我精挑细选的十二个函数，需要满足的条件是什么呢？

1、实用——必须的

2、常用——必须的

3、高效牛逼——这才是关键

目录

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文本类型函数

1、TRIM、CLEAN函数

——数据清洗器。

工作中难免从网页或者其他文本格式中向Excel中粘贴数据，但从其他地方粘贴的数据，往往含有不确定的空格以及换行，在进行公式计算、数据查找、引用时就会出错。

Trim函数可以轻松把单元格内容里单词之间空格之外的空格去掉。

有时表格中的数据不仅有空格，还有换行，甚至还有一些莫名其妙的乱码和字符，

Clean函数可以用来删除文本中中的换行，使你的数据就立马变得干净整齐。

简单来说，Trim删除空格，Clean删除换行。

2、LEFT、RIGHT函数

——左右取字符

Left——从文本字符串的开头返回指定数目的字符

Right——从文本字符串的尾部返回指定数目的字符

这两个函数语法简单,日常中用的也比较多，但是两个函数结合使用，你用过么？

举例：人事管理工作中，需要把身份证号中的出生年月提取出来。

思路：先把身份证后12位提取出来，再提取12位中的前8位。

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数学类型函数

3、SUMIF 函数

——条件求和利器

SUM的意思是“求和”，再加上“IF”，意思就是对范围中符合指定条件的值求和。

◇函数语法：SUMIF(range，criteria，sum_range)

◇应用场景：你负责给销售员评定业绩，星爷私下找到你问你他本月的销售业绩是否达标，你如何快速给他算出来呢。

◇解读：在C列中，查找等于星爷（C2）的销售员，然后对应的D列的和。

4、SUBTOTAL函数

——数值计算全能王

SUBTOTALl是分类汇总中最常见的函数。

什么意思呢，一旦创建了分类汇总，这时需要通过subtotal函数才能求出正确的值。

◇函数语法:SUBTOTAL(function_num,Range)

function_num：1到11（本函数包含11个函数，你需要指定使用哪一个函数。）

Range：需要进行计算的区域

◇应用场景

同样是给星爷计算业绩，你对销售员进行了筛选。你会发现，如果使用SUM求的话，不受筛选结果影响，会对所有数据进行求和。

而SUBTOTAL，他只对筛选数据结果数据进行求和。

这个功能对我们的实际工作的帮助是很大的。

——轻松实现数组计算

这个函数的功能是在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。

◇函数语法：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...)

◇应用场景：统计公司所有产品销售额之和。销售记录表中记载了每个月产品的销售情况，需要你快速统计总业绩是多少。

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逻辑类型函数

6、IF函数

——给你多一种选择

If函数的意思就是“如果”，如果满足某个条件，就返回一个值，如果不满足，就返回另一个。

◇函数语法：IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

◇应用场景：领导分配给你的任务，需要在某个时间点之前完成，利用Excel做一个任务到期提醒。

IF函数是一个基础函数，基于if函数可以延伸出很多功能，比如刚才讲的SUMIF，比如设置条件格式，比如设置高端的数据有效性。

7、IFERROR

——终结错误值的利器

IFERROR函数：如果计算结果为错误，则返回指定的值；否则将返回公式的结果。

使用IFERROR函数来捕获和处理公式中的错误。

◇函数语法：IFERROR(value, value_if_error)

◇应用场景：工作中，在录入数据的时候，难免会有录入错误，漏录入的情况，这时候如果使用公式去计算，可能会返回错误值。

比如表中漏输入了业绩目标，那么直接计算达成率的话，就会出现分母为零，会返回错误值，此时使用IFERROR提示错误。

注：任何可能有 #N/A, #VALUE!, #REF!, #p/0!, #NUM!, #NAME?, or #NULL!.错误的都可以套用！

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统计类型函数

8、COUNTIF函数

用来计算区域中满足给定条件的单元格的个数。

◇函数语法：COUNTIF(range,criteria)

