Word许多技巧都是在通过不断的使用中摸索出来的，使用的越多掌握的技巧也就越多，使我们的工作越来越有效率，今天在大家分享一点快速提高效率的录入技巧。

一、重复上一步操作

遇到大量而枯燥的重复操作，用好F4键会更加高效完成工作，Word中F4键功能是重复上一步操作，可以重复输入上一步输入的内容、上一步设置过的属性、上一步的操作等等，同时在制作Word表格时同样适用。如下图操作；

二、重复文字利用剪贴板调用

在有些时候编写一些内容时，也许会用到大量重复的语句，我们只需要调出剪贴板，将重复出现的语句等内容复制一次，后面如果要输入这些重复的内容，只需要点击一下要粘贴的项目就好了。

三、撤销默认的自动编号行为

有时在录入文字时，按了回车键后Word会出现自动编号的情况，当出现这种情况时只需要按下【Ctrl+Z】就可以撤销掉自动编号。

我们在工作过程中，经常编辑文档的时候会有一些固定内容是不太变动的，比如说个人简介、联系信息或者是公司介绍等。如果每次都重复输入一次的话，不仅浪费时间，还很麻烦。在Word中有一功能叫【文档部件】，可以将这些固定不变的信息存档起来，下次直接就能用。今天就来和小编一起学习如何通过文档部件来重复利用文档内容吧。

输入好想要重复利用的内容，设定好文本格式，选中目标文本。切换到【插入】选项卡，在【文本】组中，点击【文本部件】下三角按钮，在下拉列表中选择【将所选内容保存到文档部件库】按钮，弹出【新建构建基块】对话框。在【名称】中自定义文本名称，点击【确定】按钮，就可以完成文本部件的添加。

如果希望插入已有文档，则同样切换到【插入】选项卡，在【文本】组中，点击【文本部件】下三角按钮，在下拉列表中选择【文档部件库】按钮，在【文档部件库】中显示刚刚添加的文档部件，单击此文档部件，即可被插入到光标所在位置。

欢迎关注，以上。

一般的查找和替换功能大家都会，有些特殊大概不会吧！

如图中，将文中的计算机替换为电脑。一般人都会，如果换一部，一部分保留。混用！

快捷键Ctrl+H

输入替换电脑

找下一个，从开始往后替换，手动甄别。

完了之后就弹出对话框，点否，如果点是，前面的就白做了，如同安装软件是，要选择最大安装，千万不要选择默认。

高级用法：

1.指定的文字做指定的美化：

如将下图中电脑改为小二黑，红，并加着重号的效果。

打开查找和替换

点击高级

正确做法：把高级展开，把替换为单击，或者选中，再做格式

把替换为单击，或者选中，再做格式

格式，字体

小二黑，红，着重号

确定后为下图，出现红线部分，就是正确的。

如果格式跑到上一行的红线格式区域，就是不对的，这时，点击下面的不限定格式清除，在设定第二行红线的格式。

全部替换

结果图如下

注意：要先把高级展开，再把替换为单击，或者选中，再做格式。

2.从网页复制文字到word中，会有很多垂直下拉的箭头，怎么删除？

最好用查找替换。

从网页里往word里复制的文字，是用两种编辑软件制作的：一个是macmedia公司用的dreamwearter,一个是微软公司的word，二者格式不一样，复制后就会出现带箭头的效果。

从网页里复制文字到word里，最好是，网页复制，word粘贴选择性粘贴，无格式文本，这样就能把网页里多余的表单，或其他识别不了不能兼容的格式都用这种方法删除或筛选掉了。

垂直箭头，如下图：

PS:word中的箭头：

拐弯箭头，就是回车，enter键做出的。

在word中，将光标点在一处回车，就是换段。

换行是垂直箭头。（垂直向下的箭头叫：手动换行符，快捷键：Ctrl+L，用shift+enter同时按，出现手动换行符。）

换行与换段的区别是：如下图。将光标置于英文字母中，点击文字居中，如果是只有英文字母的居中就是换段，否则就是换行。

换段

换行

删除网页下载留下的换行符(垂直向下箭头)

