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员工档案管理规范
逗留
展开
1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料：复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。注意：电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、EXCEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
原文链接：http://cdhsjy/news/6826.shtml
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档案管理软件建设要求
Hilary
展开 1.1 标准规范
应用软件的各项标准编制应遵循档案行业、电子政务及信息安全的相关标准。基于数据的技术标准主要包括结构化的目录数据标准和非结构化的电子全文数据标准。目录标准主要是规范各数据库表（包括电子文件、其他类型档案等）的属性（即元数据）以及目录数据的交换格式。全文标准主要是规范文件命名规则、电子文件存档格式以及文件的组织、交换方式等。系统基于国家标准的基本档案类型，运用XML技术制定相应的数据接口标准，以实现与下属单位数据交换，数据规范按照国家标准、省市标准，应遵照的规范包括：
档案管理主要法规：
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国档案法实施办法》
《全国档案信息化建设实施纲要》
《中办国办关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》
业务标准与规范：
《信息与文献——文件管理》ISO 15489
《信息与文献—文件管理—元数据原则》ISO/PDTR 23081
《开放档案信息系统 》ISO 14721
《国家行政机关公文格式》GB/T9704-1999
《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002
《档案交接文据格式》GB/T13968-92
《档案分类标引规则》GB/T 15418-94
《中国档案机读目录格式》GB/T 20163-2006
《全宗卷规范》DA/T 12-1994
《档案著录规则》DA/T 18-1999
《归档文件整理规则》DA/T 22-2000
《档号编制规则》DA/T 13-1994
《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T 15-1995
《档案工作基本术语》DA/T 1-2000
《档案主题标引规则》DA/T 19-1999
《纸制档案数字化技术规范》DA/T31-2005
《档案管理软件功能要求规定》
《中国档案主题词表》
《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局2003第6号令
《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）
《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）
《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）
1.2 项目建设目标
通过建设档案馆档案信息系统，使文书档案、专业档案能得到有效统一的管理。利用先进的计算机技术和网络技术，改变传统的档案管理模式，由过去的纸质档案实体管理模式向全电子化管理的模式发展，由过去的局部近程应用模式向多用户远程应用的模式发展，由过去的分散管理模式向综合性全方位集中管理的模式发展。
建设文书档案库、专业档案库，有效组织条目信息、文本信息和图纸信息，做到电子文件和目录信息准确挂接。
实现文书档案和专业档案从收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅、库房管理等全方位的高效管理。
采用不同的手段，确保合法用户在授权范围之内访问与操作，杜绝非法访问与越权操作，具备安全保障功能。
具有较好的兼容性和标准化的转换接口。系统应具有健壮性，有较强的容错能力。提供完整的数据备份和恢复策略，定时备份数据和系统。
1.3 技术路线
项目要求采用标准的、开放的、成熟的应用集成技术进行系统建设。采用C/S和B/S架构方式，综合运用XML技术，中间件技术等，系统构建灵活、简明，合理分配和控制系统资源，性能稳定，运行高效。
项目设计应符合档案信息化建设长期发展战略要求，系统设计综合先进性、实用性与扩展性的特点。操作简单直观，使用维护方便，符合一般业务工作的习惯。同时，保证各个模块的松散耦合，能够适应需求调整和应用范围的扩大，具有开放性、扩展性和易于二次开发的特性。
1.4 项目总体建设功能要求
1. 预归档管理
文件著录界面：列表方式和卡片式。
追加携带:新增数据会携带上一条数据内容，减少录入工作量。
字段代码维护：录入时候自动产生下拉备选菜单。
信息自动生成：自动生成登记号及登记日期信息。
自动查重：会自动提示重复信息。
批量修改、批量删除：目录信息进行批量的修改或者删除操作。
数据校验：去除指定范围内的指定字段的非法字符。
导入导出：能够以DBF、XML、XLS文件格式进行数据交换。
数据检索：提供了智能查询、分类查询、自定义查询进行已有数据的检索。
自动排序：排序规则自动排序。
电子文件上传及挂接：在著录模块中提供电子文件上传及挂接的功能。
电子文件校验：对接收进入文件数据库的电子文件生成校验码。定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取，如果不一致，则表示电子文件被修改，并生成校验日志。
