为了让大家能以轻松的心态阅读文章，所以采用了模拟场景对话的方式，来分享办公软件使用心得。

小简，职场新人。

大道，有一定办公软件操作技能，乐于助人。

正文开始

小简：忙不，有事相求。

大道：说。

小简：领导让我把客户资料录到一张Excel表里，要的急，数量还多。你帮我录一部分吧。

大道：让我看看，要录些什么信息啊？

小简：有姓名、性别、身份证号、出生日期、年龄、联系电话、地址等等。

大道：嗯，有身份证号的话，有些信息就不用手工录入了，可以自动生成。

小简：生成？咋生……成？

大道：用Excel的函数功能就可以了，不过这要用到不少函数，我们先说说这个……。

小简：停！函数以后再学吧，你能做成模板不？就像上次你给财务室做的那种，拜托了。

大道：就算是模板，你也得知道怎么用啊？

小简：那个简单，我一学就会。

大道：好吧，怕了你了。

大道：小简，你过来，模板做好了，来看看。

小简：看起来不算复杂。这个怎么用啊？

大道：简单说吧，你只需要在B列里直接输入身份证号后按回车，或是把之前已有的身份证号直接复制上去，后面的表格里就会自动生成相关信息。

小简：我试试。

（【我是动画】直接输入身份证号，回车后自动生成数据）

（【我是动画】将已有的身份证号粘贴到B列，自动生成数据）

小简：真的哎！性别、出生日期直接就有了。对了，这个年龄怎么没有结果生成。

大道：这需要你设定一个日期，这样就可以计算从出生日期到指定日期的年龄了。需要注意的是，这里生成的是周岁。

小简：周岁？

大道：不明白？比如这个客户张三。他的生日是1980年10月12日的，如果指定日期是2017年6月30日，那么计算出来是36周岁，如果指定日期是2017年12月31日，那么计算出来就是37周岁。明白了吗？

小简：明白了。那我要怎么指定日期呢？

大道：你看到右边这个绿色的格子了吗？直接在里面输入日期就行了。但要注意格式必须是连续的8位数字，如“20171120”。

（【我是动画】输入指定日期后，自动生成年龄）

小简：好的，快拷给我，我去干活了。

大道：好。

一分钟后。

小简：大道，你快来看看，为什么我电脑上生成的结果复制不了。

大道：你是直接复制粘贴的吗？

小简：是啊。

大道：这里要用“选择性粘贴”。你复制好后，在要粘贴的地方先点鼠标右键，然后点击“选择性粘贴”，再点击“数值”就行了。你直接复制粘贴的话，复制过去的是函数，因为没有了数据源，所以就出错了。

小简：原来是这样，又学到一招。谢喽！

大道：不客气。

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上次跟大家讲了，如何用VLOOKUP函数建立《员工档案管理表》。VLOOKUP函数虽然很强大，但其基本用法中只能作正向查找，而不能反向查找，即根据前列查找后列的内容，而不能根据后列查找前列内容。

如我用VLOOKUP函数，可以根据工号来查姓名，但是反过来不行。但如果我用INDEX+MATCH函数组合，可实现双向查找，可顺可逆。

接下来，我们还是以《员工档案管理表》举例，如何根据姓名来查员工信息。

1设置数据有效性

关键步骤：

数据―数据有效性―允许（序列）―来源（框选数据源）

2INDEX函数

INDEX翻译成中文的意思是“索引”，INDEX函数是指返回指定区域、指定位置的数值。

INDEX的语法：

INDEX(array,row_num,column_num)，指返回数组中指定的单元格或单元格数组的数值。

INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)，指返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。

