使用Excel的下拉菜单（下拉列表）的好处

使用下拉可防止输入错误

在这样的做的情况下操作在Excel的内部应用程序的形式，或由多个人分开输入工作，通过设置在下拉菜单（下拉列表）预先输入的规则，建立机制，以防止输入错误这是可能的。当然，不仅输入侧变得更容易，而且计数侧也节省了检查和数据校正的劳动，这导致两个工作时间的缩短。让我们逐步完成从基本技术到应用技术的过程。

如何使用Excel创建下拉菜单

要在Excel中创建下拉菜单，请使用“ 数据输入规则”功能。数据“验证数据在”“中的数据输入规则，使当您单击上升到下一个屏幕的设置”。

数据输入规则

通过在此屏幕的“ 设置”选项卡中选择“ 列表 ” →“ 输入值类型 ”，您可以创建一个下拉菜单。

基本1：当选择的数量很少而且变化很小时

性别，血型等，选择少，也如果没有变化的选项，设置如何进入每个选项的值直接在屏幕上“数据有效性”的“原始值”栏中的一个这很容易。

在选择“男/女”时

选择要为其设置列表输入的单元格单击“数据”选项卡上的“数据输入规则”在“设置”选项卡的“输入值类型”中选择“列表”在原始值框中，使用'（（半角）逗号分隔符输入'（male，female）'，然后单击OK

通过直接输入设置列表条目

您可以通过输入并单击“确定”按钮进行设置。

基本2：如果选择的数量很大，请事先在工作表上列出一个列表

如果您想要作为选择的数据量很大，则输入在基本1方法中很麻烦。考虑以后再次修理是很麻烦的。在这种情况下，您可以提前在工作表上创建选项列表，指定单元格的范围并将其创建为下拉菜单。

选择要列出的单元格单击“数据”选项卡上的“数据输入规则”在“设置”选项卡的“输入值类型”中选择“列表”单击“原始值”框一次，然后在框中显示光标选择预先以表格形式准备的选项的单元格范围，然后单击“确定”

使用写在工作表上的列表作为选择

您可以通过移动弹出窗口并使用可用的准备列表来平滑地设置它。

基本3：编辑错误消息

如果为单元格设置了输入规则，如果输入的值不是设置规则，则会显示以下错误消息。

输入规则错误消息

您可以更改此错误消息。

启动数据输入规则在“错误消息”选项卡中，在“标题”列和“错误消息”列中输入要显示的消息单击“确定”按钮

错误消息编辑屏幕

我能够更改错误消息。

编辑的错误消息的示例

应用1：可以通过两个步骤缩小来搜索大量列表输入

如果使用数据输入规则功能，则可以从下拉格式列表中输入。但是，如果有很多选项，例如拥有大量员工的公司的所有员工的名称，则需要时间从那里搜索员工的姓名。这时候休假可以提前部门名称在不同的细胞进行选择，如果做一个列表条目仅在单元格选定部门的员工姓名显示这将是有效的。您可以通过组合单元格范围中指定的“名称定义”函数和INDIRECT函数来创建两步列表条目。“名称定义”是一个允许您命名特定单元格范围的函数，其“名称”可以用作函数参数。在下面的示例中，如果您在F1单元格中选择部门名称，我们将创建一个表格，以便负责人员列表将显示在单元格F2中。我们分三步设置它。

两步列表输入样本

第1步：设置“名称定义”

为每个部门创建一个员工列表，如上图中的A到C列所示。第一个单元格是部门名称。选择第一个部门名称单元格（A1单元格），然后单击“公式选项卡”→“定义名称”（在名称字段中自动输入A1单元格的内容）删除所有“参考范围”字段一次用鼠标选择“A2：A5”的单元格范围，然后单击“确定”对于其他销售部门的数据，也完成了“定义名称”

“名称定义”屏幕

步骤2：设置第一阶段数据的输入规则

选择F1单元格并单击“数据选项卡”→“数据输入规则”在“输入值类型”中选择“列表”单击“原始值”框，选择“A1：A3”（所有部门名称），然后单击“确定”