文件直接归档：直接将文件归入选择的档案库中。
文件统计：用户可以自定义统计方案。
批量上传电子文件：批量上传电子文件。
文件销毁管理：人员可以定期对文件进行鉴定，确定可以进行销毁的文件可以在本模块中进行销毁操作。
文件丢失登：对于日常工作中丢失的文件，可以在本功能模块中进行登记备案。
2. 立卷归档管理
立卷归档利用此模块可将文件信息按照用户定义的立卷规则，自动转化为档案信息。
3. 档案管理
档案著录界面：列表方式和卡片式。
自动生成：档号、案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等相关信息。
追加携带:新增数据携带上一条数据内容，减少录入工作量。
字段代码维护：录入时候自动产生下拉备选菜单。
自动查重：会自动提示重复信息。
批量修改、批量删除：目录信息进行批量的修改或者删除操作。
数据校验：去除指定范围内的指定字段的非法字符。
导入导出：能够以DBF、XML、XLS文件格式进行数据交换。
数据检索：提供了智能查询、分类查询、自定义查询进行已有数据的检索。
自动排序：排序规则自动排序。
电子文件上传及挂接：在著录模块中提供电子文件上传及挂接的功能。
电子文件校验：对接收进入档案数据库的电子文件生成校验码。定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取，如果不一致，则表示电子文件被修改，并生成校验日志。
批量上传电子文件：批量上传电子文件，支持常用格式文件。
报表打印：打印满足用户要求的各种报表（如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、备考表、总目录及全引目录等）。
4. 档案利用：
在线申请管理：档案管理员可以直接处理在线申请信息分配权限。
档案查、借阅管理：分为实体档案的查、借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能包括：查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。
档案检索：模糊检索、分类检索、综合检索、跨类检索、跨库检索。
光盘制作：档案扫描的原件及其对应的录入信息从数据库中刻录到光盘上。
数据转出：格式XML、DBF、Excel
信息推送: 可选择多个文件发送给指定的用户。
网上预约维护：对网上的预约信息进行处理。
档案编研：结合全文检索、OCR技术，从文件库、档案库、全文索引库中选取数据，自动形成专题目录库。
5. 库房管理：
对档案的实体保管进行管理，包括档案的鉴定销毁、档案的损坏、丢失、找回进行登记。库房实体档案管理实现库房结构的图形展示，采用图形方式直观的展示库房实体结构。并可动态的显示档案实体的状态，如是否借出（是否在库）。
6. 档案统计
档案利用统计：支持对档案利用数据的统计。
档案库统计：对系统内的档案数据进行统计。
馆藏统计：允许用户自定义统计方案，生成的统计结果，用户可以导出为Excel文件。
档案定制统计：实现由用户通过Excel制定好统计格式模板，导入到档案系统中，在档案系统中设定统计规则，执行统计并输出统计结果。
7. 系统管理
模板定义：用户可以根据自身的需求定义各个管理模板。
权限管理：实现角色、组、用户管理，进行功能、数据控制。实现数据目录浏览、原文浏览、原文下载、原文打印等分级控制。
全宗管理：定义本单位的全宗号及全宗名称。
机构设置：用来设置本单位机构、处室或部门。
主题词库维护：实现在档案著录时主题词的自动标引。
分类库维护：为用户进行分类号的快捷录入及分类查询打下基础。
日志管理：监控、记录用户在管理系统和在网上查询时的所作行为。
元数据管理：用户可以结合自己单位档案的业务情况，制定一套系统基准元数据，其中涵盖各种档案类型。任何的一个档案门类在创建时都将引用已有的系统基准元数据，这样系统数据在存储、交换方面将做到统一和规范。
原文服务器设置：原文服务器的相关信息。
同义词维护：在跨类检索、跨库检索中，用户可以按照同义词进行检索。
全文索引库管理：实现对电子文件内容信息的快速检索。
数据库恢复与备份：在系统崩溃时可能直接恢复备份数据库，以避免或减少系统灾难所造成的损失。
数据回收站管理：用户可以在回收站里还原删除的数据或经检验后彻底删除数据。
语言维护：系统可以支持简体中文、繁体中文和英文三种语言环境。
客户端管理：提供用户账户和本机绑定功能。
公告管理：管理员可以在公告管理模块中维护公告信息。
8. 其他
提供离线著录功能，通过离线著录工具实现二级立档单位档案的归档。
9. BS档案利用平台
BS端查询浏览采用Flex技术实现
档案检索：支持目录检索和全文检索。
在线申请：利用者如果需要查看或下载电子文件，需要提起在线申请。
实体借阅：提供在线预约查档的功能。
加入收藏：可以对自己感兴趣的档案加入个人收藏夹。
消息提醒：则会提示相应的处理信息，用户可直接点击进去查看处理结果。
我的预约单：利用者可以在BS端对档案的实体进行借阅预约。
我的推送信息：利用者在线查看档案管理员推送给自己的档案文件。
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用Excel和BAT命令制作简易文件管理器
翠风
展开 电脑用久了，文件就多了，有时候想找个文件，花好长时间都找不到。不如，用Excel和BAT命令做个简易的文件管理器吧，既可以学习一下Excel技巧，又可以帮助我们快速找到我们需要的文件。
阅读完本文大约需要2分钟，制作一个简易文件管理器，大概需要1分钟。
步骤1
首先打开需要创建文件链接的文件夹，例如“D:\tmp\office文档”，在这个路径下创建一个记事本文件（名为“自动获取文件列表.txt”），输入以下两行内容：
@echo offdir /S/B . >1.txt
步骤2
