【原创】2017年9月7日廖金写于佛山，工具博士系列第3篇

【感谢】感谢朋友们的厚爱，昨天的文章获得了近百元的赞赏，有你们的鼓励是我坚持下去的重要理由，这些赞赏我会分一部分送到更需要的人那里去 ，当然为了纪念这个小小的开始，我决定购买一把机械键盘，更好的输出文字，也作为对自己的一个小小的鼓励。

一、一个比工具更为深刻的命题：能量+运用+跨界=更大的成就。

今天我们要来谈一下关于与我们工作息息相关的一个工具：PC电脑。我们这代人伴着个人电脑的飞速发展，相信每个人对它都不陌生，·所以高手可以绕道了，今天讲的技术问题都是比较基础 ，不过我们试图通过一系列基础的技术问题，来揭示一个更为深刻的命题：能量+运用+跨界=更大的成就。

让我们还是回到把电脑变为生产力工具的这个话题上，首先我们看硬件系统

二、什么是符合要求的硬件配置

很多公司在给员工配备电脑或者笔记本的时候往往考虑得最多的是成本，什么性质的岗位应该用什么样性能的电脑，而在采购的时候，往往就选择了最为经济实惠性能刚刚够用的配置。殊不知，这样做的结果是关键的时刻总会出现掉链子的状况，这就是所谓的墨菲定律。

我想许多人都有系统崩溃重要文件丢失的情况，就如我大四写毕业论文时一样，写到最后一段时电脑发生故障，C盘被破坏，而悲催的是，我的论文就在桌面上。几万字的论文得从头一个字一个字的敲，那酸爽可想而知。

我最佩服的IBM公司定下来的规则，以前有一个同学为IBM做外包服务，他说IBM的员工手册中有两条印象极为深刻，一是每个人出差只允许打车，不允许坐公交地铁，二是为每个员工配置电脑时都会选择当时性能较好的机器。两条守则共同的目的就是安全和效率，同时也看出IBM对员工时间的极其珍视。

所以我们在为自己配置硬件的时候，根据自己的条件，尽量选择性能更加出色的配置，因为你要用它来完成未来一段时间的任务，而不是之前 的任务。这样最大的好处就是减少了等待的时间，就连开机都要2-3分钟的电脑，恐怕你刚刚想好的点子，就在你开机的过程中忘记得一干二净了。

关于显示器第一条就是舒服，因为你要盯着它很长时间，尽量一开始就保护你的眼睛吧，许多人是无法把滴眼药水和采购舒适的屏幕联系起来的，我们要从源头就开始缓解这个问题。

关于键盘鼠标，我们要像电子游戏专业玩家那样追求趁手的“兵器”，这些都是保卫时间和心情的好工具。所以一般我都是建议自带键鼠去上班。

三、操作系统

说完了硬件，我们再来说说操作系统，首先我不是果粉，对苹果系统其实没有什么强烈的热爱，对于工作效率来讲，苹果系统最大的好处就是稳定，而且很早就闭环生态化了。对于纯文字工作者来说，苹果也是一个好的选择，毕竟它就像汽车里面的自动波轿车。

而我也是个闲不住的人，从WIN98开始，几乎在自己的电脑上测试过DOS、WIN98、WIN2000、VISTA、XP、WIN7、WIN8、WIN10以及各种服务器版本，还有LINUX系统，各个系统的好坏不去评说了，目前发现最合适的选择还是WIN7，这暗合我自己琢磨出来的一个理论，所有的产品，如果不想花太多时间去甄别，买主流的就没错，太新BUG频出，太旧各种不兼容。

当接手一台电脑的时候，我觉得360有一个很好的工具，就是系统重装（如果想用，可以自行百度，我们这只出地图，路得自己走）。重装完之后，记得备份，然后再开始安装一系列的软件，安装哪些软件可以带来基本的生产力，我们后面再说，先把系统安全讲完。

