学期要结束了，要帮每个毕业班的学生建一个“班级+姓名”的文件夹，如果是你，你怎么做呢？1000多个学生，一个一个的手工创建，估计要忙活大半天。今天，读到这篇文章的朋友们，有福了，现在为你分享一个“帅上天”的技巧，用EXCEL结合DOS命令，批量创建文件夹，分分钟完成任务。

具体步骤如下：

1、打开一个EXCEL表格，录入或导入“班级”和“姓名”，利用“&”连接生成“拟创建文件名”，美化需要，文件名中我增加了一个 "-"连接，在C2单元格：=A2&"-"&B2，然后向下复制，如下图：

2、在D列创建辅助列，获取一个包含“MD +拟创建文件名”文本内容，其中“MD”后面一定要有一个“空格”，如图：

3、在电脑桌面创建一个“2018届毕业生档案”文件夹，在该文件夹中新建一个文本文件，取名“文件夹名”，复制EXCEL表中“MD +拟创建文件名”的文本内容，到此文本中，保存。

4、修改文本文件的后缀“.txt”为：“.bat”，出现一个重命名的提问框，点“确定”，生成一个“.bat”批处理执行命令。

5、“双击”，执行命令，立即生成包含“拟创建文件名”的若干文件夹！

每天学习一点点，每天进步一点点，积硅步，必能致千里，得大成。

我们在制作PPT的时候，常常需要插入大量的图片，尤其为了幻灯片效果，还会添加高清图片，这样，最后的成稿PPT就会变得很大。而工作过程中，我们需要通过邮件发送做好的PPT,邮箱对于文件的大小多有限制，上传费劲，最后还有可能发不出去。今天小编和大家一起学习如何缩小PPT文件大小。

一、压缩图片大小

压缩PPT中的图片主要目的在于改变图片的分辨率，从而达到减小文件大小的目的。切换到【文件】选项卡，点击【另存为】按钮，在页面中，点击【浏览】按钮，弹出【另存为】对话框，点击【工具】按钮，在弹出的列表中，点击【压缩图片】按钮，弹出【压缩图片】对话框，选择【电子邮件（96ppi）：尽可能缩小文档以便共享】后，点击【确定】按钮，返回另存为对话框，点击【保存】即可。PS：这个压缩率只和原有图片大小有关，如果不是因为图片原因，不一定能够压缩多少空间。

二、减少母版使用

有的时候我们使用的幻灯片是从其他地方拷贝过来的模版或者经过多人处理，PPT文件中遗留了大量的母版设置，而其中大多数的母版并没有得到有效的应用，删除多余的母版，也可以为PPT文件瘦身。首先切换到【视图】选项卡，在【母版视图】组中，点击【幻灯片母版】按钮，进入【幻灯片母版】选项卡中，将鼠标指针移动到左侧导航的母版上，停留几秒后，将提示该母版应用在哪些幻灯片上，选中需要删除的母版幻灯片，点击【删除】按钮即可。

三、转换为PDF格式

一般而言，如果不需要再次修改幻灯片，将PPT转换为PDF即可压缩文件的大小。

欢迎关注，以上。

本文来自Pconline

某个Excel文件，数据内容不多，但文件打开却需要20多秒。通过资源管理器查看文件属性，发现体积竟有十几兆。而类似情况下，这种Excel通常不过几十KB。这种情况很多网友都曾遇过，一般都是Excel中暗含了某些特殊元素。那么如何快速地让“巨婴Excel”苗条下来呢？今天笔者就给大家提供几条思路。

1.清理无用对象

一般来说，遇到这种体积巨大，表面又看不出什么异常的Excel文件。首先要考虑的，就是里面是否夹杂了一些不可见的自选图形。为了避免手动清除清理不干净的情况，遇到这种问题，我们一般通过Excel的“定位”功能实现。

搜索文档中图形元素

具体方法是，点击“开始”→“查找和选择”，在下拉菜单中选择“定位条件”，然后在弹出对话框中勾选“对象”选框。一般来说，Excel的搜索结果常常是些体积极小的透明元素（Excel会用一个个圆形小白点表示），这往往是用户在进行批量复制粘贴时误打出来的，保持选中状态下直接按下Delete键，这些不相关元素便迅速被删除了。