将“自动获取文件列表.txt”的后缀修改为“.bat”，然后双击一下这个bat文件，当前文件夹及其所有子文件夹下的文件名称就保存在1.txt中啦。
步骤3
将“1.txt”文件中的内容复制到Excel中，粘贴到两列中，选中第一列，将“*\”替换成空，这样第一列就只剩下文件名，第二列仍是完整的文件路径。
步骤4
在C列输入公式“=HYPERLINK(B2,"链接")”，并填充该公式到其他单元格。
HYPERLINK公式非常简单，总共就两个参数，第一个参数是单元格地址、网址或文件路径，文件路径需包含文件名和后缀。第二个参数你可以随便输入什么文字，最后这个HYPERLINK单元格就会显示什么文字，点击这个文字就会打开第一个参数所指的单元格地址、网址或文件。
这样，我们点击链接时，就可以自动打开相应的文件啦。
如果不喜欢每一行都显示“链接”，也可以将公式修改成“=HYPERLINK(B2,A2)”，这样就会显示文件名称啦。我们可以将原始的A-B列隐藏起来，再给所有的文件添加好分类，这以后，如果想查看什么文件时，就可以直接点击文件名，打开啦。
也许，这个功能看起来有些鸡肋。不过，当你的电脑上积累了很多的文件例如学习类的文档时，这就非常实用啦。
学习，为了更好的生活。欢迎点赞、评论、关注和点击头像。
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Excel文件损坏？简单三招救回你的文件
Costa
展开 使用Excel做表格比较多的朋友们呢，可能会遇到“文件已损坏，无法打开”的情况。而往往这个时候文件里又有一些比较重要的内容，这可真让人一脸懵啊。有的同学可能觉得这文件就彻底废了，摊摊手作罢。
但是事实并非如此，文件还可以活过来。
我们先来看一下文件损坏的原因有哪些，主要有断电、非正常关机、非正常退出程序这几种。
那么我们该怎么把这个文件救回来呢？下面就来一起看一下。
1、Excel修复
可能是文件损坏的情况出现的太多，在最新的一版Excel里，出现了“打开并修复”功能。这个功能可以查找Excel文件的错误，并直接对受损的文件进行修复。
单击“打开并修复”命令，会跳出一个对话框，单击修复按钮，就可以了。不过这种办法只能修复常规的受损Excel文件。
2、转换为SYLK格式
如果可以打开文件，却不可以操作的话，把受损的Excel文件重新保存为SYLK格式，可以筛选出文档到底那部分出了问题。
3、ExcelRecovery
这是专门用来修复文件的一款应用。
打开ExcelRecovery，单击“修复”，选择确定需要处理的受损文件，就开始了修复工作。完成后，写好另存为的文件名称，点击“保存”，就大功告成了。
小结：
这样就再也不怕受损打不开的文件了。方法总比问题多。所以遇到问题不要逃避，想办法解决才是正道。
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档案工作与档案管理机构
依珊
展开 档案的产生、管理、利用是一种广泛而普遍的社会现象，它涉及社会生活的方方面面，横联百业，纵贯古今。围绕着档案的产生、管理、利用，形成了涉及面极广，专业性较强的档案工作。正是有了档案工作，人类才能在传承中发展，在发展中延续。档案工作肩负着维护历史的本来面貌，传承历史遗产，维系着人类社会的过去、现在与未来的重大使命。
一、档案工作的内容、性质、特点和原则
档案工作有广义与狭义之分，广义档案工作指的是档案事业管理，它是以管理和开发国家档案信息资源为手段，为国家各项事业和社会各界服务为宗旨的一项国家事业：狭义档案工作是指档案实体管理工作，它是以档案为管理对象进行科学管理。
（一）档案工作的内容
1.档案资源管理工作
档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，并为社会各项事业提供档案信息服务的工作，它包括档案收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、开发利用及数字化加工等环节，这是档案部门最基础的业务工作。
2.档案行政管理工作
当案行政管理是指各级各类档案行政机构以国家各项建设事业的需要为目标，以档案法律法规为准则，按照“统一领导、分级管理”的原则，依法对本行政区域、本系统、本部门以及下属机构的档案管理工作进行统筹规划、组织协调、监督指导，并不断协调档案事业系统的内部和外部关系，促进档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。
3.档案宣传法制工作
档案宣传是向社会传播普及档案和档案工作有关法律法规和相关的知识、信息，从而增强社会的档案意识，扩大档案工作的社会影响，促使社会各方面关心、重视和支持档案工作，使档案事业能与其它社会事业协调发展并有效为社会服务。
4.档案教育工作
培养和造就档案专业人才是档案事业可持续发展的重要条件。档案教育包括学历教育和在职培训两个方面。学历教育有中专、大专、本科、硕士、博士五个层次。在职培训有岗位培训和继续教育两个层次。
5.档案国际合作与交流工作
与国际档案界合作交流是我国档案事业的重要组成部分，是发展我国档案事业的外部条件。通过与国际档案界的合作与交流，我们可以学习借鉴国外有益的经验，同时也可以增进世界各国对我国档案事业的了解，共同推进国际档案事业的发展。
6.档案科技工作
档案科技工作包括档案科学研究和档案技术开发推广两个方面。档案科学研究是指总结我国档案事业发展建设的经验，批判和继承中外档案理论遗产，探索我国档案管理运动规律以及档案管理现代化理论与方法，从而指导档案管理实践的工作。档案技术开发推广，是指研究发明或创新档案管理技术，并应用于档案管理实践的工作。
（二）档案工作的性质
档案工作是管理档案和开发档案信息资源为社会各项活动服务的工作。就其性质来说，是一项管性、服务性、科学性、文化性与政治性的工作。
1.档案工作的管理性
档案工作管理性包括以下两方面的意思:
