Text函数在我们的工作中也非常的常见，其作用也不可小视，今天我们就来了解一下Text函数的5个常用功能。

一、语法结构。

TEXT(value, format_text)。

value:要转换为文本的数值。

format_text :一个文本字符串，定义要应用于所提供值的格式。

作用：转换数值格式。

二、短日期转换为长日期格式。

方法：

1、选定目标单元格。

2、输入公式：=TEXT(B3,"yyyy年mm月dd日")。

3、Ctrl+Enter填充。

三、日期转星期。

方法：

1、选定目标单元格。

2、输入公式：=TEXT(B3,"AAAA")。

3、Ctrl+Enter填充。

四、时间格式。

方法：

1、选定目标单元格。

2、输入公式：=TEXT(D3-C3,"H小时MM分")。

3、Ctrl+Enter填充。

五、划分等级。

方法：

1、选定目标单元格。

2、输入公式：=TEXT(C3,"[>=90]优秀;[>=60]及格;不及格")。

3、Ctrl+Enter填充。

释义：

如果要将等级划分的更清楚，可以试试下面的公式：=IFS(C3=100,"满分",C3>=90,"优秀",C3>=80,"良好",C3>=60,"及格",C3<60,"不及格")。

六、计算“盈亏”等。

方法：

1、选定目标单元格。

2、输入公式：

3、Ctrl+Enter填充。

“Excel数据透视表有一个灵活的特点，根据你的需求实时变动汇总方式”

01

—

实例分析

如下所示：是一份销售流水数据，有时间，月份，区域，商品，数量，金额几个字段，如下所示：

现在针对不同的数据汇总需求，可以制作不同的数据透视表进行汇总分析数据，关键是各个字段需要放置的位置不同，从而得到我们想要的结果

02

—

呈现数据方式案例

问题1、需要知道各个区域销售的数量和金额情况？

思考几秒钟，这种需要将“区域”字段拖动至行，将“数量”和“金额”字段拖动至值即可，操作窗口如下所示：

问题2：需要知道每个区域，各种商品销售的金额，有两种展示方式

第1种是将区域和商品字段都拖入行，将金额插入值，效果如下：

第2种是将区域拖入至行，将商品拖入至列，将金额拖入至值，得到的结果如下：

问题3：需要知道各个区域，各种商品销售的数量和金额情况，也有两种展示方式

第1种是将区域和商品两个字段拖入行，将数量和金额拖入值，展示效果如下所示：

第2种是将区域插入至行，将商品拖入至列，将数量和金额拖入至值，展示效果如下所示：

从中我们总结一个数据透视表的规律，当我们的值标签里面有两个字段时，最好列标签里面不要放内容，要不然表格会很庞大。

问题4：需要知道每个区域每个商品，每个月销售金额是多少

当然根据自己的需要，月份，区域，商品，三个字段的位置可以调整，并且行项目里面可以上下级的更换位置，如下是商品和区域调换位置的结果：

主要看我们分析的侧重点在哪，然后决定字段的位置摆放

本节完，有什么不懂的可以留言讨论，期待您的转发分享

欢迎关注，更多精彩内容持续更新中...

--------------

大家好，我是婶婶，希望接下来的分享能够对大家有些许帮助，也希望大家多多支持鼓励，收藏、分享、评论多多益善啦，如果对胃口记得关注哦！

犹记得我在大二的时候参加数学建模比赛，比赛期间，我们需要处理并提取大量的数据，什么引用、匹配什么的层出不穷，当时我就傻了，可是到了指导老师手里，各种函数几秒钟解决问题，其中常用的一个函数就是今天的主角-----VLOOKUP函数！

工作以后，我们每次论订单时，同时也会时不时地用VLOOKUP函数，简直就亮瞎了我的钛合金狗眼啊；于是乎，这段时间苦学，将自己的所得分享给大家；一共分为4小段，分别为：入门篇、初级篇、进阶篇和高级篇，本篇则为入门篇。

