甚至可以从一个文档复制粘贴到另一个文档。

iAnnotate-PDF工具里面的ps

④演示文稿制作软件-斧子演示

斧子演示是基于Html5开发的一款新型的演示文稿制作软件，完全颠覆PPT式的线性演示思维。所有内容都在一张大画布上，内容组织方式类似思维导图。利用平移、旋转和缩放（Zoom），达到镜头推进和拉出的演示效果,让你的演示更简单、生动。除此之外，还支持离线便携文档生成以及上传到动博网在线演示和分享。

斧子演示-设计逼格最高的演示工具

⑤数据图表可视化制作软件-图表秀

图表秀是图表秀团队开发的一款用于在线图表制作的网站，操作简单易上手， 而且网站提供多种图表，涉及各行各业的报表数据都可以用图表秀实现， 支持自由编辑和Excel、csv等表格一键导入,同时可以实现多个图表之间联动交互，使数据在我们的网站辅助下变的更加生动直观，是一款不错的图表制作工具。

图表秀-素材相对全面

⑥屏幕录像软件-Snagit Screen Capture Software

Snagit Screen Capture Software是一款轻量的屏幕录像工具，可以用于录制视频、游戏、桌面的软件操作，可以通过鼠标控制录制的范围，随意拖动软件到任意位置进行录制，设置全屏录制、录制视频、录制游戏等，保存为MP4或GIF格式。

Snagit Screen Capture Software-操作方便，功能强大

⑦视频视频剪辑软件-Wondershare Filmora

Wondershare Filmora是一款专业视频剪辑工具，能够创建好莱坞般的家庭电影标题，所有普通的视频，音频和照片效果和过渡。与家人和朋友分享即时，方便的上传到YouTube，Facebook等保存视频到像在iPhone，iPad，iPod的，等便携式设备上播放或刻录DVD了更好的视频保存。同类软件也有会声会影（破解比较麻烦）。

Wondershare Filmora-功能强大易上手

⑧表单制作工具-麦客CRM

麦客CRM是一款在线表单制作工具，同时也是强大的客户信息处理和关系管理系统。可以帮助你轻松完成信息收集与整理，实现客户挖掘与消息推送，并开展持续营销。制作在线问卷调查，组织聚会，询问意见，整理团队数据资料，获得产品反馈等等。

麦客CRM-终身免费，应用场景多样化

所有的办公软件的诞生都是为了能让我们更高效的工作，先介绍这么多了，由于办公软件数量太过繁多，不同平台也有着不同特色的好工具，就精选这些软件给大家吧，有好的办公软件，也欢迎大家评论区留言。

毕竟，老话常说：赠人玫瑰，手有余香，世界也会回报你的善意，比心。

中小创业团队要想提高团队工作效率，借助一些适合自己的类工具是非常必要的。然而有些团队协作工具生来就是为大公司服务的，并不适合中小团队。如果你身在中小团队中，究竟该选择哪款团队协作工具呢？在深度体验了目前市场上众多的协作类工具后，现在给大家推荐几款比较适合中小团队使用的团队协作工具，它们基本上都有适合中小团队使用的免费版。团队协作

Teambition

Teambition是一款基于云服务的项目协作工具。创建一个项目后，你可以通过“任务板”、“分享墙”和“文件库”等功能模块来管理项目。在任务板上，你可以创建任务并和团队成员一起推动任务进展，还可以根据任务进展来拖拽任务。在“分享墙”里，你可以和团队成员分享和沟通想法。通过“文件库”，你可以将文件共享给大家。总体来说，Teambition的功能还算齐全，基本上可以满足中小团队的项目协作需求。

Teambition同时拥有网页端、Mac/Windows客户端和iOS/Android应用。Teambition的基本功能免费，高级企业版需要付费，249元/人/年，付费版可享受权限管理、企业周报、数据统计等高级功能。对于小团队而言，免费版基本够用。

明道

明道是一款面向企业内部沟通协作和知识管理的工具，类似企业内部的社交网络Yammer，相比之下，明道偏协作，而Yammer则偏企业内部社交。使用动态信息框，你可以随时向团队分享工作进度、资料和反馈问题等。在任务中心，你可以按照“任务”和“项目”两种模式来管理任务。创建任务时，你可以添加任务描述，确定负责人、参与人员和截止时间，以便快速推进任务。在使用中产生的文档、图片、投票、问答和视频，都会自动归档在文档中心，便于随时检索和使用。

明道同时提供适合中小小团队使用的免费模式，也包括面向大团队使用的收费模式。明道目前实现了iOS、Android和网页端全覆盖。

Tower.im

Tower.im是一款基于云端的项目管理工具，主要的功能有讨论、任务、文档、文件这四大部分，“讨论”这个功能比较有特点，它直接在协作平台内架设了一个论坛，每个成员都可以发布帖子并回复讨论。在tower.im里创建一个项目后，你可以对任务进行指派管理，也可以在线讨论项目细节、分享资料文件、在线协作编辑文档等。通过动态消息栏，你可以实时查看其他团队成员的工作动态。对于teamleader而言，可以利用团队周报来了解团队成员的工作进展。

Tower.im目前同时拥有网页端、微信端、iOS和Android应用。在上，tower.im采用的是简单的免费+增值的模式。免费版有20个项目限制，企业版299元/月，独立服务器部署版8999元/年。商业模式

Worktile

Worktile是一款主要面向中小团队的团队协作工具。它以任务看板的方式来展现团队内部的信息以及任务分工安排，旨在解决团队之间项目协作效率低下的问题。你可以从列表、标签、时间、成员等不同维度来管理项目。通过日历视图，你可以查看任务进展；团队成员也可以在Worktile里共享文件资料和进行在线讨论。Worktile的页面看起来可能会稍显复杂，小白用户刚开始使用时可能不太容易上手。相比而言，Worktile的功能非常齐全，但和页面设计方面还有待提升。用户体验