简单点说就是 INDEX(区域，第几行，第几列)，返回区域第几行第几列的数值。

那么，如何用INDEX函数来找出李四的身份证号呢？

关键步骤：

输入INDEX―框选查找区域―李四的身份证号在第3行第3列

做到这一步，很多人会直接往右边复制公式，结果看似和源数据一样，但是换个姓名后面的信息并没有随之变化，所以这样是不可取的。

3COLUMN函数

身份证号是在源数据的第3列，出生日期是在源数据的第4列，以此类推……

这个时候，我们可以用COLUMN函数来表达列标，即COLUMN()是指查看所选择的某一个单元格所在第几列,即它是第几列。

4MATCH函数

COLUMN函数解决了列标的问题，行号我们要用到MATCH函数来表示。

MATCH函数的意思是 返回目标值在查找区域中的位置， 语法为：

MATCH（lookup_value,lookuparray,match-type）

l ookup_value： 表示查询的指定内容；

lookuparray：表示查询的指定区域；

match-type：表示查询的指定方式，用数字-1、0或者1。

match_type=0（精确查找）

查找精确等于lookup_value的第一个数值，lookup_array按任意顺序排列。一般只使用精确查找。

match_type=1

查找小于或等于lookup_value（目标值）的最大数值在lookup_array（查找区域）中的位置，lookup_array必须按升序排列。

match_type=-1

查找大于或等于lookup_value（目标值）的最小数值在lookup_array（查找区域）中的位置，lookup_array必须按降序排列。

如果我们要查找李四在源数据第几行，可以怎样表示？

输入=INDEX―框选李四（需查询内容）―框选源数据姓名列（查询的区域）―0-（精确匹配）

5绝对引用

（错误做法）

很多人以为这样就完了，直接向右复制发现公式不适用，那是因为我们没有采取绝对引用。关于绝对引用、相对引用和混合引用这三者的区别，我们举例来说明：

1、相对引用,复制公式时地址跟着发生变化,如C1单元格有公式：=A1+B1

当将公式复制到C2单元格时变为：=A2+B2

当将公式复制到D1单元格时变为：=B1+C1

2、绝对引用,复制公式时地址不会跟着发生变化,如C1单元格有公式：=$A$1+$B$1

当将公式复制到C2单元格时仍为：=$A$1+$B$1

当将公式复制到D1单元格时仍为：=$A$1+$B$1

3、混合引用,复制公式时地址的部分内容跟着发生变化,如C1单元格有公式：=$A1+B$1

当将公式复制到C2单元格时变为：=$A2+B$1

当将公式复制到D1单元格时变为：=$A1+C$1

规律：加上了绝对地址符“$”的列标和行号为绝对地址，在公式向旁边复制时不会发生变化；没有加上绝对地址符号的列标和行号为相对地址，在公式向旁边复制时会跟着发生变化；混合引用时部分地址发生变化。注意：工作薄和工作表都是绝对引用，没有相对引用。

具体操作很简单，选中后按一下F4即可切换到绝对引用。（其他几种引用木模式切换自己可以多按几下F4试试）

6最后效果

图中可以看到，我们直接搜姓名，相关的员工信息就能显示出来。无论是VLOOKUP，还是INDEX+MATACH函数组合，合适自己需求的才是最好的。技多不压身，多学也无妨！

-End-

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Excel实用工具往期回顾

【第十期】 数据校对怕什么？三个Excel技巧让你告别加班！

【第九期】 面试官说，不会VlookUp数据筛选，直接PASS掉！

【第八期】不会用Excel做数据筛选，老板叼的你没话说！

【第七期】别人通宵做的员工档案管理表，我两个小时就搞定

【第六期】Excel动态图表让数据动起来，还有这种操作？

财会人就如狗，世间痛苦的事，莫过于上班，比上班痛苦的，莫过于天天上班，比天天上班痛苦的，莫过于加班，最最痛苦的，别人在秀恩爱而你在加班做表格，怪谁啊 ，还是自己的工具不够多啊，利用工具，把工作效率提升起来，然后抖音，王者和吃鸡，那不是随便玩哈！

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在我们的工作和生活中，都会用到office等办公软件，其中word、ppt比较简单的，都很容易上手。但是excel算是比较难的一个，其中excel表格的函数、数据分析、精确统计、作图更是需要长期实践才能掌握的。那么有没有更快速的学习和掌握excel的方法和技巧呢？今天给大家分享excel最全套的模板，更着模板学习，必定会起到事半功倍的效果，其中的一些模板也是生活和工作中很常用的模板，都可以直接拿来使用。