COUNTIF函数看起来很简单，参数也只有两个，但是他能实现的功能非常强大。

大家要多体会这个函数使用的思路：如何通过变换及与其他函数结合实现高级功能。

◇应用场景

1）重找录入的数据有否重复

注：本列只能判断出来数据是否重复，但是不能判断出来是哪两个数据重复了。

2）第几次出现？

输入公式=COUNTIF(B$2:B2,B2)

COUNTIF函数的统计区域是B$2:B2，第一个B2是行绝对引用，第二个B2，是相对引用。当公式向下复制时，就会变成B$2:B3、B$2:B4……一个不断扩展的区域，从这个动态区域中统计B列销售员的个数。

想一想，如果这个区域变为B2:B$15，是不是将变为一个不断缩小的区域，这样能出现什么效果呢，动手试一试吧。

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日期类型函数

9、NETWORKDAYS函数

——项目管理中的神器！！！

NETWORKDAYS函数返回参数start-data和end-data之间完整的工作日（不包括周末和专门指定的假期）数值。也就是说能返回两个日期之间工作日的天数。

◇函数语法：NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])

◇应用场景：

今天是6月1日，你负责的项目是6月2结束，老板问你：离项目结束要工作几天？答：一天特么这么简单的问题你是在侮辱项目管理人的智商么？那如果项目是11月11结束呢？干，这下不好数了，因为要去除周末节假日什么的。

NETWORKDAYS大神登场。

10、WORKDAY函数

——项目管理中的另一神器！！！

WorkDay返回在某日期（起始日期）之前或之后、与该日期相隔指定工作日的某一日期的日期值。 工作日不包括周末和专门指定的假日。

◇函数语法：WORKDAY(start_date, days, [holidays])

◇应用场景：你和老板负责的项目遥遥无期，突然有一天老板开始怀疑人生了：这项目特么还要再干250天，这要干到猴年马月？

……

别怕，老板开始怀疑人生的时候，就是你装逼的时候。

WORKDAY大神登场。

你可以告诉老板，要干到2017年5月26日（但不是猴年马月）

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查找类型函数

11、VlOOKUP函数

——用处非常广的查找函数

VLOOKUP是按列查找，最终返回该列在查询范围内所对应的值。

◇函数语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)

关于函数的详细用法，可以阅读下面的文章：

入门|快速掌握VLOOKUP函数之精解精析

进阶|熟练使用VLOOKUP函数之精解精析

◇应用场景：

公司客户通讯录中存数量庞大的客户联系方式，突然有一天你老板给你一份客户的名单（从通讯录中选出来的，一百人左右的数量），说：把这些客户的电话找出来，打电话拜访！

干，难题来了，你要如何去拜访完这100个客户，不，难题是你要如何快速的把这100位客户的电话号码提取出来。

12、INDEX MATCH函数

——能够发挥1+1>2的一对好基友

这两个函数对多数人来说比较陌生，我们先通过例子看一下这两个函数是做什么的。

INDEX函数语法：坐在第3排第2列的那个同学，给我站出来。。。！=INDEX(座位方阵，第3排，左数第2列)

MATCH函数语法：你算老几？=MATCH("你自己",{"星ye","雷哥","你自己","李想"},0)

◇应用场景：我们使用这两个函数来解决第11个案例中匹配电话号码的难题。

◇回顾：我们来看看到底是怎么匹配的？

=INDEX($A$2:$D$15,MATCH(F3,$B$2:$B$15,0),4)

首先根据语法解读MATCH函数，你算老几？

F3（李想）在B2：B15（姓名这一列）列中属于第几个，显然是4.