1、名词解释

函数定义：在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据。

说白了，或者说用婶婶的话讲就是-----“VLOOKUP是一个查找函数，如果给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。”。

2、语法解答

它的基本语法为：

VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找)

下面以一个实例来介绍一下这四个参数的使用：

例1：根据图表中所给出的数据，用公式快速匹配迪丽热巴的魅力值；如下图所示：

公式=VLOOKUP(E3,A2:C10,3,0)，公式讲解如下：

查找目标：地址E3所包含内容——迪丽热巴；

查找范围：原始数据库A2:C10；

返回值的列数：我们想要得到魅力值，魅力值在上述查找范围中属于第三列，这里就是3；

查找方式：0代表精确查找。

3、案例详解

咱们爱打篮球的都知道，NBA张伯伦有一个外号——张两万（20000）；江湖言传其与20000个女性发生过关系。

我们现在假设这20000人中，有0.5%是中国人，也就是100人；而这100人中，又有10人让其印象深刻；我们现在有100人的姓名和联系方式，张大帅现在想联系这10人，又只记得这10人的名字，如何快速找出并匹配10人的电话，就得用到我们的VLOOKUP函数了！

具体操作如下图：

输入公式=VLOOKUP(B4,F:G,2,0)；

4、语法详读及注意事项

1）查找目标（lookup_value）

这个比较好理解，就是指我们要找的对象;但是有两点需要注意；

【注意】

（1）查找目标不要和返回值搞混了：上面例子中查找目标是姓名而不是魅力值，案例详解中查找目标是姓名而不是电话；（后者是你想要返回的值）

（2）查找目标与查找区域的第一列的格式要保持一致，否则容易出错。

2） 查找范围（table_array）

所谓查找范围，也就是说在哪里查找我所需要的数据，本来这个没有什么解释的；但是VLOOKUP函数，和别的函数不一样，其查找范围的第一列必须要包含查找目标，其也就是为了很好地成为基点，为后面的参数做好标杆而设置的！

我们看下图：我们同样还是查找迪丽热巴的魅力值，我们并不是从第一列开始作为查找范围，而是从包含姓名的第二列开始；即F:G，而非E:F；后面参数是2，而非3！

3 ）返回值的列数（col_index_num）

我想通过查找范围的讲解，应该知道为什么是2，而非3了；这里就不赘述了。

只需要其数字是查找范围的第几列即可，不要管其在整个表格中是第几列。

4） 精确OR模糊查找（ range_lookup）

最后一个参数是决定函数精确和模糊查找的关键。精确即完全一样，用0或FALSE表示；模糊即包含的意思，用1或TRUE表示。

5）总结

1）Vlookup函数看似是查找的功能，实际是匹配——查找到的数值只是中间过程，返回的匹配值才是我们想要的。

2）几个注意事项：一是数据格式统一；二是查找目标在第一列；三是查找范围包含返回值。

今天就到此为止了，明天我们将会将初级篇，都会有什么呢？！大家可以找找，提前学习学习哦！

怎么样，大家理解了么，如果有问题，可以在评论里交流或者私信我哦！

喜欢的朋友，或者说觉得对自己有点用处，抑或是对身边的朋友有点用处，感谢点个“赞”哦，关注我的头条号和转发我的文章，非常感谢大家的支持，明天见！

经常使用图表的朋友们都知道：折线图与散布图在呈现数据上，不仅方便比较，还可知道分布的走势。相信大家在会议报告上经常使用。不过，除了基本的趋势呈现之外，如果还能加上后续的走势，就更能凸显出你的资料分析能力。