①档案工作实质上就是档案管理工作，它有自己的管理对象、管理理论与方法。档案工作的管理对象就是档案，管理的目的是维护历史真实面貌，开发档案信息资源为社会服务。
②档案来源于社会实践活动，档案管理是整个社会管理系统的一个组成部分，与各项社会管理事业有着不可分割的关系。从机关档案管理来说，它是机关行政管理的组成部分；从企业档案管理来说，它是企业管理的组成部分；从国家宏观管理来看，国家管理机器的正常运转，民族文明的传承和经济与社会的进步都与档案工作紧密相连，国家档案管理是国家事务管理大系统的不可缺少的组成部分。
2.档案工作的服务性
从档案工作在整个社会活动中所起的作用，以及档案工作与社会各个行业的关系来说，服务性是档案工作的基本属性之一，档案工作属于信息服务行业，这是档案工作的宗旨和赖以生存与发展的基础和动力。
3.档案工作的政治性
档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中体现。古往今来档案工作都是为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度和一定的阶级利益服务的。社会主义档案工作的服务方向就是要为建设有中国特色社会主义各项事业服务。档案工作的机要性也是档案工作政治性表现之一。
4.档案工作的科学性
档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作，无论是自然科学还是社会科学研究，都需要利用档案资料，现代科学管理活动也必须以档案信息作为分析管理现状和预测管理发展的重要依据。
5.档案工作的文化性
档案工作特别是档案馆工作，在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。档案馆工作的文化性主要表现在以下四个方面。①档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用。②档案馆具有传播文化知识与信息的作用。③档案馆具有社会文化教育作用④档案馆具有发展科学文化的作用。
（三）档案工作的特点
1.社会性与专门性
档案工作的社会性有两方面含义，一是档案工作与社会环境有着普遍、密切的联系，社会发展总体水平制约着档案工作的状态和水平，从这个意义上说，一个国家、地区的档案工作的状态和水平，可以成为衡量该国家、地区社会总体文明程度的标志；二是档案工作只有与社会发展需求联系起来，积极投身于社会，服务社会，满足社会各行各业以及广大民众对档案的需求，档案工作才能获得生机和活力，档案事业才能获得发展的根本动力。这是档案工作的特点，也是档案工作的基本规律。档案工作是一项专门性工作，它有专门的管理对象、专业理论技术与方法、专业工作程序、业务管理目标，因而从业人员必须具备一定的专业素质。
2.重要性和辅助性
档案工作是党和国家一项重要的事业，它为传承延续历史文明而积累档案，为维护党和国家真实历史面貌而保管档案，为国家的政治、经济、科学、文化各项工作以及人民大众服务而提供档案；其深刻的历史意义和重要的现实意义是不言而喻的。但同时它又是一项辅助性事业。尽管档案工作很重要，但在现实社会生活中，它主要是起一种辅助性的作用。
3.连续性和繁重性
连续性是任何一项规模较大工作的共同特点，但档案工作的连续性表现得更为突出。档案工作的各项具体内容和各个工作环节之间具有极强的连续性，档案的收集、整理、鉴定、保管、开发利用形成一个环环相扣，步步相连的工作系统。每一环节的内容步骤都对其它工作环节步骤乃响档案管理水平和档案事业的发展等等。正由于档案工作连续性强，使档案工作具体而繁琐，工作周期长，工作量大。
4.隐蔽性和滞后性
隐蔽性与滞后性是指档案工作效益的隐蔽性与滞后性。档案工作效入规益的隐蔽性是指投入的清晰性与收益的模糊性。即社会对档案工作的教入无论在时间上还是数量上都是明晰的、可计的、直接的，而档案部门对社会的贡献，即在提供档案为社会服务过程中所产生的效益却是比较模糊的，难以计量的、间接的。这种投入的清晰性与收益的模糊性之间的矛盾，形成了档案工作效益隐蔽性的特点。而档案工作滞后性主要指档案工作效益在时间上具有延迟性。虽然档案工作效益是滞后的，但它同时是长效的，即投资档案工作能在长时期内连续收益，历史保存下来的档案今天仍可发挥作用，而今天保存的档案将来还会发挥作用。
（四）档案工作的选择
我国档案工作基本原则是由三个互相联系的有机组成部分构成。《中华人民共和国档案法》规定：我国档案工作的基本原则是“统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”
统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则和管理体制；维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求；便于社会各方面利用，满足社会对档案的需要，是档案工作的出发点和最终目的，是档案管理工作服务性的必然要求，也是检验档案工作的重要标准。
这三项基本原则是辩证统一的有机体。统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理的组织保证就不可能有档案的完整与安全，便于社会各方面利用的目的也很难实现；维护档案完整与安全是手段，没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用；便于社会各方面的利用是目的，离开了这个根本目的，维护档案完整与安全也就失去了意义和方向。
二、档案管理机构
档案管理机构有档案室和档案馆两种。