Worktile目前拥有网页端、iOS和Android应用，服务完全免费，不限团队人数和存储空间。

石墨文档

石墨文档是一款非常简洁的中文在线协作文档，支持多人同时在线编辑同一个文档。打开石墨文档后，给人的第一感觉是非常“轻”，页面比较干净简洁。在功能方面，除了基本的文本编辑功能外，石墨文档还支持插入图片与表格、to-dolist、划词评论、编辑历史查看与还原、查看编写者和文档导出等系列实用的功能。可以在石墨文档里协作撰写产品需求文档、整理用户反馈等，运营人员可以用它来多人协作撰写文案、校稿、开展头脑风暴和协作制定运营规划等。整体而言，石墨文档可以满足中小团队的各种文档协作需求。产品经理

石墨文档目前拥有网页端、微信端和iOS应用。据石墨文档官网信息，石墨文档表格也将于近期上线。石墨文档目前的所有功能全部免费使用。

瀑布IM

瀑布IM是一款主要用于团队内部协作沟通工具，类Slack。除了具有普通IM工具拥有的即时通讯功能外，瀑布IM的一大特性在于它整合了很多第三方工具，包括tower、Asana、Worktile、Teambition和Evernote等40多款工具，帮助用户在这一个地方就能完成所有的沟通，不需要在各种IM工具中往返切换，提高了团队沟通的效率。此外，团队成员还可以在瀑布IM里共享文件、置顶频道、添加链接、标注重要事项等。

瀑布IM目前拥有网页端和iOS应用，可免费使用，比较适合用来作为中小团队的内部沟通协作工具。

Asana

Asana是一款国外的团队任务管理工具。正如Asana的slogan“Teamworkwithoutemail”所说的一样，Asana的目标是将自己打造成可替代邮箱的更为高效的团队任务协作工具。在Asana里，你可以直接创建任务，并为任务添加协作者，确保分工明确。大家可以直接在任务下面评论或者添加附件，关注任务的其他成员能实时看到，无需再通过邮件反复沟通，提高了任务沟通的效率。在Asana里，你关注的所有项目和任务的最新动态都会自动显示在收件箱里。每条信息在读完之后可以通过标记的方式自动归档。你创建的所有任务及任务沟通历史都可以轻松搜索到。

Asana目前有网页端和iOS/Android应用。基本功能免费，高级功能付费，费用为8.33美元/人/月。

Quip

Quip是一款国外的支持团队协作的文档处理工具，允许多人同时在一个文档里编辑。和其它文档工具相比，Quip有两大特色功能，一是它有即时通讯功能；二是支持离线编辑，连网之后内容会自动同步。Quip支持从、GoogleDocs和Evernote等平台导入文档，也允许将文档导出为Word、Excel和PDF格式的文件。Dropbox

Quip目前拥有网页端、iOS和Android应用。Quip的基础功能免费，高级功能需要付费。

Trello

Trello是一款国外的轻量级协同办公工具。团队成员可以用它来创建和分配任务，并跟踪任务进展。Trello由三个基本元素构成：看板、任务列表和任务卡片。所有任务列表都展示在看板上，代表每项具体任务的任务卡片都展示在任务列表里。你可以根据需要创建不同的任务列表，也可以根据每个任务的完成情况将任务卡片挪到不同的任务列表里。每项任务都可设置由哪位或是哪几位成员来完成，这样可以确保团队任务分工的明确。

Trello定位在水平化，服务人群比较广泛，既适合用作中小团队的办公协作工具，也可用作个人的任务管理工具。Trello目前拥有网页版、iOS和Android应用。Trello的基本功能免费，高级功能需要付费，根据享受的功能权限不同，有8.33美元/人/元和20.83/人/月两种付费版。

Slack

Slack是一款堪称邮件杀手的企业内部沟通协作工具，它的目标是将公司内部所有沟通方式整合到一个地方。Slack有即时通讯功能，你可以和团队成员直接沟通。此外，Slack还整合了80多款工具产品，包括邮件、IM、Asana和Github等，将这些工具收到的信息整合到Slack，这样公司内部的所有沟通都能在此完成。此外，Slack还整合了文件分享系统，公司内所有的共享文件，包括共享在Slack、GoogleDoc和Dropbox里文件，都能通过内置搜索工具搜索到。

Slack同时拥有网页端、Window桌面客户端、iOS和Android应用。根据所享受的功能不同，Slack目前有免费版、标准版（6.67美元/人/月）和加强版（12.5美元/人/月）。对于小团队而言，免费版功能基本够用。

Yammer

Yammer是一个企业内部协作沟通平台，可以用于工作管理、项目团队协同工作等。团队成员可以在上面进行日计划、周计划、月计划等。每天的工作内容可以实时更新，项目经理可以随时了解开发人员的研发进度。团队的成员可以在群组中实时提出问题，请求帮助，提出解决问题的思路等，实现类似QQ群的功能。

Yammer采取类似“社区”的收费模式，针对企业，基本功能免费，高级功能收费。目前拥有网页端和移动客户端。

上面这些就是个人认为比较适合中小团队使用的协作类工具，如果大家还有在用其它感觉不错的适合中小团队的协作工具的话，欢迎留言推荐。

只会用EXCEL远远不够，职场精英和管理者都在用这个软件啦！

EXCEL和WPS，职场人士基本都在用也都会用。但EXCEL和WPS表格在大数据和互联网时代有着天然硬伤，很多工作需求是无法解决的！比如说，多用户协同作业，比如说工作流程，比如说用户权限，比如说填报规范控制，比如说大量数据处理慢，表格易混乱，数据易错漏等等，这些问题无时无刻不在困扰着我们的表哥表妹们。所以说越来越多的职场精英都选择了另一个软件－－云表。