您现在可以在F1单元格中输入部门名称列表。步骤3：设置第二阶段数据的输入规则

选择F2单元格，然后单击“数据选项卡”→“数据输入规则”在“输入值类型”中选择“列表”“原始值”框“= INDIRECT（$ F $ 1）”点击进入“确定”，（可以是绝对引用不穿F1细胞）

用于设置2级列表输入的屏幕

4.警报显示为“原始值被判定为错误.......”但单击“是”而不必担心

点击“是”而不用担心

5.如果在F1单元格中选择部门名称，则可以在F2单元格中选择部门负责人

两步列表条目

应用2：自动反映选项的增加/减少以及原始数据

列表中的输入来引用列表范围在片材上，当频繁的选择的数目增加或减少，这是不改变每个时间数据的参考范围是耗时的。那时，有一种方法可以提前设置，以便它可以应对选项的增加/减少。思维方式

命名负责人列表的单元格范围，并将该名称用作列表输入的原始值。分配名称时，使用OFFSET功能指定范围规范。当指定OFFSET函数的第四个参数“height”时，从输入整列数据的单元格数中指定数字减1（因为还输入了标题）。

对于OFFSET函数，我们在文章“ 如何使用OFFSET函数 - 参考表中的特定值 ” 中详细解释它。我们将它设置在下面的表格中。

设置列表输入选项的选项

1.选择A1单元格→公式选项卡→选择“定义名称”。在“名称定义”屏幕上，方便的是已在“名称”字段中输入A1单元格的值“联系人姓名”。　2.在“参考范围”中输入以下公式，然后　　　按OK = OFFSET（Master！$ A $ 1,1,0，COUNTA（Master！$ A：$ A）-1,1）

列表输入_ OFFSET函数的增加/减少选项到名称的定义

3.选择C2单元→数据选项卡→输入规则→选择列表　4.在“原始值”字段中按F3键→选择“联系人姓名”，然后单击“确定”。

增加/减少列表输入选择按_ F3键调用名称

输入“=负责人”作为原始值。它被设置为在“名称定义”中设置“名称”。

增加/减少列表输入的选择_指定名称作为原始值

4.单击“确定”按钮关闭窗口。在单元格A9中输入“添加”并检查下拉菜单以查看它是否自动反射。

然后加入

增加/减少列表条目的选项_添加之前

添加后

增加/减少列表输入_添加后

在下拉菜单中，它新增加到“新”。通过将OFFSET函数用于名称定义的参考范围，在向A列添加数据时，将输入自动扩展参考范围的表达式。虽然它是稍微复杂的表达，但由于它在各种场景中作为可以变化处理的范围指定是活跃的，因此在日语翻译中如下理解是方便的。“= OFFSET（主$ A $ 1,1,0，COUNTA（主$ A：!! $ A） -1,1） ” 的，一个向下的基础上= A1细胞，从右到0转移的细胞（A2从细胞），高度，一列的宽度减去一个从数据的数目的行的权的范围不是空白列下（以除去输入行）细胞已输入的单元格A1标题因此，让我们理解它的设置不会包含在下拉列表中。

如何取消Excel下拉菜单

从设置下拉菜单中，如果要取消下拉菜单，打开您选择该单元格的状态屏幕上显示“数据有效性”的单元格，可以通过点击上面写着“全部清除”按钮被取消我会的。

更多Excel技巧，请关注我的百家号：欢喜小龙虾

今天给大家讲解一个工作中经常用到的小技能，那就是，给表格做一个下拉菜单，把一些常用的选项放在菜单里面，这样就能方便的输入你想要的内容了，下面两张图是数据图和效果图，先看看效果吧！

那么图二这个下拉的菜单怎么做呢？下面小编君直接上步骤：

首先，选中你要做下拉的单元格，如图：

然后，在菜单栏中，找到数据那一栏，在数据栏中找到数据有效性，图中红色线框就是，如图：

然后，单击数据有效性，弹出下拉菜单，找到红色线框中的：数据有效性，如图：

点击数据有效性之后，弹出来数据有效性窗口，找到任何值选项，如图：

单击任何值选项旁边的黑色三角形，得到下拉菜单，找到其中的序列，如图：

选择好序列后，在下面来源选项中，输入想要自己要做的下拉菜单中需要的值，每个值之间用英文格式下的逗号隔开，宝宝们一定要注意，是英文格式下的逗号，不然的话，呵呵，你懂的，如图：