四、电脑的安全策略

一方面是防黑，这个有很多杀毒软件都免费提供这些功能了，坊间传闻黑客最喜欢的是三样东西，一是获得你的计算力，二是获得你的隐私内容，三是纯粹搞破坏。现在计算机的运算能力早已今非昔比，计算力已经非常廉价就可以获得，而纯粹搞破坏这种意气用事的行为，早在CIH时代的黑客们就有了深刻的反省，这种损人不利己的行为，早也被黑客们抛弃了。

因此如今的防黑，重点是保护自己的隐私，举例说明 ，大数据时代，只要两三个大平台互相兼并然后交换一下数据，我们都是透明的，你的电话住址身份证，你经常买的东西，你的家人朋友关系，在互联网时代，我们都如皇帝的新衣里的那个皇帝一样，自以为还穿着最华美的衣服。顺便提一句，别做坏事，伸手必被捉，只是有没有捉你的必要罢了。

第二个方面，是保护自己的数据文档。这个更有意义，数据丢失一般有几种情况，一是误删，二是系统崩溃，三是主文件丢失，却没有更新备份。

要想避免这种情况发生，首先要学会设置各种软件的自动保存功能，如WORD可以设置每隔几分钟保存一次，国产办公软件WPS还提供了一个文档的云空间功能，本地文档编辑保存后，自动同步到云空间中。

然后要注意机密文档的加密，曾经有一个同事就是因为泄露了公司的薪资档案，虽然不是他有意而为，但还是被公司严肃处理了。

第三便是对重要的文件操作之前一定要慎重，我自己便有血的教训，十多年前在一个小的影楼里面负责照片原文档的处理，有一批客户的照片共有100多份，而我好新鲜，尝试了一个硬盘分区合并的功能，结果两个分区都丢失，100多个客户，摄影师几个星期的心血，就被我这样鼠标乱点几下而消失了，老板当时说，恨不得扇我几个耳光，最后是一个叫分区医生的软件拯救了我，及时恢复找回了照片，想想都是后怕。

五、生产力工具

以上四点，其实讲得都是一个生产力工具电脑的基础环境，接下来我们还要安装一些真正能产出的效能软件。一切的工具要发挥作用，有一个更重要的要素，我们的目标，也就是我们要完成的任务。

1、脑图软件。在此感谢英国前辈托尼布赞先生发明的脑图，以及感谢他为推广这个理论和工具所花费的半生心血。这里请允许我为他做个广告，他的公司开发的脑图软件也确实比较好用，Mindjet系列。现在网上有大量的脑图软件可供你使用，还有一些免费的在线软件。我在这里仍然提出我的观点，任何一个工具，就像武功招式一样，都有与之相匹配的“心法”，掌握工具的原理将使你事半功倍。在使用脑图软件之前，我的习惯是先用铅笔在白纸画一遍，脑图软件的功能更多的是记录和整理思考的结果。

2、办公软件，首推WPS，OFFICE系列已经太臃肿了，况且如果不是用微软的surface，软件的授权费用也是高得吓人，当然我们不鼓励盗版。如果你的工作需要用到表格工具，那请多多使用百度各种批量操作的命令，会使你节约大量的时间。

3、时间管理软件，对自己进行时间能提高生产效率是一个共识，特别是番茄时间管理法这些年深入人心，网上一搜索也是一大把的收费和免费软件，挑一个自己喜欢的即可，如果你实在不愿意花时间搜索，那我推荐一个我自己使用的时间管理软件：番茄盒子，出门百度，应该马上就能找到。

