搞定Office每周三更新

「搞定Office」是黑马公社全新的七大版块之一，每周三更新，教授Office等办公软件的各种应用技巧。

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一秒就能解决的Excel问题，有人竟然花了9个小时？！

黑马说：来说说，你们知道 Excel 表格到底有多少行吗？

你会花9个小时来数吗？别笑，真的有一个小哥花了9个小时来研究这个问题！不过，黑马只需要一秒，就能解决这个问题！

BY：熊大大

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图文说明

一秒解决问题，瞬间秒杀外国小伙儿

诺，你有没有对 “Excel” 到底有多少行这种问题感兴趣过？

有一个外国小哥是这样做的：

据说他花费了9个小时，终于将Excel滑到了最后一行。

（“到底是有多执着？”）

可黑马不服，并向外国小哥发出了挑战：

打开 Excel，按住键盘上的「Ctrl +↓」，嗖的一下，一秒跑过1048576行，到达了终点！和小哥花费9小时的数字一模一样呢！真的是好神奇！

（小哥别哭，站起来lu）

下面再来盘点一下 Excel 中其他好用的技巧！

1.求和在 Excel 中，如果说「求和」是使用次数最多的函数应该没人不服吧？而我们总是选择了最愚蠢的方式来使用它，一般人的操作步骤是在总和处输入Sum 函数后，选择需要求和的区域进行求和。

但其实，对于使用频率这么高的函数，微软很偏心地给了它独有的快捷键。那就是在需要算出总价的单元格中，按下「Alt+=」，然后回车，即可算出总和。

2.一秒输入1000个相同数据给你 1 秒钟，你能输入 1000 个相同数据吗？

一般人可能是这样做的：在一个单元格中输入一个数据，然后利用左右或者上下拖动来来进行数据的填充。

但黑马用一个快捷键就能立马搞定！在 Excel 中选择某个区域，只需在一个单元格内输入数据，然后快捷键「Ctrl + Enter」，就会自动填充所选的单元格，是不是觉得很神奇？

肯定又有人要问了，那怎样填充不连续区域呢？其实，我们只需要在某个单元格内输入一组数据，然后按住 Ctrl 键选中当前单元格后再选择你需要填充的单元格，然后再利用快捷键「Ctrl + D」，即可完成向下填充的步骤。

然后再选中当前的单元格数据，向右边拖动选择一些单元格，点击「Ctrl + R」，即可向右填充。

当看到这里是不是真想对之前坚持复制粘贴的自己说一句“我好蠢”呢？！！（hhh

3.批量提取字符在 Excel 2013版本之前，没有填充功能的时候，当你要提取某一行单元格的特定数据时，比如从身份证号里面提取出生日期，从车牌号里面提取归属地。完成这些字符的提取，都需要你懂函数才可以。

当然，现在有了「快速填充」功能，让我们分分钟就可以完成这件事了！如果我们需要提取下表中车牌号的字母，我们只需要输入第一个车牌的字母 “SU” 然后选中当前的单元格按住快捷键「Ctrl+E」键，就可以提取表中车牌号中的所有字母了！

4.快速切换数字格式大家切换表中数字的格式是怎样做的呢？是不是需要三步呢？首先选中表中的数字，右键「设置单元格格式」，然后在此弹窗中将其修改为数值或者是其他的格式。

但黑马觉得三步太多了！身患懒癌的我表示，一步就可以搞定！选中数字，按住快捷键「Ctrl + Shift + 1/2/3/4/5 」就可以直接将单元格数据格式修改为时间、日期、百分比等！如果你需要每天和数字打交道，这个方法是不是很赞呢？

Excel 中好用的小技巧，节约时间、非常好用！你 Get 到了吗？

「上期精彩评论」

黑马评论：我以为这么萌一定是女孩子！可是点开头像发现是个臭小子！不开熏~

在Excel表格中，很多小技巧好玩也很实用的，同时还能帮我们提高工作效率，你是不是也很想知道是什么技巧呀？那就来学学吧，包你满意。

在不同格式中填充序号

很多时候，我们在填写序号时，我们只能在一样大小的单元格中进行填充，那当单元格不同时，我们又该如何填充了？其实也是很简单的，只需要用到函数：=MAX(A$1:A1)+1,即可实现。