2.清理冗余公式

除了暗藏的对象以外，还有一种情况也会导致Excel莫名变大，这就是隐藏公式。一般来说公式仅需要对有数据的行列生效，而没有数据的行列则可以直接删除。

快速清理冗余公式

具体方法是，首先选中空白区域的首行，然后按下Ctrl+Shift+↓跳转到表格区最后一行，接下来通过快捷键Ctrl+-清除行内所有内容（其实就是删除选中行）。如果确实是公式导致的，存盘退出后Excel会马上恢复正常。

3.隐藏Sheet

类似的情况还有隐藏Sheet，也就是说除了你能看到的表格之外，当前文档中还有一些你看不到的表格。解决方法同样简单，在底部标签处右击鼠标，如果“取消隐藏”是点亮状态的话，就意味着文件中确实包含了隐藏Sheet。接下来的操作顺理成章，如果确认被隐藏的Sheet没有用的话，就直接将它们删除。如果表格被加密无法删除，就直接将当前Sheet复制到一个新Excel文件中即可。

如果“取消隐藏”可选的话，就意味着表格中确实存在隐藏了的Sheet

写在最后

其实除了上面几种情况外，数组函数的滥用、大规模使用条件格式、文档中重复调用其他文档，也都可能导致Excel文档体积过大。如同程序编写一样，Excel在编制时也需要讲究一定策略，函数如何选择，功能如何搭配，也都是颇有讲究的。希望今天介绍的几个方法能对大家有所帮助，如果你有更好的主意也欢迎在下方留言。

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商务合作

前几天，老板让我E-mail一个Word文档给客户，拿到文档以后发现，这个Word文档竟然有16M之多。这么大的文档装的是什么东西，打开一看发现Word文档里面有好多的图片，老板的图片肯定是不能删除的，如果要缩小这个Word文档就只能一个一个的修改图片的大小，这样的操作费时费力当然不可取。那这样的问题该怎么解决呢？今天就和大家分享一个技巧解决Word文档过大的问题，这个方法适用于office全线产品，也就是说我们常用的Word、Excel和PowerPoint都可以使用。

首先我们看一下准备压缩的文件，这个Word文档的大小是16M，对于一个Word文档来说，这个大小已经算是很大的了。接下来我们一起来压缩他。

1.我们先打开这个需要压缩的Word文档，然后在Word表格里上方功能区中找到“文件”选项，然后点击。

2.点击后，我们在左侧的菜单栏这里找到并点击“另存为”，再选择“这台电脑”，然后随意把这个文件另存到你自己能记住的地方。为了方便一会能快速找到这个压缩的Word文档，建议大家暂时把他保存在“桌面”上。

3.选择好你要保存的位置以后，Word会自动弹出“另存为”对话框，在这里我们先不要点击保存。在保存的旁边有个“工具”选项，我们点击后选择最下面的“压缩图片”。

4.在弹出的“图片压缩”对话框中，我们可以看到下面有很多分类，它可以把Word文档的图片压缩成各种品质。由于我想发送电子邮件给客户，所以我们选择“电子邮件 96ppi”，选择以后点击“保存”就可以了。

保存到电脑后，我们再次查看一下这个Word文档的大小吧。现在这个Word文档只有1.7M了。是不是压缩了很多呢。压缩后，我们就可以通过E-mail发出这个邮件了。

通过这个方法，我们可以有效的压缩Word、Excel或者是PowerPoint里面的图片。达到减少文档表格的大小问题，压缩后的图片并没有很大的影响，在Word里看图片基本没有任何差别，如果你需要稍微保证一下图片清晰度的话，可以在选择压缩的时候，适当的升高档次。这个方法一共有5种品质，大家可以根据自己的需求随意调整压缩。

这个压缩Word文档的小技巧你学会了么？大家可以收藏这个小技巧，在有需要的时候使用，以备不时之需。如果有任何问题和建议都欢迎大家在评论区留言，我会第一时间回复。欢迎大家关注水煮鱼科技，每天都会分享工作中的小技巧，总有一天可以帮助到你，哪怕是节省了短短的一秒钟。

