WPS表格的合并功能确实比Excel好用，就工作中最常见的三个案例来说，使用WPS可以一键完成，而使用Excel操作起来却很麻烦。不信，让我们来比一比吧。

案例1：合并同类内容。

合并同类内容可以让报表看起来更清晰美观。在Excel中合并同类单元格，需要分别选中每一个类，不停地点击“合并后居中”，并且每一次点击“合并并居中”按钮，Excel软件都会弹出警告窗口。

而WPS表格中合并同类内容就非常简单了，选中单元格，点击“合并相同单元格”即可一键完成。

案例2：拆分合并单元格后补齐空白。

单元格合并之后，除了看起来方便一些之外，对于计算和统计却很不方便，因此常常需要取消合并单元格并补齐空白。

Excel中，你只能选中单元格一个一个去填充数据。或者按“Ctrl + G”，设置定位条件为“空值”，再输入“=↑”，最后按“Ctrl + Enter”完成补齐空白。

如果你用WPS，就只需要选中单元格，点击“拆分并填充内容”即可。

案例3：合并表头。

工作中，常常需要合并表头。WPS中点击“跨列合并”可以达到如下的效果。

而Excel中点击“跨越合并”后，只有第一个单元格的数据保留下来了，其他数据都被删除了，与WPS中的“按行合并”效果相同。相比“跨列合并”，哪种才是你最想要的效果呢？

功能选项对比。

Excel的合并菜单上就只有“合并后居中”、“跨越合并”、“合并单元格”和“取消单元格合并”四个功能。

WPS表格的合并菜单下有“合并居中”、“合并单元格”、“合并相同单元格”、“合并内容”、“取消合并单元格”、“拆分并填充内容”、“按行合并”、“跨列居中”等。

可以说Excel中支持的合并功能，WPS也都支持。除此之外，WPS还支持更多的功能。如果要处理的数据很多，两者之间的效率差别就很大啦。

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有一天，老板忽然给了小金一份名单，让他找出名单中10个人的电脑号码。已有的客户备忘录中有几百条记录，请问小金应该怎样快速查找出这些人的电话？

用查找快捷键“Ctrl + F”，一个一个查找吗？10个人当然可以这样，可是如果要查找的是几十个人的电话号码呢？

正确而又高效的应该是用VLOOKUP函数，如图，几秒就搞定了老板的要求。

VLOOKUP函数怎么用呢？

VLOOKUP的公式是“=VLOOKUP(查找值,数据表,序列数,匹配条件[0,1])”，通俗地讲，就是4个问题，“找谁？”、“去哪里找？”、“找到后要什么？”、“找个相似的还是找个一模一样的”。

只要你回答了这4个问题，并且用单元格引用作为回答，就可以正确写出VLOOKUP函数。

在单元格中输入函数有两种办法。

办法1

熟悉VLOOKUP用法的，可以直接在单元格中输入“=VLOOKUP(”，然后用鼠标拖动选择查找值所在的单元格，接着用鼠标选取查找范围单元格，最后输入第三和第四个参数。

输入时有两个小技巧，第一，先点击一个单元格，按“Ctrl +Shift + ↓”可以快速选中该单元格及之后的同一列的数据，按“Ctrl +Shift + →”可以快速选中单元格及右侧的单元格；第二，按F4键可以快速切换绝对引用和相对引用。

办法2

不熟悉公式的朋友，可以使用公式引导。如图，点击输入栏上的“fx”，接着输入VLOOKUP，然后就会看到函数参数窗口，该窗口中包含了参数解释，使用前述的两个小技巧，逐一设置每个参数的值。

注意

我们在使用VLOOKUP函数前，最好给数据排序；VLOOKUP的第二个参数表示查找范围，一般这个范围都是固定的，因此需要使用绝对引用（也就是$符号），否则极容易出错。

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Word中的目录可以一键自动生成，WPS/Excel表格中的工作表太多了，怎么生成一个目录呢？

步骤1：新建名称获取工作表名称列表。

如图，点击“公式”菜单下的“名称管理器”，新建一个名称为“我的目录”，引用位置为“=INDEX(GET.WORKBOOK(1),ROW(A1))&T(NOW()”的名称。

步骤2：创建目录。

在B1单元格输入公式“=IFERROR(HYPERLINK(我的目录&"!A1",MID(我的目录,FIND("]",我的目录)+1,49)),"")”，向下填充公式，即可生成目录。接着可以将生成的目录复制到每个工作表下。复制时，可以先按Shift键选中所有工作表名称，一次性粘贴公式即可。

