俗话说：万丈高楼平地而起。要做到精细化管理，就要从精细化管理的第一个层次—规范化开始做起，而合同管理的规范化自然也就成了不可忽视的因素。

从新年开始公司实行《集团公司合同管理办法》以来，成效极好。总的来说，规范了公司各项目合同的保存，建立了规范化、高效化地文件资料管理体系，可以更好的保存合同以及快速的查阅。具体情况如下：

1. 项目文件编号

公司合同归档编号规则采用公司名称拼音简称+部门简称拼音+K或R（分别代表框架合同或日常合同）+年份+月份+序号的规则编制，形象醒目，方便查找。如采购部的第1号合同：CQSB/CG R/2016-（月）-0001（当月自然数排序）。以前公司合同编号没有作统一规定，杂乱无章，不便查找，无形中浪费巨大的人力物力。

2. 电子归档

在excel里制定一个表格，建立电子化的合同台帐。内容主要包括：序号、合同名称、合同编号、合同单位、履行期限、履行情况信息、每份合同都必须编号，包括合同正本及附件。另外公司各部门将每月汇总台帐、明晰合同进行扫描存档备份。实行电子化归档，节省了翻阅合同的时间，避免了时间浪费。

3. 装盒归档

准备固定摆放合同的位置以及专用的文件盒，按照实际情况向内放入一定数量的合同，合同用文件夹统一归纳起来，在文件盒的侧而用醒目的笔，按时问顺序写上盒号，盒号即档案盒的排列顺序号C1. 2. 3形式)，并且将里面的文件编号按照从小至大(例如项目1-7)编排同样写在侧面，以便在电子档查阅合同的时候，可以准确的知道己编号的合同文件，在几号文件盒之中，另外用A4纸打印出横排为项目名称目录，竖列为文件编号的相关信息，贴在文件盒正面，方便查阅。

4. 纸质目录方式

将所有文件编号、项目名称以及每个合同的摆放盒号，按照顺序，用A4纸全部打印出来，摆放在归档合同的文件柜上，方便查阅，避免盲目翻找。

我们应该看到：公司实行合同化管理办法以来，取得重大成效的同时也存在如下问题：

1. 执行力度不够。在实际工作中，一些部门并没有完全按照上述规定进行

操作，导致此次券商和事务所需要资料时还是浪费了一些时间。同时合同的不完整仍然存在。

2. 没有建立起借阅登记制度。各部门可以准备一本专用于合同借出或者查阅登记本，登记人应将合同编号以及项目名称写在页面上，签署姓名以及借阅日期。归还时，可将之划去，且注明归还日期，以便知道合同的去向，防止合同丢失。

综上所述：找到一个合适的管理方式，遵循文件的形成规律，按照随办随归方式将当天接手的合同整理归档。纸质目录上，要及时添加更新，保证合同项目能全部在上体现出，避免盲目翻找，节约时间。归档的原文件应保持清洁，完整，对已损坏的文件予以修整。

文章来源：财物无忧作者

资金结算作为合同管理的最终结果，需要相关人员仔细筹划，以符合企业经营需要。下面和大家讲述如何通过标准版的合同管理系统财物无忧来实现合同中资金结算管理。

一拟定资金结算安排

资金结算安排有以下限定条件： 执行方式、收付款多少、收付款类型、收付款条件。

执行方式，指的是到了什么时候就开始收付款，系统目前提供两种执行方式可供用户选择，即日期和项目阶段。

收付款条件，类似于条件备注，满足条件后，才可以进行收付。

收款类型，只通过什么方式进行收付款项。对于收付款类型，管理员可在后台设置中进行维护，如下图所示，这样在客户端用户就可直接勾选相应的类型。

以上是基于标准版合同管理系统对资金结算一个简单概述，当然，如果用户对资金结算管理比较个性化，我们也可以进行二次开发或者单独配置。

资金结算管理意义

资金结算管理，为合同细化了何时应该结算账款；无论是对收款还是付款均有重要意义，可以及时安排资金调度及收回款项；既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险。必要时对方违约，必要时，可以此作为法律依据进行申诉。