云表：准确的说是一个应用软件的开发平台，是一个普通人都可以使用的管理软件搭建工具。能够轻松解决我们工作中必须要用到的管理需求。

不用编程，不用懂数据库，零基础，类似EXCEL和WPS表格的操作方法。然而，云表功能却比EXCEL和WPS表格强大千万倍。

常见业务工作应用

比如报表汇总分析工具，像销售类的，生产类的……等各行业都是必不可少的要用到这类报表收集汇总整理分析，以后作法就是把EXCEL或者WPS表格样式设计好后分发给相关填报人员，填好后提交给汇总人，通过复制粘贴来完成。经常会有填写不规范错了漏了等，汇总工作很麻烦工作量还很大。用云表，就轻松多了，设计好表单样式，设置好填写规范和校验（不按要求填的就提交不了），设置好用户权限（多用户每个人一个账户，不同角色权限不同），设置好流程（可以提交－审核审批），设置好表间关联（比如汇总，计算等），这些设置好了，就可以用了，每个用户各伺其职。整个过程就像EXCEL或者WPS表格一样拖拉设计，相关设置要么和EXCEL和WPS一样，要么就是中文公司，一看就明白。

其他的复杂应用，如仓库管理软件、进销存管理软件、生产管理软件、物流管理软件、人事行政管理软件、固定资产管理软件等，方法都是一样的。

常见OA协同办公，可以做成钉钉一样，还能比钉钉更好用，实现协同和业务数据一体化。

设计各种审批流程（固定流程、自由流程 ），公告、通知、自由公文，日程、提醒、备忘等都可以做成钉钉那种。当然钉钉的协同只能走审批流程 ，审批表单数据不能重复用于业务数据，这点肯定没有云表好用了。

自动生成手机APP

上面说了，在PC端把你要的功能设计好后，还可以自动生成APP，在手机上、平板上都可以用。无论你在哪里，都可以随时随地办公哦！

今天通哥来给大家讲一下Excel的协同编辑，互联网时代么，我们有很多需要多人共同编辑同一个电子表格的情况。如果将表格分发给每个人自由编辑的话，经常出现后面的人不小心改掉前面人的情况，今天通哥就给大家讲一下如何操作。

划分区域设置单独密码

首先将电子表格划分区域，在每个区域设置一个单独的密码。只有在密码匹配的情况下，才能对该区域的内容进行编辑。比如我们做表格统计不同编辑的文章数据，分别为兔兔、辣辣和晶晶所对应颜色的区域设置不同的密码，就可以完成各编辑的数据录入，互不干涉。

怎么设置呢？

1、打开Excel菜单中的【审阅】---【允许用户编辑区域】

2、在【允许用户编辑区域】的界面选择【新建】，对通妹兔兔的区域设置密码。

标题：随意填写，自己区分就好

引用单元格：选择要设置的区域

区域密码：编辑这部分内容需要的密码

以上三项设置完成后，再次确认输入一次密码，即可完成对通妹兔兔所在区域的内容保护。

3、重复上一步的动作，分别设置通妹辣辣和通妹晶晶的保护区域。为了独立保护设置不同的密码

设置好后如下图的效果

4、点一下【应用】，再点【保护工作表】，并按照提示输入密码。需要注意的是，这一步输入的密码是管理员密码，而之前输入的是区域编辑的密码，所以每个密码都不能相同。

设置好了之后，关闭文档发送给三位通妹编辑，并告知相应区域的编辑密码就OK了。

当对方打开文档开始在指定区域输入内容时就会提示输入密码，互不干涉，非常方便和安全。

不知道今天分享的这个小技巧对你有帮助吗？

我是通哥，和大家分享提升办公效率的方法、互联网行业知识以及街头巷尾的生活，希望和你成为朋友

协同办公软件在一部分人看来是可有可无的东西，因为可能懒得费时间上手学习；有些人愿意用，但这个市场太过繁杂，不知道选哪款产品最适合。

第一类用户要改变观念很难；但第二类用户只是纠结产品选择问题，看本号的内容应该就有所收获。

本人曾在国内最大科技门户网站做首席编辑，接触协同办公软件有五年时间，由于工作原因接触了大量协同办公软件产品，发现各有千秋，或者说良莠不齐，就对这方面产生了一些兴趣，一直想找出最好用的那款。

可随着对这类产品接触日渐增多，发现并不是像想象的那样，很难找到一款十全十美的产品，而且不同行业，不同公司由于文化、现状等具体情况不同，对于“好软件”的定义也千差万别，因此发现“合适”才是“好”的最恰当诠释。

怎么选才能选到合适自己公司的产品？

哪些产品的问题根本就是硬伤不用考虑？

哪些产品的优点被业内当做样板复制？

哪些产品早已过时却依旧浪得虚名？

……

对于企业来说，根本没时间去验证海量软件的实际情况，更没时间去试错，因此只能靠了解厂商宣传或者朋友推荐去选择。但协同办公软件这种集体使用的产品，一旦使用出了问题，会严重影响公司办公效率；如果要换产品，就得全员重新学习适应，对企业来说成本过高。

因此想要和需要上马协同办公系统的企业，尤其是中小微企业，需要一个较为客观专业的选型指导，避免道听途说导致的严重后果，本号就想为广大企业做一个良心推荐。

正是由于这个原因，本号承诺现在和以后绝不会承接任何广告性质的评测项目，只对产品做客观评价。

本号发布的内容包括但不仅限于产品动态（版本更新、产品公告、bug反馈和解决方案等）、产品体验、新版亮点、同类横向测评、办公痛点解决、制作团队探班等内容。

另外，如果用户有需求，还可以应邀对某款有价值产品进行体验评测，目的是找出产品优势和不足，看是否符合发起评测用户的需求。

本号将不定期更新上述内容，如有其他需求，可以随时反馈，力争和用户共建精品百家号。

近期即将关注的协同办公产品（排名不分先后）：

钉钉、企业微信、今目标、Worktile、明道、Teambition、Tower、Trello、云之家、eteams……

很多企业都想用协同办公软件提升工作效率，但面对这个早就杀成红海的市场却无从下手，这种情况在中小微企业身上尤其明显。选一套合适的协同系统就这么难吗？

对于没有经验的用户来说的确很难，而且风险还很大。因为小白用户根本不知道这成百上千款产品到底都是什么“出身”，也不清楚各家宣传吹嘘的内容有几句是实话，更不明白他们所谓的“高效便捷”到底对自己公司的生产经营有多大用处。