更新目录。

不需要额外的操作，不论插入新的工作表还是删除工作表，或者修改工作表名称，目录都会自动更新。

保存。

不论是WPS表格还是Excel，创建好目录，保存时，都会弹出如下的警告，请点击“是”，将文件保存为启用宏的工作簿，否则，下次打开文件时，目录会失效。

公式解释。

第一步操作解释：

宏表函数GET.WORKBOOK(1)将获得工作簿中所有的工作表名称，名称的格式为“[文件名称]工作表名称”（如图B列所示）。

ROW(A1)在向下填充时会变成ROW(A2)、ROW(A3)，从而得到行号1，2，3……

“INDEX(GET.WORKBOOK(1),ROW(A1))&T(NOW())”，就可以一一获得工作表名称。T(NOW())的结果为空，也可以去掉，NOW()函数在文件重新打开或刷新时，会重新计算，因此公式中加上T(NOW())的作用就是当工作表有增减或修改时，可以自动重新计算。

第二步操作解释：

我们需要的只是工作表名称，因此用“MID(我的目录,FIND("]",我的目录)+1,49)”提取，这个公式表示从“]”之后开始提取49个字符，一般的工作表名称并没有这么长，因此写49就绰绰有余了。

HYPERLINK是链接函数，第一个参数表示链接的位置，第二个表示最后显示的文字。

从上图可以看出公式向下填充，扫描了已有的所有工作表名称后，会有些结果是空或“#REF”，因此用IFERROR忽略这些结果。

不知道这么解释，清楚了没有？

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有以下表格，隐藏了C列、E列、G列、第 3 行和第 5 行，现在想复制这些可见单元格。如果直接复制，粘贴时也会看到被隐藏的数据。怎样不复制隐藏单元格呢？

第一：使用快捷键“Alt + ；”

如图，首先点击任意一个单元格，按“Ctrl + A”选中表格，接着再按“Alt + ;（分号）”选中可见单元格，最后按“Ctrl + C”和“Ctrl + V”复制粘贴即可。

第二：使用定位

首先按“Ctrl + A”选中表格，接着按“Ctrl + G”打开定位窗口，设置定位条件为“可见单元格”，最后再复制粘贴即可。

第三：使用“选定可见单元格”功能

首先按“Ctrl + A”选中表格，接着点击“选定可见单元格”，最后再复制粘贴。

这个办法只有Excel支持，WPS不支持。“选定可见单元格”功能默认不会显示在常用菜单选项中，你需要在“Excel选项”——“自定义功能”——“所有命令”下找到它，并添加到常用菜单下。

第四：使用剪切板

首先按“Ctrl + A”选中表格，接着按“Ctrl + C”复制，然后用鼠标点击需要粘贴的空白单元格，最后打开剪切板，粘贴一下即可。

这个办法同样只有Excel中可用，WPS不支持哦。

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给老板报表前，最好先给它排个序，让关键信息优先展示在最前面。Excel/WPS表格中的数据可以按照多种方式排列，如数值大小、颜色、倒序、随机顺序、笔画多少、自创序列等。这一篇文章将一一用GIF动图演示如何按照这些方式排序。

排序基础

排序的基本方法是：选中数据，点击“数据”——“排序”，确定是否要勾选“数据包含标题”选项，然后选择关键字（也就是列号或标题），选择排序依据（最常用的是“数值”），然后选择次序（升序、降序、自定义序列），最后点击“确定”即可。

快速排序的方法：点击关键字所在列，接着点击“A-Z”/“Z-A”排序按钮，即可实现按照该列数值大小升序/降序排列。

倒序排序

倒序排序非常简单，添加一个辅助列，填充数字“1，2，3……”，然后按照这些数字降序排列就可以了。

随机排序

和倒序排序差不多，添加一个辅助列，输入函数“=rand()”，然后按照这些随机数排序即可。

按照笔画多少排序

选中数据，点击“排序”，设置为按照“姓名”——“数值”——“升序”排列，点击“选项”，选择按照“笔画排序”。最终，数据会按照姓氏笔画的由少到多进行排列。

按颜色排序

将排序依据设置为“单元格颜色”，然后选择哪种颜色显示在顶端/底端。一般在单元格中设置了条件格式后，又希望将有颜色的单元格放在最前面时，会使用按颜色排序。

多条件排序

打开排序窗口后，点击“添加条件”设置更多的规则即可。表格首先会按照你设置的第一个规则进行排序，然后在按照第二个规则进行排序。

自定义排序

默认的排序次序只有升序和降序，有时候需要按照天干地支、部门、学历排序，或者领导就想看“白易、冰兰、元柏、若烟”这几位员工的表现。这时就可以在排序窗口中选择“自定义序列”——输入自创序列，录入员工名字，然后选择按照这个序列排序即可。

