1、写在前面的话

本人从事信息化工作多年，对Excel等电子表格的多人共享与协作接触较早，帮助客户实施的方案也较多，因此有些体会和认识。网上这方面的讨论较多，但都不完整，正好看到百度号召大家写文章，我就进一步做了专题调研，整理出来供大家参考，不足之处请批评指正。

Excel全球用户量超过10亿，中国超过3亿，几乎所有单位都在使用。毫不夸张地说，它是世界上最简单、最流行的数据管理工具，非常适合各种中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在个人手中，数据互不相通。假如数据源自于多处，您需要逐个收集、整理；如有变更，您得再收集、再整理，非常繁琐！因此，如何做到多人共享并操作同一份Excel，实现集中统一的管理，实现数据互通与多人协作，就变得很有意义。不仅仅Excel，其它电子表格都有这种需求。

本文介绍几款主流的共享协作方案，除了说明各方案的具体用法外，着重讲述它们的原理机制、权限控制、适用范围等，最后列表对比各自的优缺点。适合Excel用户、IT人员、管理人员阅读。

2、本文所用示例

需要共享协作的场合很多，本文以某公司的售后报修为例进行说明，他们的工作分多个环节，需要多人填写相关信息，包括：报修信息、派工信息、维修信息、收费信息、回访信息等，如下表所示：

说明：该报修信息表需要多人填写，其中客服负责接听来电，填写报修情况；主管负责派工，填写派工情况；技师负责上门维修，填写维修结果；客服还负责回访，填写回访情况。他们各司其职、共同维护同一份数据，协同完成售后工作。

3、方案概述

为了实现共享与协作，本文介绍4种可选方案。由于各方案的篇幅较长、内容较多，我担心大家会看晕。因此，我先简要介绍各方案的功能特点，大家有了总体认识后，再根据需要选读，思路会更清晰些。

方案一：使用共享文件夹

将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享，即可实现多人共享与协作。本方案的优点是简便易行，而且是免费的；缺点是只能在局域网内使用，适合小范围、简单的多人协作，另外稳定性较差。

方案二：使用Excel Online

Excel Online是微软公司的一种在线服务，它将Excel文件放在云端，用户在线租赁使用，按年付费。优点是共享范围由局域网扩大到互联网，能实现跨地域、跨设备的共享。缺点有2个，一是用户权限控制不够；二是无法本地部署，用户文档只能放在微软云端，很多公司有顾虑。

方案三：使用WPS+云办公

WPS是金山软件公司的一款Office软件，与微软Office功能类似，但更小巧些。其中的WPS表格对应于Excel，WPS+云办公对应于Office 365。其优缺点与Excel Online类似，但使用方式略有不同。

方案四：使用华创网表

华创网表是华创软件公司的一款在线表格软件，与Excel Online类似，也能实现跨地域、跨设备的共享。主要区别有3点，一是具有更完善的用户权限控制；二是可云端部署，也可本地部署；三是具有对外提醒通知功能。

题外话：Google的SpreadSheet也是一种在线电子表格软件，但由于众所周知的原因，Google网站在国内很难访问，几乎无法使用，因此本文不作介绍。

好了，闲话少叙。接下来，我们详解各方案的具体用法，并探讨各自的原理机制、优缺点等。

4、方案一：使用共享文件夹

本方案的特点是简便易行，但只能在局域网内使用，适合小范围、简单的多人协作，另外稳定性较差。

4.1 如何实现Excel共享

将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享，即可实现Excel文件多人共享。例如，要将D盘下的文件夹“报修信息维护”共享出去，设置步骤如下：

说明：上图将电脑“QH-20141216POVT”上的文件夹“报修信息维护”共享出去，并指定郭工、客服、吴兴、主管这4个人可以访问。设置网络共享后，他们在自己的电脑上输入共享链接\\QH-20141216POVT\报修信息维护即可访问该文件夹，点击其中的Excel文件即可打开它。

4.2 如何实现多人同时编辑

虽然大家都能打开文件，但同一时刻只能一个人编辑。某用户打开Excel文件后，该文件就被他锁住了，其他人只能看不能改。假如客服打开了“报修信息.xlsx”，你再打开时就会被警告，阻止同时修改。如下图所示：

此时，你有2种打开方式：以只读的方式打开，只能看不能改；或者，以通知的方式打开，则以只读的方式先打开，待客服完成修改、关闭文件后，Excel再弹窗通知你可以修改。如下图所示：