然后解读外层的INDEX函数，=INDEX($A$2:$D$15,4,4)

A2:D15区域中的第4行、第4列的数据（18312528256）你给我出来。

这样，你所需要的电话号码就被提取出来了。

注：选择的区域之所以都加了“$”是为了让这个区域“绝对引用”，不管我怎么下拉，这个区域都是固定的。

转载自网络，搜罗更多小技巧，高效工作办公不累！

微信公号：慧翔天地PMP，可向小助手领取项目管理书籍和文档模板。

项目，学过PMP的都知道这个定义：项目是既定的资源和要求的约束下,为实现某种目的而相互联系的一次性工作任务。

项目管理千头百绪，事前的预估，过程的定义，甘特图的管理，关系网的建立，当知心大姐，当鼓劲领袖，当拿鞭子的监工，等等等等，不一而足。

所以这才让很多人抓不住重点。很多人即使正规学习了PMP，其实是学的时候一回事，学完该野路子还是野路子，他们在PMP中除了学会一些名词用来唬住别人，或者唬住自己（证明自己不是打杂的），搞不清楚一个项目是怎么被控制住的。

这个问题还是要回到“守弱”这个主题上：相信可以解决问题的东西，不要相信概念本身。

所以那个“项目”的定义才这么重要：你管控一个项目，不是为了满足PMP的那些方法论的，是为了实现项目目标的。那么你项目筹码就那么多，怎么能用这些筹码换你的那个结果？

所以，项目经理的核心工作是两个问题：WBS（甘特图）和风险管理。

其他都是这两个工作上针对特定问题的插花。

WBS（Work Breakdown Struct）可以是任何形态，你写在笔记本上，用MS Project画图，还是用Excel一类的工具写成一个列表，都无所谓，工具对很多问题有帮助，但不是问题的核心。

问题的核心是，你做任何长跑，都不会拿终点作为目标，所以你肯定是要分阶段的，如果你的工作依赖特别复杂（比如做一个数据中心的建设，这涉及采购，招标，申领牌照，开发，部署等工作），用一般的任务列表很难管理好，这种情况能画甘特图的软件能帮上很大的忙。

其他的如小型的软件开发项目，常常是几个大迭代组织一组小故事的，基本上用任务列表就已经能管理得很好了。

WBS每个项目经理都会做，因为你再野路子，把任务分出阶段指配给人这种基本作用还是要发挥出来的。但项目管理真正体现能力是风险管理。很多人望文生义，把风险管理看作是加花的一部分，认为只是项目管理逻辑中其中一个（和很多其他方面并列的）方面了。却没有搞清楚，风险管理其实是整个项目管理工作的中心。我们需要一个项目经理，很大程度上是因为我们需要有人去管理所有的风险。

因为项目最后没有按质按量完成，都是因为当初对WBS的假设有误，我们要守护WBS，就是提前发现WBS的破绽，然后把这个破绽消除掉。

回到风险管理，要把项目挑上身，风险管理有三个要领，是每个项目经理需要掌握的：

1. 风险识别不来自项目经理，风险识别主要来自WBS任务的执行者，要用软件工程师收集需求的心态去识别风险。要要挟他们如果“搞不定我就杀你全家”这样的情怀把可能的风险逼出来。

2.为每个风险设定规避计划和应急计划。特别是应急计划。很多项目经理技术即使管理风险列表，也不好好准备应急计划。或者干脆搞不清楚规避和应急计划有必要区分。我是强行要求我的项目经理给应急计划的，因为只有你有应急计划，你才真心认为这个事情是个风险（而不是个延期的推脱理由），很多风险都是有一半几率会真的发生的，发生后会不会对你的项目造成致命的影响？你还罩得住不？这个才是问题的核心。看一个项目计划中有没有风险应急计划，很多时候就能判断这个项目经理到底是不是足够专业了。（我不怕告诉你这个，就算你拿这个骗我，背不上身的人做出来的应急计划一样是一眼能看出来的）

3. 在执行的过程中，要始终基于风险管理来管理WBS，不断响应变化。有了项目经理，技术或者业务为中心的成员（我不管这些人在组织中的地位是比项目经理高，还是比项目经理低），才有可能有效输出