自己需要的值写好后，单击确定，就做好了第一个单元格，如图：

那么如何让B,C,D,E,F,G都出现下拉菜单呢？很简单，先选中做好的单元格，把鼠标放在单元格右下角的方框的地方，出现加号“+”为止，如图：

然后就是大家熟悉的拖拽环节，需要几行就拖拽几行，如果行数太多，不想拖拽，可以直接双击哦。如图：

以上就是完整的做一个下拉菜单的所有步骤，你学会了吗？

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当Excel表格下拉菜单中的选项非常多时，你就需要一个搜索式下拉菜单。

就像百度搜索框一样，输入一部分内容，就会自动联想出相关的选项供你选择，无关的会自动被过滤掉。例如输入一个字“蔡”，就会把所有姓“蔡”的姓名都列出来。

而如果你使用普通的下拉菜单，你要拖到什么时候才会找到自己想要的数据？还不如不用下拉菜单呢。

所以，搜索式下拉菜单是不是挺实用的？

制作搜索式下拉菜单的步骤

先给原始数据按照姓名排序，接着就和普通的下拉菜单一样创建序列，在“来源”中输入公式“=OFFSET($A$1,MATCH(E2&"*",$A$2:$A$281,0),0,COUNTIF($A$2:$A$281,E2&"*"),1)”。

公式解释

整个公式其实就是一个OFFSET函数，OFFSET函数的第二个参数是个Match函数，用于获取以E2单元格内容开头的第一个匹配值的位置，例如你在E2中输入“蔡”，那么就会得到3。第四个参数是COUNTIF函数，用于统计以E2单元格内容开头的单元格数量。这样整个公式就会把包含E2单元格内容的所有选项找出来了。

如果你想要搜索出包含E2单元格内容的数据，可以将公式中的“E2&*”替换成“*E2&*”。

错误1

按照上面的步骤操作，很多人会遇到的第一个错误就是输入一个字之后，就遇到了Excel的警告。

这是因为，你没有将“数据验证”/“有效性”中的“出错警告”去掉。

错误2

输入第一个字之后，下拉菜单中的选项虽然少了很多，可是和我们输入的内容完全没有关系啊！

这是因为，你忘记了给所有原始的数据按照姓名排序。

错误3

下拉菜单搜索功能没有问题，可是没有得到“座位号”和“销量”。

这其实不是下拉菜单的错误，但因为“座位号”和“销量”是用Vlookup函数获取的（这种情况下，很多人会用Vlookup）。Vlookup函数要求数据升序排列，而表格中的姓名是降序排列的，所以得到了错误的值和空白值。

解决了所有的错误，你就可以得到完美的下拉菜单啦。

PS：这篇文章的步骤针对Excel，WPS中的下拉列表功能默认自动搜索功能，不需要这么麻烦。

相关阅读：《WPS Excel 获取动态数据函数offset的基本用法》、《WPS Excel：如何比较两列数据（match函数法）》

谢谢阅读，每天学一点，省下时间充实自己。欢迎点赞、评论、关注和点击头像。

为了提高Excel的数据录入效率，使用下拉菜单是一个不错的选择。但Excel下拉菜单怎么做？小盾这里整理了三种方法教给大家。

一、快捷键（【Alt+↓】）

步骤：选中目标单元格-按【Alt+↓】即可。

这一快捷键功能虽然便利，但必须是同列已输入内容的重复录入才适用。

二、数据有效性

1、单项下拉菜单

步骤：点击【数据】-【数据有效性】-【序列】-【来源】-选中所需内容即可。

2、多项下拉菜单

步骤：输入辅助列（Ctrl+E快速输入）-点击【数据】-【数据有效性】-【序列】-【来源】-选中辅助列即可。

下拉菜单制作就这么简单，工作效率快速提升，再也不用担心要加班啦！

小伙伴儿们肯定见过有些excel表格里，有下拉箭头，可以直接选择要输入的内容，而不用一个一个手工输入，说来这其实是个很简单的技巧，你们当中肯定有人已经会了的，那就可以直接略过了哈。