此时，点击“读-写(W)”按钮，就轮到你修改了。因此，简单的文件夹共享只能多人查看，不能多人同时编辑，适用于单个人编辑其他人查看的场合。

4.2.1 设置多人同时编辑

鉴于不能同时编辑的缺点，微软推出了Excel工作薄共享。它是Excel里提供的一项功能。以Excel2007为例，设置步骤为：打开共享文件夹中的Excel文件，依次点击审阅→共享工作薄→允许多用户同时编辑→确定，如下图所示：

设置共享工作薄后，该文件打开后不会被锁定，其他用户可以继续打开、编辑，还能显示正在编辑的用户名单，如下图所示：

说明：上图显示，客服和主管正在编辑该Excel文件。

4.2.2 数据如何刷新

多人编辑时有个数据刷新的问题，即一个用户输入的数据如何显示到其它用户的界面上。其实，Excel是通过保存文件来传递新数据的，例如，客服录入新报修后，其他用户的界面上并不会立即显示出来，需要她先Click保存、数据存入文件；其它用户再保存时，Excel才会侦测文件中的新数据并显示出来，如下图所示：

说明：上图是主管打开的Excel界面，他点击保存按钮时，Excel会侦测Excel文件中的新数据，并以红色框线的方式显示出来（第6行），据此，他就知道客服录入新报修了。

通过Click保存按钮来刷新，属于手动刷新方式。Excel另外提供了一种自动刷新方式，设置步骤为：依次点击审阅→共享工作薄→高级→设置自动更新间隔，如下图所示：

说明：上图设置自动更新间隔为5分钟，Excel会每5分钟刷新一次新数据。自动刷新的原理机制很简单，它仍然是通过保存文件传递的，只不过是由Excel定期自动执行保存动作，形成定期刷新的效果而已。

4.3 用户权限控制

共享文件夹方案中，用户的权限控制可以通过两个层面来实现，一是设置用户对文件本身的访问权限；二是设置用户的可编辑区域。

4.3.1 设置文件访问权限

设置共享文件夹时，可以指定哪些用户能够访问，以及每个用户的具体权限。请看本文图2，给郭工、客服、吴兴、主管均授予了读取/写入权限，因此他们都可以编辑。另一种是查看权限，只能看不能改。

4.3.2 设置表格可编辑区域

利用Excel数据表保护功能，可进一步限定用户的可编辑区域，使得他们只能编辑自己负责的区域，不能修改其它区域，这样可避免越权修改。具体步骤是：先锁定所有单元格，使得所有用户对所有单元格都不能编辑；再为用户设置可编辑区域；最后，启用数据表保护即可。

（1）锁定所有单元格

打开Excel文件，点击左上角方格→右键→设置单元格格式→保护→打勾锁定→确定，如下图所示：

（2）为用户设置可编辑区域

用户的职责不同，需要编辑的区域也就不同。本文示例中，郭工和吴兴都是维修技师，其职责范围是填写维修结果，也就是填写第I列至L列，因此应授予他们修改这几列的权限。步骤为：打开Excel文件，依次点击审阅→允许用户编辑区→新建区域→填写区域的标题、范围、密码→设置用户名单→确定，如下图所示：

说明：上图中，位置④中的引用单元格，用于指定可编辑的区域，这里为第I列至L列；位置⑤用于指定用户名单，这里为郭工、吴兴；位置④中的区域密码，是可编辑区的保护密码，如果其他人知道了此密码，他也可以编辑该区域。因此，该区域的可编辑用户实际上有2类人，一是这里指定的用户，二是知道该编辑区的保护密码的用户。

维修技师的编辑区域设置完成后，结果如下图所示：

同理，继续为客服、主管分别设置可编辑区域，结果如下图所示：

说明：上图限定了各类人员的可编辑区域，分别是：维修技师可填写第I列至L列；客服可填写第A列至F列，以及第M列至N列；主管可填写第G列至H列。

（3）启用数据表保护

前两步锁定了单元格，设置了各用户的可编辑区域，但这些设置只有启用数据表保护才起作用，操作步骤为：依次点击审阅→保护工作表→输入保护密码→确定，如下图所示：

说明：上图中，位置③要求输入一个数据表保护的密码，输入后请牢记。以后如果想调整可编辑区，需要先撤销数据表保护，撤销时系统会要求提供此密码。

经过以上设置，各用户的可填写范围就确定下来了，我们请客服试验一下，效果如下图所示：

说明：上图是客服打开的Excel界面，她可以填写位置①，因为A列是她的可编辑区域；她无法填写位置②，因为G列不是她的可编辑区域，填写时Excel会弹窗阻止，除非她又能提供该区域的保护密码。