（一）档案室档案室是我国档案事业体系中分布最广、数量和种类最多的基层档案组织。根据所管理的档案内容和形式的不同，档案室可分成以下几种： 1.文书档案室。 文书档案室是党政机关、团体、学校等设置的负责统一管理本机关单位党、政、工、团等组织形成的文书档案的机构。 2.科技档案室。 科技档案室是管理科技档案的专门档案室。工厂、矿山、设计院、科研所等单位一般都设有科技档案室。 3.音像档案室。 音像档案室是专门管理影片、照片、录音录像带等特殊载体的档案室。电影、电视、新闻、广播等单位一般都设有音像档案室。 4.人事档案室。 人事档案室是机关单位组织人事部门设立的专门管理所属工作人员人事档案的机构。由于人事档案自身的特殊性，一般都附于组织人事部门而与其它各类档案分开管理。 5.综合档案室。 这是机关单位建立的，以统一管理本机关单位全部或多种门类档案的综合性档案管理机构。由于这种管理模式在统一整合、开发利用档案信息资源，减少机关内部机构设置、节省人财物投入方面有一定的优势，因而被越来越多的单位接受。 6.联合档案室。 这是由性质和办公地点相近的若干机关单位联合设立的统一管理各个机关单位档案的档案室。如一个地区、特别是同一市区内的各委办局联合设立一个档案室。这种档案室对档案采用集约化管理，不仅符合精简机构，提高效能的原则，而且有利于减少档案重复，优化室藏。 7.档案信息中心。 这是在原有的档案、图书、情报机构基础上设立的，将档案、图书、情报实行一体化管理的管理机构，一些大型企业单位往往设有档案信息中心，这种模式有利于各种信息资源的共建共享。
（一）档案馆档案缩类型繁多，按照不同的划分标准，可分为不同类型的档案馆。
1.综合档案馆。 综合档案馆是按照行政区划或历史时期设置的、收藏和管理规定范围内多种门类档案的国家档案馆。按行政区划设置的有中央档案馆和各省（自治区、直辖市）、市、县（市、区）级综合档案馆：按历史时期划分的有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆。国家综合档案馆数量众多，是我国国家档案馆和档案事业的主体。 2.专门档案馆。 专门性档案馆是按照国家规定收藏和管理指定范围的专门档案的国家档案馆。专门的含义有两个，一是指档案内容所反映的职能和领域的专门性；二是指档案载体形式的特殊性。前者如中国现代文学馆、测绘档案馆、气象档案馆、城市建设档案馆等；后者如中国照片档案馆、中国电资料馆等。 3.部门档案馆。 部门档案馆是专业主管部门按照国家规定设置的收藏管理本部门档案的档案馆。如外交部档案馆、交通运输部档案馆、公安部档案馆、邮电档案馆等。 4.企业档案馆。 企业档案馆是按国家规定收藏和管理本企业档案的档案馆。它所收藏的档案种类繁多，但又以科技档案为主，因而它具有综合性和专业性兼有的特点。如南平造纸股份有限公司档案馆。 5.事业档案馆。 事业档案馆是事业单位按照国家规定收藏和管理本事业单位档案的档案馆。如厦门大学档案馆。
本文旨在帮助新接触档案的工作人员初步了解档案工作和档案管理机构，但具体还需在实践中领会。
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关于个人档案管理的4个热门问题，看完你就知道档案该怎么办了！
李捕
展开 提到个人档案，很多70后、80后、90后的朋友们可能不太清楚，不知道个人档案对自己来讲到底有什么用，大家普遍都有这样的几个疑问。
1、“经常听父母辈说档案很重要，退休时有用，到底有什么用？”
2、“从公司离职后，公司不退个人档案，该怎么办？”
3、“毕业之后，档案一直没放在人才市场，拿在自己手里，是继续拿还是放到人才市场？”
4、“找了很多地方，都找不到我的个人档案，去哪里找？”
其实要弄懂这些问题，并不复杂也不难，但首先需要分清的是几个概念性问题。
一、档案有区分，不是所有的档案都有用。
档案是有一级档案和二级档案之分的。
一级档案，是一个人从学生时代开始就留存下来的档案，只要是在正规学校毕业的人，以及毕业后在国企、政府事业单位工作，都会有一份个人一级档案，按以前的说法，只有那些吃商品粮的人才有，一级档案一般记录个人学校情况和成绩，以及工作表现，入党、职称等资料。
二级档案，是指公司为员工建立的档案，员工进入企业后，相关的工作材料如入职登记表、转正申请表、考核表、身份证、学历学位资料都计入到档案中，这些档案属于企业建立并保管，员工在职时一直保存，如果离职，最多也就保存2年。
简单来说，一级档案对个人来说影响重大，而二级档案对个人来说影响不大。
二、一级档案和二级档案的作用。
一级档案的作用很多。
首先，是社保工龄的认定，但这部分也主要针对1996年以前参加工作的人，因为那时没有全员社保，需要档案资料认定工龄，进而确认视同缴费年限。1996年以后工作的人员，无须通过此来证明，所以很多70后的人并不知道档案，也是这个原因。
其次，可以做职称的评定，职称的评定需要档案资料的配合。
最后，是升学和公职求职的必备。想要当公务员、进入事业单位和国企的，档案资料不可或缺。
而二级档案的作用，只是用作企业管理员工的一项工具，是企业对员工进行考核的依据。只是对个人在公司的发展有影响。
三、档案的管理主题不一样。
一级档案的管理非常严格，只有具备档案管理权的单位才有资格，像我们熟悉的政府机构、事业单位、学校和国企，以及各地的人才市场。
一级档案必须找地方挂靠，否则将会失效。拿在自己手里的一级档案，如果不用自然是可以的，但如果需要用，拿在自己手里是不被认可的。因此，一级档案不要拿在自己手里，放在有管理权的单位或者当地人才市场。
二级档案的管理权由公司自行负责，这是企业的自主行为，企业有权决定任何处理办法。
说了这3点，对于上述的4个问题就可以迎刃而解，如果还有什么不清楚的，欢迎留言沟通。
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用Excel和BAT命令制作简易文件管理器
浪郎
展开 转载自百家号作者：解晴说Excel
电脑用久了，文件就多了，有时候想找个文件，花好长时间都找不到。不如，用Excel和BAT命令做个简易的文件管理器吧，既可以学习一下Excel技巧，又可以帮助我们快速找到我们需要的文件。