在Excel 2016中，提供了名为「预测工作表」的工具，可从历年的数据中来分析后续的走势，方便你可以先拟定下个月或是下一季的策略方向。

前言：

如前面所提，需有历年的数据外，数据的时间间隔也必须要一致，如下图，每笔数据的纪录点皆为每个月的1号。不能一下是1号，一下是15号。

数据都确认好，我们就来看如何制作预测分析图来。

Step1

将数据范围选取后，开启预测工作表

Step2

马上就会看到一张图表，图表后方橘色的部分，就是预测趋势走向。系统也会自动帮你抓取预测结束时间，如下图示，预测结束日期为2019/1/1。但，怎么怪怪的，后续走势怎么可能都是水平，这是因为我们还没设定季节性数据，这部分后面会再说明。

Step3

点击画面左下的「选项」，开启更多设定功能，将季节性改为手动设定，并输入对应的设定。

Step4

因给予的数值不同，走向也会有所改变。最好的判断方式就是透过已有的历史数据中的最后一期走势来判断。首先，将预测开始改为「2018/4/1」。

Step5

接着，调整季节性中的手动设定值，直到让橘色的走势线与原本的蓝色相同。以下图来说，小编在设定为15时，是最符合原始走向的，这样一来，后续数据的准确性也会相对比较可观。

Step6

图中的三条橘线，由上至下分别为「较高的信赖联系结」、「趋势预测」、「较低的信赖联系结」。可以把它想成是误差范围，至于修改，就是设定窗口中的「信赖区间」，预设为95%，下图小编将它改为30%，可以看到间距就相对变小了许多。

Step7

设定完成后，就可以按下「建立」来产生图表与数据，下表就是预测出来后续的销售状况表。

Step8

虽然制作出来的资料并非绝对，但仍有参考的价值，针对数据，就可以先大胆的预设后续的销售状况，先做好销售策略的规划。产生的图表，也可比照一班的图表方式，修改呈现的样式。

结论：你一定会好奇，到底Excel是怎么预测的呢？其实是基于FORECAST.ETS 的函数功能实现的，有兴趣的可以参考官方文件。

有了走势图，再加上你的营销规划，相信在会议上，一定会让老板对你刮目相看。不仅只是报告了近期的状况，更进一步想到后续的策略，不加分都很难了，快来试试看吧。如果你觉得这篇文章很实用，也别忘了分享给你的亲友们喔！

最近很多同学基础不是特别扎实的同学留言，觉得推文中很多公式看不懂，很想学一看就会的公式，能马上用到工作中。

大家的心情我可以理解，但任何领域的学习其实都是一个日积月累长期沉淀的过程，不存在看完一篇教程就能马上从小白变成高手的奇迹，之所以提供各种案例和多种解法，是为了便于大家工作中直接套用，解决问题以后慢慢理解原理。

为了照顾零基础的初学者，今天介绍Excel中6个能够一看就会的常用公式。

1 文本截取

2 四舍五入保留两位小数

3 条件判断

4 首字母大写

5 统计排名

6 计数统计

1 文本截取

B2=LEFT(A2,4)

C2=MID(A2,6,3)

D2=RIGHT(A2,3)

案例场景如下

2 四舍五入保留两位小数

=ROUND(A2,2)

案例场景如下：

3 条件判断

=IF(B2>=9,"晋升","")

案例场景如下：

4 首字母大写

=PROPER(A2)

案例场景如下：

5 统计排名

=RANK(A2,$A$2:$A$11)

案例场景如下：

6 计数统计

=COUNTIF(D:D,A2)

案例场景如下：

亲爱的小伙伴们，今天的分享就到这里，希望我整理的材料能帮助到你们，那样我会更加有动力。如果喜欢可以关注转发，谢谢大家的支持！（文章中的图片都是动图，大家点击可直接观看，有不明白的文章下方留言，第一时间为你解答）

