利用数据有效性可以对指定的区域创建有效性下拉列表，在EXCEL 2013版本之前“数据有效性”称之为，数据验证。功能强大，可以随意创建下拉列表。

方法一、设置数据有效性数据来源，选择单元格，打开“数据有效性”在文本框中输入数据，用英文状态下的的逗号隔开。

方法二、直接引用单元格录入好的数据，选择要放置数据的空白单元格，打开“数据有效性”对话框，选择“序列" 在点击“来源”按钮，选择录入好的数据，确定。

方法三、利用名称定义，引用名称，这个方法可以跨区域，可以引用数据源不在同一行或同一列。

如何好好利用Excel数据有效性做动态数据归类？】

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利用Excel进行数据登记是众文员需要做的工作，但是若能掌握一部分技巧，数据输入会减轻很多工作量，而且可以减少错误的发生。数据有效性有时候能带来便利，而且其他人填写数据的时候也有参考作用。

数据有效性基础操作是：选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，框选需要的区域。

这时候有些小伙伴会提问，那如果我需要作出动态的结果呢，有时候内容太多，但是能通过一定的条件进行区分，可以降低数据有效性的内容呢？这个如何进行操作？这个难度也不是很大，只是数据维护需要及时。

动态数据有效性操作步骤：

步骤一：对数据进行命名，选中需命名单元格→公式，名称管理器，新建。

步骤二：设置条件单元格的数据有效性，选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，框选需要的区域。

步骤三：利用公式INDIRECT进行编制数据有效性，选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，输入公式。

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在日常工作中，我们避免不了的需要去收集反馈一些资料，例如意向客户跟进的情况，如果我们只是发了一张表让每个人反馈，那么你收集上来的结果将会是五花八门，给自己后期整理会带来特别大的麻烦，这个时候，如果你会用数据有效性，让他们只能从你给的选项中去选择，那后期我们统计分析结果就会节省很大一部分时间。

下面我们以一个录入人员信息所在省所在市为例子简单的讲解下，大家可以根据自己的实际应用去修改即可

一、仅有一个层级：

步骤：数据→数据有效性→序列→

1、如果所需要填写的较少的话，则我们可以直接把内容填写上去即可，如下图：

此处需注意：两个数值之间用英文状态下的逗号填写即可

2、如果所选择的数值较多，则我们可以把数据源填写到其他的空白处，然后直接选择数据源即可，具体操作如下：

二、有两个层级且相关联（即第二个选项是由第一个决定的）

第一步：创建名称管理器

选中所有的内容→公式→根据所选内容创建→首行（因为此例子省份在首行，二级菜单所有的市是根据省来决定的，所以选择首行，具体可以根据不同情况进行选择）

第二步：创建一级菜单名称

选中所有的省份然后在左上角修改名称即可，此处名字可随意填写，但是一定要记着

第三步：设置一级菜单

数据→数据有效性→序列→=省份（第二步设置的名称）

第四步：设置二级菜单

数据→数据有效性→序列→=INDIRECT($G2)（($G2为二级菜单对应的前一列的单元格）

下边的直接下拉即可

xsjdsjmm

突出显示重复数据

1、选中A2:A11单元格区域，新建格式规则

2、使用公式为：

=COUNTIF(A$2:A2,A2)>1

3、设置突出显示的格式

提示：

COUNTIF函数第一参数使用A$2:A2，表示从A2单元格开始至公式所在行的A列。在这个动态扩展的范围中，统计有多少个单元格与公式所在行的内容相同。

突出显示每种商品的最低价格

1、选中B4:F13单元格区域，新建格式规则

=B4=MIN($B4:$F4)

1、MIN($B4:$F4)部分计算出公式所在行的最小值。

2、然后判断B4（活动单元格），是否等于公式所在行的最小值。

3、在条件格式中，针对活动单元格的设置，将被作用到所选区域的每一个单元格。

突出显示已完成合同

1、选中A4:F13单元格区域，新建格式规则

=$F4="是"