想弄明白上述内容的“虚实”，就需要有一套验证方法，在有章可循的情况下，就可以做到心中有数，方法步骤如下：

1、 理清企业协同办公需求

不同公司对于协同办公需求不同，有些公司项目做得多，可能对于项目管理要求就高一些；有些公司更重视人事管理，就会对考勤、审批、假勤等情有独钟；还有些公司分部较多，经常需要召开视频会议，显然就需要擅长这方面的产品……或者这些功能都需要，那可能就需要功能较为全面的协同办公产品；当然也可以不同产品混搭使用，但缺点是数据互通比较困难。

简单说，自己企业需要针对目前在运营中发现的问题，来确定协同办公产品需要起到的作用，从而确定要用到哪方面功能更多一些，就要在这方面擅长的产品中选择最适合自己的那一款。而不是人云亦云盲目选择所谓高人气的“爆款”。

2、 确定选型范围

这同样是一项需要分步进行的工作。因为只有先在海量的产品中对其进行层层筛选，才能最终确定最符合公司需要的那几款产品，做最后的挑选。根据之前需求情况，负责选型的人员应该把功能上符合自己需求的产品粗略整理出来，再按照以下条件进行筛选：

① 看同行选择

这只是一种参考，如果不知道该如何确定选型产品范围，这一步很重要。如果自己的公司不是新兴行业（就是很难找到对标企业那种），可以打听一下同行大多数都用什么产品，或者同规模的佼佼者用哪些产品比较多。经过这种对比和参考之后，自己公司选择产品的名单就可以建立，或者在已有名单中可以筛选掉一部分相关性差的产品。如果自己的企业的确比较特立独行，产品筛选可直接略过这一步。

② 确定产品价位

俗话说“好钢用在刀刃上”，但你还得清楚你的“好钢”有几斤几两，能给多大的刀做刀刃。一般来说，选协同办公系统和选其他产品没有本质区别，摸着自己的钱包来最稳妥，既不要一味追求“高大上”，花大价钱买很多功能用不上的所谓“高端名牌产品”，也没必要非得追求便宜甚至免费，而忽视产品质量。

根据笔者自己的经验，协同办公领域虽然优秀免费产品众多，但那种无条件全免费的产品基本意味着“低品质”，这包括技术过时、安全性低、稳定性差、售后欠缺等严重问题。看到这种产品要先问一个为什么：为什么厂商要免费一款被宣传的如此好的产品，该产品最后一次有价值更新是在什么时候……如果禁不住诱惑，一定要亲自试用之后再决定是否采用，否则可能要整个公司或团队承担严重后果。

做好预算之后，就能筛选下一部分不在预算范围之内的产品。

③ 关注产品成长情况

在目前的产品名单中关注一下他们的成长情况。一般来说，那些频繁更新、售后到位、功能不断演进的产品更值得购买，如果厂商能够根据用户需求来决定更新内容的话，可以说这款产品是不二之选，因为你有机会让自己的需求更好地融入到产品之中。

再次提示，千万不要迷信所谓的“爆款”，因为这些宣传的“火爆”虚虚实实，名不副实的不在少数，尤其警惕那种“过气爆款”扰乱市场：有些老产品曾经很辉煌，或者包装的很辉煌，在网上的点击率也很高，但由于种种原因产品本身不再更新，而之前积累的人气并不会很快随之消失，这种流量大户依然会成为搜索引擎推荐的重点，所以如果你只看表面而不深入调研，很可能就会被金玉其外蒙蔽双眼。

④ 跟客服洽谈需求

如果你还不放心自己的选择，可以与目前名单上的产品客服一一取得联系，说明自己的需求，让客服根据你的需求为你设计产品使用方案甚至是定制方案。这样的好处是，可以直接对比出哪家服务更专业，哪家产品功能更适合自己，也可以弄明白一些自己试用不出来的功能。一般来说，客服比你更了解自己的产品能解决哪些问题，而你更清楚自己想要解决哪些问题，二者一碰撞，那个让你最顺心的可能就是“对的人”。

注意，我说的是“可能”，不一定就真的是，因为不能排除对方客服是个大忽悠的可能性。不管你和客服聊得多投机，你还得亲自试用验证你的需求是否得到满足。

3、 试用被选产品

这是最后也是最关键的一步。经过上述筛选，留下的产品应该就不多了，能留下两三款应该是最好的，因为这样一来测试工作不算很繁重。对于测试方案，最好先设定统一的测试场景条件，让被选产品分别去执行，综合效果最好的应该就是最终要选择的产品。

有条件的话，测试应该分不同的阶段：

① 先进行两三个人的初步测试，经过对比后如果有严重问题就可以直接把该产品pass掉；

② 没有大问题的产品可以再逐步推广到五至十个人的技术团队进行团体性试用，这一步应该基本上就能确定最后的产品了；

③ 最后可以让非技术团队对最终选择进行确认性试用。在这过程中，如果有突出问题，都要联系客服解决，以便全员推广时能够顺利上手。

结语

挑选合适的协同办公软件，和挑选其他产品一样，都需要先做好功课，再着手实施。而且功课做得越扎实，你的选择就越符合公司需求。但如果你仍然觉得按照上述方法步骤执行起来有困难，可能就需要另请高明来为你指点迷津，或者关注本账号的更新内容，今后会有适合各个行业的协同办公产品选型分析奉献给大家，让你不再苦于雾里看花。

一、EXCEL在企业中使用广泛，深入到各行业各部门；如果ERP能与EXCEL无缝结轨，对ERP的实施来说，将起到很好的促进作用。EXCEL协同平台比ERP更灵活。

1、 通过EXCEL协同平台直接从ERP中挖掘数据，快速建立分析图表。有很多公司目前还是手工从ERP中导出数据，然后通复制粘贴方式，做出各式各样的图表来汇报工作。因为ERP中很多报表根本就不能满足管理需求。