首先将需要进行填充的序号列进行全选，然后输入函数：=MAX(A$1:A1)+1，在按住快捷键【Ctrl+回车键（enter）】即可。

Excel自动显示录入时间

怎样在Excel表格中显示录入时间，这是一个思考的问题，这个神奇的操作是需要我们用函数：=IF(A1="","",IF(B1="",NOW(),B1))。

点击【文件】-【选项】-【公式】-勾选【启用迭代计算】，然后输入函数公式：=IF(A1="","",IF(B1="",NOW(),B1))，再点击鼠标右键并选择【设置单元格格式】-【日期】-【时间】，最后选择显示日期样式即可开始录入了。

多条件求和

想要对数据快速计算求和，怎么可以少得了这个函数了，我们只需要在单元格中输入求格函数公式：=SUMPRODUCT(SUMIF(A2:A5,D2,C2:C5))即可

快速输入五角星

在给人评分时，为了美观，直接，很多人都喜欢用五角星进行，那我们怎样才能快速的去运用了？

首先在单元格中输入"☆"，然后在单元格中输入函数：==REPT($A$6,B2)即可。

好了，今天的Excel函数技巧就分享到这里了，感谢大家对小编的支持，请继续支持哦！

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上周

我们讲过在EXCEL中求和的7种公式

至于哪一种用起来最方便、最好用

自然是看你自己的喜好

但是呢

大多数人用的最多，用的最好的

自然还是SUM函数

就是上周文章中的公式一啦

公式一：=SUM(C2:C10)

这也是有一种先入为主的观念的存在

当然

小编我也不列外

SUM函数也是我的最爱

那么有朋友就问了

EXCEL求和还有没有更快捷的方法

答案当然是有的

就是使用我们的快捷键啦

快捷键【ALT+=】

选中单元格，按下“ALT”键“+”和“=”

看下图的演示，千万别眨眼哦

有没有看清楚

是不是只有一瞬间

求和结果就出来了

但是

要注意的是

一定先按住ALT键不放，再按“+”和“=”哟

所以这个EXCEL求和的快捷键

你们都get到了吗

相信那么聪明的你

一下就get到了！

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记录系统时间，大家第一时间想到的肯定是Now()函数，其实这个想法没有错，但如果要实现数据编辑的时间保持不变，用Now()函数时远远不够的，需要借助【迭代计算】和If函数共同来完成。

一、Now()函数记录系统时间。

方法：

在目标单元格中输入公式：=NOW()。

解读：

1、Now()函数虽然可以获取当前的系统时间，但和我们的目标相差甚远。如果停留一段时间在去编辑工作簿或打开工作簿，其原来记录的时间自动变成了最新的系统时间。

2、如何让记录的时间保持不变，这就需要用到【迭代计算】和If及Now函数了。

二、【迭代计算】及If和Now函数组合使用实现系统时间的记录。

1、启用【迭代计算】功能。

方法：

1、单击工作簿任意单元格。

2、【文件】-【选项】-【公式】-【计算选项】-【启用迭代计算】-【确定】。

2、判断并自动填充时间。

方法：

1、在目标第一单元格中输入公式：=IF(E3="","",IF(F3="",NOW(),F3))。

2、拖动填充柄，填充其他单元格。

3、在目标关键列（示例中为“地区”）输入信息。如果不为空，系统自动记录当前时间。

解读：

利用迭代计算和公式实现的自动记录，并不会随着工作簿的关闭打开或者时间的变化自动变化，更符合我们时间的工作需求。也正好避免了Now()函数的上述缺点。

结束语：

利用迭代计算机If函数来判断完成系统时间的记录，在日常生活中应用的非常广泛，例如打印票据等等，希望对大家的实际工作有所帮助。学习过程中的感想和看法可以在留言区留言讨论哦！