本例需要特别注意引用方式，因为每一列都是依据F列的判断结果来显示条件格式，所以要使用列绝对引用。

突出显示周末日期

1、选中A3:F7单元格区域，新建格式规则

=WEEKDAY(A$3,2)>5

1、WEEKDAY函数返回某日期为星期几。第二参数使用2，表示以1~7表示星期一到星期日。

2、对第三行中的日期进行判断后，如果数值大于5，即表示该日期为周六或是周日。

合同到期提醒

1、选中A4:D7单元格区域，新建格式规则

=AND($D4>TODAY(),$D4-TODAY()<7)

使用两个条件对D4单元格中的日期进行判断，第一个条件是大于系统当前日期，第二个条件是和系统当前日期的间隔小于7。

员工生日一周内提醒

=DATEDIF($D4,NOW()+7,"yd")<=7

1、DATEDIF函数用于计算两个日期之间的间隔。

2、第三参数使用yd，表示计算两个日期忽略年的间隔天数。

注意：

由于DATEDIF函数的第三参数在使用“YD”时有特殊的计算规则，因此当结束日期是3月份时，计算结果可能会出现一天的误差。

数据有效性不仅能够对单元格的输入数据进行条件限制，还可以在单元格中创建下拉列表菜单方便用户选择输入。

普通青年这样用：

步骤简要说明：

选中区域，设置数据验证，允许条件选择序列，输入要在下拉菜单中显示的内容：

男,女

注意不同选项要使用半角的逗号隔开。

文艺青年这样用：

选中数据区域，设置数据验证，在【输入信息】选项卡下输入提示内容。

强迫症青年这样用：

选中数据区域，设置数据验证，自定义公式为：

=COUNTA(E$3:E3)=ROW(A1)

注意：公式中的E3是选中数据区域的首个单元格。

走你青年这样用：

=COUNTIF(E:E,E3)=1

注意：公式中的E3是实际选中数据区域的首个单元格。

牛B青年这样用：

任意单元格（如H3）输入公式=NOW()

选中数据区域，设置数据验证，序列来源为：

=H3

注意：要预先设置所选数据区域的数字格式为：H:MM:SS

图文制作：祝洪忠

问题来源

EXCEL输入数据时，经常会输入不规范或者无效的数据，对数据的统计工作带来很大的麻烦。

数据验证能够建立特定的规则，限制单元格可以输入的内容，从而规范数据输入，提高数据统计与分析效率。

数据验证，在EXCEL2010及以前的版本中称为“数据有效性”。

使用示例

一、规范性别输入

利用数据验证输入性别，不仅数据规范，而且快速。

方法如下动图：

特别注意：

1、序列来源中，“男”与“女”两个字之间一定是“英文状态”的逗号，即半角逗号；

2、只要对一个单元格设置了数据验证，鼠标拖动单元格右下角填充柄，进行填充，即可将“数据验证”填充到其他单元格，

二、限定输入内容

当然，输入的内容也可以用第一种输入性别的方法以序列的方式直接写入来源。

三、限定数字范围

1、静态限制输入数值范围：

2、动态限制输入数值范围：

这种动态限定数据的方法，设置了数据验证以后，可以通过修改最小值与最大值单元格的数值，动态调整数据允许输入的范围。

四、限定文本长度

限定文本长度还可以设置通过“文本长度——介于”，来设置文本位数的范围。

五、限制输入重复信息

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=COUNTIF(H:H,H1)=1”。

公式的含义是：H列中，H1单元格的内容只出现1次。如果H列中H1单元格内容出现次数超过1，则禁止输入。

如动图：

六、限定身份证号码

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)”。

其中：

LEN(H1)=18，含义是H1单元格内容的长度为18位；

COUNTIF(H:H,H1&"*")=1，含义是在H列中H1单元格内容只出现1次，也就是不能重复出现；

(为什么查找身份证出现次数，还要在查找单元格后面添加“&"*"”，请参考Excel | 身份证号码统计易出现的错误)

AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)，含义是同时满足内容长度为18位、不能重复出现两个条件。

七、限制输入空格

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=ISERR(FIND(" ",ASC(H1)))”。

其中：

ASC(H1)，含义是H1单元格的全角空格转换为半角空格；

FIND(" ",ASC(H1))，含义是在H1单元格中查找空格，如果包含空格，则返回空格在H1单元格的位置，即一个数字；如果没有空格，则返回错误值#VALUE；

