搞定Office每周三更新

周三学 Office：教授Office等办公软件的各种应用技巧。

今日技能↓↓↓

强大的Excel工具箱

◆◆ ◆

图文说明

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总是被 Excel 中各式各样的

函数、功能搞糊涂

那就来试试这个强大的

Excel 工具箱

非常方便、智能

让你不用函数就能求和

让 Excel 功能一目了然的工具箱

所需工具：Excel工具箱

↓↓↓

安装工具箱

安装好以后

在菜单栏中就会多出工具箱这个选项

所有功能都直接展示在了工具箱菜单栏中

一目了然

部分功能介绍

↓↓↓

大小写转换

若想将数字全部转换为大写

只需要选中需要转换的数据

然后选择工具栏中的大写

再在弹窗中直接选中“是”

些数字就会立马变成大写

四舍五入

做会计的朋友是不是会

经常遇到要四舍五入

将数字保留小数点后几位的场景呢？

在此工具箱，这个功能就变得十分简单了

选中数据后，选择工具栏中的“舍入”

然后在对话框中输入

需要保留小数位数

点击确定后

所选中的数据就会以

保留小数后三位来表达四舍五入

折合数据

选中数据，选择工具栏中的折合

在区域选择中

可以选择是对所选区域、当前工作表

或者是当前文档所有工作表

进行折合

在折合方式中

选择将其折合成千元或者是万元

折合成千元时

分隔符就会以千元的表达式进行表达

从而省去了以前通过单元格格式来设置的麻烦

对特定数据进行求和

随意选择几组数据，将其用颜色进行标注

然后选择 工具箱 → 批量操作

在批量操作选项中，选择选定区域

再选择颜色→颜色求和

然后结果就会直接显示在对话框中

此时结果是以分节符的形式进行表达的

如果想得出原始数值

只需要选择旁边的原始数值即可

这样的求和方式

不但能得出两种形式的结果

还能省去我们手动输入 Sum 求和函数的时间

并且，经过黑马测试

用Sum函数求得的数据和于此结果相同

并无误差

冻结单元格

当我表格数据过多时

我们常常需要冻结单元格的命令

一般操作方法是选择单元格后

再选择视图，根据要求选择这里三种不同方式

去冻结窗口单元格

而使用工具箱后，我们只需选择多表冻结

然后设置需要冻结的行数和列数

最后点击冻结即可

当前工作表中的四行三列就被我们冻结了

解除冻结

当需要解出冻结命令时

也只需要选择这里的多表冻结→解冻即可

注意：这款工具虽然很强大，但也不是所有功能都免费。想要接触所有的功能，就需要将这个工具中注册为升级版。

◆◆◆

所需工具Excel工具箱

在Microsoft将Excel开发为2010版之后，它提供了比以往更多的惊喜。为了处理大量的大数据，您不能忽视Excel在日常工作中扮演的重要角色。但是，对于初学者和高级用户来说，仍然有许多有用的提示和技巧不可避免地被忽视。以下是您可能不知道的20个有用的Excel电子表格秘密。请注意，所有这些功能都基于Microsoft Excel 2010。

1.一键选择全部

您可能知道如何使用Ctrl + A快捷键选择全部，但很少有人知道只需单击角落按钮，如下面的屏幕截图所示，所有数据都将在几秒钟内被选中。

2.批量打开Excel文件

当您有多个文件需要处理时，不是一个接一个地打开文件，只需单击一下就可以轻松打开它们。选择要打开的文件，然后按键盘上的Enter键，所有文件将同时打开。

3.在不同的Excel文件之间切换

当你打开不同的电子表格时，在不同的文件之间切换真的很烦人，因为有时候在错误的工作表上工作可能会破坏整个项目。使用Ctrl + Tab可以自由地在不同文件之间切换。当使用Windows 7打开时，此功能也适用于Firefox中不同Windows选项卡等其他文件。

4.创建一个新的快捷菜单

通常，顶部菜单中有三个快捷方式，分别是“保存”，“撤消键入”和“重复键入”。但是，如果要使用更多快捷方式，例如“复制”和“剪切”，则可以按如下方式设置它们：

文件 - >选项 - >快速访问工具栏，从左侧列向右添加剪切和复制，保存。您将在顶部菜单中看到另外两个快捷方式。

5.向单元格添加对角线

例如，在创建同学地址列表时，您可能需要在第一个单元格中使用对角线链接来分隔行和列的不同属性。怎么做？每个人都知道Home-> Font-> Borders可以改变单元格的不同边框，甚至可以添加不同的颜色。但是，如果单击“更多边框”，您将获得更多惊喜，例如对角线。单击并保存 - 您现在可以立即进行保存。

6.添加多个新行或列

您可能知道添加一个新行或列的方法，但是如果您需要通过重复此操作X次来插入多个这样的行，则会浪费很多时间。如果要在上方或左侧添加X行或列，最好的方法是拖动并选择X行或列（X为两个或更多）。右键单击突出显示的行或列，然后从下拉菜单中选择“插入”。新行将插入到您首次选择的列的行上方或左侧。