4、浏览器。这是一个重中之重。因为我们大部分的信息获取以及大量的时间消耗都放在了浏览器上面。关于浏览器，我想提三个点，一个是搜索引擎的设置，目前中文市场上，还是百度的搜索精度更加准确，而浏览器大多被各种流氓软件插件绑定成了其它的搜索引擎。二个是用好浏览器的在线收藏夹功能，把有用、常用的链接分门别类，有些浏览器还可以保存密码，这样我们在互联网上冲浪时，就可以避免大量的登录时间花费，还建议可以用QQ授权登录，这样只要打开QQ就可以登录大部分的平台，也可以节约时间。第三，设置广告弹窗过滤功能，广告不是不好，互联网广告丰富了网站内容，也提供了我们免费使用互联网服务的机会，但是广告弹窗太多，就会中断我们的工作思路。我们为了增加自己的生产力，核心就是让时间能用在完成我们的目标上。

关于浏览器，还有一个技巧，将我们行业中的重点信息来源存在一个收藏夹中，定期访问一下这些网站，你就能快速了解行业中发生的事情，而不需要时时刻刻都去看新闻，而一不小心又掉进了八卦的陷阱中。

六、桌面管理和工作文件夹的整理

电脑桌面是一个很形象的比喻，通常看一个人使用电脑的效率如何，只要看一眼他的桌面就可以知道，试想一下，满屏的文件，找起来将会是多么痛苦的事情，因此首先要对自己的桌面进行大清扫，我们通常认为非常重要的文件，会放到桌面上，但实际上使用的次数少之又少。可以做一个实验，把桌面的文件，统一放到一个文件夹中，当需要用到哪个文件就拿出来放到桌面上，过一个星期后你会发现，实际上真正经常需要用到的文件恐怕十个手指头都能数得清。

更重要的一点是工作文件夹的建立，通常的做法是在非系统盘的空间较大的盘中建立一个工作文件夹，这个文件夹可以分为几个子文件夹，如客户信息、公司常用信息、参考数据、领导交代任务、核心任务、工作计划之类，让自己习惯按工作文件夹的方式整理资料，很快就会井井有条了。

七、总结

在刘慈欣的著名小说《三体》中描述了一个宏大的宇宙场景下，地球人与三体人之间的生死博弈，看过小说的人恐怕都很难忘记第一次被这种恢宏想象所带来的震撼，的确，当代人类的使命也许就是为后代拓展知识的边疆，既然我们已经将目光投向了无垠的外太空，总要有人为此作好准备，万一真有无数的高级智慧生命，那未来就是整体人类在宇宙这个尺度参与竞争，那么，哪怕我们所做的事情，只是帮助到了一个人提高时间的运用效率，我们也增加了人类总体时间的产出，这不也是一件值得高兴的事情吗。

我坚信一条，一定有比我聪明又比我有爱心的人找到了更好的办法，并将这个办法公布出来了，而我所要做的就是找到这些成功的方法，或者说工具地图展现给你，也欢迎你加入我们的队列，为更多人寻找更好的工具，如果你正在解决的问题，没有找到好的工具，那么恭喜你，你也许即将成为拓展人类认知的边疆的功臣呢。

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欢迎更多的朋友订阅工具博士系列文章，君子生非异也，善假于物也，我们将以解决问题为出发点，为更多普通人提供工具地图。

施老师

我们从Word中将表格数据复制到Excel时，常会出现格式错位等现象，怎么办呢？

使用word编辑文档，有时候也会用word来编辑表格，用word编辑如果想转成excel的时候该怎样弄呢？ Word转Excel就是将Word中制作好的表格转成Excel表格，可能是因为前期的工作没做好，以为一个简单的表格用Word完成就可以了，谁知道后期又需要添加一些比较复杂的东西，所以还是转换成Excel表格操作比较顺畅。 如果你还不知道怎样把word里面的表格转换成excel的时候就跟我在下面学一下吧。

今天施老师就教大家一招，可以直接将WORD中的表格导入到EXCEL中，非常实用，下面就随我一起来看一遍吧！

其实我们只要按住【F12】,点击【保存类型】，选择【网页文件】；打开Excel，点击【文件/打开/这台电脑】，选择网页，就能让Word表格完好复制到Excel中啦。