ISERR(FIND(" ",ASC(H1)))，含义是通过ISERR函数，将不包含空格时返回的错误值转换为逻辑值TRUE，表示允许输入；将包含空格时返回的数值转换为逻辑值FALSE，表示禁止输入。

如下动图：

Excel如何进行多层次联动数据有效性设置

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数据有效性对于大家而言并不陌生，而且很熟悉，但是运用自如的就是比较困难。在网上一搜索高级的数据有效性需要用到VBA进行设置，这无可厚非，毕竟口令能解决的不需要花费太多时间去专研不必要的方法，两者最终结果都一样。

下拉菜单有时候因为原始数据过多，它的作用就并不是很明显。选项过于繁复，理性输入人会舍弃下拉选取数据，而是选择直接输入数据，以节省选择时间，提高工作效率。所以此时数据有效性的弊端就凸显出来，如果能根据上一个选择而联动筛选出本次所想要的数据，这是非常理想的，也是本次想向大家介绍的一种方法。

回顾一下数据有效性的设置方法，步骤：数据→数据有效性→序列，来源，框选需要的区域。

移除点击此处添加图片说明文字

图1

然后直接进入本次主体，所谓联动，就是当我第一个选择了广东省，第二个可以根据第一个选择筛选出与第一个下支的数据，第三个可以根据第二个筛选出相应的数据，以此类推。本次利用的例子是关于服饰，以类型联动出颜色，再得到相应的金额。

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图2

一、设置一级数据有效性

第一步是一级的款型设置，本次数据有效性利用到的公式是=OFFSET($A$2,,,COUNTA(A:A)-1)。

这个公式利用OFFSET动态提取数据，利用定位作用，而且范围是A列非空行数个数。这里OFFSET函数对行和列没有设置值，意味着不向下和不向右取值。

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图3

二、设置二级联动数据有效性，增加颜色。

第二步是将款式的颜色作为数据源，不过本次的颜色可能有重复，有重复的，大家可以建立一个辅助列，将此数据进行删除重复项处理。本次数据有效性利用到的公式是=OFFSET($C$1,MATCH(G2,B:B,)-1,,COUNTIF(B:B,G2))。使用OFFSET动态提取C列颜色的数据，而且更加直观。唯一缺点是重复的数据需要增加辅助列进行筛选。

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图4

三、设置第三级联动数据有效性，增加价钱。

第三步是将款式的价钱作为数据源，不过本次的价钱可能有重复，有重复的数据，大家可以建立辅助列，将此数据进行删除重复项处理。

本次数据有效性利用的公式是=OFFSET($D$1,MATCH(H2,C:C,)-1,,COUNTIF(C:C,H2))。

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图5

Excel的技能是需要大家不断练习才能掌握，不经常练习大家很容易会淡忘。希望大家能互勉共同进步。

今日互动：你觉得还有其他的思路吗？

P.P.S：觉得回答得还行，就点赞吧！

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一、鼠标左键单击你要选择的列的字母，选择整列。如图所示：

二、选择工具栏的数据工具下的数据有效性，如下图所示：

三、选择数据有效性

四、根据你的需要自己设置相关的有效性，如下图所示：

需要提醒的是：如果在这一列中，如果有单元格设置了工作表保护的话，是不能设置数据有效性的。这种情况需要先取消工作表保护然后在设置有效性。

（本文内容由百度知道网友zxh4567贡献）

今天一起学习excel中数据有效性设置吧！

1.数据有效性

定义：数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入;对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以依靠系统检查数据的正确有效性，避免错误的数据录入。

要求：对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以依靠系统检查数据的正确有效性，避免错误的数据录入。 1、数据有效性功能可以在尚未输入数据时，预先设置，以保证输入数据的正确性； 2、一般情况下不能检查已输入的数据。

2.实际例子（性别，年龄，电话号码及身份证号码）的应用

2.1性别

选中单元格C3：C13，选择“数据”——“数据有效性”。弹出“数据有效性”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入“男，女”（注意：字符之间的间隔为英文符号）

切换到“输入信息”选项卡，在“输入信息”文本框中输入“请输入性别”。

切换到“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择“警告”，在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“您输入的性别有误，请从下拉列表中选择”。

设置完毕，单击“确定”，返回工作表，在设定的单元格右侧出现一个下箭头按钮和提示信息。单击下箭头按钮，在弹出的下拉列表重弄个选择性别。

如果输入的性别不在设置的有效序列中，则会弹出“输入错误”对话框。

2.2年龄（一般有个范围，如18岁-55岁）步骤如上。

2.3电话号码（11位数字），步骤同上。

2.4身份证（分15和18位）属于长编号管理

首先要规范正确的格式，选择“文本”或是自定义“@".