第一步：检查，是否有回车符，如果有，先将正常的换段做好。

点击文首，打开查找和替换。展开高级。

第二步：点击特殊字符。

点击手动换行符。

出现手动换行符，如下图，查找内容中显示的。

第三步：替换为空白，全部替换。

这样文档恢复正常。如下图：

所以，高级替换，替换的不仅仅是文字内容，还有格式；不仅仅是格式的指定，还可以是各种编辑标记。

总结：

1.做好，高级替换，要先把高级展开，再把替换为单击，或者选中，再做格式；

2.从网页里复制文字到word里，最好是，网页复制，word粘贴选择性粘贴，无格式文本；

3.手动换行符，快捷键：Ctrl+L，用shift+enter同时按，出现手动换行符；

4.这个符号"↓"在word里表示的是换行，是手动换行符；

5.这个符号“”在word中表示的是换段，回车符。

PS:

1.回车符 ：分成两个段落了；

2.换行符：仅仅把一个长行截断成两行，但还属于同一个段落。

回车是硬换行，意味着，不管屏幕是不是能显示的下，在回车换行中一定会出现换行。

慢慢学习，每天积累一点，进步看得见！

Word中的4个快速高效功能：双击、快速插入、符号使用和高级查找和替换功能。历时四天的学习，希望通过学习能更好的使用word，提高效率。

当您需要用图形或图像替换文字时，可能会出现某些情况。Microsoft Word没有用于文本的查找和替换搜索框，但有一个可以使用的解决方法，它涉及剪贴板。

如何查找和替换文字的图像

您可以使用此过程用图像替换特定的占位符文本。这种图像插入技巧也可用于在大文档中插入重复图标。例如，您可能需要先完成内容，然后在文档的特定位置插入相同的图像。

打开Word文档并插入占位符文本（如ImageFile）（如果它不存在）。将其输入到要插入图形或其他元素的位置。将要插入的图像复制到剪贴板。按Ctrl + H在查找和替换对话框中显示替换选项卡。

在查找内容框中，输入占位符文本。在“ 替换为”文本框中，输入^ c以指示复制到剪贴板的最后一个项目。单击查找下一个，然后单击替换，或单击全部替换。

确保图像的尺寸能够适合您想要的空间。否则，您将不得不手动调整图像。查找和替换技巧绝对不是Word的隐藏功能，但它可以用来为您节省大量时间。

二手机，划算，靠谱，就到波特虎！

如何快速放大缩小字体呢？

Ctrl + Alt + < 就是缩小

Ctrl +【 也是缩小

Ctrl + Alt + >就是放大

Ctrl + 】 也是放大

快捷键调整的好处在于——方便和直观

可视的调整过程，适合经常用。

如何拷贝格式呢？

Ctrl + Shift + C: 拷贝格式

Ctrl + Shift + V： 粘贴格式

类似格式刷，但比格式刷方便

格式刷虽然好用，但每次都要用鼠标去找它的位置，可能会降低办公效率。

查找替换怎么找？

Ctrl + F查找

Ctrl + H 替换

然后关于替换，里面又大有学问

巧用替换，可以帮你节省大把大把时间

这组快捷键主要也是方便

不用找，适合记住、常用。

shift+方向键　　精确选择文字

大多数人只会用鼠标来选择文字

当你拖动鼠标想选中某段文字

结果却因为在错误的地方松开了鼠标

然后只得从头来过

碰到这种情况

其实可以用shift+方向键轻松解决这个问题

你可以向左向右一个字一个字地更改你选中的范围

也可以向上向下选中（或选中取消）一整行

还可以和ＰｇＵｐ\ＰｇＤｎ结合，上下翻页选中文字

ctrl+shift+Ｄ键　给文字加上双划线

你可能知道下划线，但是你知道双下划线吗？

其实ctrl+shift+Ｄ键

可以轻松给文字加上双下划线

这功能比较打酱油，玩玩可以。

Office-Word中隐藏着一个能够进行文本批量处理的一项功能，或许有的人仅仅只是知道它的存在，它就是【查找】和【替换】，它们能够帮助我们更加快速、更加高效的完成批量修改、添加等工作，为我们大大的节省了时间。接下来，就先跟着小编一起来学习word【查找】功能吧~