Excel中大名鼎鼎的FREQUENCY函数你用过吗

大家好，我是@爱玩电脑。今天给大家讲讲办公软件Excel中的FREQUENCY函数。这个函数的作用是以一列垂直数组返回一组数据的频率分布，简单的说就是返回一组数据中在各个区间内的数据的个数。这个函数最常见的运用就是统计考试成绩的分布。下面开始正式讲解，演示使用的办公软件是Excel2007。

一、生成一组随机数

我们讲解FREQUENCY函数的例子需要用到一些数据，手动一个个的输入太麻烦了，就顺便讲讲用随机数函数rand（）来生成随机数。选中A1单元格，输入如下公式=INT(RAND()*300)。Rand函数是返回大于等于0且小于1的平均分布随机数，然后乘以300再取整，就返回0到300之间的整数。我们将这个单元格复制并粘贴到其他区域，效果如下：

我们将所有数据选中，复制再选择性粘贴一遍，免得这些数字会变来变去。

二、设定分布区间

我们找一列单元格，输入如下数据：

表示我们需要了解50以下，50-100,100-150,150-200,200-250,250-300这几个区间内的数据分布情况。

三、输入公式

选中"个数"下方的6个单元格，输入公式=FREQUENCY(A1:F19,H3:H8)，再按Ctrl+Shift+Enter确认输入数组公式。各区间的分布情况就显示出来了。

FREQUENCY第一个参数是需要返回分布情况的所有数据，第二个参数是分布区间。有关数组公式的介绍可以参考我写的另外一篇文章《Excel中的高科技：数组公式》。在办公软件Excel中使用FREQUENCY函数返回频率分布就讲到这里，我准备录制一个视频版，方便观看。文章由@爱玩电脑创作，转载请注明出处。