阅读完本文大约需要2分钟，制作一个简易文件管理器，大概需要1分钟。
步骤1
首先打开需要创建文件链接的文件夹，例如“D:\tmp\office文档”，在这个路径下创建一个记事本文件（名为“自动获取文件列表.txt”），输入以下两行内容：
@echo offdir /S/B . >1.txt
步骤2
将“自动获取文件列表.txt”的后缀修改为“.bat”，然后双击一下这个bat文件，当前文件夹及其所有子文件夹下的文件名称就保存在1.txt中啦。
步骤3
将“1.txt”文件中的内容复制到Excel中，粘贴到两列中，选中第一列，将“*\”替换成空，这样第一列就只剩下文件名，第二列仍是完整的文件路径。
步骤4
在C列输入公式“=HYPERLINK(B2,"链接")”，并填充该公式到其他单元格。
HYPERLINK公式非常简单，总共就两个参数，第一个参数是单元格地址、网址或文件路径，文件路径需包含文件名和后缀。第二个参数你可以随便输入什么文字，最后这个HYPERLINK单元格就会显示什么文字，点击这个文字就会打开第一个参数所指的单元格地址、网址或文件。
这样，我们点击链接时，就可以自动打开相应的文件啦。
如果不喜欢每一行都显示“链接”，也可以将公式修改成“=HYPERLINK(B2,A2)”，这样就会显示文件名称啦。我们可以将原始的A-B列隐藏起来，再给所有的文件添加好分类，这以后，如果想查看什么文件时，就可以直接点击文件名，打开啦。
也许，这个功能看起来有些鸡肋。不过，当你的电脑上积累了很多的文件例如学习类的文档时，这就非常实用啦。
学习，为了更好的生活。欢迎点赞、评论、关注和点击头像。
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[EXCEL]简易进销存，仓库库存管理系统
Xiong
展开 肯特最新力作二《仓库库存管理系统》，通过VBA编程的形式制作而成；它操作简易，可以帮助中小企业、个体经营者完善仓库库存管理，极力推荐！
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主要功能介绍：
１、支持备份功能，再也不担心数据丢失了
２、基础档案建立后，可支持模糊查找，即根据关键字快速匹配要录入的商品信息
３、简易录入出入库数据后，可时时查询库存余额表及库存明细表
功能界面截图如下：
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毕业做好档案管理，不要像我一样毕业N年后被档案烦死
郜怀梦
展开 档案很重要！
档案很重要！
档案很重要！
先说3遍，你懂得。
提醒各位同学，从校门走出，社会上的种种不会有人再给你们带路，不会有人提醒你们该如何去做，不会有人主动告诉你们应该怎么办，很多大家认为理所当然的事情，也并不一定理所当然，凡事都要靠自己主动。
对于档案这个平时不关注，需要的时候跑断腿的东西，先来看一张这个图，性子急不愿深入了解的同学看图也能大致看明白。
小编有朋友曾在人事部门工作过，所以看到过太多同学因为档案的问题错失良机，也看到很多因为早年档案不重视的问题导致现在无法退休的大叔大婶。
虽然想着这种万恶的、冗杂繁复的、百无一用的落后制度还在制约着个人的流动与升迁的事宜我就忍不住的想吐槽骂街！这么老套的东西无不体现着集权思维和计划体制的特征，但是就这么个破玩意我们还不得不去遵守不得不被钳制。看过无数人因为档案问题焦头烂额，东奔西走，还办不成。各种所谓的规定朝令夕改，今朝政策推翻前朝，继而要求当事人从新办理的事情满目皆是。
好了，吐槽完毕，开始进入正题：
一、什么是档案？
档案，顾名思义，应当是记载我们人生经历的一份完整的历史记录。通常我们都会以为，它记载着我们上学以后的所有经历。（我想有种说辞大家应当都有听说过，在上学时每当我们身边的人或者是我们自己在违反一些或许会对某些特定人群产生不良影响的规定时，就会听到教导处的老师说给你记过处分，这个处分会记载在档案里到时候你想上好学校人家都不要你。）其实呢，档案并非是跟随我们一生的唯一的一份记载材料。它分很多个不同的阶段，在此我仅就我们所涉及到的最主要的来谈。
二、档案的内容
通常我们现在以及题主所说的档案，指的是人事档案。其他的一律不包括在内。所谓人事档案就是你参加工作之后体现你工作履历的历史记录。而人事档案从个人身份上分为干部档案和工人档案。
1、干部档案：所谓干部，并非指你是国家干部。所有统招的大专以上学历毕业生毕业以后，在档案记载上都被认定为干部。因此干部档案也即是大专以上学历人员的档案。
2、工人档案：所有没有经过大学阶段学习的人员，只进行到高中及以下学历的人员。都被认定为工人。工人是没有直接的档案的，必须是工作之后通过用工单位来办理招工手续进行建档，这样建立的档案就是工人档案。
注：所谓干部身份，只是档案中对于个人身份的一种认定。档案的身份认定只分两种，工人和干部。
以上简单介绍了干部档案和工人档案的区别。估计大部分人看了的话还会不甚了解。下面就根据各类人群来分类介绍，基本不会超出这几个范围，可对号入座。
大专以上学历统招毕业生：该部分人群，从学校毕业之后，档案就已经建立了，这时候的档案叫做学生档案。学生档案的基本内容包括学籍登记表，成绩单，及相关的学习经历（各校有所分别）。如果是党员的话，关于党员部分的各项记载内容也都在这份档案里。
毕业之前学校都会要求每位同学签就业协议，就业协议通常是跟你即将工作的单位签订，如果没有单位的话部分学校也会统一委托人才市场签订，如果即没有单位学校也没有统一委托的话，就相当于没有签订就业协议。根据协议签订的不同，各地区的人力资源和社会保障局会为每一位毕业生发放一份一式两联的派遣证，档案会根据派遣证上的地点派往不同的地方。之后档案从学校出来派往各个地方之后，存档机构会根据你落档时间登记为参加工作时间，从参见工作时间之后一年内，档案是不能流动的，这个时候的档案依然是学生档案。