效果

抽奖公式=INDEX(A:A,RANDBETWEEN(3,COUNTA(A:A)-2))该公式，随机获取A列中的人员，达到抽奖效果。Index函数返回表格或区域中的值或值的引用。用法：INDEX(要查找的区域, 第几行, 第几列)如示例中，从A列中，随机获取人员姓名。Randbetween函数返回位于指定的两个数之间的一个随机整数。每次计算工作表时都将返回一个新的随机整数。用法：randbetween(开始数字,结束数字)类似函数还有rand生成0~1随机数如示例中，第1，2行是标题行，所以，随机生成从3~38的随机数Counta统计函数计算区域 中不为空的单元格的个数。用法：Counta(区域)Count家族是统计中不可获取的一组函数，相关的函数有Count、Counta、Countif、Countifs、Countblank函数。如示例中，通过Counta函数获取人员数量。

F9 重新计算Excel中的计算可以有手动计算，默认是自动计算

当工作簿中含有大量数据和公式时，每次修改公式、打开关闭文档都很卡时，那建议将自动计算修改为手动计算。示例中，每次按下F9，则Randbtween函数随机取数一次，一直按着F9，则Randbetween会一直随机更换数字。

推荐阅读

制作便携、免安装软件程序

安卓手机秒变WIN10电脑桌面

推荐春节大家一起用小程序放电子鞭炮

效率软件WGestures：自定义全局鼠标手势

语音变声软件morphvox pro破解版下载及使用教程

【END】

—— 黑火软件大师 ——

专注各类软件的下载、安装、教学

Excel是我们工作中制作表格的神器，其功能的强大让你难以想象，可是大部分没有经过系统学习的人其实对它还很陌生，今天小编就来给大家分享35个Excel实用技巧，喜欢的可以加收藏哦！此前编者也汇总发布了一些关于Excel的知识，又不懂的多多看看哈，不足之处望给予指正。

技巧1、单元格内强制换行

在单元格中某个字符后按alt+回车键，即可强制把光标换到下一行中。

技巧2、锁定标题行

选取第2行，视图 - 冻结窗格 - 冻结首行（或选取第2行 - 冻结窗格）冻结后再向下翻看时标题行始终显示在最上面。

技巧3、打印标题行

如果想在打印时每一页都显示标题，页面布局 - 打印标题 - 首端标题行：选取要显示的行

技巧4、查找重复值

选取数据区域 - 开始 - 条件格式 - 突出显示单元格规则 - 重复值。

显示效果：

技巧5、删除重复值

选取含重复值的单元格区域，数据 - 删除重复值。

技巧6、快速输入对号√

在excel中输入符号最快的方式就是利用 alt+数字 的方式，比如输入√，你可以：

按alt不松，然后按小键盘的数字键：41420

技巧7、万元显示

在一个空单元格输入10000（建议设置数字格式和边框） - 复制它 - 选择性粘贴 - 运算：除

转换后

技巧8、隐藏0值

表格中的0值如果不想显示，可以通过：文件 - excel选项 - 高级 - 在具有零值的单元格

技巧9、隐藏单元格所有值

如果要隐藏单元格的值，选取该区域，右键 - 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 - 右侧文本框中输入三个分号 ;;;

技巧10、单元格中输入00001

如果在单元格中输入以0开头的数字，可以输入前把格式设置成文本格式，如果想固定位数（如5位）不足用0补齐，可以：

选取该区域，右键 - 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 - 右侧文本框中输入00000

输入1即可显示00001

技巧11、按月填充日期

日期所在单元格向下拖动复制后，打开粘贴列表，选取“以月填充”