小伙伴们，你们也试一下吧，点我头像关注我，有不懂的在文章下方的评论区留言问我，我会跟大家一起探讨。本文欢迎转发，转发请注明出处。

一、输入文本

　　Excel单元格中的文本包括任何中西文的文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其他应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

　　二、输入分数

　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”(零)以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。

　　三、输入负数

　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在()括号内来标识，比如在单元格中输入“(88)”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。

　　四、输入小数

　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外美文坊提醒大家，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

　　五、输入货币值

　　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币(￥)、英镑(￡)等。欧元出台以后，Excel完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

　　六、输入日期

　　Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。

　　七、输入时间

　　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。

今天我们介绍8个你未必知道的Excel技巧，都非常实用！

1. 行列转置。选择一片区域复制，然后在要粘贴的地方选择编辑->选择性粘贴，勾选转置，你会发现行变成了列，列变成了行。记住它的快捷键：选中，Ctrl-C，单击目的地，Alt-E, s, Alt-E，单击确定。

2. 公式转化成数值。有时使用一排公式算出结果后，想要删除原数据，但又要保留结果，则可以先选中计算结果，复制，原地不动进行编辑->选择性粘贴，选择数值后确定。键盘快捷方式：Ctrl-C，Alt-E，s，v，回车。

3. CSV转Excel。网页上的CSV如何快速输入到Excel中？先保存成.csv文件再用Excel打开，不过太麻烦。应该直接复制所有内容，打开Excel，编辑->选择性粘贴，选文本，确定，然后单击粘贴区域右下方的粘贴图标（如下图），选择使用文本导入向导，适当选择即可。

4. 隐藏工作表。就像隐藏行和列一样，选择格式->工作表->隐藏，即可将当前显示的工作表隐藏起来。一些常量值、列表数据、计算中的临时变量等，都可以放在一个临时工作表中，制作完成后将临时工作表隐藏起来，就不会影响表格美观。反过来，当你分析别人做的表格时发现引用了“不存在”的工作表，试试格式->工作表->取消隐藏也许会有发现。

5. 给复杂的引用定义名称。选择你要引用的单元格或范围，然后插入->名称->定义，即可为其定义一个简短的名称，以后在公式中就不必写成完整的“工作簿!单元格范围”的形式。

6. 多人共同编辑。选择工具->共享工作簿...，勾选其中的复选框，确定，然后将你的Excel表格共享（通过Windows的共享功能）。别人就可以与你一同编辑表格，每次保存时数据会自动合并。

7. 折叠部分行或列。选中你要折叠的几行，选择数据->组及分级显示->组合，即可将选中的行折叠，如下图。

8. 输入提示，如下图的效果。方法是数据->有效性...，在输入信息标签页中设置。

快捷完成Excel中常见函数的运算

在Excel中，我们最常用的就是进行各种计算。而在各种计算之中，又以求和、平均值各计算使用最为广泛。但就是如此，要进行这些常用的项目的计算，也需要使用公式才能计算出来。但是在实际的应用之中，我们并不需要将结果填写在表格中，而只是想了解一下，这样使用公式就显的比较麻烦。

其实，在Excel中还有一种最简便的查看计算结果的方法。例如我们选中某个区域的单元格，此时观察窗口最下方状态栏上，你会看到“求和＝X”的字样，其中X就是选中单元格数据相加的结果。怎么样，如果只想了解一下结果这是不是非常快速和方便呢

还有更叫绝的，在“求和＝X”字样上右击，你会在弹出的菜单中发现常用的计算全在里面，包括“平均值”、“计数”、“最大值”等，选中不同的计算类型，其结果就会作出相应的变化。这样的计算方式是不是吸引了你呢！