这些模板都是是我这几年精心收藏的，今天分享给大家

【最全的Excel函数技巧】

【最全的Excel常用模板】

【最全的Excel表格数据图形分析】

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今天给大家推荐的是一款免费的模板网站，它包含数目可观的PPT、Excel、Word模板以及图片素材的网站。它就是微软官方的OfficePlus。全部免费！而且模板质量都非常之高，并在不断更新。小编每次做PPT都去上边找模板，而且对每个模板都是爱不释手，恨不能全部下载到电脑上。

officeplus网站

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这里的PPT模板进行了详细的分类，包括总结报告、项目策划、学术答辩、个性简历、实用图表。不管你是产品经理还是销售顾问，不管你是科研人员还是在校学生，你想要的风格上面都有。一键下载，立刻使用。

总结报告PPT模板

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Word模板中分求职简历、常用合同、党团文章、星座日常、生活休闲等。简历模板非常棒哦，各种合同和学习心得也有很棒的模板。

求职简历

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Excel:

Excel包含财务报表、常用工具、办公表格。财务人员可以方便的录入信息，进行统计，免去制作表格的烦恼。还有通讯录、商户账本、预算表格、彩票摇号等实用工具。

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图片：

图片里边有各种风景、建筑、人文、动物等高清无码大图，而且很多都是适配PPT模板的哦！

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这就是今天对OfficePlus的一个基本介绍啦，再说一遍，所有模板全部免费高质量！需要的还等什么，快去下载吧！如果有用过这个网站的朋友，欢迎留言告诉小编你的使用感受~大家有什么好的模板网站也可以推荐给小编~

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昨天我们介绍了如何来设置excel的默认字体以及字体大小的问题，晚点的时候，有朋友问我为什么设置不生效，昨天的教程里面少介绍了一步，我们做的修改，是修改的excel的默认模板，在修改完成之后，选择新建的excel模板的方式是有技巧的。

在桌面或者文件夹内点击鼠标右键，选择新建->XLSX工作表,这样新建的文件打开之后，还是系统默认的字体以及字体的大小，并不是我们设置的。如下图：

打开新创建的excel文件，输入字体，我们会发现，字体的样式还是宋体，大小还是10号，如图：

2. 正确的方式是打开excel软件之后，点击选项卡右侧 + 号右下方的下拉按钮，在弹出的选择项目中，选择从默认模板新建，如图：

新建excel文件之后，我们在单元格里面输入一些内容来查看效果。

3. 我们在新建的时候，如果之前有一个是用默认模板创建的excel表格，可以直接点击 + 按钮直接创建，这样创建的也是以默认模板创建的。

简单来讲，把鼠标放到+按钮上，如果显示的是“从默认模板新建”那么就是正确的，如果显示的是“新建”，那么就是系统默认的字体样式以及大小。

下面我们讲下如何对Excel表格进行美化，我们新制作一个excel的数据文件，文件样式如图所示：

我们的目的是将此excel表格进行美化，这个表格的特点是标题栏、正文单元格里面的文字是同样的字体、同样的颜色，每个行之间也都是同样的色调，不符合我们的审美的观点，我们的目的是将标题栏的背景、标题栏字体进行调整，同时因数据行较多，让数据行的颜色隔行显示比较好，同时我们给excel表格增加筛选按钮，如此多的调整，我们只需要两秒钟即可搞定，下面我们来介绍下具体操作。

第一步我们全选工作表，全选工作表的快捷键是 CTRL+A 。

2.第二步我们使用快捷键CTRL+T对excel进行美化，这时选择“表包含标题”以及“筛选按钮”两个选项

3. 第三步，查看结果，美化后的效果是相当明显，首先标题栏的字体大小、颜色以及单元格背景都做了调整，而且增加了筛选按钮，数据行都做了隔行变色。

上面我们介绍了对Excel表格进行美化的方法，主要使用了 CTRL + A 、CTRL+T 两个快捷键，感兴趣的朋友可以打开个excel表格试验下。

大量的数据和信息怎么展示才好玩儿？答案当然是信息图。信息图的流行已经有几年之久，但是做的足够好的终究是少数。要把趣味性、娱乐性、视觉和数据的严谨与信息的可靠性结合到一起，极其考验设计师和编辑的能力与脑洞。