技巧12、合并多个单元格内容

把列宽调整成能容易合并后字符，然后选取合并的区域 - 开始 - 填充 - 两端对齐

合并后：

技巧13、防止重复录入

选取要防止重复录入的单元格区域，数据 - 有效性 - 自定义 - 公式：

如果重复录入，会提示错误并清除录入内容

技巧14、公式转数值

选取公式所在区域，复制 - 粘贴 - 粘贴为数值

技巧15、小数变整数

选取数字区域，ctrl+h打开替换窗口，查找.*，替换留空 然后点全部替换即可。

技巧16、快速插入多行

当你选取行并把光标放在右下角，按下shift键时，你会发现光标会变成如下图所示形状。

这时你可以向下拖拉

你会发现你拖多少行，就会插入多少个空行。这种插入方法比选取一定数量的行再插入更加灵活。

技巧17、两列互换

在下面的表中，选取C列，光标放在边线处，按shift同时按下鼠标左键不松，拖动到B列前面，当B列前出现虚线时，松开鼠标左键即完成互换。

放在边线

按左键不松拖动到B列前

完成

技巧18、批量设置求和公式

选取包括黄色行列的区域，按alt和=(按alt键不松再按等号)即可完成求和公式的输入。

技巧19、同时查看一个excel文件的两个工作表

视图 - 新建窗口

设置重排窗口

排列方式

重排后效果

技巧20：同时修改多个工作表

按shift或ctrl键选取多个工作表，然后在一个表中输入内容或修改格式，所有选中的表都会同步输入或修改。这样就不必逐个表修改了。

技巧21：恢复未保存文件

打开路径：C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\ ，在文件夹内会找到的未保存文件所在的文件夹，如下图所示。

打开文件夹，未保存的文件就找到了。打开后另存就OK！

为什么我测试没有恢复成功？你是怎么知道恢复文件的路径的？

先看一个界面，看过你就明白了。

文件 - excel选项 - 保存

技巧22、给excel文件添加打开密码

excel文件 - 信息 - 保护工作簿 - 用密码进行加密。

技巧23、快速关闭所有excel文件

按shift键不松，再点右上角关闭按钮，可以关键所有打开的excel文件。

技巧24、制作下拉菜单

例：如下图所示，要求在销售员一列设置可以选取的下拉菜单。

分析：在excel里制作下拉菜单有好几种方法，我们这里是介绍用数据有效性设置下拉菜单，

设置步骤：

步骤1：选取销售员一列需要设置下拉菜单的单元格区域（这一步不能少），打开数据有效性窗口（excel2003版数据菜单 - 有效性，excel2007和2010版本 数据选项卡 - 数据有效性 - 数据有效性），在窗口中的“设置”选项卡里选“序列”。

步骤2：在来源输入框里我们需要设置下拉菜单里要显示的内容，有两种设置方法。

1直接输入法。在来源后的框里输入用“,”（英文逗号）连接的字符串：张一，吴汉青，刘能，将文胜，李大民

2引用单元格的内容法。如果销售员在单元格B4:B8区域里，在“来源”后输入或点框最后的折叠按钮选这个区域。如下图所示。

进行如上设置后，我们就可以在销售员一列看到下拉菜单了。

技巧25、二级联动下拉

例：如下图所示，在手机列输入或选取苹果，型号下拉里会显示所有苹果手机的所有型号，如果手机列输入三星，在型号列下拉菜单显示所有三星的型号。

手机列选苹果：

手机列选取三星

同学们应该明白什么是二级下拉联动菜单了，还等什么，我们一起开始制作吧。

操作步骤：

步骤1：设置数据源区域。就是把手机名称和型号整理成如下图格式备用，存放的位置随意。

步骤2：批量定义名称。选取手机名称和型号区域后，打开指定名称窗口（excel2003版里，插入菜单 - 名称 -指定，07和10版 公式选项卡 - 定义的名称组 -根据所选内容创建），选取窗口上的“首行”复选框。如下图所示。

步骤3：设置数据有效性。选取型号列，打开数据有效性窗口（打开方法见昨天的教程），在来源中输入=indirect(D5)