Office 文档也经常会碰到「肥胖」问题，这个我就有办法轻松解决。

以前实习的时候，曾经在公司里群发一个带文档附件的邮件，结果由于文档超大，造成了全公司服务器堵塞，现在想起来都还觉得好尴尬好尴尬。

很多同事朋友曾向我求助，实际上只有几十行不超过一页的数据，平时可能 1 M 不到的表格文件，为什么会莫名其妙的变成了10 M，上百 M 呢？

最夸张的一次，是有一位同学说，它的表格有 70,412 页。

这么大的表格，随便改一个数据，都得等好久好久，Excel 才能反应过来，或者 1 天也反应不过来……

看到这个窗口的那一刻，都会有一种被电击中，快要死了的感觉

今天就说说，内容很少的 Excel 表格，为什么会莫名奇妙的变大大大大大呢？以及超级简单的3种表格速效瘦身法。

嗯，绝对比阿米尔汗减肥轻松！

动图

找原因

Excel 变「胖」的原因可能有很多很多：函数公式太多了，工作表太多了，数据验证条件格式等额外的设置太多了，放了太多图片或者高清大图，异常退出造成文件虚「胖」，单元格格式种类太多……数都数不完。

但是最最常见又不容易被发现的原因是：

被反复编辑过造成格式过多范围过大；

不小心插入或者隐藏、删除行列时残余了大量的线条等对象；

系统导出的数据不干净，存在大量空白占用了表格空间。

找方法

用以下三招，就能立马让「虚胖」的表格「瘦」下来。

清除外围

在工作表中，只有红框区域里的才是有效数据。在此范围外，可能还有大量冗余的格式，看不见的空格、字符。整个 Excel 表格总共有 1,048,576 行，16384 列，单元格总数那就是天文数字啊。