所以，瑞才君总结了13个靠谱好用的信息图制作工具，省去你许多麻烦，将最基础最琐碎的部分替你完成。这些工具要么是免费的，要么是提供了免费的版本，哪个最适合你，你试过就知道啦~

1. Easel.ly

网址：http://easel.ly

Easel.ly 是一个非常简单的在线工具，不存在授权问题，可以创建并分享功能强大视效优异的信息图和海报。多样化的收藏图标、符号、字符等素材和全面的主题分类使得你可以在这里创建符合你需求的信息图。

2. Piktochart

网址：http://piktochart

同为在线的信息图制作和演示工具，它的存储库当中的图片、模板、图标和图形极为丰富，可以将枯燥的数据转化为引人入胜的信息图，你所需要做的就是点击几下。另外它还提供向第三方工具分享、保存信息图。

3. Vizualize

网址：http://vizualize.me/

Vizualize.me 是一个流行的信息图制作工具，也可以使用便捷快速的交互来帮你将枯燥的简历转化为信息丰富的视觉化的信息图。

4. Venngage

网址：https://venngage/

Venngage 可以帮你设计无数的信息图表，用作业务展示、营销材料甚至一些教学项目中去。同样是选模板、主题再细化图标等小的视觉元素的流程，如果你想进行完全的品牌定制也是可以的，甚至可以拿它制作动画！

5. Dipity

网址：http://dipity/

Dipity是一个专注于制作基于时间轴的信息图的网站，通过时间和日期来组织信息内容。其中内嵌的交互非常优秀，用来集成包含视频、音频、图片、文字、超链接甚至社交媒体的可交互时间轴，非常优秀。

6. Get About

网址：https://microsoft/en-us/store/apps/getaboutme/9wzdncrdm9zp

这是一个免费的Windows平台应用，它会帮你监控并记录你的社交网络，帮你生成相应的信息图。

7. Visual.ly

网址：http://visual.ly/

这是一个老牌的在线信息图制作社区，早在2011年就已经成立了，它不仅可以帮你创建信息图，还能看到别人分享的信息图来获取灵感。它的在线实时协作工具能让来自世界各地的设计师共同专注于一个项目。在这里，你会获得一条龙的服务。

8. Creately

网址：http://creately/

Creately能帮你创作漂亮的信息图、流程图、UML甚至UI，它提供了超过50个类型的专业图表，帮你快速制作优秀的图表。

9. Tagxedo

网址：http://tagxedo/

Tagxedo能够根据你所提供的信息图来做成漂亮的文字拼贴，你可以根据自己的需求来调整字体、形状、色彩和布局。

10. Infogr.am

网址：http://infogr.am/

同样是老牌信息图制作平台，infogr.am 可以帮你创建信息图，业务展示和营销解决方案等展示图表。平台内置的30多种图表类型覆盖了绝大多数的需求，你还可以上传自己的图片和视频，内嵌博客和网站之类的信息，自由度很高。

11. Google Developers

网址：https://developers.google/chart/

虽然Google的服务在国内无法使用，但是还是有很多同学使用VPN来访问使用它的服务。Google Chart其实也是一款非常强大的工具，Google Developers 也可以借助你的实时数据，来生成你的网站的信息图。

12. iCharts

网址：http://icharts/

iCharts 可以帮你用简单的方式来展示复杂的信息，通常大家喜欢使用这款工具来生成健康信息、趋势和销售报表于财务分析报告之类的信息图。另外，iCharts还提供云服务，实时数据访问和信息比较等功能。