一年期满，相关机构或单位会为你做一份转正定级表，你的身份就转化为了正式的干部身份。此后，根据存档机构的不同（分为省级和市级），每年或隔年（省级与市级不同，均根据上级文件来定）各机构会根据国家文件为各位的干部档案进行调资（听听这名字，调资，顾名思义调整工资，就是当年计划经济时期工资发放的标准依据。）调资有一项相关的表格，叫做调资表，上面记载着如果你作为计划经济产物下的人工应该得到的工资额度，档案现在工资都与此无关，仅仅是作为记载而已。如果你需要调动档案到其他机构的话，存档机构或单位会为你出具一份调转手续，分为工资介绍信和行政关系介绍信。介绍信的抬头是针对你要调往的新单位开具的。至此，档案的基本内容介绍完毕，包括基本学籍档案，派遣证，转正定级表，历年调资表，和调动手续。这是一份完整的人事档案所必须的，其中由以派遣证最为重要，如果它丢失的话，即便有毕业证和档案也没法落档的。其他的各项内容也均可以往档案中加载，比如在公司的奖惩经历，个人考取的各类证书资质，个人评定的各级职称等，这些会影响你档案工资的调整。通常事业单位和公务员会根据档案来定待遇，部分国企和央企也会。其他的各类公司机构基本不参考。
中专学历统招毕业生 ：中专毕业生也分为两种，一种是国家予以承认发放派遣证的学校（通常很少）一种是国家不发放派遣证的学校（此类很多）。发放派遣证的学校基本与上述大专以上学历统招生一致，也被认定为干部身份，内容各方面大体也是一致的。只是会比本科生研究生等调资时待遇低一档。职称评定准入门槛更高。而不发放派遣证的学校则与以下的人员相同。
高中及以下学历，以及成教、函授、电大、自考等学历人员：该部分人员，都没有正式的人事档案和学生档案，都必须进行招工建档。通过你参加工作后的任何一家公司或单位，在劳动局进行备案，通过他们建立工人档案。工人档案无需一年以后的转正定级，办理招工的日期既是参加工作时间。每一年也会根据不同政策由存档机构及单位出具调资表，调动的话也会出具调动手续。基本与干部档案保持一致了。再次特别说明下成教函授电大等自主取得学历的人员，你们手里的那份学籍档案不属于正式档案。请找当地的人才市场办理建档，他们可以通过一种叫做国家录用干部手续（或其他替代名称），将自己考取的学历进行录用手续办理，建立一份干部档案。建立这份干部档案以后会与上述干部档案内容相同。
三、档案的流向
这里的档案流向特指所有给予发放派遣证统招毕业生而言。民办院校，成教函授，自考电大均不在此列。
首先要明确一下派遣证是个什么玩意。派遣证又叫报到证，它的本意是你持这份东西去往工作单位的凭据（long long ago，我们的社会仍处于毕业生分配工作的阶段，那么为你分配的工作是依靠啥来划分呢，就是这份东西，你拿着它就可以去分配的地点工作），其实它早就丧失了这层意义，仅作用于是你的档案可以存放在首个工作单位的依据，不过，是唯一依据。它是怎么来的呢？是各省级人力资源和社会保障厅（以下简称为人社厅）以及各省级教育厅为各个院校的应届毕业生发放的凭据。通常是根据你所签订就业协议的单位来出具的。
所有师范类院校的报到证（派遣证）由教育厅发放，所有非师范类院校的报到证由人社厅发放。
报到证通常分为中专报到证（上绿下白），大专及本科报到证（上蓝下白），研究生报道证（上粉下白）规定白联报到证必须放在档案里，有颜色那一联可以放也可以自己保存。
通常报到证发放后分为三种情况：已与单位签订就业协议的，学校或个人找机构托管与托管机构签订的，未签订就业协议的。
已与单位签订就业协议的 ：报到证的抬头就会打印为你所签订协议的单位名称，毕业之后你的档案会由学校邮寄或者你个人自行携带给用人单位。需要注意一点的是，并非所有的单位都有存档权，大部分单位都没有，你的单位需要找一家拥有存档权的机构来进行档案托管，这样的档案才能像我上面所说的，完善档案里的内容。否则你的档案在公司放多久，再转出还是原样，接收地也不会接收。所以存档时请问清的那位有否存档权。基本上国企央企都有，私企外企9成没有。 如果一年期没到，你想要去往新单位工作，或者转换存档地的，则需要原接受单位开具离职证明。再那离职证明和原始签订的就业协议，去跟新单位签订（或者各级人才市场签订也行），并做改派手续。这样就可以将档案直接放到新单位（或存档机构）。但参工时间就推迟为了改派时间。
学校或个人找机构托管与托管机构签订的：报到证的抬头自然就是签订协议的托管机构了，通常为各省市县区级人才市场，毕业后档案通过学校以邮寄方式发往人才市场。这时候不管你是否参见了工作，你的档案都会从参见工作时间计算工龄，规范手续。各级人才市场还是可以信任的。
未签订就业协议的 ：这一类的最复杂。凡事没有签订就业协议的，报到证的抬头都会是你的生源地，即派回原籍。接受地都是你原籍的人社局（人力资源和社会保障局）。但是抬头是如此，报到证也打过了。档案却不一定都会派回。通常毕业生自毕业之日起，都会有两年的自主择业期，这期间，部分学校是不管给你邮寄档案的，档案通常会在学校存放（上述什么转正定级，调资表等统统不会有，因为你还是学生档案）满两年之后，学校会将你的档案寄回你的生源地人社局，档案也会有学校压根不再管，就一直束之高阁。楼主所说的情况，我分析就是此类。你应该先询问学校，看他们将你的档案发往了哪儿了，然后根据学校发往地，再去找。逐级的循线索找下去。通常都会在你户籍地的人社局。
要注意的是，转到各地人社局的话，你的档案依然是不会有任何变化的，人社局是不会为你添加任何手续的。你放多少年都一样。也无法调动。请务必再得知自己档案派往人社局后前去办理手续，将档案转往各级人才机构存档。另外，在规定的两年择业期内，你可以任意选择人才机构存档或者有公司入职的话转到公司存档，需要你的原始就业协议从新签订即可，签订后可以自己或者由人才机构去当地人社部门改派报到证，就是在报到证上右下部分空白位置加一行备注，写着派往xxxxxx，这样就可以换地存放了，同样的参工时间会推迟为改派报到证的时间。