4.4 方案优缺点分析

共享文件夹之方案，优点是简便易行、不产生费用，但缺点也很多，主要有以下几点：

（1）只能在局域网内使用。现在网络及智能手机日益普及，随时随地处理业务是新趋势，这是缺点之一。

（2）用户权限控制不够

首先说查看权：无法进一步限定可查看的数据范围，所有数据都能看到。例如，本文中的维修技师，如果能限定只能查看指派给自己的维修信息，不能查看其他人的，就更理想了，但本方案做不到。

其次说修改权：要限定用户的可编辑区域，指定共享文件夹的用户必须是域用户，换言之，您所在的局域网必须建立Windows域环境才行，很多中小企业没有专门IT人员，建Windows域其实挺难的。

最后说删除权：几乎没有控制，任何用户都可以撤销共享，甚至可以直接删除Excel文件，一个不慎操作就能让所有人的劳动成果瞬间消失！ 这是最要命的。

（3）稳定性差

根据我的经验，超过5个用户同时编辑，就会经常出错，提示被锁定，或者无法保存、保存很慢等问题，甚至出现数据丢失现象。这些都是因为文件锁定机制、并发性差造成的。

5、方案二：使用Excel Online

2011年微软推出在线服务软件Office 365，它将Excel文件放在微软云端，用户无需下载安装Office，在浏览器中就能使用Excel，官方称之为Excel Online。它将共享范围由局域网扩大到互联网，能让用户随时随地访问，支持电脑也支持手机。该服务是一项收费服务，按用户数计费，其中企业E5版约2千多/用户/年。

5.1 申请试用账号

Office 365可免费试用，期限1个月，在微软官网上注册申请即可，步骤如下：

（1）进入微软Office首页，网址：https://office，点击页面上的“获取Office”按钮。

（2）进入版本介绍页面，选择适合您的版本。Office365分家庭版、企业版2大类，企业版再分为小企业版、大企业版2小类，大企业版再分为企业E1版、专业增强版、E3版、E5版等，这里我们选择功能最全的E5版，点击对应的“免费试用”按钮。

（3）进入账户申请页面，按要求逐步填写姓名、Email、公司域名、个人ID、登录密码等信息，填好后提交。（4）如顺利提交，页面会提示您申请成功，并告知您登录网址及登录ID。

5.2 登录Office365

获得试用账号后，就能以管理员的身份登录使用了，登录网址：https://portal.office，如下图所示：

说明：填写登录ID及密码，点击“登录”按钮，即可进入Office365主页面，如下图所示：

5.3 开设用户账号

Office365是一个多用户使用环境，各人可以有自己的账号登录。设置步骤为：在Office365主页面，Click首页右下角的“管理”图标，进入Admin Center页面；再Click“用户”图标，进入用户账号管理页面；再Click“添加用户”图标，即可添加用户账号。本文示例中，我们开了4个账号，如下图所示：

说明：开设登录账号后，将Office365的登录网址、用户名、密码发给他们，他们就可以登录使用了。Office365不仅支持电脑，也支持在手机上登录使用，因此能跨设备使用。

5.4 上传Excel文件

Office365是一种在线服务，程序和文件都存放在微软云端，也就是存放在微软的Onedrive中。在那里可以新建Excel文件，也可以上传现有Excel文件，我们以上传现有为例，步骤为：回到Office365主页面，Click右上角的“Onedrive”图标，进入Onedrive页面；再Click“上传”图标�...