知道你是热爱工作好宝宝，所以今天S姐再次为你奉上 Excel 中 F1 - F12 的神奇用法，为你以后不再加班助上一臂之力~

F1-帮助快捷键

在使用Excel时，不管遇到任何问题，最简单粗暴的方法就是按F1，会出现帮助的窗口。然后输入查询的内容即可。

F2-输入快捷键

如果需要编辑某单元格，选中对象后，直接按F2即可编辑。

F3-定义的名称黏贴到公式中

在用公式计算时，可以通过F3，将名称粘贴到公式中，从而参与计算，如下图：

F4-锁定单元格快捷键

通过按F4，锁定单元格D2, 使得单元格D2的引用变为绝对引用。

F5-定位快捷键

直接按F5，可以快速定位，选择定位条件，即可快速定位。

F6-编号快捷键

连续按三次 F6 ，整个工具栏会标示对应字母，再按对应字母，就可以调出功能辣~

以创建数据透视表举例，按3次F6，插入下面出现N的字母，再按N，数据透视表下有V的字母，按V就可以调出数据透视表了。

F7-检查拼写快捷键

通过按F7，来检查单词是否拼写有错误！

F8-打开或关闭扩展模式

当你按下F8时，左下角会出现扩展式选定，四个字，这时，可以通过单击鼠标，选定区域。

这个功能，就相当于在选择区域时，通过鼠标单击，拖拽选择区域。

F9-计算快捷键

按F9即可计算出结果，按ESC退出，显示出公式。

F10-编号快捷键

作用与F6一毛一样

F11-创建图表

1秒创建图表，酷到没胖友！

F12-另存为快捷键

可以把文件快速另存为——

这12个快捷键，你会用了嘛？

Tips

如果发现这些快捷键失灵了，那么一定是其他软件和Excel快捷键发生了冲突。关掉杂七杂八的软件，然后就可以用啦。

参考文章作者：雷哥，微软Excel专家认证，著有《竞争力：玩转职场Excel，从此不加班》一书。

对于办公人群来说我们接触的最多的就是excel文件，需要进行操作的的文件有很多，有时候我们掌握一点excel操作技巧对我们工作还是很有必要的！

excel技巧有很多，掌握的多不如掌握的精，小编今天和你们讲解一些工作中比较实用的excel操作技巧，你们准备好了吗？

一.快速导入excel中的图片

我们在工作的时想要将excel中的一些图片进行保存下来，但是图片过多的话保存就比较困难，有什么方法可以将excel文件中的图片进行快速保存吗？

步骤/方法

方法/步骤

文件进行压缩——然后再次解压

会在文件家中发现有一个xl文件夹中，里面有一个media文件夹，图片就在其中

二.数据进行快速渐渐乘除某一数值

将所有数值进行统一的添加或者减少某一数值的时候我们怎么进行操作？小编简单和你们讲解一下如何去进行编辑

步骤/方法

选择单元格，在里面输入某一数字（以3为范例）进行复制

选择数据区域，鼠标右击选择性粘贴-选择—乘，完成（加、减、乘相同操作）详情见下图

三.行列转换

文件进行行列转换需要如何操作？“粘贴”——“复制”？不不不，这样操作效率太低了，还比较麻烦！如何去进行编辑，小编教你使用一个方法！

步骤/方法

复制要转换的行

然后单击单元格

选择选择性粘贴里的转置（方法和上一操作类似）

四.文件输出为PDF文件

一般的时候我们将文件进行编辑完之后都会将office文件输出为PDF文件格式，因为PDF文件比较安全，携带性和操作性都很好！

步骤/方法

1.文件-导出-PDF文件格式

五.PDF文件编辑及转换

将文件转为PDF文件的时候想要进行文件的编辑和转换我们该怎么操作？其实很简单，使用迅捷PDF在线编辑器就可以进行文件的编辑！

步骤/方法

1.打开网站，选择“文档处理”

2.然后选择“PDF编辑”

3.将PDF文件件转换为excel操作雷同

好了，今天的分享就到这里，如果小伙伴们有什么不懂的地方可以在评论下方进行评论哦，小编会逐一和你们解答的！

Excel是大家知道一个办公软件，是办公人员特别是做会计的朋友离不开的优秀软件，一些专业人士肯定应用的比较自如，得心应手，但是一些刚接触的朋友就不怎么样了，今天为大家介绍Excel中的一些常用功能，方便大家的工作：

今天和大家分享的这些Excel函数都是最基本的，但应用面却非常广，学会基本Excel函数，也可以让工作事半功倍。

1、SUM函数

SUM函数的作用是求和。

统计一个单元格区域：

=sum(A1:A10)

统计多个单元格区域：

=sum(A1:A10,C1:C10)

2、AVERAGE函数

Average 的作用是计算平均数。

可以这样：

=AVERAGE(A1:A10)

也可以这样：

=AVERAGE(A1:A10,D1:D10)

3、COUNT函数

COUNT函数计算含有数字的单元格的个数。

COUNT函数参数可以是单元格、单元格引用，或者数字。

COUNT函数会忽略非数字的值。

如果A1:A10是COUNT函数的参数，其中只有两个单元格含有数字，那么COUNT函数返回的值是2。

也可以使用单元格区域作为参数，如：

=COUNT(A1:A10)

4、IF函数

IF函数的作用是判断一个条件，然后根据判断的结果返回指定值。

条件判断的结果必须返回一个或TRUE或FALSE的值，即“是”或是“不是”。

例如：

给出的条件是B2>C3，如果比较结果是TRUE，那么IF函数就返回第二个参数的值;如果是FALSE，则返回第三个参数的值。

IF函数的语法结构是：

=IF(逻辑判断,为TRUE时的结果,为FALSE时的结果)

5、NOW函数和TODAY函数

NOW函数返回日期和时间。TODAY函数则只返回日期。

假如说，要计算某项目到今天总共进行多少天了?