各地派回原籍的机构并不一致，这里也分师范类和非师范类院校派往地的区别，简单讲就是师范类院校毕业生打回原籍会派往各级教育局，非师范类院校毕业生打回原籍会派往各级人社局。虽然具体派往的部门不一定就是直接的局级机构，或许是更详细的行政服务中心，就业生工作处室等，但依然还是师范类回教育口，非师范类回人事口。
四、档案的作用
简单根据需要来分情况介绍，以下情况前三类都必须要求是干部身份的档案。后几类试各地规定有异。
入职国家机关：这里指的是事业单位，政府机关不在此列。档案是你定岗升职以及工资定级的依据。
公考：所有考上公务员的同志，你们的档案将面临最严格的审查。工龄也罢，奖惩也好。都会影响你入职后的评定（所谓评定可不一定就是有迹可循的，比如领导对你的印象，提职的优先考虑）。有背景的不在讨论范围内
各级职称评定：通常根据专业不同，评定不同的专业职称，一般分为，初级、中级、副高和高级职称。职称的评定必须要求档案。一般单位不要求职称的，但通常技术类的工作就会很重视。比如设计院，建筑公司等。事业单位有时也会根据这个来定岗定级。
落户需要：部分城市要迁入户口，需档案在当地指定机构存放方可。
部分国企央企或集团公司：会要求审查档案，档案的奖惩也会影响公司对你的评定。
退休！这一项最为万恶，但幸好这万恶的一项并非所有地区都要求。那就是，必须有档案，职工才能办理退休！保险交了吗？交了。交够年限了吗？够了。到退休年龄了吗？到了。要办退休吗？是的。拿档案来！好在好在这项规定已经越来越淡化，绝大多数地区退休都不需要审档了。少数审档人员是因为涉及到90年代早期参加工作或更早参加工作的人员有视同缴纳保险的工龄记载。一般毕业生已经不涉及了。
五、我的档案应该怎么办？
签订就业协议的怎么办？
既然签了协议，记住一句话，听单位的安排！别自作主张认为公司会钳制你会压住你不放什么的。咱既然选择了在那工作，就应该有基本的信任。如果有任何不公平，可以提请劳动仲裁，不要自作主张的行动。凡事都要先沟通！免得一时痛快留下一堆麻烦。
毕业没签就业协议或工作单位不接收档案的怎么办？
不管你档案放在哪儿，是派回原籍了还是在学校还是你自己手中。尽早把你的档案放到人才市场吧！最好在两年择业期内办理。至于是放到你原籍的人才还是你工作地人才还是你学校地人才，看你自己的规划了，想日后留那儿就放哪儿。或者更简单的办法，统统先放自己原籍的省人才（调动方便）。以后哪里需要一纸调函就能调走。好处就是能为你晚上档案计算工龄什么的。反正不用你再惦记。详细的步骤请询...
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别人通宵做的员工档案管理表，我两个小时就搞定
汤圆
展开 今天给大家带来的是员工档案管理表的制作技巧，用操作来拯救你的黑眼圈，从此告别加班熬夜。
我们来看下知识要点：
数据导入，数据有效性设置，身份证号提取出生日期、年龄、性别，批量插入员工照片，套用表格样式，数据统计。
整体效果图
1、工号输入
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关键步骤：
右击—设置单元格式—文本
考虑到员工数量很多，工号前面一般都是“0”开头，默认格式为常规，是不能显示前面的“0”，所以要改为文本格式。
2、身份证号输入
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关键步骤：
（1）右击—设置单元格式—文本
如果不设置成文本格式，身份证后几位显示不出来。
（2）数据—数据有效性—设置—允许（文本长度）—数据（等于）—长度（18）
这样设置之后，输入的数字只能是18位，超过或者少于18位，都会有警告！
3、根据身份证提取出生日期
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公式：
=MID(C3,7,4)&"-"&MID(C3,11,2)&"-"&MID(C3,13,2)
MID(C3,7,4)代表从身份证号第7位开始提取4位数，也就是年份；
MID(C3,11,2)代表从身份证号第11位开始提取2位数，也就是月份；
MID(C3,13,2)代表从身份证号第13位开始提取2位数，也就是日期。
4、根据身份证号提取年龄
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公式：=YEAR(TODAY())-MID(C3,7,4)
YEAR(TODAY())代表今年的年份，MID(C3,7,4)代表出生年份，两者相减即得到年龄。
5、根据身份证号提取性别
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公式：
=IF(MOD(MID(C3,15,3),2),"男","女")
身份证中的第17位代表性别，奇数代表“男”，偶数代表“女”；MID(C3,15,3) 表示C3的数据，从第15位开始提取3位数；
MOD(MID(C3,15,3),2) 上面提取的字符通过mod函数，分母为2，来返回1或者0。如果上面的公式能被2整除，结果为0，不能的话，结果为1；
再通过IF函数来判断性别，1就是“男”，0就是“女”。
6、用数据有效性设置婚姻
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关键步骤：
数据—数据有效性—设置—允许（序列）—来源（已婚,未婚）
重点：“已婚”与“未婚”之间的逗号，一定要用英文格式的。
7、用数据有效性设置血型
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关键步骤：
数据—数据有效性—设置—允许（序列）—来源（A,B,AB,O）
重点：同上，逗号一定要用英文格式的。
8、批量插入员工照片
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关键步骤：
给员工头像命名，要与姓名保持一致；放在一个文件里，然后放到C盘（其他盘也行，公式跟着变化）；
公式：
="