2、 有很多公司由于ERP只涉及主要流程，很多细的流程根本无法管理到位，EXCEL协同平台可以起到很好的补充作用。如：复杂物料用量计算，ERP需要通过复杂的手工计算然后输入到系统中，如果用EXCEL协同平台可以设计一个模板不但可以快速的将材料用量计算出，还可算出余料来。此时，EXCEL协同平台来和ERP结合非常完美。同时，EXCEL还可以保留用户的使用习惯。

二、ERP相比EXCEL协同平台，显得更专业、标准化程度将更高。

1、ERP中各标准模块非常成熟，由软件公司统一设计。各模板之间的逻辑运算非常成熟，说实在的话，如果用EXCEL协同平台去设计一套ERP，不是说不可以，但是将要花大量的人力物力精力。

2、ERP最大优点是标准化、流程化、格式化，而最大优点也正是她最大的缺点，不够灵活；而EXCEL协同平台的灵活、简单、可定制（如：图形化建模…）正好可以弥补ERP的不足。

总之，用EXCEL协同平台去设计一套大型的ERP也是不现实的，但是ERP在实现的过程中可以同EXCEL协同平台结合，确保ERP的更完美的实施。

1、写在前面的话

本人从事信息化工作多年，对Excel等电子表格的多人共享与协作接触较早，帮助客户实施的方案也较多，因此有些体会和认识。网上这方面的讨论较多，但都不完整，正好看到百度号召大家写文章，我就进一步做了专题调研，整理出来供大家参考，不足之处请批评指正。

Excel全球用户量超过10亿，中国超过3亿，几乎所有单位都在使用。毫不夸张地说，它是世界上最简单、最流行的数据管理工具，非常适合各种中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在个人手中，数据互不相通。假如数据源自于多处，您需要逐个收集、整理；如有变更，您得再收集、再整理，非常繁琐！因此，如何做到多人共享并操作同一份Excel，实现集中统一的管理，实现数据互通与多人协作，就变得很有意义。不仅仅Excel，其它电子表格都有这种需求。

本文介绍几款主流的共享协作方案，除了说明各方案的具体用法外，着重讲述它们的原理机制、权限控制、适用范围等，最后列表对比各自的优缺点。适合Excel用户、IT人员、管理人员阅读。

2、本文所用示例

需要共享协作的场合很多，本文以某公司的售后报修为例进行说明，他们的工作分多个环节，需要多人填写相关信息，包括：报修信息、派工信息、维修信息、收费信息、回访信息等，如下表所示：

说明：该报修信息表需要多人填写，其中客服负责接听来电，填写报修情况；主管负责派工，填写派工情况；技师负责上门维修，填写维修结果；客服还负责回访，填写回访情况。他们各司其职、共同维护同一份数据，协同完成售后工作。

3、方案概述

为了实现共享与协作，本文介绍4种可选方案。由于各方案的篇幅较长、内容较多，我担心大家会看晕。因此，我先简要介绍各方案的功能特点，大家有了总体认识后，再根据需要选读，思路会更清晰些。

方案一：使用共享文件夹

将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享，即可实现多人共享与协作。本方案的优点是简便易行，而且是免费的；缺点是只能在局域网内使用，适合小范围、简单的多人协作，另外稳定性较差。

方案二：使用Excel Online

Excel Online是微软公司的一种在线服务，它将Excel文件放在云端，用户在线租赁使用，按年付费。优点是共享范围由局域网扩大到互联网，能实现跨地域、跨设备的共享。缺点有2个，一是用户权限控制不够；二是无法本地部署，用户文档只能放在微软云端，很多公司有顾虑。

方案三：使用WPS+云办公

WPS是金山软件公司的一款Office软件，与微软Office功能类似，但更小巧些。其中的WPS表格对应于Excel，WPS+云办公对应于Office 365。其优缺点与Excel Online类似，但使用方式略有不同。

方案四：使用华创网表

华创网表是华创软件公司的一款在线表格软件，与Excel Online类似，也能实现跨地域、跨设备的共享。主要区别有3点，一是具有更完善的用户权限控制；二是可云端部署，也可本地部署；三是具有对外提醒通知功能。

题外话：Google的SpreadSheet也是一种在线电子表格软件，但由于众所周知的原因，Google网站在国内很难访问，几乎无法使用，因此本文不作介绍。

好了，闲话少叙。接下来，我们详解各方案的具体用法，并探讨各自的原理机制、优缺点等。

4、方案一：使用共享文件夹

本方案的特点是简便易行，但只能在局域网内使用，适合小范围、简单的多人协作，另外稳定性较差。

4.1 如何实现Excel共享

将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享，即可实现Excel文件多人共享。例如，要将D盘下的文件夹“报修信息维护”共享出去，设置步骤如下：

说明：上图将电脑“QH-20141216POVT”上的文件夹“报修信息维护”共享出去，并指定郭工、客服、吴兴、主管这4个人可以访问。设置网络共享后，他们在自己的电脑上输入共享链接\\QH-20141216POVT\报修信息维护即可访问该文件夹，点击其中的Excel文件即可打开它。

4.2 如何实现多人同时编辑

虽然大家都能打开文件，但同一时刻只能一个人编辑。某用户打开Excel文件后，该文件就被他锁住了，其他人只能看不能改。假如客服打开了“报修信息.xlsx”，你再打开时就会被警告，阻止同时修改。如下图所示：

此时，你有2种打开方式：以只读的方式打开，只能看不能改；或者，以通知的方式打开，则以只读的方式先打开，待客服完成修改、关闭文件后，Excel再弹窗通知你可以修改。如下图所示：

此时，点击“读-写(W)”按钮，就轮到你修改了。因此，简单的文件夹共享只能多人查看，不能多人同时编辑，适用于单个人编辑其他人查看的场合。

4.2.1 设置多人同时编辑

鉴于不能同时编辑的缺点，微软推出了Excel工作薄共享。它是Excel里提供的一项功能。以Excel2007为例，设置步骤为：打开共享文件夹中的Excel文件，依次点击审阅→共享工作薄→允许多用户同时编辑→确定，如下图所示：