杂乱无章 让数据分列排好序

如果你在将网上查到的成绩数据复制到Excel中时，所有数据只能在一列显示，可以按条件让它进行“分列”。

①首先选中需要分割的数据区域，如A列。

②选择菜单中的“数据”，在弹出的下拉菜单中选择“分列”。

③在弹出的“文本分列向导”对话框中选择“固定宽度”，然后点击“下一步”。

④在需要分割的位置单击鼠标之后，就会出现“分列线”。

⑤按默认的方式单击“下一步”，点击“完成”，即可完成“条件分列”，将有规律的数据按正常格式进行重新排列。

小提示：如果你需要移动“分列线”的位置，可按住“分列线”并拖动至适当位置。如果在操作过程中，误添了多余的“分列线”，只要双击它，即可清除。

实用公式 Excel也能统计字数

想在Excel中跟word一样统计字数吗？试试数组公式“{=SUM(LEN(范围))}”吧，方法是输入公式“=SUM(LEN(单元格区域范围))”后按Ctrl+Shift+Enter组合键即可。

在单元格中要打钩怎么办？

很多朋友在Excel中输入打钩“√”号都是通过插入符号命令来插入的，试试下面的方法：

　　按住Alt键不放，再输入小数字键盘上的数字41420，松开Alt键就可以了。

十二则技巧 Excel操作效率大大提高

　Excel是我们常用的电子表格软件。如何把Excel用得更有效率？下面向您介绍几个快速使用Excel的技巧。

　　1、快速启动Excel

　　若您日常工作中要经常使用Excel，可以在启动Windows时启动它，设置方法：

（1） 启动“我的电脑”进入Windows目录，依照路径“Start MenuPrograms启动”来打开“启动”文件夹。

打开Excel 所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。

　　若Windows已启动，您可用以下方法快速启动Excel。

　　方法一：双击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Excel工作簿即可。

　　方法二：用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需双击其快捷方式即可。

　　2、快速获取帮助

　　对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键Shift+F1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。

　　3、快速移动或复制单元格

　　先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

　　4、快速查找工作簿

　　您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：

　　（1）单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；

　　（2）在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功；

　　（3）选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，您应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。

　　5、快速打印工作表

　　若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。

　　6、快速切换工作表

　　按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。

　　7、快速切换工作簿

　　对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。

　　“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。

　　8、快速插入word表格

　　Excel可以处理word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：

　　（1）打开word表格所在的文件；

　　（2）打开要处理word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；

　　（3）选中word中的表格；

　　（4）按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

　　9、快速链接网上的数据

　　您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：

　　（1）打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令；

　　（2）打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；

　　（3）单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若您想在创建链接时不打开 Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入（=）和URL地址及工作簿位置，如：=http://Js/ [filel.xls]。

　　10、快速创建工具栏

　　通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为：单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择 “工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称，然后单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“落户”。若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。注意：不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。

　　11、快速创建工作簿

　　模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。创建�...

01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力： 1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列； 2）在B2单元格写入：="13" & A2 后回车； 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。 02、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ 打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。 03、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日，1月2日等日期形式，怎么办？ 这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。 04、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？ 点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。 05、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？ 在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。 06、在Excel中如何设置加权平均？ 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。 07、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。 08、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？ 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。 09、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？ 这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文office，Excel的打印纸选项中只有A4一种，怎么办？ 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。 10、在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？ 这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Windows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。 11、如何快速选取特定区域？ 使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。 12、如何快速返回选中区域？ 按Ctr+BacksPae（即退格键）。 13、如何快速定位到单元格？ 方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。 方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。 14、“Ctrl＋*”的特殊功用 一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl＋* 键可选定整个表格。Ctfl＋* 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 15、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？ 有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”\“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。 16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？ 选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl＋ Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。 17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？ 如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。 具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr＋ A键，Excel则自动进入“函数指南——步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。 18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？ 按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。 具体方法是： 选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。 19、如何让屏幕上的工作空间变大？ 可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。 20、如何使用快显菜单？ 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 21、如何使用快显菜单？快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。 22、如何防止Excel自动打开太多文件？ 当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”\“选项”\“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。 23、如何去掉网格线？ 1）除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效； 2）除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。 24、如何快速格式化报表？ 为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。方法是： 选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。 25、如何快速地复制单元格的格式？ 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。 26、如何为表格添加斜线？ 一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现： 单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”\“图案”，选择“无边框”项即可。 27、如何快速地将数字作为文本输入？ 在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入。 28、如何定义自己的函数？ 用户在Excel中可以自定义函数。切换至 Visual Basic模块，或插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编 写工作，Excel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如： Function Zm(a) If a＜ 60 Then im＝‘不及格” Else Zm=“及格” End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？ 可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法：=MYUDF.XLS！ ZM(b2) 30、如何快速输入数据序列？ 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签， 在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。 31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列此时，你可以根据需要选择一种填充方式。 32、如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？ 不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”\“选项”\“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。 33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？ 选定单元格区域，选择“数据”\“筛选”\“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。 34、如何对工作簿进行安全保护？ 如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”...