其次数据有效性设置，这次要自定义运用到公式。OR ,LEN，要在公式里输入：=OR(LEN(F2)=15,LEN(F2)=18)

学习的目的在于掌握学习方法和规律，能够灵活运用，举一反三。

【Excel如何模糊性使用高级数据有效性搜索数据？】

数据有效性有时候能带给大家便利，有时候能带给大家烦恼，在数据少的时候，数据有效性非常便利；但是数据累计到一定量的时候，可选项就非常多，有时候并不是很方便。

看着别人在做数据的时候利用下拉菜单好像很高级，下面我带大家从不同层次进行学习这个下拉菜单的制作。

一、制作数据有效性方法一：数据→数据有效性→序列，来源，框选需要的区域。

图1

基本的数据有效性设置已经回顾了，有一些朋友会疑问，数据有效性如何能做到模糊性筛选数据，例如使用筛选功能那样，只需要输入一两个关键词，就可以匹配到相应的数据，得出简化的可视数据，带来不一样的视觉感受。现在我帮大家打破这一常规，来带领大家慢慢建立自己的高级数据有效性王国。

大家可以建一个数据源的工作表和过渡搜索数据的工作表，第三个是使用数据有效性的工作表。如图所示，每一个表格的作用会在实际使用中提及。

图2

二、对数据源工作表建立一个名称管理

第一步是对数据源工作表的公司名称建立一个名称进行管理—公司，基本操作步骤：选中所需单元格→公式→根据所选内容创建，名称为首行→确定。

图3

三、建立数组公式

第二步是在过渡工作表中建立一个数组公式，该数组公式作用是根据输入单元格内容进行搜索符合条件的内容。温馨提示：数组公式需要Ctrl + Shift + Enter三键一起输入，被提示循环运用的时候，点确定即可。

该辅助数组公式为：

=INDEX(数据源!A:A,SMALL(IF(ISNUMBER(FIND(CELL("contents"),公司)),ROW(公司),1000),ROW(A1)))&""

图4

第三步是继第二步建立第二个名称—公司名，该名称使用一个公式提取第二步搜索的数据，该公式为：

=OFFSET(提取!$A$2,,,COUNTIF(公司,"*"&CELL("contents")&"*"))

图5

四、建立第二个数据有效性

第四步是建立第二个数据有效性，该数据有效性设置与基本设置一致。设置步骤：数据→数据有效性→序列，公司名（已经在名称管理器下建立名称）。

图6

在工作中经常会遇到很多表格在数据输入的时候多次重复再输入一些产品名称、部门名称、性别等内容。这时就会想着如果能在这个单元格设置一个下拉选项进行选择多好啊！可恰巧这个不会设置，怎么办呢？

Excel表格中设置数据有效性（单元格设置下拉选项）可以提高我们数据输入的准确性，可以提高我们的工作效率。到底我们要怎么样设置Excel表格中的数据有效性（表格设置下拉选项）呢？今天通过一个小技巧跟大家分享Excel表格中如何设置数据有效性（表单元格设置下拉选项），希望对朋友们在工作中有所帮助！

1、选中部门下面的空单元格或整列——点击“数据”选项，选择“数据验证”下拉菜单下方的“数据验证”

2、在“数据验证”——“验证条件”——“允许”下框——选择“序列”

3、在“数据验证”——“验证条件”——“来源”下框输入部门名称，每个数据之间用英文状态下的逗号隔开并确定

4、设置完成后看下部门下面表格中下拉菜单的效果，我们再也不需要重复去输入部门名称了，只需要通过用鼠标点击操作即可选择！这样我们就可以提高工作效率！

如果我们的数据来源比较多的话，建议朋友们选择数据源区域。

今天的Excel表格中如何设置数据有效性（单元格设置下拉选项）小技巧分享，希望对大家工作中有所帮助！欢迎加入我们群一起交流学习！