office办公应用三大件：Word、Excel、PowerPoint，几乎每台电脑都会装这三个办公软件，而Excel在办公场景中更是必不可少。

办公族都要用Excel来处理数据，例如记录各种数据，客户订单、产品资料、人事档案等。

实际上很多单位要求熟悉Excel的程度，也就仅止于会用Excel录数据、做表单罢了。

最熟悉的快捷键就是Ctrl+c/Ctrl+v，最常用的Excel操作就是合并单元格、求和，更多的工作就是用公司原有的表单模板干活。

比如一个跟单文员，每天的工作就是录入订单数据到总表，用文件夹里的制造工单模板、送货单模板、送货标签模板填入总表的数据，复制粘贴，再修改一下边框等，就是一天。

数据多的时候，那就别想准时下班了。

同样都是会用Excel的人，却有人用Excel技巧做出了办公自动化的管理软件，轻松完成每天的工作。

为什么能想到做这么一个软件呢？因为都是重复性的工作啊，制造工单、送货单、送货标签的数据都是取自于总表，让软件自动传送呗。

为什么用Excel技巧就搭建办公自动化软件？不需要学编程？是的，无需编程、用Excel技巧也能做办公软件。

别人正是利用了这样一款类似于Excel的表格软件，完成了办公管理软件的搭建。

它就是云表，类似于Excel的操作界面，通过中文的业务逻辑就能实现自动化办公。

像用Excel一样设定表单的填写规范，还可以设置自动生成一定格式的编号，如按日期自动编号。

用最基础的Excel技巧，加以办公管理经验，用中文描述业务逻辑，无需编程就可以用云表做出一套好用的办公管理软件了。

还在等什么呢？还想继续加班吗，别人都用Excel技巧搭建办公管理软件，而你还在用它做表格！

云表能做的功能还有更多，像自动更新操作记录、库存最低预警、工资考勤自动计算等，甚至可以做出完整的ERP管理软件、仓库管理软件、财务出纳软件.....

虽然云表功能如此强大，但它仍然提供了免费版，还有详细教程和技术客服助你快速入门！！！

转载自百家号作者：优品资源

互联网时代，经常用桑基图进行网站用户细分分析，数据非常直观。如下图，表示网站2015年1月-12月不同用户的活跃程度（定义为低频、中频和高频用户）变化流程以及最终的累计情况，图中流线的粗细象征着用户数的多少，数据十分直观！

借用这个思路，我们同样也可以用excel画出客户的流入流出图，分析出客户的层级结构。如下图所示，这个图不仅显示了新老客户占比，从中我们还可以看出新客户来了之后的留存情况，以及针对老客户、流失客户的召回情况，核心客户、忠诚客户的占比情况等。这张图让我们对客户的结构了如指掌，而且也可以评估市场推广和客户运营情况。

那么，这个图是怎么制作的呢？首先，准备好数据，如下图

在这一步，最重要的就是要对客户分类做整理，客户分类整理完后，就可以用excel画图了。上面的图是用3个柱状图拼起来的。因为本次数据是以1月份数据为基础，所以1月份的柱状图我们只需要显示出3个部分，即1月购买2月流失，1、2月购买3月流失、连续3月购买这三个部分；到了第2个月，除了要区分出2月购买，3月流失或者留存的情况外，还需要看是否有新客进来，这个新客，还要继续看，到了3月份是留存，还是流失了。此外还有一部分客户群体，是我们针对流失客户进行挽回的情况（或者客户本身不稳定，有波动购买情况），比如这个之前是我们曾经的老客户，但是在1月份流失了，2月份又回来购买了，那这部分客户还要再继续区分出到3月是流失了，还是留存了。3月份的数据整理思路同2月份。

最后，需要补充说明的是这份数据针对的是一个高频交易的品类，客户每个月都需要购买多次的，所以我们可以按照月份来定义客户的留存流失，你也可以根据自己的购买周期进行调整。快来尝试用一用吧！

对Excel小技巧来一次总结，整理出十个最经典的小技巧 。

1、不复制隐藏行

如果直接复制，隐藏的行也会粘贴出来，这时你只需要在选取后按Alt+; 选中可见单元格，再复制粘贴后就不会有隐藏行了。

2、下拉菜单的制作方法

数据 - 有效性（验证) - 序列 - 在下面的框中输入以逗号分隔的字符串

使用技巧：把工作表中的多行内容用逗号连接在一起，只需要用=区域，按F9转换为值，然后再替换“，”为逗号即可。

3、批量删除空行

删除空行最快的方法，是选取后按CTRL+G定位，定位条件 -空值，然后删除行。

【例】删除E列为空的行

使用技巧：只删除整行为空的行，可以定位常量 - 按Ctrl+9隐藏行 - 定位可见单元格（快捷键Ctrl+;） - 删除 -取消隐藏

【例】删除DE列均为空的行

4、单元格内强制换行

按Alt+Enter可以强制换行（删除换行可以输入Ctrl+j替换为空）

使用技巧：公式法换行，可以用substitute函数把空格替换成换行符（char(10))。然后公式所在单元格设置成自动换行。

=SUBSTITUTE(C2," ",CHAR(10))