　　1、输入工资表信息。新建一个空工作薄，在工作薄中输入工资表的相应信息。

2、计算全勤奖。选择F4单元格，输入公式“=IF(E4>22,E4*20,0)”按回车键，既可以算出奖金，拖拽填充柄计算出其他单元格的全勤奖。注意这里是按出勤天数22天以上，奖金按出勤天数乘以20，来发放奖金，22天以下没有奖金

　　3、计算社保。选择G4单元格，输入公式“=（C4+D4+F4）*8%”按回车键，既可以算出社保，拖拽填充柄计算出其他单元格的社保。这里按全部收入的8%缴纳

　　4、计算实得工资，选择H4单元格，输入公式“=C4+D4+F4-G4”按回车键，既可以算出实得工资，拖拽填充柄计算出其他单元格的的实得工资

（本文内容由百度知道网友杰斯03贡献）

　1.新建一个word文档，单击“文件”-“保存”， 保存文件名为“课程表”， 在文档中输入“某某班级课程表”；

　　2.点击“表格”-“插入”-“表格”，打开“插入表格”对话框，在行列中输入需要的行和列，在行中输入8，在列中输入6。即我们一天一般七节课和一个星期五天，各加一个表头。

　　3.在插入的表格中输入数据，表头列为星期一到星期天，行为第一节到第七节；

　　4.把光标移动到边框线上对表格宽度进行调整， 调整后选中整个表格，右击，在弹出的菜单中选择“平均分布各行”，同理，再执行一次操作，选择“平均分布各列”。

　　5.把光标移动支第一个单元格，选择“表格”菜单，执行“绘制斜线表头”命令，在弹出的对话框中选择 一种表头样式，我们选择“样式一”，字体大小选择五号字；在行标题中输入“星期”，列标题中输入“节次”；