=TODAY()-开始日期

得出的数字就是项目进行的天数。

NOW函数和TODAY函数都没有参数，只用一对括号即可：

=NOW()

=TODAY()

6、VLOOKUP函数

VLOOKUP函数用来在表格中查找数据。

函数的语法公式是：

=VLOOKUP(查找值,区域,要返回第几列的内容,1近似匹配 0精确匹配)

7、ISNUMBER函数

ISNUMBER判断单元格中的值是否是数字，返回TRUE或FALSE。

语法结构是：

=ISNUMBER(value)

8、MIN函数和MAX函数

MIN和MAX是在单元格区域中找到最大和最小的数值。

可以这样：

=MAX(A1:A10)

也可以使用多个单元格区域：

=MAX(A1:A10, D1:D10)

9、SUMIF函数

SUMIF函数根据条件汇总，有三个参数：

=SUMIF(判断范围,判断要求,汇总的区域)

SUMIF的第三个参数可以忽略，第三个参数忽略的时候，第一个参数应用条件判断的单元格区域就会用来作为需要求和的区域。

10、COUNTIF函数

COUNTIF函数用来计算单元格区域内符合条件的单元格个数。

COUNTIF函数只有两个参数：

COUNTIF(单元格区域,计算的条件)

前几天有人问我：Excel表格在录入信息时如何在日期单元格自动生成日期时间？

在录入表格的时候，我们经常需要录入时间，比要填写出入库时间，为了减少录入的工作量，可以把日期设置为自动生成。

例如我们在B列录入数据，A列同行的对应单元格中自动生成记录日期和时间。很多朋友可能会考虑到用VBA来说实现。当然方法有很多种：比如数据有效性、VBA或开启迭代计算方法，我今天跟大家分享其中一种方法：用迭代计算的方法。

Excel如何自动生成日期时间

Excel表格中如何自动生成记录录入数据的日期和时间——操作步骤如下：

1、文件——选项——公式——勾选“启用迭代计算”——最多迭代次数设置为1——确定；

启用迭代计算

2、选中A2单元格，录入公式=IF(ISBLANK(B2),"",IF(A2="",NOW(),A2))；

设置公式

3、选中A2单元格，将鼠标放在单元格右下角下拉填充公式；

填充公式

4、迭代计算功能开启，公式设置完成，返回Excel工作表记录表中的数据时，出入库时间会自动生成记录日期和时间。

自动生成记录日期和时间

Excel表中如何自动生成记录数据的日期和时间涉及到的公式：

IF(ISBLANK(B2),"",IF(A2="",NOW(),A2))，ISBLANK函数用于判断指定的单元格是否为空。

今天分享的Excel表中如何自动生成记录数据的日期和时间，希望对各位朋友在工作中有所帮助！

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Excel中的today和now函数，很简单，一般人用得不多。不过在动态图表、到期提醒等方面很有用。

正如下面这个GIF图所示，每天打开表格时，都会自动标记出最近7天之内到期的人员名单。

在做这个到期提醒表格之前，我们前来了解一下相关的函数。

today和now函数

公式：“=today()”、“=now()”意义：用于获取当前日期和时间。注意1：单元格必须设置成日期或时间格式，否则结果会出错。注意2：now函数获取的时间是今天的时间，因此如果使用today函数或now函数录入日期，计算时间差时，结果可能会相差一天。

这两个函数怎么用呢？

today函数用于到期提醒

公式：“=IF(AND(C4-TODAY()>=0,C4-TODAY()<8),TEXT(C4-TODAY(),"还有0天到期;;今天到期"),"")”

解释：用日期减去today函数就可以得到时间差，因此时间差在0和7之间的就是我们需要提醒的。text函数的格式为“=text(计算时间表达式，计算结果大于0时显示的文字;;计算结果等于0时显示的文字)”。

now函数用于自动录入时间

有些朋友经常需要在表格中填写日期和时间，又不记得快捷键，那么就可以用下拉菜单自动填充当前日期或时间。当数据更新后，可以再次选择下拉菜单，更新时间。是不是比手动

方法：

先在一个辅助单元格（例如G1)中输入公式“=now()”或“=today()”。设置下拉菜单，在来源中输入辅助单元格地址，注意是绝对引用哦。这样就可以了。

时间快捷键

用于录入日期的快捷键是“Ctrl + ;”，用于录入时间的是“Ctrl +Shift + ;“。

切记，表格中直接使用today和now函数，每天打开表格时看到的数据都是不同的。如果你想获得第一个日期和时间后，不再更新，就必须使用下拉菜单，if函数判断等手段。

谢谢阅读，每天学一点，省下时间充实自己。欢迎点赞、评论、关注和点击头像。