5、锁定标题行

视图 - 冻结窗格 - 冻结首行，就可以锁定第一行不动。（如果是冻结2，就选取第3行 - 窗口 - 冻结窗口）

使用技巧：插入表格后向下翻，标题也会锁定

6、删除重复值

数据 - 删除重复值，可以按某列删除重复，也可以按整行判断重复。

使用技巧：03版可以使用数据 - 筛选 - 高级筛选的方法，在筛选时勾选“选择不重的记录”。

7、同时查看两个excel文件

同时查看多个打开的工作簿，视图 - 全部重排

使用技巧：同时查看同一个工作簿的两个工作表，要先新建窗口，然后再点全部重排。

8、表格只能在指定位置填写

把可以编辑的区域取消锁定，然后保护工作表。

使用技巧：限定使用密码编辑的方法。

9、日期格式的转换

数据 - 分列 - 第3步选日期

使用技巧：可以用Text函数完成格式转换 =--TEXT(F2,"0-00-00")。需要注意：Text转换的是文本型日期，加--可以转换为数值型日期

10、筛选后粘贴

想完成筛选后粘贴，其实可以借用排序功能来完成，插入一序号列，排序 - 粘贴 - 再根据序号列恢复到原来的行次。

使用技巧：如果粘贴的是相同值，可以按 Alt+; 定位可见单元格，然后粘贴。

分享的小技巧，原来每一个都称得上是绝技。但随着时间的推移，这些都成了Excel用户必备的基本技能。所以...这些都必须要学会哦。

废话不多说 先上

客户资料信息登记管理

客户跟进登记表

客户查询

客户成交登记

成交管理

长按

觉得不错请点赞！！！

如何好好利用Excel数据有效性做动态数据归类？】

谢谢邀请。我是汤帅，一个PPT自由设计师，承接PPT定制。

利用Excel进行数据登记是众文员需要做的工作，但是若能掌握一部分技巧，数据输入会减轻很多工作量，而且可以减少错误的发生。数据有效性有时候能带来便利，而且其他人填写数据的时候也有参考作用。

数据有效性基础操作是：选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，框选需要的区域。

这时候有些小伙伴会提问，那如果我需要作出动态的结果呢，有时候内容太多，但是能通过一定的条件进行区分，可以降低数据有效性的内容呢？这个如何进行操作？这个难度也不是很大，只是数据维护需要及时。

动态数据有效性操作步骤：

步骤一：对数据进行命名，选中需命名单元格→公式，名称管理器，新建。

步骤二：设置条件单元格的数据有效性，选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，框选需要的区域。

步骤三：利用公式INDIRECT进行编制数据有效性，选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，输入公式。

今日互动：你觉得还有其他与客户沟通的思路吗？P.S：我是汤帅，承接PPT定制，有需要可以留言联系我。P.P.S：觉得回答得还行，就点赞吧！

我是汤帅，知名PPT定制设计师，职场技能优秀回答者。学点新鲜有趣的职场技能，关注我准没错。

Excel就像一把天山寒铁淬炼而成的杀猪刀，本身已经很厉害，但具体有多厉害取决于用它的人。

Excel最牛逼的地方在于它不是小李飞刀也不是轩辕剑——需要练个10年8年才能用，它只是一把菜刀，老百姓可以用来切菜，高手可以用来刮胡子，绝世高手拿着直接从南天门一直砍刀蓬莱东路。

表格是什么？表格就是数据容器，对于非IT人士来说，这辈子可能都不会用数据库，但是！Excel让每个人都可以管理数据库了！其提供的基本功能足以完成大部分数据管理统计工作。

打个比方，同事拿到全国资料开始挨个数每个省有多少个客户数了半个小时，而你只是点了两下鼠标就完成了工作。没错，在同事眼里你就是那个百年难得一见的练武奇才（以后就可以承担更多工作了，可喜可贺）！

要你命2000：数据处理（函数）

别人向你扔屎，你可以躲。客户扔给你屎，你只能接住！比如这种屎：

这种乱七八糟表格是没有任何数据意义的，如果只有三坨，动手处理一下就好了，如果有100坨，怎么办？不要紧张，我们只需要处理一行，其余99行交给excel即可。。。

首先，数据-分列：

然后，直接查找替换，将没用的天字去掉：

最后这个毛比较难以处理，动用函数：先找出具体数字，如果里面有“毛”字，直接将结果乘以0.1，一个规范的表格就诞生了：

（如无特殊需要，最后带汉字的D列可以用E列覆盖掉）

Excel也可以为自己所用，再来举一个例子：

时间管理。与一般时间管理App不同，因为我们可以自己设计研发，做出最适合自己的版本！Go！

首先写两行：

拖动一下右下角的小圆点：

同理增加横轴：

填写数据，编写公式。这样计算当天任务量：

=COUNTA(B2:P2)