进行如下设置后，二级联动菜单设置完成。

技巧26、删除空白行

选取A列区域 - ctrl+g打开定位窗口 - 空值 - 删除整行

技巧27、表格只能填写不能修改

操作步骤

步骤1：按ctrl键，选取所有黄色的区域，然后按ctrl+1（数字1）打开“单元格格式”窗口，在锁定选项卡中，去掉“锁定”前面的勾选。

步骤2：保护工作表。excel2003版工具菜单 - 保护 - 保护工作表。excel2010版审阅选项卡 - 保护工作表。

按上述步骤操作后，你试着修改黄色区域单元格：ok。你试着在黄色之外的区域修改或插入行/列，就会弹出如下图所示的提示。

技巧28、文字跨列居中显示

如果你不想合并单元格，又想让文字跨列显示。可以选取多列 - 右键设置单元格格式 - 对齐 - 水平对齐 - 跨列居中。

显示后效果

技巧29、批注添加图片

在制作产品介绍表或员工信息表时，常需要添加产品图片和员工照片，这时用批注插入图片是最好的选择。

选取批注 - 右键“设置批注格式” - 颜色 - 填充效果 - 图片 -选择图片

选择图片窗口

技巧30、批量隐藏和显示批注

打开审阅选项卡，点击“显示所有批注”

技巧31、解决数字不能求和

数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。

下面的方法可以帮你快速转换成可以计算的数字

选取数字区域，第一个单元格一定是包括数字的，而且单元格左上方有绿三角，选取后打开绿三角，点转换为数字。如下图所示

技巧32、隔行插入空行

隔行插入是一个古老但又不断有人提问的话题，网上已有很多相关的教程，今天兰色录了一段动画，演示隔行插入的步骤。

下面的演示分为两部分：

1 隔行插入空行

2 分类前插入空行

注：演示过程中打开定位窗口的组合键是ctrl + g

技巧33、快速调整最适合列宽

选取多列或多行，双击其中一列的边线，你会发现所有行或列调整为最适合的列宽/行高。

技巧34、快速复制公式

双击单元格右下角，你会发现公式已复制到表格的最后面。

技巧35、合并单元格筛选

含合并单元格表格

如果直接筛选会出现下面的情况。（只筛选出第一条）

如果想实现正确的筛选结果，需要对表格A列动一下手术。

第一步：复制A列到E列。

第二步：取消A列合并

第三步：选取A列，CTRL+G定位 - 空值，在编辑栏中输入=A2,再按CTRL+Enter完成填充

第四步：复制A列，粘贴成数值（公式转换成数值）

第五步：用格式刷把E列的格式刷到A列，恢复A列的合并格式。

“手术”完成后，就可以正常筛选了，如下图所示。

各位伙伴，你们还记得我吗？我是之前给大家连续编写Excel小教程的小雅。个人原因，离开了一段时间，现在又回来了，好开心~~~

这是小雅的第34篇小教程。看到一个伙伴的留言，询问：公司会议聚餐，分部门安排餐桌，8个人一桌，不足8个人的也需要一桌。计算每个部门需要多少张餐桌。

肿么做，小雅脑子里涌现出来的是excel里面有一个向上舍入的函数。没错，就用ROUNDUP函数干！

C2单元格输入公式：=ROUNDUP(B2/8,0)，下拉复制公式，搞定哦！

公式说明：

ROUNDUP函数是向上舍入函数,第二个参数为0，表示向整数位舍入。

excel四舍五入函数有很多个，四舍五入的要求也是多种多样。细分又可以分为向上四舍五入函数ROUND，向下舍数字函数ROUNDDOWN，按指定数倍数向下舍入函数FLOOR，四舍五入为最接近的偶数函数EVEN，向上舍入为指定数据倍数函数CEILING，向下四舍五入到最接近的整数函数INT。

OK，教程虽小，但真的很实用，小雅工作中经常要用到这类函数。

我们下一篇见哦！

小小排序隐藏技巧还真不少，除了默认最常用的在列方向按照常规的字母顺序进行排序外，还可以按照按笔划、单元格填充色、字体颜色和单元格图标排序，甚至是多个关键字进行排序，最后小编要说，除了列，Excel是可以按行排序的哟！