卢子以前负责某公司的所有数据，老板让卢子全权处理。在数据方面，公司当时没有比卢子能力好的，因此，一切只能靠自己想，自己学，自己做，不断摸索，总结经验。

其中有一项工作就是管理扫描版合同，今天就来聊这个。

1.最初阶段

当时，同事们是将合同扫描后放在一个文件夹中，每份合同放一个文件夹，一个文件夹内又有N张合同图片。要看合同就需要找到合同的文件夹，再翻阅每张图片，不太方便。

以上为模拟图片，如有雷同，纯属巧合。

2.初步改善

将扫描的图片，通过软件转换成PDF文件，这样一份合同就一个PDF。查看合同，就相对方便了一些。

不过，随着合同越来越多，一个文件夹内往往有几百份合同，要找到某一份合同也要花费不少时间。

3.进一步改善

为了方便理解，这里模拟2份PDF合同。

Step 01创建一个Excel工作簿，命名为公司合同管理，然后打开工作簿。

接下来提供Excel2016+WIN10的操作方法，高版本在处理问题上会更加便利。

Step 02选择所有PDF合同，单击复制路径。

Step 03将路径粘贴到Excel中，这里就提取到了路径跟合同名称。

如果是其他版本，推荐阅读这篇文章。

好用！文件夹内工作簿名称一键提取以及重命名

Step 04将路径替换掉，只保留合同名称。按快捷键Ctrl+H，再将路径复制到查找内容栏，替换栏这里不用写任何内容，单击全部替换。

Step 05增加一些相关的文字说明。

Step 06在C2输入公式，下拉。HYPERLINK就是创建超级链接函数。

=HYPERLINK(B2,"打开")

说明：Excel工作簿一定要跟PDF在同一个文件夹。

Step 07比如，现在要找广州市xx学校合同。只需筛选就可以找到，然后点击C列的超级链接，这时会弹出一个对话框，因为是自己制作的PDF，绝对安全，直接单击确定就可以。

以上，就是卢子管理扫描版合同的一些经验分享。

在日常软件咨询过程中，经常会遇到一些用户在合同管理软件上选型的问题，大多数用户都是上面分配的一个任务，去找一套合同管理软件，其实作为当事人而言，也不知道上面领导是什么想法，是要收费的合同管理软件还是免费的，没给出具体规格和软件预算，就让下面的人做，结果下面的人花了很多时间去做软件选型，但最后的结果还是不能让领导满意。为了让当事人少走弯路，下面从产品咨询的角度来和大家分析免费版合同管理软件和收费版合同管理软件，以及怎样选择好一款适合自己的合同管理软件。

首先我们来看下市面上的合同管理软件有哪些。

第一类单机版合同管理软件

单机版合同管理软件类似于单机游戏，只能在安装合同管理软件这台电脑使用，信息交互性差，不能联网，其他人不能访问，更不可通过手机移动端访问，此类软件目前已逐渐淘汰掉，仅极少数小白用户还在使用。

第二类网络版面向大企业的合同管理系统

除了单机版合同管理软件外，现在最流行应用最广的就属网络版的合同管理软件了，而现在很多网络版合同管理软件面向的都是大企业级用户，提供客户化合同模板和个性化定制。如友为合同管理系统。

第三类基于小企业的SaaS合同管理软件

SaaS合同管理软件是专门面向小企业的一类标准化合同管理软件。软件特点：所有功能有运营商提供，包括升级维护等，不需要复杂的实施，用户只需注册账号，即可登录使用软件，主要用来解决小企业简单的业务需求。如SaaS合同管理软件财物无忧。

有没有免费的合同管理软件？

其实免不免费都是根据软件厂商的推广策略来的，除了第三种SaaS合同管理软件——财物无忧合同管理软件是免费的（10人以下免费使用），基本就没有看到免费的合同管理软件了，绝大多数软件都是收费的，不管是单机还是网络版，你在网上搜索的永久免费合同管理软件那是不可能的！会给你一个免费试用体验，最后还是得收费。

如何选好合同管理软件？

其实，目前很多合同管理软件都能满足企业一般性需求，到最后比对的还是软件的性价比及服务，从上面的对比可以看到，单机版软件已经过时，而网络SaaS版软件则非常流行，所以一般会第一考虑SaaS合同管理软件财物无忧，在需求满足不了情况，考虑在SaaS软件基础上进行二次开发，以节省软件费用；如果软件需求过于复杂，二次开发软件过高，就得考虑企业定制版的合同管理软件。