设置共享工作薄后，该文件打开后不会被锁定，其他用户可以继续打开、编辑，还能显示正在编辑的用户名单，如下图所示：

说明：上图显示，客服和主管正在编辑该Excel文件。

4.2.2 数据如何刷新

多人编辑时有个数据刷新的问题，即一个用户输入的数据如何显示到其它用户的界面上。其实，Excel是通过保存文件来传递新数据的，例如，客服录入新报修后，其他用户的界面上并不会立即显示出来，需要她先Click保存、数据存入文件；其它用户再保存时，Excel才会侦测文件中的新数据并显示出来，如下图所示：

说明：上图是主管打开的Excel界面，他点击保存按钮时，Excel会侦测Excel文件中的新数据，并以红色框线的方式显示出来（第6行），据此，他就知道客服录入新报修了。

通过Click保存按钮来刷新，属于手动刷新方式。Excel另外提供了一种自动刷新方式，设置步骤为：依次点击审阅→共享工作薄→高级→设置自动更新间隔，如下图所示：

说明：上图设置自动更新间隔为5分钟，Excel会每5分钟刷新一次新数据。自动刷新的原理机制很简单，它仍然是通过保存文件传递的，只不过是由Excel定期自动执行保存动作，形成定期刷新的效果而已。

4.3 用户权限控制

共享文件夹方案中，用户的权限控制可以通过两个层面来实现，一是设置用户对文件本身的访问权限；二是设置用户的可编辑区域。

4.3.1 设置文件访问权限

设置共享文件夹时，可以指定哪些用户能够访问，以及每个用户的具体权限。请看本文图2，给郭工、客服、吴兴、主管均授予了读取/写入权限，因此他们都可以编辑。另一种是查看权限，只能看不能改。

4.3.2 设置表格可编辑区域

利用Excel数据表保护功能，可进一步限定用户的可编辑区域，使得他们只能编辑自己负责的区域，不能修改其它区域，这样可避免越权修改。具体步骤是：先锁定所有单元格，使得所有用户对所有单元格都不能编辑；再为用户设置可编辑区域；最后，启用数据表保护即可。

（1）锁定所有单元格

打开Excel文件，点击左上角方格→右键→设置单元格格式→保护→打勾锁定→确定，如下图所示：

（2）为用户设置可编辑区域

用户的职责不同，需要编辑的区域也就不同。本文示例中，郭工和吴兴都是维修技师，其职责范围是填写维修结果，也就是填写第I列至L列，因此应授予他们修改这几列的权限。步骤为：打开Excel文件，依次点击审阅→允许用户编辑区→新建区域→填写区域的标题、范围、密码→设置用户名单→确定，如下图所示：

说明：上图中，位置④中的引用单元格，用于指定可编辑的区域，这里为第I列至L列；位置⑤用于指定用户名单，这里为郭工、吴兴；位置④中的区域密码，是可编辑区的保护密码，如果其他人知道了此密码，他也可以编辑该区域。因此，该区域的可编辑用户实际上有2类人，一是这里指定的用户，二是知道该编辑区的保护密码的用户。

维修技师的编辑区域设置完成后，结果如下图所示：

同理，继续为客服、主管分别设置可编辑区域，结果如下图所示：

说明：上图限定了各类人员的可编辑区域，分别是：维修技师可填写第I列至L列；客服可填写第A列至F列，以及第M列至N列；主管可填写第G列至H列。

（3）启用数据表保护

前两步锁定了单元格，设置了各用户的可编辑区域，但这些设置只有启用数据表保护才起作用，操作步骤为：依次点击审阅→保护工作表→输入保护密码→确定，如下图所示：

说明：上图中，位置③要求输入一个数据表保护的密码，输入后请牢记。以后如果想调整可编辑区，需要先撤销数据表保护，撤销时系统会要求提供此密码。

经过以上设置，各用户的可填写范围就确定下来了，我们请客服试验一下，效果如下图所示：

说明：上图是客服打开的Excel界面，她可以填写位置①，因为A列是她的可编辑区域；她无法填写位置②，因为G列不是她的可编辑区域，填写时Excel会弹窗阻止，除非她又能提供该区域的保护密码。

4.4 方案优缺点分析

共享文件夹之方案，优点是简便易行、不产生费用，但缺点也很多，主要有以下几点：

（1）只能在局域网内使用。现在网络及智能手机日益普及，随时随地处理业务是新趋势，这是缺点之一。

（2）用户权限控制不够

首先说查看权：无法进一步限定可查看的数据范围，所有数据都能看到。例如，本文中的维修技师，如果能限定只能查看指派给自己的维修信息，不能查看其他人的，就更理想了，但本方案做不到。

其次说修改权：要限定用户的可编辑区域，指定共享文件夹的用户必须是域用户，换言之，您所在的局域网必须建立Windows域环境才行，很多中小企业没有专门IT人员，建Windows域其实挺难的。

最后说删除权：几乎没有控制，任何用户都可以撤销共享，甚至可以直接删除Excel文件，一个不慎操作就能让所有人的劳动成果瞬间消失！ 这是最要命的。

（3）稳定性差

根据我的经验，超过5个用户同时编辑，就会经常出错，提示被锁定，或者无法保存、保存很慢等问题，甚至出现数据丢失现象。这些都是因为文件锁定机制、并发性差造成的。

5、方案二：使用Excel Online

2011年微软推出在线服务软件Office 365，它将Excel文件放在微软云端，用户无需下载安装Office，在浏览器中就能使用Excel，官方称之为Excel Online。它将共享范围由局域网扩大到互联网，能让用户随时随地访问，支持电脑也支持手机。该服务是一项收费服务，按用户数计费，其中企业E5版约2千多/用户/年。