能做好这三点，就是一个好的专业的项目经理了。

甘特图是由20世纪一位名叫甘特的管理者提出的科学管理方法，因其可视化的图表，更容易让管理者掌握项目进程，甘特图也就逐渐受到全世界企业的欢迎和使用。甘特图的图表结构较为特殊，又常被人称为“横道图”或“条状图”。在图上，每个项目在立项初期的时候都会被记录，随着时间的推移，项目完成的进度也会被标明，这让管理者对项目时刻了然于胸。

甘特图的出现，被视为是当代管理思想的一次革命，它所带来的便捷性，或加快了科学与工业的进步。我们作为现代社会的职场人士，很有必要掌握和学习这项实用的科学管理方法，并将其运用在我们的工作和生活当中。

学习甘特图，除了了解它的概念外，还需要掌握甘特图的画法。本文将盘点分析市面上常见几款甘特图软件，以帮助大家能够找到适合自己的工具。

|Microsoft Office Excel

这是微软办公软件中用于处理表格数据的工具，也是职场人士必装的一款软件。在我们印象中，Excel一般只用来做个数据表或是商务报表，实在很难将它与甘特图联系。但是不得不说，万能的Excel确实能够绘制甘特图，只是操作难度偏大，或许是对Excel足够熟练的高手才有机会绘制。

虽然网络上有许多相关的教程，教大家如何使用Excel画甘特图，但教程普遍偏难，且绘制完成的图表也缺乏美观度，不大适合新手使用。

MindMaster

这是款专业绘制思维导图的软件，但同样也是专业绘制甘特图的软件。在本篇介绍的所有软件中，MindMaster绘制出来的甘特图可以说是最具颜值的。分析原因，主要是MindMaster是最新上线的软件，其采用的开发技术和UI设计较为先进，足够让使用者体验到流畅和整洁的使用环境。

MindMaster有一点可能让某些人觉得不太方便，就是需要先绘制思维导图，才能生成甘特图。但笔者却认为在熟练使用后，该步骤绘制甘特图的效率比其他软件还高。所以，笔者挺推荐大家使用这款软件。它不仅可以画甘特图，还能顺便把思维导图给画了。

瀚文进度计划软件

瀚文软件是一家较为早期的国产软件开发公司，其自主研发的这款瀚文进度计划软件可用于对工程项目的管理和控制。其软件的界面风格类似早期的Windows软件，但较为熟悉的界面或许更容易上手体验。

这款软件提供较为完善的甘特图功能，可满足基础的绘制需求。但美中不足的是，软件所绘制的甘特图，其风格与现代的审美观略有差距，不够时尚整洁，略为遗憾。

亿图图示

听说过这款软件的人虽然不多，但用过这款软件的人一定会说它好用！亿图图示同样是一款国产专业绘图软件，使用它绘制甘特图，便捷又高效。另外，它可以让甘特图一键转化为思维导图和时间线，还能支持导入Excel、TXT等外部数据生成甘特图。

亿图图示的特色简单概况四个字：专业、齐全。软件提供甘特图的基础编辑功能，使用者花极短的时间即可绘制出一张专业的甘特图。在软件里输入开始和结束的时间，能生成对应的轴线；改变完成度的数值，右侧的状态也会随之改变。这种智能关联的操作，极大方便了我们制图。亿图软件还内置齐全的模板和例子，除了可以绘制甘特外，还可以绘制思维导图、组织结构图以及流程图等两百多种图示，非常适合新手使用。

纵观所有的软件，都可能存在一些不足的地方，选择一款适合自己的才是最重要的。

关于项目管理软件在最初的时候给大家介绍过，为什么将项目管理应用在开篇介绍，是和个人的工作有关，由于本人从事是项目管理为主，在日常工作的对各个项目计划与进度的确认工作量占比比较大，个人比较习惯思考如何让一些繁琐的事务让电脑给我完成，其余说的简单一点就比较比较“懒”，因此才有EXCEL二次开发项目管理的想法。此项目管理是在个人的工作总结改善更新中产生的，可能有很多朋友会说项目管理有专业的软件，不错，确认有专业软件，但专业软件的使用覆盖率低，文件的可读性就比较差（当然如果不闲麻烦可以通过文件转换格式来解决）。但办公软件使用率是非常高的，通用性，兼容性，都非常好，可操作性高。