如图，我们想要的结果是这样的：

excel表格下拉效果演示

这个效果是通过给表格设置“数据有效性”来实现的，当然，“数据有效性”还有其他更多实用功能，我们以后再跟大家慢慢说。今天这个主要操作步骤分为：

1、准备好自己的表格，在表格外侧键入下拉区的内容；

2、选中想要使用下拉选项的单元格，设置“数据有效性”即可。

接下来操作说明：

第一步：准备表格和下拉选项的内容

准备好自己的表格，想要使用下拉选项的单元格（或列、行）留空，在表格区外准备好要下拉的选项内容，随便写到表格外的其他地方都行。

右侧内容即为下拉选项要使用的内容

第二步：给想要下拉的单元格（或列、行）设置数据有效性

“数据有效性”在excel的“数据”菜单中，使用顺序为：先选中想要设置下拉菜单的单元格、多个单元格、整列、整行等，然后点击数据有效性，选择有效性条件为允许“序列”，并在“来源”中选择第一步中准备好的下拉内容即可。

选择想要下拉选项的单元格（列、行） 进行“数据”>“数据有效性”操作

在数据有效条件中选中允许“序列”

点击来源框中的数据选择按钮

选中准备好的下拉内容后 关闭数据选择窗口

点击“确定”

至此，所有的操作就完成了，点击单元格看看效果吧

最终效果

今天中公优就业小编也给大家留一个作业，知道的小伙伴们我给你们点赞，如果不会操作，那么请在评论区留下你的困惑。当然更多的操作技巧可以通过中公优就业了解。

思考题：

设置好数据有效性下拉后，突然发现下拉选项要增加，该如何操作呢？

文 青海中公优就业（qhujyit）

1.首先要打开excel表格，然后在表格上面点击鼠标左键选中要添加下拉菜单的单元格。

2.选中单元格以后，在窗口上面的菜单栏点击数据。

3.点击数据以后出现下拉菜单，在下拉菜单上面点击有效性。

4.点击有效性以后出现数据有效性窗口，再有效性窗口上面点击设置。

5.点击设置以后，在允许栏点击右边的下拉箭头选择序列。

6.在来源栏里面输入下拉菜单的内容，如:“上面,中间,下面”，中间要用逗号隔开，输入逗号的时候一定要在英文状态下输入，输入来源后点击确定。

7.这样下拉菜单添加成功了，点击下拉箭头就可以看到菜单上面的内容了。

（本文内容由百度知道网友茗童贡献）

EXCEL是日常办公中应用非常多的办公软件之一，其强大的数据统计、分析功能为我们的工作带来不少方便。下拉菜单大家都不陌生，其最大的功能是能够通过选择快速的录入我们需要的内容，减少录入的错误率，提高录入的效率。同样EXCEL系统中也具备了下拉菜单功能，我们可以在EXCEL中设置下拉菜单，以方便我们输入相同内容。本文就以《成绩统计单》中性别设置为下拉菜单为例，介绍具体的设置方法，动画采用EXCEL2016版本。

如下图所示：打开成绩统计表，选中“性别”列，单击数据菜单，单击数据工具中数据验证右侧按键，弹出数据验证对话框，验证条件中“允许（A）”选择“序列”，“来源”中输入“男,女”（特别注意：改处“,”必须是在英文状态下输入），确定后我们可以对性别这一列进行输入了。

如果需要进行下拉菜单的删除，如下图所示：选择“性别”列，点击数据菜单，单击数据工具中数据验证右侧按键，弹出数据验证对话框，点击设置左下角“全部清除”，完成了下拉菜单功能的清除。

本文所有图片、文字均为原创，以上教程截图全部来自OFFICE2016，其他版本的OFFICE设置方法类似，如果你感觉本文对你有帮助，记着关注哦，谢谢！！！

在工作过程中，经常输入某些固定内容，且数据过多的情况下，我们可以设置单元格下拉菜单,直接选中目标内容即可完成输入，以便更加快速准确的录入数据。今天小编和大家一起学习如何为单元格创建下拉菜单。

打开工作表，选中目标单元格，切换到【数据】选项卡，在【数据工具】组中，点击【数据验证】按钮，弹出【数据验证】对话框，切换到【设置】选项卡，在设置验证条件—允许的下拉列表中，选择【序列】按钮，在来源部分，可直接输入菜单项，多个菜单项之间具有分隔符，分隔符号“,”必须为半角模式。