5.1 申请试用账号

Office 365可免费试用，期限1个月，在微软官网上注册申请即可，步骤如下：

（1）进入微软Office首页，网址：https://office，点击页面上的“获取Office”按钮。

（2）进入版本介绍页面，选择适合您的版本。Office365分家庭版、企业版2大类，企业版再分为小企业版、大企业版2小类，大企业版再分为企业E1版、专业增强版、E3版、E5版等，这里我们选择功能最全的E5版，点击对应的“免费试用”按钮。

（3）进入账户申请页面，按要求逐步填写姓名、Email、公司域名、个人ID、登录密码等信息，填好后提交。（4）如顺利提交，页面会提示您申请成功，并告知您登录网址及登录ID。

5.2 登录Office365

获得试用账号后，就能以管理员的身份登录使用了，登录网址：https://portal.office，如下图所示：

说明：填写登录ID及密码，点击“登录”按钮，即可进入Office365主页面，如下图所示：

5.3 开设用户账号

Office365是一个多用户使用环境，各人可以有自己的账号登录。设置步骤为：在Office365主页面，Click首页右下角的“管理”图标，进入Admin Center页面；再Click“用户”图标，进入用户账号管理页面；再Click“添加用户”图标，即可添加用户账号。本文示例中，我们开了4个账号，如下图所示：

说明：开设登录账号后，将Office365的登录网址、用户名、密码发给他们，他们就可以登录使用了。Office365不仅支持电脑，也支持在手机上登录使用，因此能跨设备使用。

5.4 上传Excel文件

Office365是一种在线服务，程序和文件都存放在微软云端，也就是存放在微软的Onedrive中。在那里可以新建Excel文件，也可以上传现有Excel文件，我们以上传现有为例，步骤为：回到Office365主页面，Click右上角的“Onedrive”图标，进入Onedrive页面；再Click“上传”图标�...

集成Excel，易学易用，大大降低学习成本

众所周知，Excel是全世界最受欢迎的软件之一，不但功能强大而且易学易用，在信息化普及方面起着积极作用。依靠先进的插件技术，EXCEL的操作界面完全嵌入到了Excel当中，成为了Excel的一个子系统，从而也顺理成章地继承了Excel的各种优点，所以只要会用Excel，要掌握EXCEL的使用就不成问题，从而为你延续知识，节约大量的学习成本。

值得说明的是，EXCEL使用了先进的智能识别技术，使你在使用EXCEL的同时，可以像往常一样处理那些独立的Excel文件，因为EXCEL会自动识别出你当前正在处理什么，并会自动采取相应的措施。达到了与Excel高度融合、和谐并存的目的。

面向的是最终用户，而不是IT专业人员

EXCEL面向的使用者是各企事业单位的各级管理人员与工作人员，而不是IT专业人员。其目标是只要会用Excel，就可以设计和实现自己想要的、网络化的、可以持续优化与扩展功能的管理信息系统。

完全自定义，可以持续优化与扩展

传统的软件开发流程是：应用人员（管理人员）提出需求 à IT系统分析员分析需求 à 与应用人员确定需求 à 设计 à 开发 à 测试 à 培训à 交付使用，这种开发流程存在的缺点也是非常明显的：

1、 由于IT系统分析员没有管理人员那样清楚业务需求，所以会存在理解误差；加上环节多，这种误差会在传递中被进一步放大，最终会导致开发出来的程序不符合管理人员最初的要求。

2、 另外由于整个开发流程跨度时间长，往往需要几个月一两年甚至更长，期间由于业务发生变化或管理进步需要，往往导致需求变更，这样又影响到了开发。

这些因素往往会导致工期一拖再拖无法按时完成，甚至以失败告终。

针对传统开发流程的不足，EXCEL把流程变成了：管理人员获取需求 à 分析需求à 设计系统 à 完成 à 根据需要持续优化与扩展功能。整个流程没有IT程序开发人员的参与，最后完成系统的功能就是管理人员想要的，也就是说管理人员根据自己的管理意图，不用写一行代码就可以设计出自己想要的系统，并且日后可以根据需要不断优化与扩展，真正做到了“持续优化，因需而变”的目标。

数据存储在数据库中，可进行自动汇总、数据分析、快速查询等高效利用

在Excel的传统使用过程中，是以文件的形式保存所输入的数据的，这样做的缺点也是非常明显的，例如当数据量很大很复杂时，面对一大堆杂乱的文件，要对其进行有效的管理是非常困难的，更不用说要对历史数据进行自动化统计、分析、重用等高级操作了。面对一大堆宝贵的数据却不能有效加以利用，是多么地可惜呀！

这时让我们换个角度想想，如果我们能把这些存在一个个文件中的数据提取出来，然后有规律地存储在数据库中，利用数据库成熟、强大的数据存储和处理能力，上面的问题不就是都可以解决了吗？没错，而且这些需求在EXCEL当中都已经做到，你只需要首先根据自己的需要定义好一个模板，以后你在该模板上输入的数据都会被EXCEL提取，并保存到数据库中去，当你查看时，又自动从数据库中把数据取出并填入到模板中，与你在输入时看到的样子一模一样。更重要的是EXCEL可以让你从此轻松地对数据进行汇总、分析、比较，从而可以让你最大限度地发掘数据的价值。

另外，为了可以从容地应对日积月累的海量数据以及为数据提供足够的安全保障，EXCEL支持了有着很高性价比的微软ＭＳＳＱＬ系列数据库。

提供工作流功能，规范日常工作的流程

在企事业单位的日常运作中，有很多单据、报表需要严格按照一定的流程传递到相关的各人，以供其进行审阅，不符合要求还可以回退等。另外，根据业务的变更或者管理的需要，这些流程也是随时可以改变的。这些要求在EXCEL中都可以让你从容应对，通过提供先进的工作流技术，让你可以根据需要以画图的方式，自由定义报表单据的传递流程，并可以随时修改，以适应管理变化的需要。另外，当你有最新的待处理任务时，EXCEL会自动给以提醒，还提供了方便的查询功能，让你可以随时追踪报表单据的流转情况，做到心中有数。