结语：

大多数合同管理软件一般都能够满足需求，当事人在做软件选型时可灵活些，在确定上面意图后，再和软件厂商做沟通，又快又稳的把事儿做好。

文章来源：财物无忧 作者：财物无忧

合同管理包含销售、采购等相关合同类型，与之相关联对方名称就有客户、供应商等相关信息维护，下面就和大家简单介绍下如何在合同管理系统中进行客商管理。

一 添加维护客户或供应商

在设置中，选择“客商管理”，点击“+”，便可以添加客户或供应商

除了一般信息外，需要注意对纳税人识别号、开户行、开户账号等信息的维护，尤其是对于现在采购付款单来说，当在此维护好供应商的开户基本信息后，在采购付款单选择供应商支付时，会直接关联出相应的银行账号信息，非常方便校验、核对！

二 客户或供应商信息修改和删除

选中一行，右击鼠标选择“编辑”或“新增”即可进行相应的操作，并能按条件进行筛选，如下：

通过合同管理系统的应用，避免了客户或供应商资料信息遗漏丢失，实现了对客商规范化管理。

HELLO，大家好，我是帮帮。今天跟大家分享一个销售合同及发票管理系统，Excel模板应用，工作边轻松。

该模板获取方式，点击文末的“了解更多”或者 “推广广告”，按照索引添加并关注我，里面有海量各类模板素材免费下载，我等着你噢^^<——非常重要！！！<——非常重要！！！<——非常重要！！！

使用说明：

1、需要先填写客户资料。

2、在销售合同记录按照所列内容进行输入，其中客户名称为下拉选择，到期日期为自动计算，自行下拉公式。

3、已开票记录，按照所列内容进行输入，其中客户名称为下拉选择。

4、开票统计表，为自下拉动统计，无需输入，公式不够，自行下拉。

今天的Excel模板分享就到这里，希望大家喜欢。Excel模板便捷应用，可以极大的简化工作，对于表格管理还不是很擅长的小伙伴有着明显的帮助。帮帮希望大家都能get到（多看看第二段），拜拜，么么哒。

合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也为企业带来了各种各样的法律风险，本文将通过机构职责、制度流程管理概述和合同全过程管理这三个方面，详细的向大家阐述何为企业合同管理体系，如何通过有效的合同管理来降低风险，从而保障企业的权益。

合同管理是企业重要的管理活动，要做好合同管理工作，首先需要建立全面合理的合同管理制度和流程。

01

合同管理制度

在合同管理职责分工方面，需要通过制度明确横向各部门的合同管理职责，以及纵向不同层级人员的合同审核重点，以确保各部门及各层级人员管理职责清晰，无交叉和遗漏。大部分企业都会将合同的归口管理职责设在法律部，由法律部负责制定和完善公司合同管理的相关制度和流程，参与重大合同可行性研究、招投标、商务谈判，并致力于推动合同全过程管理，建立和完善合同履行监控机制，提出合同管理信息化需求，推进公司合同管理电子化，形成合同闭环管理。

各个企业可以根据实际情况搭建合同管理制度体系，具体而言，包括合同的基础制度、特殊类型合同的管理制度和专项合同管理制度。制度体系的层级和制度的数量取决于企业自身的合同数量、类型是否繁多，以及企业对合同管理的具体需求。

02

合同管理流程

合同管理流程大体分为串行审批和并行审批两种，前者是指合同承办部门、审查部门、公司领导按照串行的方式审批合同，任何一个审查环节结束，下一个审查环节才能开始；后者是指各审查部门以并行的方式同时对一个合同进行审查，在各审查部门对合同均同意签署的情况下，再由公司领导对合同进行最后的审批，任何一个审查部门对合同内容有修改意见，合同都将被退回到承办部门修改，完善后重新提交审批。从审查效率的角度比较两种审查方式，在合同起草质量较高、合同退回几率较小的情况下，并行审批的效率更高。除了常规流程以外，企业还可以设置合同预审流程和批量审批流程等特殊的审批流程，以作为普通流程的补充。