部分区域排序

排序前，选中一部分数据，排序时不要扩展区域就可以只对这部分数据进行排序。

按行排序

不必使用“转置”，在排序窗口中点击“选项”——“按行排序”，然后按照第几行进行排序即可。

注意

软件会记住你上一次的排序规则，因此需要多次排序时，一定要打开排序窗口检查规则。在排序前，添加一个序号列，是一个好习惯。当你多次排列后，若对效果不满意，可以按照这个序号列快速恢复原来的表格。特别注意排序前一定不要多选或少选数据。排序的意义除了可以让最重要的数据排在最前面，还可以辅助你做很多的事情，例如利用排序可以批量隔行插入空行，也可以将奇数行和偶数行拆分开。

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WPS Excel的筛选功能就像大小不一的漏斗，可以不用公式计算就直接筛选出符合各种条件的数据，如低于平均值的数据、第一季度的数据、某个颜色的数据、重复的数据等。

筛选按钮在哪里？

首先点击一个单元格，接着点击“自动筛选”按钮，就会在第一行各项右侧显示筛选按钮。如果你不希望筛选按钮显示在第一行，就需要先选中其他行，再点击“自动筛选”。

何按照条件筛选？

点击筛选下拉按钮，根据数据的不同，可以看到有内容筛选、颜色筛选、数字筛选、文本筛选、日期筛选等。点击窗口中的复选框，可以选择或取消选择数据。

每个筛选类型下又有不同的选项，例如，点击“高于平均值”，就可以筛选出所有高于平均值的数值。点击“前十项”按钮，可以筛选出前三项、前五项数据。点击日期筛选，可以按月、按周、按季度等方式筛选出数据。

筛选出重复项/唯一值。

WPS中这一功能竟然要会员才可以使用！不过，非会员可以新建条件规则“对唯一值或重复值设置条件格式”，之后，再按照颜色筛选重复项/唯一值。

取消筛选。

很多人对各列数据进行筛选，筛选完，不知如何恢复所有数据。其实，再次点击“自动筛选”或点击“全部显示”可以恢复原始数据。

筛选功能其实已经很强大了，不需要通过任何计算，就可以过滤出我们需要的数据。下次你需要某些数据时，不妨先试试筛选吧。

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前几天学技巧的U盘出现了问题，U盘内存还是占用这么多，但是文件夹里面的文件全都是空的，让我伤心了一天。

如图所示：

问了朋友们，说是不是隐藏了文件啊，让我这样设置，在我的电脑里的工具，点开文件夹选项，查看，把隐藏的选项取消改为显示。其实一般的话也会奏效，但是我知道这个U盘不是这样的。

我用各种恢复软件去找回，但是可惜了，找不回了。还用命令，搞的U盘被格式化了就更坏菜了。

其实我就想找回一个excel文件，因为保存了我几年的帐号，749KB的大小，而且百度网盘放的还是去年的备份。我打开损坏的文档，wps提示已经损坏了，需要修复，我就充值30块钱去修复，然后提示找补回来了。

但是不负苦心人，我从wps自动上传备份的文件夹里找到了，首先是找到安装路径。

如下：

C:\Users\Administrator\AppData\Local\Kingsoft\WPSCloud Files\userdata\qing\filecache\account_267234948

里面有很多文件夹，每个文件夹都是你当日打开文档的备份。这样也不用花冤枉钱了。在这里学技巧建议大家，还是用网盘吧，U盘不可靠，坑！

在我们日常使用WPS表格的过程中，经常会遇到查找重复项的问题，例如：要是两列数据中筛选出相同的数据并删除掉。如果采用手动逐行肉眼扫描的方式，那遇到数据量大的表格，真的能把人累死。今天，小报君就教大家两种查找筛选重复项的方法，可以大大提高操作效率。