提供EAI（企业应用集成）功能，排除信息孤岛

企事业在信息化过程中，可能已存在多种信息系统，但这些信息系统又是相互独立的，形成所谓的信息孤岛，使系统之间的数据没法共享，以致数据的利用价值大为降低，为解决这个问题，EXCEL提供了先进的EAI（企业应用集成）功能，可以把这些原本互相独立的系统集成为一个有机的整体，使信息孤岛不复存在。

实现简繁体自动识别

EXCEL采用了先进的简繁字体自动识别技术，程序会自动根据操作系统的类型来显示简体或繁体，除了基本界面实现简繁字体自动识别外，数据同样也实现了简繁字体自动识别，例如你在简体系统里输了一张销售单并保存，然后再在繁体系统里查看这张销售单，这时你看到的是一张繁体的销售单，反过来也是这样。

高可伸缩性与高可扩展性

随着数据量以及在线用户数的增加，服务器的负荷也会越来越重，最终会导致系统整体性能的下降，甚至会因为不堪重负而出现死机。传统的程序因为服务端程序只集中在一台机器上，在这种情况下，只能通过在服务器上增加内存、ＣＰＵ、硬盘等措施来提高服务器的负载能力，但在一台机器上作这些措施，性能的提升毕竟是有限的，因为你不可能在一台机器上无限地增加内存、ＣＰＵ和硬盘。EXCEL在这方面做了充分考虑，使用了先进的中间件技术和多层分布式计算技术，你可以根据需要把服务端程序的各部分分别放在不同的机器运行上，这样你不但可以使用前面所说的措施来提高单台服务器的性能，而且还可以通过增加机器的数量来提高系统的整体性能和负载能力，甚至还可以通过相关的设备与软件来为系统提供负载均衡与容错能力，从而可以大大提高系统的反应速度和可靠性。

另外，EXCEL不但可以在局域网上运行，更可以扩展到互联网上（不需要VPN支持），所以无论你身在何处，只要能上网就可以使用EXCEL。

C/S（多层）模式和B/S模式相结合，网络适应性强

EXCEL采用了先进的网络访问技术，不管是企业内部局域网还是互联网（Internet）都统一采用相同的访问方法，简单方便，效率高，在互联网（Internet）上通过ADSL就可以获得良好的访问性能（不需要VPN支持）。

无论是C/S模式还是B/S模式都可以同时在局域网和互联网上运行。

高安全性

由于EXCEL可以在因特网上运行，所以网络安全问题必须认真对待，为此，EXCEL采取了三方面的措施：

1、对数据进行高强度加密

2、保证所有的调用必须经过认证才能调用

3、SQL数据库被网络层隔离在局域网中，而不是暴露在互联网上，外界无法直接访问。

以上措施确保了EXCEL可以在互联网上安全使用。

在Excel客户端方面，EXCEL不要求降低宏的“安全级别”（高）和选择“信任对于”Visual Basic 项目”的访问”，因为Excel的这两项安全设置的目的是为了抵御病毒和黑客入侵，如果把“安全级别”降到“高”以下和选择“信任对于”Visual Basic 项目”的访问”，那就相当于给病毒和黑客打开了大门，给整个系统的安全性带来了很大的隐患。

成本低

EXCEL价格低廉，跟自己成立程序开发部门进行开发或者交给专业IT公司进行开发相比，只是算很小的一部分，还有，由于系统的设计者也就是系统的维护者，所以你不需要聘请专业IT开发人员或者IT公司进行维护，所以维护成本更几乎没有。

综上所述，EXCEL综合运用了先进的插件技术、数据库技术、工作流技术、安全技术、中间件技术以及多层分布式计算技术，是一个界面美观、使用灵活、易学易用、成本低廉、具备高可伸缩性与高可扩展性的信息系统设计与运行平台。

在学校里，考评学生阶段性学业情况，常用的措施就是考试，无论是周练、月考或是期中、期末的大考，除了阅卷的工作比较辛苦，还有一项工作也很烦琐，就是登分、以及各类数据分析，今天，我们先就优化登分的效率，为大家提供一个思路以及应用操作。

思路是，登分工作由专人录入改为所有阅卷老师协同录入，由多表录入改为一表录入。实现这一思路，需要一张网，也就是互联网、校内局域网，办公室的老师能同时访问（基本上学校都有这个条件），还要有一份能让大家协同登分的工作表，这份表要能实现以下功能：1）可同时登分，分别保存，数据互不影响；2）表头及关键文字内容不可更改；3）表头部分要固定显示；4）为防止误输入，只允许一定范围的整数录入。如图：

下面，我们就如何做这一个登分表，分步说明：

1、如图一，我们先在EXCEL表中输入基本的表头、标题、以及考生的相关信息。简单美化一下表格，整个表设置文字居中，字体适中，用虚线做表格线，标题设成灰底色，并用白线分隔。

2、将鼠标停在E3单元格，点“视图”、“冻结窗格”、“冻结拆分窗格”,目的就是冻结2行标题行和左边4列内容

3、设置非输入数值单元格的保护，目的就是，只能在对应学科下输入数字，而不能更改其他单元格内容，防止误删除。先选中整个表格，然后设置单元格格式，在“保护”栏中全部勾选。

再选中要录入成绩的单元格区域，设置单元格格式，在“保护”栏中，全部不勾选。

4、设置成绩录入区域的有效性，限制只录入0-160分的整数值。选中成绩录入区域，点“数据”、“数据有效性”，选“整数”、介于0-160，然后，确定。

5、保护工作表，共享工作表。只有设置了工作表的保护，才能防止对非成绩录入区域的误操作！只有共享了工作表，才能让所有人都能在一张表上录入成绩，并可以分别保存。并且，这两个先后顺序不能反过来。

这份协作登分的工作表，完成以后，把它放在学校办公用的局域网上，让大家能同时访问到即可。同样，这样的协作工作表可以应用于其他单位、机关等相关部门，只要有协作要求的报表，都可以参照这个思路来设计，希望你有收获。