这样计算完成量

这样计算完成度

=Q3/Q2

最后完成度那里设置单元格格式-数字-百分比。最后填写数据。最终效果图（点击看大图）：

只要三个函数，每天的工作生活一览无遗！

P.s还可以拓展一些功能，比如当天完成度到达xx就有奖励/惩罚之类

总结：掌握了函数，只要是和数据相关的工作，就可以考虑用Excel来处理。

要你命3000：控制一切

著名篮球员赤木刚宪曾经说过，掌握代码就等于掌握了整个Excel，此言非虚。Excel自带编程功能，只有想不到，没有做不到！接下来就用解决吃饭问题做一个简单例子展示一下：

对于有选择困难症的人，让上天来决定吃啥是最好了，我们先填一点数据，如图：

然后选择开发工具-VisualBasic（为了做例子专门下了一个office365，我也是拼了= =），然后什么都不管，直接粘贴代码：

Dim a As Integer '定义公共变量Sub随机Dim x As IntegerDim y As Integera = 0Randomize '初始化reselect:x = Rnd * (3 - 1) + 1 '生成2至7的随机数，代表列数y = Rnd * (4 - 1) + 1 '生成2至6的随机数，代表行数Range("a1:d3").Interior.ColorIndex = xlNone '去掉填充色Cells(x, y).Interior.ColorIndex = 3 '填充为红色a = a + 1If a = 300 Then Exit SubGoTo reselectEnd Sub

然后保存回到excel，选择开发工具-插入-表单-按钮，画一个按钮在excel上，命名为“吃啥好”

在按钮上点右键，指定宏，选择我们刚才做的函数，然后点确定：

Excel制作的半即时战斗模拟（原文地址Excel潜能系列——Excel游戏（2v2战斗~5v5战斗模拟器）【更新V1.5】 Einsphoton_Einsphoton_新浪博客）

超牛的EXCEL版《超级玛丽》总结：掌握了代码，理论上可以用它来做任何小型项目！

用来做动画：

[Excel]Bad Apple!!

推荐书籍：

你早该这么玩Excel（数据管理、工作用）

Excel2013高级VBA编程宝典（装逼、开发用）

另外光有技巧是不够的，表格美化也很重要。（做人也一样，牛逼不够，还得帅。。。）

很多基层员工，使用EXCEL会很多，尤其是一些经常需要制作表格、录入表格和汇总表格的岗位，表格无穷多，工作量很大，有时不小心出错了，还得重新改，弄不好还得挨骂和受处罚，有没有办法让咱们这些EXCEL表哥表妹工作轻松一些、效率更高一些，身心愉快一些呢？

今天给大家分享一个工具和用法，让咱们企业的EXCEL报表处理工作变得更轻松简单一些。

让EXCEL表单数据处理工作更高效的其中一个方法就是减少重复工作提高录入效率和减少数据出错。仅仅靠EXCEL本身来解决这个问题不是太好办。那今天这个工具就能轻松做到。

云表，也许大家接触还不多，但这个工具长像和EXCEL差不多，但是功能可比EXCEL强很多，我们今天先分享一下云表的快捷录入的做法。

自动录入

举个例子来说：销售部或生产部的订单员，每天都会录入很多订单，而客户是相对固定的，就是那么些家，但是每次录订单的时候这些客户信息都要重复输入，很麻烦，如果用云表来做的话，可以实现只要输入客户的名称，其他相关信息如，电话，收货地址、账号、联系人等各种基本信息都自动录入了，就样就能节约很多时间。

自动生成编号

而且订单日期，可以直接选择，点点鼠标即可，不能手动录入，订单编号也可以自定义编号规则，自动生成编号，系统自动生成，不会重复也不会出错。

自动校验数据

你可以自定义单元格数据的类型和格式，如果填写错误，系统会直接报错提示。

自动汇总生成分析报表

所有表单填写完成后，设计个分析报表模板会自动汇总各种分析图片。

自动计算

这个EXCEL也可以，但是云表可以做到正算和反算，不会出现像EXCEL那种死循环。比如，通过单价和数量算总金额，也可以通过总金额反算出单价或者数量。

导入导出EXCEL文档

如果需要把EXCEL文档导入到云表，或者把云表的表单导出EXCEL表单，都可以分分钟完成。

以上操作，很简单，最基层工作人员，不需要技术能力，照着云表的教程设置 一下就好了。个人使用或者小公司，大企业的某个部门使用都是可以不花钱的。给大家一个注册地址，也是云表网站，注册好后，上面也有教程。