在【开始】选项卡的【编辑】组中，单击【查找】，或者输入【Ctrl+F】组合键，弹出【导航】窗格，在搜索框中输入要搜索的内容，查找到的文本会以黄色底纹显示。

如果我们需要更加精确的查找，点击【查找】右侧下三角，在弹出的菜单中选择【高级查找】，弹出【查找和替换】对话框，点击【更多】，展开对话框，进行精确查找。

1. 搜索：分为向上、向下、全部。

2. 限制条件可包括：区分大小写、区分前缀、全字匹配、区分后缀、使用通配符、区分全/半角、同音（英文）、忽略标点符号、查找单词的所有形式（英文）、忽略空格等。

3. 通过格式查找：字体、段落、制表位、语言、图文框、样式、突出显示等。

4. 通过特殊格式查找：包括段落标记、制表符、任意字符、任意数字、任意字母、脱字号、分节符、段落符号、分栏符、省略号、全角省略号、长划线、1/4全角空格、短划线、无宽可选分隔符、无宽非分隔符、尾注标记、域、脚注标记、图形、手动换行符、手动分页符号、不间断连字符、不间断空格、可选连字符、分节符、空白区域等。

小编将在【替换】专题中，为大家讲述比较有特色的【精确查找】的具体用法。

以上。

希望大家在阅读之余，多加练习办公软件Office的使用，提高我们的工作效率，成为职场高效率的一员。我将在每周都进行内容更新，大家一起学习，共同进步。

如果表格的内容比较多一页显示不完，多余的部分就会跨页；字段比较多时，若跨页的部分没有表头，容易忘记每个字段是什么内容，因此，跨页的表格通常要设置重复标题行以便每页都显示表头，既提高可阅读性又方便编辑。

然而，有时候跨页表格明明设置了重复标题行，但跨页的部分死活不显示表头，这究竟是为什么呢？在朦朦胧胧中苦苦寻求原因又无法找到之时，可能有怀疑是 Word 自身错误的冲动；然而，这可不是 Word 程序性的错误，而是表格的当前设置导致跨页表格没有重复显示表头。是什么样的设置会有此影响，看以下的具体分析。

一、跨页表格设置了重复标题行，表头不重复显示的原因

1、我们以 Word 2016 为例。打开 Word 2016，接着打开一个有跨页表格的文档，如图1所示：

2、这是一张女装表，它还没有设置重复标题行，先给它设置，方法如下：

A、单击一下标题行的其中一个字段，例如最后一个字段把光标定位到那里，如图2所示：

B、选择“布局”选项卡，单击右上角的“重复标题行”，表格跨页部分并没有重复显示表头，“重复标题行”已经处于选中状态，如图3所示：

3、检查“在各页顶端以标题行形式重复出现”是否勾选

A、右键表格标题行，在弹出的菜单中选择“表格属性”，如图4所示：

B、在打开的“表格属性”窗口中选择“行”选项卡，“在各页顶端以标题行形式重复出现”已经勾选，如图5所示：

C、说明不是这个原因导致跨页表格不重复显示表头，继续往下查找。

4、检查表格是否设置了文字环绕

A、在图5中选择“表格”选项卡，如图6所示：

B、“文字环绕”下面当前选择的是“环绕”，说明正是该原因导致表头不重得显示，选择“无”，如图7所示：

C、单击“确定”，表格跨页部分已经出现了表头，如图8所示：

D、为什么设置了文字环绕的表格即使设置重复标题行也不重复显示表头？其实很好理解，既然表格能被文字环绕，说明表格内容不多根本不用跨页，在一页更利于编辑或阅读，自然也不用再重复表头。

5、只要表头在一页重复显示，那么表格所有跨页部分都会重复显示表头，即使设置重复标题行后，又给表格增加新内容而导致的新跨页部分，同样会重复显示表头。

二、跨页表格设置重复标题行已经重复表头，为什么重复的表头又不见了

还是上面说到的两个原因，如果跨页表格已经重复表头，在不知觉的情况下又把表格设置了文字环绕或把“在各页顶端以标题行形式重复出现”前的勾去掉，则重复的表头会自动消失。