01

课题

对常见的排序做个深入的了解。

02

简单排序

对数据进行排序是数据分析不可缺少的组成部分,通过排序，可以使我们方便地找到要查找的值。在要排序的列中选择一个单元格，本例中选择C2单元格，在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中，执行升序操作，升序排序时，文本会按照“从 A 到 Z 排序”，数字按从小到大进行排序，降序则与之相反。

03

按多个关键字排序

除了单纯地按日期排序，还可以添加一个排序条件，按照地区做降序排序，工具栏数据-排序，在弹出的排序对话框中，依次添加主要关键字和次要关键字如图中所示，完成排序。

04

按笔画排序

除了按字母排序，Excel其实还可以按笔画排序。首先仍然是选择排序区域所在的任一单元格，只不过这次小编excel小课堂要从“数据”选项卡执行排序操作了，工具栏数据-排序，打开排序对话框。在弹出的对话框中，单击“选项”按钮，将默认的方法选项“字母排序”修改为“笔画排序”，点击确定按钮。设置排序主要关键字为“姓名”，排序依据“数值”，次序“升序”，点击确定按钮，就可以了。关和曲同样都是6画，这顺序该咋定呢，先按笔画数由少到多排序，相同笔画数的按汉字书写时笔画顺序（先横后竖、先撇后捺、从上到下、从左到右......)排序。

05

按字体颜色排序

工具栏数据-排序，在弹出的排序对话框中，设置排序关键字“产品名称”，排序依据“字体颜色”，根据需要设置颜色，点击“复制条件”新增次要排序条件，依次添加三种颜色，完成顶端排序操作，如需在低端显示，设置“在底端”

06

按单元格图标排序

设置了条件格式，是否可以考虑按照图标来排序呢？方法同上，只是排序依据由单元格颜色调整为“单元格图标”

07

按单元格填充色排序

类似于字体颜色排序，选取排序列的任一单元格，工具栏数据-排序，在弹出的排序对话框中，主要关键字“部门”，排序依据设置为“单元格颜色”，设置深色在最顶端，这样就可以保证对应单元格颜色的行排在顶端，添加条件，设置次要关键字为“部门”，这次设置浅色，点击确定按钮，排序完成。

Excel函数学习常见的误区和问题及解决办法

是否遇到这样的苦恼？

● 经常函数报错却不知道错误在哪里。

● 函数没报错，但是结果却是错的有部分结果是对的，有部分结果是错的

● 有的函数只不过学会了简单的用法

原因：

○ 函数的表象（简单、最表面的用法）

○ 函数的内涵（完整含义，注意事项）

○ 函数外延（使用技巧使用效果）

而大部分人学习只停留在第一个层次上面，学完函数的表象就停止学习—>产生已经学完函数所有东西的错觉—>没有吃透函数的外延（无法知道函数很多使用技巧）。而我们学不会Excel是方法出现了问题，而不是我们不聪明我们看了大部分的教学案例及教程，但一个又一个的教学案例，按部就班的做，学完就学完了（只说了案例，其他的都没说）

而一个好的Excel教程是这样的：

1、列需求2、举例子3、解决办法4、引出函数的功能（并介绍内涵）5、为什么用这个函数能这样解决问题6、解决问题后介绍更多函数的用法，拓展外延

大部分教程只有前三部份，所以从来没想后几步导致学不好Excel。通过下面三步学习法，正确学习Excel方法吃透内涵拓展外延

■ 我们要学会查看函数完整说明

■ 搜集学习Excel函数大量正向案例和反向案例

■ 结合练习和变化式练习

而大部分人学习函数是这样的

查看一下简答的函数用法，然后百度搜索一下这个函数怎么样，看1~2个案例，自己尝试一下解决问题，然后就没有然后，以为自己就会了。回想一下你是不是这样学习的

案例只会告诉你一种或几种用法，而不是函数的全部信息。解决办法，找到微软官方的函数说明，方法1：Excel软件自带的帮助文档是最全面的，按F1就可以调出来。方法2：用微软自己的bing搜索去查找，网址：bing