但也可以单击【范围选取】按钮，拖动鼠标，选择事先设置好的菜单项单元格，可以为同一工作表，也可以为不同工作表。再次单击【范围选取】按钮，返回对话框中，单击【确定】按钮，即可完成下拉菜单的设置。这时被选取的菜单项区域发生变动，则下拉列表菜单同样发生变动。

PS：单元格设置了下单菜单后，将不能输入其他内容，必须选取下拉菜单内容。

欢迎关注，以上。

在 Excel 中，制作一些有选择分类功能的表格时，需要制作下拉菜单，以便于每一行选择和减少输入，那么 Excel下拉菜单怎么做？这主要用公式中的定义名称和数据中的数据验证两项功能，用这两项功能可以制作出一级、二级、三级甚至更多级下拉菜单，并且两功能操作都有快捷键。另外，在制作下拉菜单过程中，作为数据源的表格可能有空白单元格，而空白单格又不能选中，因此不能用框选，需要用定位条件来选择。制作好下拉菜单后，可能还会遇到需要把它们删除的情况，Excel 虽然没有提供直接的方法，但可用间接方法删除。以下就是 Excel下拉菜单怎么做与如何删除的具体方法，操作中所用 Excel 版本为 2016。

一、Excel怎么制作一级下拉菜单

1、假如要制作一个部门的下拉菜单。首先在一个单元格（如 D1）输入“部门”，然后单击“D2 单元格”，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”上面的“数据验证（或按 Alt + A + V + V，按住 Alt，按 A 一次，按 V 两次）”，打开该窗口，单击“允许”下拉列表框，选择“序列”，单击“来源”输入框，框选 E1：E3 作为“部门”下拉菜单的数据来源，单击“确定”，D2 右边出现一个下拉列表框图标，则一级下拉菜单制作好了，单击下拉列表框图标，弹出刚才框选的选项，选择“销售部”，则它作为当前选项填充到 D2；操作过程步骤，如图1所示：

2、从以上操作可知，Excel下拉菜单制作的基本思路为：首先准备用于下拉菜单的数据，其次把数据引用到用于制作下拉菜单的单元格，如上面的 D2。

二、Excel怎么制作二级下拉菜单

假如要制作一个服装类型的二级下拉菜单，一共有两张表，一张是用于制作一二级下拉菜单的数据表（“服装类型”表），另一张是服装销售情况表（服装表），制作方法如下：

1、把用于一二级下拉菜单的数据定义为名称。切换到“服装类型”表，选中所有内容，选择“公式”选项卡，单击“定义的名称”上面的“根据所选内容创建（或按 Ctrl + Shift + F3）”，打开“以选定区域创建名称”窗口，只勾选“首行”，单击“确定”，定义名称完成。

2、给一级下拉列表框设置数据源。选择窗口左下角的“服装表”选项卡切换到该表，选中 C2 单元格，单击“窗口下面的“服装类型”选项卡切换到该表，选择“数据”选项卡，单击“数据验证”，打开该窗口，选择“设置”选项卡，单击“允许”下拉列表框，选择“序列”，再单击“来源”下的输入框，框选“女装和男装”，把它们作为一级下拉列表框的数据源，单击“确定”，第2步操作完成。

3、给二级下拉列表框引用数据源。切换回“服装表”，选中 D2 单元格，单击“数据验证（或按 Alt + A + V + V，按住 Alt，按 A 一次，按 V 两次）”，打开该窗口，同样选择“允许”下拉列表框中的“序列”，在“来源”下面输入 =Indirect($C2) 以对 C2 的引用，单击“确定”，第三步操作完成。

4、把制作好的二级下拉菜单扩展到多单元格。选中 C2 和 D2 单元格，往下拖单元格填充柄，所经过的所有单元格都自动设置为二级下拉菜单，选中时，它们的右边都有一个指示下拉菜单的图标，单击该图标会弹出一些选项，这样二级下拉菜单就制作好了，全程操作步骤，如图2所示：