跨页表格不重复表头最主要的原因是表格设置了文字环绕，因此遇到此种情况时，最先应该查看是否给表格设置过文字环绕以便第一时间

解决问题。

上节课讲了，重复的文字可以自动更正，何其方便。

但是图片、表格、图文等需要重复调用的大块内容，

是不是你之前都是存储在某个地方，

每次都打开拷贝呢？

那得多麻烦。。。

来，带你认识这个领域的专家——自动图文集。

感受你每天面对的word，

有多强大和方便

而你

不自知

Word自动图文集是Word中一项非常强大而且实用的功能，能够帮助我们快速的插入我们事先保存好的一切常用内容，无疑是办公者必不可少的得力助手。

它相当于是一个库存，可以将我们常用的文字、段落、图片、表格、图文等只要是平常常用的内容，都可以保存进去，等到我们想用的时候，直接插入到文档中即可。

我们还可以为这些内容设置名称，通过输入名称，再按F3键，就可以快速获取我们事先录入好的内容。

其实就一个步骤，保存，然后就调用。

不过很可惜，一般人都没动过。

硬生生的复制粘贴好多年。

我不复制粘贴好多年

~~~~~~

添加到自动图文集

选中我们需要添加的内容后，【插入】-【文本】-【文本部件】-【自动图文集】-【将所选内容保存到自动图文集库】，设置好【名称】即可。我们也可以直接使用快捷键：【ALT + F3】

使用自动图文集

在文档中输入我们建立好的自动图文集库中的“名称”，再按【F3】即可。

举个栗子：

如果每次都要在文档中输入同样的自己的信息，烦不烦呢？我们用Word自动图文集功能就可以省去这一步骤！

第一步，选中文档，保存到自动图文集。

第二步，点击自动图文集，直接调用。

不止于文本，你想存什么，随你。

这么简单，我说过，你看懂了，你还得会用。

以上，下次课程见。

有些时候在Word文档中，需要我们查找一些关键词：比如在文档中我们一共使用了多少相同的文字，尤其是在内容比较多的情况下。这里和大家分享一下在Word中使用“查找”功能，可以帮助我们快速查找到我们想要的内容。

首先我们打开一篇文档，点击编辑菜单中的“查找”命令。另外也可使用快捷键ctrl+f（如果熟悉快捷键的话可以大大提高我们的工作效率），如下图所示；

第二步、在查找内容框输入我们要查找的内容。比如我们要查找“背影”，在查找内容框就输入这个关键词。

第三步、输入“背影”后，Word会自动帮我们在整片文档中查找“背影”这个词出现的次数和地方。

第四步、点击上下两个按钮可以依次查看“背影”这个词出现的地方。

第五步、在内容框右边的下拉菜单中点击“高级查找”，可以展开高级查找选项框。

小提示：我们在高级查找选项中可以设置是否区分大小、是否区分全角半角、是否使用通配符等功能，这些功能在英文查找中有很大的帮助。这些会在我们后期的内容中逐渐向大家介绍。

工作中，我们需要对excel工作表中的重复值进行核对，利用excel条件格式功能，可轻松快速解决这类问题。在工具栏开始—条件格式菜单下，下拉列表中有这个功能。

1、在同一个工作表中查找重复值

我们要查找同一个工作表中的重复值，选中表格，点击条件格式—突出显示单元格规则—重复值。确定后重复的值会指定的颜色的填充单元格。

除了查找重复，还可以找不相同不重复的，在对话框中选择唯一，就选定了唯一的值。并且对于填充的颜色也可以根据自己的喜好设置。

2、在2份相同的工作表中查找不同内容

2份相同的销售报表，当我们想知道2份相同的报表有没有被改动的内容时，利用条件格式可以查找2份报表中的不同内容，如查找下面工作表1(Sheet 1)和工作表2(Sheet 2)的不同内容。

2

2份工作表格式要相同。选中工作表1中内容，点击条件格式—突出显示单元格规则—其他规则。打开新建格式规则对话框，选择使用公式确定要设置格式的单元格—为符合此公式的值设置格式：输入"= I1 <>Sheet2!I1",I1为要查找的工作表第一个单元格位置。

再点击格式，选择填充的颜色，确定即可。2份工作表格中不同的内容会填充显示出来。如果查找2份工作表中相同的内容，将公式中的不等于换成等号即可。即"= I1 =Sheet2!I1"。

3、条件格式的其他用途

条件格式还可以解决其他一些数据问题，不需要函数就可轻松解决。比如查找大于、小于、或介于两个数之间的值，查找高于平均值、低于平均值的值，查找包含某个文本的单元格，以及在单元中绘制数据条、色阶、图表级等等。还可以配合函数实现其他功能。

下面一张图为在单元格绘制数据条，可以通过数据条显示比较数据的大小。