EXCEL项目管理软件是为了能提高工作效果，更简单快捷的管理日常工作，而为之构想，开发的一款基于EXCEL平台的小软件，

主要有如下的特点，题头如下

1，用户根据项目输入项目标题

2，根据需要输入工作项目名称，及项目相关时间，项目负责人，

3，项目软件自动识别项目进度，并根据进度类别提出报警，"开始滞后"，"进行中"，"完成滞后"，"完成"，可视化高。

4，自动绘制甘特图，一键更新甘特图，

5，可以根据项目时间跨度以日/周为周期调整时间轴。

6，绘制闪电线

7，折叠与展开子项项目方便查阅项目进度。

本软件是一套系统性的开发，

不少网友留言想了解软件的进度，由于本软件是一套系统性的开发，如下是现在完成的程序，开发工作量是比较大，为给朋友们比较好的体验，再程序完善后，再与大家分享。

如果有网友想增加什么功能可以留言，小编如能否实现将追加其中。

在日常的管理活动中，我们会涉及到很多项目管理，如何能够快速制定项目进度管控表？是我们常常遇见较为烦恼问题。除了专门的电脑软件或自动化办公软件以外，有没有其它简便快速的办法？答案是肯定的。以下是笔者用EXCEL公式快速制定实用的项目进度管制表，也就是甘特图。

（注：效果图示，其中项目实际进度图示是EXCEL公式自动生成）

要达到快速制定项目管制表（甘特图）这个效果，整体思路是巧妙利用EXCEL函数REPT的作用，REPT函数利用重复某个字符多少次，来产生不同长度的符号形状，借助把符号：“□” 与 “■”放入公式REPT中，并与空格结合达成预期效果。（注：“□” 与 “■”两个特殊符号是在EXCEL中“插入”-“特殊符号”）

具体步骤如下：

第一步，先学会EXCEL公式REPT的作用:

公式=rept("A",6)=AAAAAA

公式=rept("■",5)=■■■■■

第二步，绘制项目管控主表（甘特图）主体框架图：

须把项目主要节点动作分解成不同的项目任务，比如：任务1、任务2、任务3、任务4、任务5与任务6等等；

另一列分开成计划与实际；

项目开始时间须统一成时间标准可格式：即：2017/12/01等；计划天数只须数字整数即可；

第三步：项目结束时间则可用公式串接自动生成，即“项目开始时间“ 加 上”计划天数“;（（如下图右标注红色标公式显示）

第四步，也是最关键的一步，就是对项目计划一行对应的“进度图示列”输入EXCEL公式：（如下图右标注黄色标公式显示）

公式是：=REPT(" ",D8-MIN(D$7:D$22))&REPT("■",F8-D8)

同样，就是对项目实际一行进度图示列中对应人EXCEL公式的输入：

（如下图右标注绿色标公式显示）

计划与实际两个公式差异是两个特殊符号的区别：

：“□” 表示：计划；

“■” 表示：实际；

第五步：REPT(" ",D8-MIN(D$7:D$22))&REPT("■",F8-D8)的解读：

此组合公式是属于嵌套与组合公式，分为：

REPT(" ",D8-MIN(D$7:D$22)) 与 REPT("■",F8-D8)两块，中间用”&“连接；REPT(" ",D8-MIN(D$7:D$22))是把项目起始的空格间隔列出来；公式中“ ”是一个空格键。REPT("■",F8-D8)是显示计划或实际图示显示；两公式巧用一个”&”号连接。