当然了，云表，是可以按这个方法设计各种管理软件，不用编程。一般像进销存，简易仓库管理，生产管理，BOM等小型的管理软件，都是可以照 着教程做出来的，当然如果复杂的软件像ERP，或者MES，WMS等软件，是需要对企业业务多些了解，对云表技术了解更多一些，也可以不用编程来实现。

如果觉得云表实用，那就收藏并转发给你的同事吧。

关注我，获取更多实用工具和教程。

云表还有官方学习群，有专业老师实时在线指导学习哦，要加入，请在下方评论留言

金三银四，这两个月正是找工作的好时候。

可人事文员就苦不堪言了，特别是大批招工的制造型企业的人事，需要录入的人事数据往往达到几百条，而且录入的数据又特别多。

人事文员使用Excel录入时，通常需要录入职员身份证号码，以及生日、年龄、性别等资料。每条信息都需要手工录入，特别耗时。而手工录入方式效率极差，且出错几率也最高。

特别熟悉Excel的人就特别有技巧，他们会使用Excel函数公式、插件等方法辅助。可是对于不能熟练使用Excel函数的人，又该怎样解决类似的问题呢？

录入人事资料会包含很多的数字，如工资卡号、身份证号，输少输多数字都麻烦；而输入部门、职位等，又都是重复输入的东西；录入到总表后还得按部门拆分，发送给各部门主管，复制粘贴十分麻烦.....

想要轻松解决这样的问题，其实可以这么做：制作下拉菜单、限定数字可输入多少位、用公式按条件自动拆分....

公式也不是那些英文的Excel函数公式，而是云表里面的纯中文业务公式。

云表是一个类似excel、无需编程就能制作办公自动化软件的平台，它独有的业务公式、填表公式能实现Excel难以实现的办公自动化、智能化。

5分钟录入500条员工资料？这压根不是梦，不用VBA编程，不用Excel函数，用云表就能轻松实现。

下拉菜单、数据核查、拆分明细表都是最基本的功能，云表还可以设置员工转正提醒，薪资自动计算等，都不过是写下几条中文的业务公式，如“员工转正=试用期总天数-员工已入职天数”。

还可以设置角色权限，分清楚各人的职责，让公司数据更安全。

其实云表能实现的功能远不止这么一点，接入硬件设备、审批流程电子化、拆分明细表等，集合成一个成熟好用的办公管理软件也完全没问题。

导读：

外贸业务员在工作一段时间或者说开发了一定数量的客户后，会发现客户资料越来越多，越来越乱。客户资料虽然有分类但是不科学，没有区分主次，导致很多客户跟进不及时，效果不明显，最终流失。

因此做好客户资料整理是特别重要的一件事，正所谓磨刀不误砍柴工。其实我们做外贸大部分时间也是在分析客户，然后精准定位跟进客户。如果能够系统的，有序的做好客户资源管理，不仅可以提高我们的效率，还能清楚地了解客户，维护客户关系，理顺跟进情况，从而提高成单率。那怎样进行客户资料管理呢？这就是本文接下来的内容。

学会用表格管理客户，做业务会轻松许多！

首先我们要思考哪些客户资料是需要整理的：

客户公司信息；联系人信息；订单跟进情况信息；样机信息；总订单记录信息等等。确定好这些所需要的信息后，我们就可以从资料的整体和局部关系问题分析，确定管理的整体思路。

客户资料的整体和局部关系：

对于个别客户，它的基本信息和业务明细，建议不要放在同一个表格中，分开成多个表格。可以分成如下几个表格：联系人表格，客户公司信息表格，客户跟进表格，客户购买记录表格，客户国家信息表格等等；

对于多个客户，按照等级分类，可分为ABCD等级归类；这样方便区分和记录。但是这些表格不是完全独立的，而是依据客户内在地联系在一起，是一个整体。这些单独表格整合在一起能够方便我们了解一个客户的全部信息。

现在我们来看看具体实际操作：

将客户分为A（贵宾客户） B（种子客户） C（潜在客户） D（中断客户）四个等级。

A类客户是指每年稳定返单，并且订单量大的客户；

B类客户是指行业内的优质品牌商，有过合作但是没有稳定返单的客户；

C类客户是我们所在行业待开发的客户；

D类客户是指订单在进行但是量小或不稳定客户；

四类每一类建一个文件夹。客户文件夹名字可以这样编号：区域+国际+客户缩写，像: 欧洲+德国+Fakir，欧洲德国客户Fakir，这样我们就可以建立这个客户的资料管理表格了。