剖析合同流程，我们会发现每一个合同都需要经历合同准备、起草、审核、签订、履行、归档的全过程，下面从四个环节做简要展开：

1、合同准备

合同准备阶段的第一个重点内容是选择合格的供应商。我们的做法是，在实体方面制定下发《合同主体资质审查标准》，具体分为通用标准和分类标准两部分，不仅对各部门在供应商资质审查方面的管理职责做了明确划分，还有针对性地规定了各类合同主体应当具备的通用资质和特殊资质，确保合同对方当事人在实体方面满足履行合同的资格条件。

在形式方面制定《采购实施办法》，对通过每种采购方式确定合作伙伴的程序进行了细化和界定，并在招投标过程中严格执行资格预审，不具备资质条件的先行淘汰；在供应商管理系统中设置了资信分级标记功能，通过标注黑名单或灰名单，禁止或提醒经办人选择该供应商签署合同，确保选择合同对方当事人的程序合法合规。

合同准备的第二个重点内容是合同示范文本管理。我们的做法是建立合同示范文本制度，每年定期和不定期地对合同范本库中的合同范本进行修订完善，开发合同示范文本审查流程，要求所有职能部门和承办部门都参与对示范文本的会签，确保示范文本的内容满足公司各个方面的管理要求。

承办人的法律素质是合同准备的第三个重要内容。为了保障员工知法用法，企业需要持续地对所有参与合同管理的员工进行培训。同时，每年对参训人员进行现场考试，考试合格的员工实行持证上岗，获得起草合同的资格；对已经取得合格证书的员工，每年组织复评考试，复评不合格的员工，取消合同起草资格。

2、合同审核

合同审核是合同管理过程中最为重要的一项内容，其目的旨在通过业务部门及职能部门的专业审核，对合同前置的审批流程及约定的条款内容进行全面把关，防范合同风险。为了统一审查标准，企业应当制定详细具体的合同审查标准和规范，细化合同审核的要点，为公司合同审查人员日常审核合同提供统一、规范的标准、依据和指引。为了保证横向各部门和纵向各层级人员的审核职责没有遗漏，法律人员可以充分利用信息化手段，将各部门和各层级人员的审查职责固化到合同管理系统中，通过系统强制审查人确认必审事项已经审核。此外，合同审核时限是承办部门最为关心的，为了保证合同审查效率，法律人员可以在合同管理系统中设置审核时间的提醒功能，对超时、未审结的合同，系统自动设置向审查人以及相关领导发送提醒短信或邮件，以督促审核任务的及时完成。

3、合同签订

合同的签字人理论上应是公司的法定代表人，其他人员在合同上签字，应当取得法定代表人签署的授权委托书。授权的额度一般根据企业的合同数量和合同金额的情况而定，我们的做法是将合同按照合同金额划分为0-50万、50-500万、500-5000万、5000万以上四挡，分别由部门副总经理、部门总经理、公司副总经理和公司总经理签署。授权方式上，我们采取公司领导职务任期内授权、部门领导年度授权和特殊情形一事一授权的授权方式，兼顾了普遍性和特殊性。

在合同用章方面，传统的盖章方式是使用物理章加盖在合同的签字页上。随着电子签名法的颁布和电子技术的普及，电子印章的使用越来越广泛，对提高用章效率、节约用章成本具有积极价值。近年来，电子印章已广泛适用于政府部门和大型企业的公文和合同。我们自2012年开始使用电子合同专用章，用章时长由每个合同4小时，下降到2分钟，大大提高了用章效率。同时，电子印章系统还有防篡改、防复制和自动控制盖章份数的功能，较好地防范了常见的印章风险。

4、合同履行

合同履行是合同管理过程中最难控制的环节，具有管理人员分散、履行数据不易采集、履行偏差原因复杂等特点。信息化手段是实现合同履行监控的最佳方法，它能够客观、准确、全面地反映合同的履行过程，并通过数字对比，实现必要的统计分析。我们已经在合同履行方面做了一些积极的尝试，目前实现了合同管理系统与供应商管理系统、预算管理系统、报账管理系统、仓储管理系统、项目管理系统和档案管理系统的数据关联，实现了系统间“一点录入、全程共享”。

此外，我们还通过固化流程的方式，设置了合同在履行中发生变更、补充、终止的专门通道，实现上述合同与原合同的关联。对临近履行期满的合同设置系统自动提醒，便于承办人提前做好谈判和签约的准备。