第六步：在”项目进度图示“列中把计划与实际对应的EXCEL公式进行复制至其它任务就OK了。

最后，完成后则可保留样版格式，以后仅需更改任务资料与项目开始时间与结束时间即可，项目管制其它功能可以自动生成，只有这样，在日常项目管控时，我们才可以真正做到事半功倍的功效。

本文摘自PM圈子网

MS Project是一个门槛极低的应用软件。只要你懂什么是横道图（甘特图），基本上就会用它。觉得太简单了？你知道怎样建WBS吗？

怎样分配资源？怎样优化进度？那么，你知道什么是项目分解？什么是资源规划？什么是关键路径么？

1

MS project 功能简介

2

项目进度计划制定

活动定义（范围说明WBS&活动清单）

/ WBS示例 /

▲仅为示例，并不代表任何具体项目的全部项目范围

/ 活动排序 /

▲任务间的四种依赖关系

/ 四种依赖关系详解 /

完成——开始（FS）

常用类型

开始——开始（SS）

只要A一开始B就可以开始，而不强调A一定要做多少B才能开始。如开发任务，只要涉及开始了编码就可以开始。

完成——完成（FF）

A完成B才能够完成。任务A的完成时间不能大于任务B的完成时间，但任务B的完成时间可以滞后于任务A。

开始——完成（SF）

A开始后B才能算作完成任务A。

3

活动工期估算

工期工时资源

/ 固定工期 /

如果为任务打开投入比导向日程排定功能，更改资源分配，将更改资源在该任务中投入的时间量。

在排定项目日程时，如果希望减轻某些人员的工作负担，或者需要将某些人员兼职分配到其他任务中，可以考虑采用此选项

/ 固定工时 /

固定工时任务类型和投入比导向日程排定方法都将保持“工时”值不变。日程排定只变化工期或者资源，如果改动了资源（添加新资源、或者改动资源单位），则更改工期。

/ 固定资源 /

如果为任务打开了投入比导向日程排定功能，在添加或删除资源时，Project将调整任务的工期。资源越多，工期越短。

4

进度计划制定（项目进度计划）

/ 常用进度计划形式 /

甘特图（横道图）

统筹图（项目网络图）

/ 判断项目进度计划是否最佳 /

关键路径法：时差为零的活动是关键活动，其周期决定了项目总工期。

向关键路径要时间，向非关键路径要资源

总时差=LS-ES=LF-EF

/ 利用project进行进度计划编排 /

导入WBS任务信息，并进行大纲编排，根据估算数据，设置每个任务的工时，将任务设置为固定工时。

对任务进行相关性链接，链接完成后可以显示出进度计划的关键路径。

对关键资源和关键路径进行分析，对每个任务进行资源分配，分配后Project自动生成工期。

看生成工期是否满足进度要求

人员是否充分利用，并根据关键资源和关键路径对各任务的人力投入进行调整。

/ 减少资源过度分配的方法 /

非关键任务安排给其他资源处理。在该任务上投入另外资源，并将过渡分配人员的投入百分比降低。

如果任务不是关键路径上的任务，可以将该任务的工期延长。

调整日历，设置晚上或周末加班来赶进度。

5

项目执行控制

↓

建立基线—观察实际进展—偏差分析与评价—采取纠偏措施

/ 功夫在诗外 /

软件只是辅助你工作的工具。在学习软件前，首先要学习它背后所需要的专业知识。你的专业知识学好了，反过来应用软件，就是一件“so easy"的事情，特别是对于MS Office这种入门简单，精通较难的工具。

当然，通过软件来学习其背后的理念和知识，也是一个方法。只是这种方法，有点”绕”。

在工作中几乎每个人都要编写相关工作计划，或是某个项目的计划管理表。大多数人计划表都是采用EXCEL制作，也有一些采用专业的软件Project等，我个人习惯用EXCEL。