所以，第一招就是要清除外围的冗余数据和格式。

选中有效数据范围下面一行，按【Shift+Ctrl+↓】选择到最后一行的所有区域，全部清除。

下边的全部无效区域中的格式和内容统统干掉了。

右边如法炮制，选中有效范围右侧一列，按【Shift+Ctrl+→】选择到最后一列的所有列，全部清除。

如果还担心清不干净，那就再把全部清除换成删除，再来一遍。

扫清对象

有些表格里会潜伏很多白色小线条、小矩形很占空间，肉眼却根本看不见。

肿么办？不要用肉眼！

在Excel 里，对象都不用自己找的，用一个【Ctrl+G】，定位条件-对象，就能够将全部浮在表格上面的线条、图表、矩形等等对象选中。

按下【Delete键】就一次性跟他们说拜拜了。

当你再按下【Ctrl+G】，找不到对象时：

恭喜你，那就对了！更多Excel学习和问题请加群：289393114、570064677

转移阵地

如果以上两招实施起来还是有困难，比如造成表格卡死……那你可以考虑只把需要的数据复制粘贴新的表格里。

开什么玩笑，惹不起我还躲不起吗？

经过以上三招，记得保存！记得保存！记得保存！

Excel 表格就能恢复矫捷的身手啦！

要是给你一个压缩文件，然后说这是一个Excel文件，你会怎么想？

Excel文件确实可以通过压缩软件打包进压缩包中，但是把Excel自身变成压缩文件，多数人应该还没有听说过。

— 01 —

Excel与压缩包迷之关系

其实，Office三姐妹在2007（或以上版本）中采用的后缀分别是xlsx、docx、pptx。

这些格式相比旧版本都多了个X，它们本质上是一个压缩包，这样的好处是存储相同容量的信息将占用较小的空间。

具体到Excel，构成Excel的所有源码文件都在这个压缩包中，因此通过将其后缀更改为.zip或.rar即可提取构成Excel的核心源码文件。

是不是感觉发现了微软的小秘密。

我们将Excel修改后缀为zip，解压出内部文件，看看都有什么？3个文件夹1个xml文件。

这里面是什么鬼东西，能怎么玩？让我们一步步扒光它……

小结Excel变成压缩包的原理图。

— 02 —

批量导出Excel中的图片

如果我们的Excel工作表中有很多图片，比如做的员工通讯录，里面含有每一个员工的头像照片，需要将他们批量导入了，一个一个另存为速度就太慢了。

将其转化为压缩包，然后解压，你会赫然发现，所有图片已经静静地在那里等你。

Excel等信息存放在解压后的xl文件夹中的media文件夹里，如图是获取Excel中所有图片的步骤。

— 03 —

破解工作表加密

如图第二张表「销售记录」是使用密码保护的工作表。可是自己设置的密码却忘记了，该怎么办？

这就叫做搬起石头砸自己的脚吧。

①首先修改Excel的后缀名为「.zip」或者「.rar」，是压缩文件的格式就行。

注意：Excel会提示你修改后缀名之后会导致文件不可用，不要理它，点击「是」。

②用压缩软件打开刚才创建的压缩包，从压缩包中\xl\worksheets\路径下找到加密的工作表。因为我们只有sheet2为加密工作表，所以打开这个工作表即可。

通常，为了防止乱搞，把原始Excel文件搞乱，我建议大家把此文件复制到桌面之后再进行下一步操作。

③假设你已经将压缩包中的Sheet2复制到桌面了，那么用【记事本】打开它，【Ctrl】+【F】，输入“pro”查找找到加密代码，找到之后将<>中的那一坨连同<>符号一起删掉，然后保存。

④将桌面的上已经删除密码保护的sheet2直接拖到压缩的文件的\xl\worksheets\路径下，替换到原来的sheet2。

⑤把zip文件改回.xlsx文件，然后大摇大摆去修改工作表吧，因为excel工作表保护密码消失了。

— 04 —

批量修改工作表名称

一个工作簿中存放了一整年的销售记录表，有一个汇总表以及1-12月的销售明细。现在想把工作表名称中“2008年”字样统一改为“2010年”，同样使用压缩文件的方式可以快速搞定。

①将Excel文件的扩展名修改为.zip

②双击zip压缩包→xl文件夹，找到workbook.xml文件，并将workbook.xml复制到桌面（注意不要解压压缩文件）。

③以记事本的方式打开桌面上的workbook.xml文件，单击菜单命令“编辑”→“替代”，在弹出的“替换”对话框中，“查找内容”文本框输入：2008年，“替换为”文本框输入：2010年，单击“全部替换“按钮，关闭”替换“对话框；

④保存文件，并将其粘贴回压缩文件夹中，会提示“此位置已包含同名文件”，点击复制与替换。

⑤将zip文件扩展名再改回原来的.xlsx，然后打开此Excel文件，发现所有的工作表名称都已经改变了。

— 05 —

批量修改批注

通过摸索，星爷发现，Excel转化成压缩包之后，其中xl文件夹是放置Excel中各种元素的地方，比如Excel中插入了图片，在xl文件夹中就会生成一个media文件夹；在Excel单元格中插入了批注，xl文件夹中就会生成一个comments1.xml文件，用来存放批注。

因此，在Excel文件中难以批量操作的“批注”，就可以利用压缩包方法解决。

比如批量修改批注。

双击zip压缩文件，双击打开 xl 文件夹，找到名为comments1.xml的文件，将其复制到桌面。

右键单击comments1.xml文件，在右键菜单中依次单击【打开方式】——【记事本】。在记事本中打开后，所有Excel中批注的内容都在这个文件中了，在这里我们可以方便的使用查找替换进行批量性该，比如：删掉所有批注中的“学费”两字。