方法一：使用条件格式筛选重复项。WPS表格比Excel的上手难度要小很多，软件自带的就有筛选重复项功能，具体使用方法是：首先在工作表中选择你要筛选数据的区域，然后单击顶部“条件格式”功能按钮，选择“突出显示单元格规则”——“重复值”，设置红色填充即可把重复性标记出来。怎么样，是不是非常方便？这是最简单的方法，被标记成红色的就是重复数据。

方法二：使用函数查找相同数据。如果你需要对比两列不同的数据，从中查找出相同数据，那推荐使用COUNTIF计数函数查找。具体使用方法是：在A、B两列待筛查数据后面的C1单元格内输入公式=COUNTIF(A:A,B1) 然后下拉填充C列，就会显示计数结果，如果结果为0说明此数据为不重复数据（B列有A列没有），如果结果为1说明此数据为重复数据（B列有且在A列重复1次），如果结果为2说明此数据为重复数据（B列有且在A列重复2次），以此类推。此方法也比较方便，适用于两列数据之间的比对与筛查。

以上两种WPS表格查找筛选重复项的方法，你学会了吗？如果你有更好的方法，欢迎留言分享给小报君。

你有没有经历过自己花了很长时间建立的Office文档突然丢失了，或者是几天前保存过的数据突然找不着了。系统发疯、断电跳闸、误操作、或者是外星人入侵了你的电脑，都有可能造成你的Office数据丢失，也有可能你的数据被狗吃了，反正就是各种奇葩问题导致你的数据丢失，这种时候懵逼了，怎么办？砸电脑也没用，最新版的WPS有奔溃回复功能。下面几种方法可以预防WPS文档数据丢失，也可以恢复你的文档数据。

1、数据恢复：

最新版的WPS都有恢复功能，操作也很简单。点击左上角“WPS文字”图标- 工具 - 备份管理。进入备份管理后，屏幕的右方会显示“备份管理”的窗口。在备份管理中会直接显示你未保存或者是异常关闭未保存的文件，若没有可以直接点击备份管理中色块，即可进入电脑的文件指定保存位置，找找历史文档，可以参考文档的最后编辑时间进行查找和恢复（如下图）。

2、自动备份：

WPS默认自动备份时间间隔为10分钟，如果你嫌间隔太长，可缩短一下时间间隔。依次点击左上WPS文字-选项-常规与保存-恢复选项，即可设定自动备份时间间隔。

3、云备份：

如果你觉得还不够安全，想在不同的电脑上看到备份文档，在“办公空间”选项卡下，登录你的账号，再开启“自动备份”，这时文档便签会变成绿色，你的文档每一次保存，都会对应的在云端生成一个备份文档。这样无论你到哪里，都能看到不同时期保存下来的备份，并随时进行恢复。

本文将通过5个例子来说明查找与替换在Excel中的妙用。

修改单元格颜色。

实例1：将指定内容修改成相同的填充色，用查找比条件格式还快。

方法：1. 在查找窗口中输入查找内容，点击“查找全部”；2. 用鼠标选中查找结果窗口中任意一行，按“Ctrl + A”选中所有结果；3. 关闭查找窗口，设置填充颜色。

实例2：有时候想修改的单元格并没有什么明显的规律，仅仅是格式相同而已，用定位和条件格式也难以快速选中单元格，这时就可以试试替换。

方法：按“Ctrl + H”调出替换窗口后，点击“选项”，点击“格式”，用取色器分别设置查找与替换的格式。

模糊替换。

实例3：通过“输入短数据，替换成长数据”的方法可以加快数据录入。这个想必，大家都了解了。

替换除了直接这样用，还可以和通配符“*”、“?”一起使用。

实例4：某天老板开心了，忽然说，这个月原计划补贴发300多的人，全都多发一点，发400。于是，你就可以直接替换“3??”为“400”快速修改报表，详见以下GIF图。

批量生成公式或修改公式。

实例5：从网上复制了一些数据，粘贴到表格中，却显示在了一列。怎样快速将这一列数据转换成多行多列呢？请看以下GIF图。

方法：1. 在C1输入数据所在单元格A1，D1输入A15，然后向右和相信填充；2. 将“A”替换为“=A”，即可获得结果。

有些时候复制公式时，会将表格名称也一起复制过来，这时只需要在替换窗口中输入查找内容，替换内容保留空白，即可将这些不必要的表名都删除掉。

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