如何规划管理表，简化相应工作，更有利管理，根据个人习惯都会有所不同。

1，公司LOGO

2，项目名称

3，题头

4，项目

5，计划与实际

6，自动进度跟进

7，自动周项目提示及，上周项目回顾

8，项目状态报告

9，自动绘制甘特图。

10，折叠和展开子项目，

在头条问答里回答过一篇项目管理中的excel如何制作甘特图的教程？其中有一个的评论是这样说的：“你以为收藏了我就会了吗”一语中的啊，好多小伙伴也留言咨询有没有可以直接套用的模版？懒惰心在作祟，导致即使收藏了也只是收藏了而已啊，收藏后就抛掷脑后了。

如果你会做甘特图，那我帮你节省了大部分的时间，用的时候直接套用模板就好了，不用自己在花时间做了。如果你不会利用excel做甘特图，也没有关系，收藏到桌面用到的时候直接套用过来就好了。

以下是我搜集到的某大型公司的项目管理十大模版，在项目管理资料群文件（在评论中可看都群号或私我）自行下载后可直接套用。还等什么赶快来下载吧。（因为模板太多了，所以就只截图了部分图片，如果感兴趣，请自行到q群文件中下载）

本文图片来源于网络，如侵必删。

以上的表格日常工作中肯定经常遇到，针对上表我们如何用图表清晰的表达出来呢，今天我们就来分享下甘特图的制作

① 我们先把日期的格式改成数字格式→②选中项目、开始时间、天数三列的相关数据→③插入图表选择堆积条形图，如下图：

此时我们看到纵坐标的顺序跟我们实际的顺序正好相逆，所以我们接下来需要修改下顺序。①邮件单击纵坐标→②坐标轴选项→③逆序类别，如下图：

此时我们看到，我们第一步对应的时间在中间，所以我们如何把第一天作为整个图标的起始点，结束的最后一天作为水平坐标轴的最右边终点，①选中横坐标单击右键→②设置坐标轴格式→③分别设定最大值和最小值，如下图：

此时我们需要报蓝色色条的调成无颜色填充，①选中蓝色色条→②图表工具的格式→③形状填充→④无颜色填充，如下图：

最终可以根据自己的喜爱调整颜色色调的搭配

本文由PM圈子网转载

1

任务分解

任务分解是成功项目管理的第一步。也就是WBS。

如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动

/ WBS分解的原则 /

横向到边即百分百原则——指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。

纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。

/ WBS分解的方法 /

至上而下与至下而上的充分沟通

一对一个别交流

小组讨论

/ WBS分解的标准 /

分解后的活动结构清晰

逻辑上形成一个大的活动

集成了所有的关键因素

包含临时的里程碑和监控点

所有活动全部定义清楚

总之，无论是使用excel，还是使用project，或者是其他工具，任务分解是第一步，学会分解任务,只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。

任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息：

1.任务定义：即使线下沟通过，但是在这里的撰写，还是要尽可能定义清楚，是“确认”还是“交付”，或者“完成”，在工作量上是不一样的概念。

2.最晚开始与截止日期：这里没有用“时长”和“开始时间”，而是用了“最晚开始”和“截至时间”的组合，是因为，截至时间是每项任务经过最终的deadline加上讨论得到的每项任务的“时长”倒退得到的。

所以，截止时间是每项任务必须要保证的。我只需要每个负责人知道这一点。而最晚开始时间是截至时间减去“时长”得到的。

但是最早开始时间我并不关注，他们什么时候都可以开始，但是我会根据这个最晚开始时间来发出提醒——根据你进行的资源评估，你再不开始就来不及了～

3.关联任务：设置前置和后置关联：对于任务之间的影响关系一目了然。A任务<：代表受前面a任务影响，若a任务不完成，我无法开始。>A: 代表本任务是下面A任务的前置任务，若本项任务不完成或有延迟，下面A任务会受影响。这个后面再细说。