如图可以采用替换的方式，将学费替换为空值。

完成之后保存comments1.xml文件，并将其粘贴回压缩文件包中。

最后zip文件扩展名再改回原来的.xlsx，然后打开此Excel文件，工作表中所有地方的批注都进行了相应的改变。

知道了这个原理之后，我们应该还能解锁更多的玩法，等着你去发现。

图文制作：安伟星

大部分公司的邮箱附件都有限制，一般是10M以内，有的甚至只有2M，遇到大一点的文件都没办法发出去。

而且每个人都不喜欢收到大的附件，因为邮箱容量有限制，发多几个10M的大邮件邮箱就爆满了。特别是给老板发邮件，一定要注意不要发大附件，小心他找你麻烦。

发小附件给别人是一种美德，减轻别人负担。

芬哥的附件一般都控制在2M以内，一般都是几百KB。当别人发报告都是5M时，而我的只有别人的十分之一，收件人毫无压力。

怎么做到的呢？

文件太大99%都是因为里面有图片。现在图片的像素越来越高，一张图片随随便便五六M，报告里一有图片必大无疑。

当然我们也可以事先把图片压缩好再插入报告，但是图片一多，一张一张压缩起来太麻烦了，而且往往是我们把报告做完了才发现文件太大了，要重新压缩导入是非常麻烦的。

工作中用得最多的还是excel，现在就以excel为例。

首先，一个笨方法就是把所有的图片全部缩小，点保存，这时文件大小就会相应缩小，再把所有图片恢复成原来尺寸。这种方法对图片质量影响非常大，恢复原来大小后会变模糊。而且当文件页数较多的时候，一页一页操作非常麻烦。

第二个方法是excel自带的图片压缩工具。

双击图片，这时工具栏里会自动多出来一栏 格式，选择 压缩图片，按照下面的设置操作就好，特别注意把 「仅用于此图片」选项取消，这样才会把所有图片都压缩，否则只会单独压缩这一张。

这种方法能够压缩50%以上，但是不知道为什么，有些文件不管怎么压缩都没变化。

第三种方法，能够压缩90%以上，神奇的是图片还是一样清晰，就是用NX Powerlite这个软件，绿色免安装，操作非常简单，几秒钟搞定。

效果像下面这样，90%以上的压缩。

特意制作了一个视频教程讲解（手机上看太小，请到电脑上打开）。

这个工具不但能压缩excel，还能压缩ppt，word, jpg，pdf.

因为便携、不易修改、易于存储等原因，PDF文件已经成为许多小伙伴们日常工作学习中的主流文档，不管是Word、Excel还是PPT，都习惯另存为PDF格式。但是有时候数据稍多一点、图片多添加了几张，PDF文件就要占据几十甚至上百MB的空间。尤其对于没有安装PDF压缩软件的伙伴们来说，太多大质量的PDF不仅占据空间，拷贝、查看同样不方便。

现在，我就教你一种PDF在线压缩的方法，没有压缩软件也不怕！

第一步，打开 PDF在线转换 pdf365

第二步，点击“PDF压缩”图标，进入PDF文档上传页面，将需要压缩的PDF文档添加到窗口中；

第三步，点击“开始压缩”，即可完成PDF在线压缩。

第四步，压缩成功后，点击“下载”按钮，即可拿到压缩后文档。

以上就是使用PDF365网站实现PDF在线压缩方法教程，它除了能够完成PDF在线压缩，还支持PDF转Word、Excel、PPT、图片等多种文件格式转换。因此如果用户想进行PDF在线转换，或者PDF在线处理，就可以使用PDF365在线转换平台。

压缩图片是工作、生活的需要！

保证图片有一定的清晰度是领导的要求，更是一种生活自信！

比如下面一Excel文档，里面存放着一张图片，如下：

在Excel默认分辨率下（220 ppi），关闭Excel文档后，右击该文档，选择“属性”，该文档的大小为（

1.61MB

），如下图示：

图片压缩数倍后，而清晰度几乎不变的方法，如下：

最后，我们验证一下：

①右击该文档，查看压缩后文档的大小，如下图示：

那么，压缩前文档的大小是压缩后的多少倍呢？

答案

：(1.61*1024）/187=

8.82倍

②双击鼠标，打开Excel文档，随意地放大图片，发现其清晰度几乎无变化，如下图示：

可见，上述方法是非常成功的，即：在图片压缩数倍后，放大图片，其清晰度几乎不变！！

鸣谢：

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欢迎大家提问，小编有问必答！！

1、EXCEL文件，未经处理前是1402KB。

2、打开这个文件，在菜单栏上单击编辑-》定位。

3、点开定位-》定位条件。

4、在定位条件上点“对象” 。

5、所有的对象都选中，如下图所示：经检查，这些对象均系无用对象。

6、按DEL键删除所有对象，表格未受任何影响。

7、按此方法删除每张工作表的无用对象（有用对象需保留），保存文件后退出，该文件已缩小至254KB，减少了5.5倍的占用空间。

（本文内容由百度知道网友泡影果果616贡献）