合同管理永远在路上，只有符合企业实际，满足管理需要的方式与方法才是最佳的合同管理。

如你所愿，文件夹里面存放着各种PDF合同，Excel工作簿跟PDF不在同一个文件夹。

在C2单元格输入公式，下拉。因为不在同一个文件夹，就必须添加路径。

=HYPERLINK("C:\Users\chenxilu\Desktop\公司合同管理\"&B2,"打开")

现在问题来了：在实际工作中，不可能所有文件的位置一直存放在你最初安排好的位置，然后就永远不移动了，对吧？

假设，现在将公司合同管理放在了培训班文件夹。

移动了文件夹，超级链接就失效了。

这时，只能更改公式中的路径，也就是每移动一次文件夹，需要更改一次公式。如果自己使用也没关系，大不了每移动一次，就改一次公式。但如果是发送给领导呢，难不成还要在他电脑上改公式？

=HYPERLINK("D:\0 书籍以及培训资料\新资料\2 培训班\公司合同管理\"&B2,"打开")

现在，回头看看我上篇文章提供的方法，Excel工作簿跟PDF放在同一个文件夹，然后移动文件夹。

这样照样可以打开。

其实，有很多问题，当年在处理的时候已经考虑到了。

简单，也许就是最好的！

知识扩展：如何用公式自动提取Excel工作簿所在路径？

在B2单元格输入公式。

=REPLACE(CELL("filename",A1),FIND("[",CELL("filename",A1)),255,)

公式中CELL("filename",A1)这部分是获取路径以及工作簿名称和工作表名称。

而路径就是[之前的所有内容，也就是用FIND函数判断[的位置，然后用REPLACE将后面的内容替换掉。

当然，这里也可以用LEFT函数。

=LEFT(CELL("filename",A1),FIND("[",CELL("filename",A1))-1)

公式看不懂也没关系，这里再提供一种最简单的办法。

右键工作簿，选择属性。

位置这里就是路径，复制出来后，加一个\就好。

可能有读者在想，卢子这家伙，也奇怪，每次都搞这种简单的东西，也不搞点高大上的，一点水平都没。

Excel对我而言，已深入骨髓，压根儿没有简单与高大上之分。我只是将好用的方法分享给你，希望你能吸收，用在工作上，提高效率，仅此而已。

最后，大道至简是我的人生哲学。

文章来源：友为软件编辑：财物无忧

中小企业经济往来，必然会涉及到合同管理的问题，几个人微企，合同量少还好管理，但随着业务快速发展，量的改变往往会出现很多意想不到的问题，很多企业老板往往因为一时经历太糟糕，如：合同文档半天找不到，合同统计半天出不来等，于是就想到合同管理上来，要求下属去找一款合同管理系统，对合同进行规范化管理。那么作为中小企业该如何选择适合自己的管理系统呢？下面从三个方面对大家进行介绍。

1 弄清合同管理需求

找合同管理系统是为了解决什么样问题，在此除了高层说的几点外，还得根据企业自身情况，联合业务、财务进行合同管理需求调研，列出一个详细合同管理系统需求清单，后面的软件系统就根据这个需求清单一个个去对号入座。

2 选择适合自己的合同管理系统

合同管理系统一般首要考虑SaaS软件，主要是这类软件在满足需求的条件下，它的造价是最便宜的；但SaaS软件是部署在云端也就是在公网上，不是企业内部服务器，如果企业对网络安全比较敏感的话，也可要求对方重新部署在企业内部服务器中，其中会产生一些服务费，增加软件成本。另外，如果企业合同管理需求过于复杂，SaaS软件满足不了，则需要考虑定制化软件。定制化软件基本上能解决合同管理上的所有问题，所付出代价是成本较高，可进行多方对比，选择造价低的系统。

3 合同管理系统应用执行跟进

当选择好管理系统后，接下来就是应用了，之前见到一个老板一时经历太差，要求下面的人找合同软件，下面的人找好之后，又要求人员重新回到excel，当时我是很费解了，excel做合同台账没问题，但对于合同收付款提醒，这点它是做不到智能提醒的，只有人员盯着、记着，等到哪天体验太差，又会回到合同管理系统上来，所以选择好合同管理系统后，接下来就是重在执行和应用。

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废话不多说 先上图

客户管理

供应商管理

客户收款登记

供应商付款记录

合同账款一览表

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