4.当前状态：项目管理表需要每日检查，时时更新，并将重大变化时时通知给相关方。当前状态可以让每项任务的完成情况一目了然，并将延迟的任务重点标识出来。

5.负责人：每项任务都需要指定一个负责人，而时间点和交付物的标准已经得到了该负责人的正式确认。

2

顺藤摸瓜的任务关联

当犀利哥来找你说，我的任务的截止时间点我不能保证，我要延后2天，通过这个后置关联，你能够马上给犀利哥解释说，你的截止时间如果要后延，会导致你的后置任务即1.8无法如期开始，当我们在看1.8任务时，又会发现1.8若有延迟，会影响2.6无法正常开工……因此，若要中途调整项目任务，就需要将相关方叫到一起，评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。

3

花花绿绿的甘特图

虽然颜色是土了点，但是将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。在一个小项目里，很容易为各种角色指定一个标志色。如此，他打开这个计划表，直接搜寻他的标志色，就对他的任务非常清楚。

——在项目经理排资源时，也很容易一眼看出某人的资源利用情况：有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和，有没有有效利用某人的资源等等。

在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：

【心得】

尽量确保资源得到最大的利用，通过甘特图的形象化展示，你可以对你的项目小组的人每个时间在做什么一目了然，基本上不会出现空白的阶段，如果不受其他项目的影响，所有人的资源都在这张图里了。

尽量保证一个人的资源不会在多条任务里并行，除非是两个任务都是50%的资源投入，且必须要一个人同时做——比如上图里的犀利哥的任务时间，出现了并行，就是不太合理，需要被规避的。

使用不同的颜色来标注任务，让多人协作时，只看颜色就清楚自己的时间点是什么。

4

关键里程碑

所谓关键里程碑是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

5

强大的筛选功能

excel提供了强大的筛选功能，让你在管理复杂的任务时，也能够游刃有余。

/ 按负责人来筛选 /

/ 按当前状态来筛选 /

6

冻结窗格，让软件更加像project

我们也期望excel做出来的计划表，能够在拖动查看视图时，日期行和任务行能够锁定在原地不动。使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。

7

与Project相比的不足之处

1. 甘特图不能够自动生成，需要手动去填充颜色。每次去更改和调整时间，都需要去重新填充一下甘特图。

2. 无其他project提供的高级功能（鉴于我确实没有深入研究过，所以也不清楚，但是貌似目前也不需要那些功能）

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如何制作

/ 做法 /

Step1：预留左侧6列

Step2：将其余列选择足够多，然后“右键”选择“列宽”，将列宽改成1.8-2.5之间即可

Step3：预留以上3行，左侧6列以上3行用以写项目名称以及任务分解字段名，右侧被改变列宽的头部3行，用来填充日期。

Step4：日期与星期填充，excel其实有强大的自动完成功能，不过日期目前我还没找到自动从今日开始填充的方式，星期的填充，你可以输入一，二后直接使用自动填充工具完成。

Step5：输入已经确认的任务分解结果，输入已经排好的日期，并根据这些填充甘特图

Step6：适当美化，保存分享

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小功能

1.自动填充真实的日期（星期是已经实现了，但是日期到了30，31号不能够自动从1开始填充）

实现办法：在第一个日期的单元格（假设该单元格是A1）中填入起始日期，比如2010/12/01，在其后的单元格中输入公式=A1+1，然后横向拖曳即可。

同时为了使2010/12/01显示为“1”，可右键选择“设置单元格格式”，在自定义类型中输入d

2.每次打开软件，将当日的列自动标注红色

假设日期在A1单元格中，选择格式菜单中的“条件格式”，选择公式，然后输入= IF（A1=today（）,true,false)，将底色设置为红色即可（heidi目前没有实现整列标注红色，只是单个单元格标注成了红色，以后再研究研究～）

当然，软件和工具只是软件和工具，计划如果不在日常工作中时时检查，仍然就只是计划，不能真正发挥价值。

excel来做项目管理的好处是一般人的电脑上都会安装excel，便于你共享项目计划，但是依然要不断地进行“过问”，及时更新项目每项计划的进度，才能够真正发挥出项目管理的作用。

来源：Heidi格物志