13. Starsilk

网址：http://statsilk/

StatSilk 也是一款强大的工具，它可以帮你将电子表格转化为交互式图表、地图信息你、时间轴、散点图等多种类型的图表。

好的工具运用到位能让设计脑洞更充分地发挥，想要达到好的设计效果，除了好的辅助工具，更重要的是优秀的设计思维能力及技能运用能力，这都是需要在学习和运用的过程中沉淀积累的。自我琢磨也许会有所成长，但想要快速进步很艰难，所以，如果想要学习或提升设计能力的话，可以来瑞才科技，专注培养Java、UI、H5创新实用型人才，欢迎想学习深造的你前来学习。

虽然有大量的应用程序可以帮助您实现财务自动化，但有些人更喜欢老式的电子表格方法。电子表格是一种出色的金融工具，因为您可以输入您的财务目标和数字，并允许电子表格完成剩余的工作。我们针对每个预算需求收集了一系列免费电子表格模板。

1.收入追踪

作为一个小企业主，Single Moms Income的博主Alexa Mason需要一个电子表格来跟踪她的所有业务收入和支出。所以她创建了收入跟踪器电子表格。虽然您可以轻松更换订单项以满足您的业务需求，但此电子表格对赚取收入的博主尤其有用。

2.每周预算模板

想要进一步细分每月预算吗？试试免费的每周预算模板。这个模板可以帮助您快速了解每周的支出情况，让您了解可以减少的消息。（另请参阅：通过这个简单的预算系统提高您的储蓄）

3.大学生预算

大学生的预算需求与成人世界的其他人不同。如果您是大学生，您可以使用Mint的免费电子表格下载，在一个方便的地方跟踪您的所有费用，学费和收入。

4.假期支出预算

开始准备假日季节预算永远不会太早。你知道你会有人去购物，如果你等到最后一刻，你的预算很快就会变成一团糟。幸运的是，您可以使用Microsoft Office中的此电子表格计算所有假期成本。

5.旅行电子表格

计划在不久的将来打开公路或前往海外？请看看Lifehacker的免费旅行电子表格。它可以帮助您跟踪您的确认号码，日程安排和紧急联系信息，此外，您还可以添加所有费用，以便全面了解您的旅行预算。（另请参阅：如何制定最佳旅行预算）

6.婚礼预算

婚礼总是花费相当一分钱，但为重要日子制定预算目标并找到明智的储蓄方式可以让你在发出誓言之前不会陷入债务危机。

以前我负责整个公司的数据收集、处理、分析，有些情况我也深有体会。每个人都有自己的制表习惯，你收集起来的表格，什么格式都有。因为数据太乱，导致处理起来，花费了不少时间。

对于表格制作，口头说明是最无效的。你说的时候，他们会说好的，过两天他们依然会按照原来的方法制表，早把你说过的话忘得一干二净。

后来，只要是我需要的数据，我尽量都做成了模板，然后发给同事，让他们根据我的模板录入数据。这样基本上收集起来的都比较符合要求，省去很多时间。

下面卢子教你制作一份车费报销模板，主要学的是方法。

1.制作日期，希望达到的效果是每次打开表格，都可以显示当天的日期。

在B3输入公式。

=TODAY()

2.合计，当输入金额时，能够自动统计。

在E45输入公式。

=SUM(E6:E44)

3.A列的日期，需要输入以-作为分隔符号的日期。

选择区域A6:A44，单击数据→数据验证（低版本叫数据有效性），允许选择日期，设置日期介于2010-1-1到2020-12-30之间。

单击输入信息，输入标题还有提示内容，确定。

设置完A列日期，选择单元格就会有温馨提示，你输入错了，就会弹出警告对话框，只有输入标准的才可以。

4.D列单程/往返，防止乱输入，设置下拉菜单。

选择区域D6:D44，单击数据→数据验证，允许选择序列，来源输入下拉菜单的内容，中间用英文逗号隔开，确定。

设置完以后，就可以通过下拉选择，高效准确。

5.当然，一份标准的表格模板，除了这些还不行，需要设置保护，防止别人乱修改。