　　6.绘制斜线表头就制作好了，稍微调整好位置，让表头美观，；

　　7.选择整个表格，点击右键，在弹出的菜单中选择“单元格对齐方式”，找到居中对齐；文字就上下左右全部居中了，再次选择表格，对文字格式进行设置，选择加粗，四号字；

　　8.选择文字“某某班级课程表”，设置为二号字大小，加粗显示，居中，仿宋字体；设置好与表格的间距；

　　9.选择“星期一”到“星期五”单元格，右击，在弹出的菜单中选择“边框和底纹”；在打开的“边框和底纹”选项卡中找到底纹，选择一种颜色作为单元格的底纹。

　　10.设置好后，点击“确定”，返回到编辑区，同上面的方法，选择第一节到第七节单元格，设置节次的底纹，全部设置好后，效果如下图；

（本文内容由百度知道网友tony罗腾贡献）

方法/步骤

1.有时候我们需要做考勤表，有Excel很方便就可以做一个月考勤表打开Excel在A1，B2单元格输入1，2

2.鼠标移动B2单元格的右下角，按着不放，拖到31

3.选住最左上解的地方就是A 和1的地方

4.统一调整宽度，调到差不多就可以

5.插入行和列打上月份考勤表序号，姓名，备注再给表格加个框线

6.在文件－－页面设置里面，方向－－选横向

7.点打印预览的时候有下一页，看到有框线出现在虚线的外面，就是有两页我们就要调整页面

8.点视图－－分页预览

9.上面提示怎么操作，就是鼠标拖动虚拟分页符，点确定

10.分别拖动向左和向右，变成一页了，

10.点视图－－普通

11.这样就是一页了，到这里就可以打印，出来就是一张上面的

（本文内容由百度知道网友贡献）

简单点的嘛，就可以利用WORD或者EXCEL就可以了。

一、WORD表格：1、表格---插入---表格（输入你需要的行和列）。

2、在表格需要合并的地方，就选中单元格，然后右击---选“合并单元格”。需拆分的地方，只需将光标定位在该单元格中，右击---选“拆分单元格”（输入要拆分的行数及列数）。3、然后就是对表格行高及列高的设置了，将鼠标放在表格内的框线上，就可以直接拖动线条。4、对表格内部文字居中设置。选中整个表格，右击----“单元格对齐方式”/选居中对齐就可以了。

二、EXCEL表格制作；因为EXCEL本身就是一张大表格，所以我们只需要添加一些边框线就可以了。1、先选中所需要的单元格数，右击---设置单元格格式。单击“边框”选项卡在“线条”样式中选择合适的线型，然后在“预置”中单击“外边框，内边框”。所得效果可以在下方的“边框”中预览。2、添加好基本线条后，如果需要合并单元格，就先将多个单元格选中，单击格式工具栏上的“合并及居中”按钮。3、行高及列宽的设置。不能将鼠标放在表格中直接拖动了，需要在行标号及列标号上进行拖动。或者，在行标号及列标号中选中需要调整的行或列，右击---行高/列宽，输入一个固定的值。这样即可以调行高列宽，又可以保证，各行各列都能平均分布。

（本文内容由百度知道网友lijuqi2006贡献）

对于电脑初学者来说，刚开始接触办公软件会有些措手不及，那如何才能正确的使用Excel，希望接下来的一些皮毛会对大家有些帮助.

方法/步骤

1

第一步，右击电脑桌面空白处，点击新建，将鼠标移动到Excel 工作表上，单击鼠标左键，这样一个新的工作表就新建完成了.

2

第二步，将鼠标移动到Excel 工作表图标上，右击会出现打开、打印、剪切、复制、重命名、删除等功能按钮，移动鼠标并点击相应命令即可对本工作表执行相应的操作.

3

第三步，双击打开或者执行“打开”命令，两者都可以打开本工作表；

4

第四步，假如在使用过程中，担心因电脑突然断电而导致数据丢失，可以打开“选项”→“常规与保存”→“定时备份，时间间隔最短1分钟”，这样可以解决此问题；

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第五步，假如我们是在原有工作表的基础上进行修改，但是又不想改变原工作表内容，我们可以采用“另存为”命令来完成本操作；

6

第六步，假如我们想把工作表内容转化为PDF格式，可以按如下操作：“另存为”→“输出为PDF格式”→“确定”→导出完成，（注：本功能仅对高版本适用）

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　　步骤：

　　1、  打开Excel表格编辑器。

　　2、做出基本框架，选中表格全部。

　　3、右击鼠标，会出现一个表，点击“设置单元格”。

　　4、第四步   会出现一个对话框，点击“对齐”选中水平“居中”和垂直“居中”。

　　5、 编辑，如图所示，这样顺序填充。

　　6、这样一个简单的表格就做好了，其中有两个技巧，主要是学会居中和填充，这样使表格更加规范好看。

（本文内容由百度知道网友瓷萃面膜贡献）