一、联系人信息表

包含认识客户途径(例如通过展会，社交方式facebook, linkedin等认识)；

职位，这样利于我们和客户谈判的方式，因为不同职位权限不同。比如采购助理他是没有决策权的，和他接触时我们需要表现出我们理解他需要报告给上级，给他提供全方面的资料，最佳合作方案。这样会让客户感觉我们就是他的同事，一起服务好他的上级，不给他添麻烦；

职业生涯，通过社交工具如linkedin 了解客户的工作经历，判断客户对这个行业的了解程度。宗教信仰，兴趣爱好，来中国频率等等，我们可以通过facebook等多去了解，这样方便我们可以和客户有话题聊，在和客户用餐时也可以避免他们的禁忌；

通过来中国的频率也可以判断客户对中国的了解程度，比较频繁侧面反映出客户公司经常有和中国的业务往来，相反没有来过或者第一次从中国采购的，我们可以在报关时给客户提供帮助，让客户放心。最后是客户邮箱，电话，传真，skype 等基本联系方式。

二、客户公司信息表

可以通过客户网站分析知道客户公司的基本情况，比如成立的年限，主营产品，公司优势等，组织架构，销售方式。

我们也可以问问联系人关于他们公司的情况，尤其是见面时客户展示他们公司的PPT，及时记录有效信息。从网站分析产品，best seller 到new products, 我们都要去分类，看看客户新产品“新”体现在哪，我们是否可以生产满足。Best seller有什么卖点，结合我们对行业的了解，看是否能知道其供应商。通过客户的新闻News去了解客户近期发生的重大事件。

三、客户国家信息表

对客户和其公司了解后，我们还需要对客户所在的国家建立档案。我们需要去关注这个国家的经济水平，政治文化，法律法规，消费特征，旅游资讯等。

比如节日，大家都知道的穆斯林斋月节，我们需要提前去预防节日带来的不方便。例如南非黑人国家喜欢闪亮闪亮的东西，而美国觉得很闪的东西档次显得低，所以他们喜欢哑光的表面处理工艺，因此国外的差异也是需要我们去收集整理。

四、客户跟进表

这个跟进表可分为等级客户跟进表及优先客户跟进表。

对于潜在客户或有意向客户，我们需要对同等级的跟进情况做简单记录，例如初次报价时间，报价数量，单价等等，可以理解为跟进历史存档和跟进日程提示。

前面的“等级客户跟进表”记录的对象就如沙子，而“优先客户跟进表”记录的对象就是从沙淘出来的金。也就是从上面挑出来很有可能成单客户，属于重要但不紧急，高回报的客户，是我们需要花时间和精力去跟进的对象。报价时间，数量，单价，交货期，客户要求，每一次联系的大概内容等等我们都必须记录。

五、订单执行情况表

订单执行情况表是目前正在进行的订单，是跟进客户的关键环节，关系到整个外贸流程是否能顺利走完，既重要又紧急，需要我们高度重视。

每一个流程的节点在哪，进行的如何都是我们需要更新以便去掌控避免突发情况。如我们给工厂的交货期，工厂回复的交货期，原料采购期，生产进度，船公司给的船期等。对于一些老外贸人员来说可能同时跟进几个订单，这个表格的作用更重要。

当然我们也可以把正在跟进的样品单也放在此表格一起。

六、样机，订单记录表

送样成单后，我们也还是需要去整理客户的年订单量。

可以将所有成单客户放在同一个表格，按照年份不同记录在一个sheet中，记录客户每一个客户每一单的出货时间，到港日期，付款方式，订单单价，数量，总额，销售情况记录。 这样我们便可以从表格中去判断客户大概的采购月份，参考销售情况去适时催客户翻单。

样机记录表会稍有不同，但是同样重要，客户询问了样品，说明他还是对我们的产品感兴趣的。除了基本的数量，交期，是否免费情况等，对于有些有特殊功能区分的，我们需要把功能，颜色，特殊规格记录清楚，因为这些都涉及到大货，我们需要从一开始就杜绝错误，让客户放心。

整理完这些表格后，是不是感觉思路清晰了很多？外贸其实不是闷着头去开发客户，开发了客户后我们需要去整理，分析挖掘有质量的客户，理清思路，将日常工作适度流程化，达到事半功倍的效果。