点开函数说明，里面不仅有SUM函数的视频教程，如果网速慢的话还有一步步详细的步骤

sum函数

一般人如何理解SUM函数呢，SUM函数模型=sum(num1,[num2],......)几个数求和嘛，我们只是停留在这个表面。下面我们来看看官方怎么说，总结如下：

对参数的说明。参数可以是数字，单元格引用，也可以是单元格范围。参数可以是1个，也可以是多个，最多255个

和sum函数关联的用法状态栏求和、自动求和、非连续区域求和。

常见错误比如求和数据类型不一致，删除某一列之类的所以用sum函数，删除行列，插入行列，会带来什么样的影响，都有非常详细的说明

优化的做法一些习惯用法，存在更好的、优化的做法。

其他信息

这是浓缩版，非常全面，如果我们认真看完官方说明文档的话，我们可以掌握很多新知识新技能了

但是只看说明文档还是不够全面的，比如对SUM函数我们还可以深入的问几个问题

①、sum函数里面的参数能不能给它加符号呢如=sum (A,-B)

②、sum函数能否和逻辑运算结合在一起呢？如：统计一个表格里面的男性总数

③、sum函数，加入求和A、B、C、D单元格，其中A是1，B是2，C是false，D是“张三",会得到什么结果，或是报错？

大家可以动手试一下吧，检验自己创造力的时候到了

3步法（学习重点）

步骤一：探求Excel内含部分

深入问自己如下问题

了解每一个参数的要求(要求的数据类型，边界，特殊情况等）

探索参数超出边界，处理参数类型后的情况（比如参数加负号，参数里嵌套函数，参数缺失........）

探索函数对参数处理的机制，主要是绝对引用，还是相对引用。当参数里的内容出现缺失，被删除，被插入新行、列等意外情况后，会发生什么情况。

去探索函数基本用法之外，更加巧妙、灵活、超出官方文档的技巧。

等等

不断去探索，去尝试

步骤二：案例学习法

正向案例与反向案例的学习

○ 正向案例：就是别人使用这个函数的方法、技巧、教程、经验

○ 反向案例：就是别人用这个函数遇到的问题，犯的错误，总结的经验，吸取的教训，积累的注意事项等

这个方法与传统学习的不同

1、大部分人学习1~2个案例就结束了，而这里要学习大量的案例，要学就深入学习，结合大量的案例才能弄透

2、大部分人只学习正面的案例，不学习反面的案例

而正向案例反向案例学习有如下阶段：

● 阶段1：搜索阶段（通过搜索引擎、知乎、Excel垂直网站等来搜索正反向案例）

● 阶段2：记录和整理阶段（把案例分门别类，记录到一个笔记里面，一般一个函数一个笔记）

● 阶段3：按照案例，打开Excel，一个一个跟着走。

● 阶段4：写学习总结报告，把案例中的好技巧、注意点浓缩出来，形成自己的经验。

在你的笔记软件（为知笔记。OneNote、有道云笔记等）中新建一个笔记本，名字叫Excel函数相关教程。

步骤三、结合练习和变化式练习

但是完整的Excel函数学习笔记应该包含以下四部分：

■ 官方文档总结

■ 内含思考总结

■ 正反案例学习总结

■ 索引相关教程文章

这样为你以后节约不少搜索及选择的时间，只需要看自己保存的笔记

上面学习步骤亦可以划分三个阶段

★ 阶段一：已解决问题为主

★ 阶段二：以吃透内含为主

★ 阶段三：以拓展外延为主

结束语：在有限时间内尽快解决问题，有针对性的去解决当下问题。而在有空的时候我们可以查一查遇见问题的相关官方文档，并且查阅一些牛人写的博客进行拓展。相信大家进行这样的系统学习，Excel还不是小菜一碟吗！如果我们将这三步法运用到我们的其他学习生活中，效率是不是更高效呢