5、用作数据源的选项有空格的选择方法

通常情况下，每种类型的子类个数不一定相同，而 Excel下拉菜单的数据源又不允许有空值，再用框选的办法就行不通，因为框选会把空单元格一并选中，此时就需要用定位条件来选择，方法如下：

按 Ctrl + G 组合键，打开“定位”窗口，单击“定位条件”，在打开的窗口中选择“常量”，单击“确定”，则只选中有文字的单元格，操作过程步骤，如图3所示：

三、Excel把以上制作的二级下拉菜单改为三级

上面已经制作好了二级下拉菜单，只需再添加一级就可以制作出三级下拉菜单，操作方法如下：

1、在“服装类型”表中添加三级下拉菜单的引用数据源。“女装和男装”的二级类分别有五个和四个，这里只添加“女装”的“连衣裙、衬衫和雪纺”的子类作为演示用，添加好后，如图4所示：

2、选中所添加的数据，按 Ctrl + Shift + F3 组合键，打开“以选定区域创建名称”窗口，只勾选“首行”，如图5所示：

3、按回车，切换到“服装表”，选中 E2 单元格，按住 Alt，按 A 一次，按 V 两次，打开“数据验证”窗口，选择“设置”选项卡，“允许”选择“序列”，在“来源”下面输入 =INDIRECT($D2)，如图6所示：

4、单击“确定”，则第三级下拉菜单制作好了，单击 E2 右边的下拉菜单图标，会弹出二级下拉菜单的当前选项“衬衫”的子选项，如图7所示：

5、选择“长袖”，然后按住 E2 右下角单元格填充柄并往下拖，则后面的单元格也自动变第三级下拉菜单，别选择好选项后，如图8所示：

提示：若二级下拉菜单没有子选项，则单击添加的三级下拉菜单不会弹出选项。

四、Excel下拉菜单怎么删除

1、选中有下拉菜单的单元格，例如 C2，选择“开始”选项卡，单击“清除”图标，在弹出的选项中选择“全部清除”，如图9所示：

2、则下拉菜单被删除，单元格的内容和格式同时也被删除，如图10所示：

3、若要一次删除多个下拉菜单，按住 Alt，同时选中它们，再单击清除图标选择“全部清除”即可。

Excel表格中下拉菜单是个非常实用的功能，它可以让你快速选择你需要的选项，避免输入错误。以下表为例，E、F、G三列有部门和人员的数据，现在希望在A列制作一个下拉菜单，选项为部门名称；在B列制作一个二级下拉菜单，当A列选择好部门之后，B列下拉菜单中会显示A列部门对应的人员名单。怎样制作一级下拉菜单和多级下拉菜单呢？

一、制作一级下拉菜单。

1. 选中A2单元格，点击“数据”--》“数据验证”--》“数据验证(V)”。

2. 在弹出的数据验证窗口中，选“序列”为验证条件，选部门所在单元格为“来源”，也可以在“来源”框中直接输入部门名称。注意如果直接输入来源，来源选项之间需用英文半角逗号分隔。最后点击“确定”，部门下拉菜单就制作好啦，如图1-4。

二、制作多级下拉菜单。

1. 选中E、F、G三列所有数据，同时按Ctrl+G调出定位窗口，然后设置“定位条件”为“常量”。

2. 点击“公式”--》“根据所选内容创建”--》“首行”--》“确定”。

3. 这样，我们打开“公式”下的“名称管理器”，就会看到创建了几个名称。Excel中名称的命名有三个原则：1) 开头为字母或下划线；2) 不包含空格或不允许字符；3) 不与工作簿中的现有名称冲突。因此原始数据中部门名字命名也必须要满足这三个原则，否则上述步骤2中创建名称管理器就会出错。

4.选中B2单元格，点击“数据”--》“数据验证”--》“数据验证(V)”，再次制作一个一级下拉菜单，选“序列”为验证条件，“来源”框中输入“=INDIRECT($A2)”，最后点击“确定”，二级下拉菜单就制作好啦。

5. 选中A2-B2，向下填充，复制单元格内容。这样当A列选了部门之后，B列下拉菜单中就只会出现该部门下的人员清单啦。

如果还想制作三级下拉菜单，例如制作地址管理表（省\市\县），请参考二级下拉菜单制作方法。