7.快速移动和复制单元格中的数据

如果要在电子表格中移动一列数据，快速方法是选择它并将指针移动到边框，在转到交叉箭头图标后，拖动以自由移动列。如果要复制数据怎么办？您可以在拖动之前按Ctrl键移动; 新列将复制所有选定的数据。

8.快速删除空白单元格

由于各种原因，某些默认数据将为空白。如果您需要删除这些以保持准确性，尤其是在计算平均值时，快速的方法是过滤掉所有空白单元格并一键删除它们。选择要过滤的列，转到数据 - >过滤器，在向下按钮显示后，撤消全选，然后选择最后一个选项，空白。所有空白单元格将立即显示。返回主页并直接单击“删除”，将删除所有这些内容。

9.使用外卡模糊搜索

您可能知道如何使用快捷键Ctrl + F激活快速搜索，但有两个主要的通配符 - 问号和星号 - 用于Excel电子表格以激活模糊搜索。当您不确定目标结果时使用。问号代表一个字符，星号代表一个或多个字符。如果您需要搜索问号和星号作为目标结果怎么办？别忘了在前面添加一条波浪线。

10.在列中生成唯一值

您了解过滤器的关键功能，但很少有人使用高级过滤器，当您需要从列中的数据过滤唯一值时，将重复应用高级过滤器。单击以选择列，然后转到数据 - >高级。将出现一个弹出窗口。如屏幕截图所示，单击复制到另一个位置，该位置应与第二个红色矩形区域一致。然后通过键入值或单击区域选择按钮来指定目标位置。在此示例中，可以从列C生成唯一年龄并在列E中显示。不要忘记仅选择“唯一记录”，然后单击“确定”。E列中显示的唯一值可以是C中原始数据的对比度，这就是建议将其复制到另一个位置的原因。

本文由蚂蚁工资条整理发布，转载请注明出处。

蚂蚁工资条可将Excel工资表自动生成工资条，并以短信、邮件或微信的形式发送给员工。使用蚂蚁工资条，将极大地提升HR的工作效率，也能减少与员工的沟通成本，促进员工满意度的提升。

排序这个功能，几乎所有人都会用，但也只是停留在点击升序或者降序按钮的阶段，对其它更深层次的用法知之甚少。

其实排序远比你想象中的更强大，今天为你讲解排序的5种用法。

1.按开票日期升序

这是最基本的排序功能，直接选择A列，点击升序即可。

2.借助排序生成工资条

添加一列序号辅助列，然后根据辅助列排序即可生成工资条，简单快捷。

相关文章：

这才是史上最简单的工资条制作方法

3.按每个地区的总销售数量降序排序，也就是按行排序

正常情况下，我们都是按列排序，其实Excel也提供按行排序的功能。

Step 01 选择区域，点击数据→排序→选项，选择按行排序，确定。

Step 02 设置完以后，就可以选择按行排序。

这里拓展一个小细节，有读者在排序时，会发现排序的内容没有标题，怎么回事？

勾选数据包含标题就可以解决这个问题。

4.按重要性的单元格颜色排序

按颜色排序，这个应该是很多人梦寐以求的功能。

Step 01 选择区域，点击数据→排序，主要关键字选择重要性，排序依据选择按单元格颜色。

Step 02 依次设置排序的颜色。

5.自定义排序

自定义排序，几乎网上所有教程都用编辑自定义列表这种方法。

不过，这种操作步骤有点繁琐。教你用MATCH函数作为辅助列，实现自定义排序。辅助列，比较灵活。

现在要将部门按照特殊的顺序排序，依次为：综合部、打杂、生产部和销售部。这种排序，既不是升序，也不是降序。

Step 01 在E2输入公式，下拉。这样就获得了每个部门的排位，比如打杂就排在第2位。

=MATCH(B2,$G$2:$G$5,0)

Step 02 再对E列进行排序，就搞定。

其实，排序本身很简单，难的是结合其他知识进行变通，突破排序本身的限制。

本文来自Pconline

某个Excel文件，数据内容不多，但文件打开却需要20多秒。通过资源管理器查看文件属性，发现体积竟有十几兆。而类似情况下，这种Excel通常不过几十KB。这种情况很多网友都曾遇过，一般都是Excel中暗含了某些特殊元素。那么如何快速地让“巨婴Excel”苗条下来呢？今天笔者就给大家提供几条思路。

1.清理无用对象

一般来说，遇到这种体积巨大，表面又看不出什么异常的Excel文件。首先要考虑的，就是里面是否夹杂了一些不可见的自选图形。为了避免手动清除清理不干净的情况，遇到这种问题，我们一般通过Excel的“定位”功能实现。

搜索文档中图形元素

具体方法是，点击“开始”→“查找和选择”，在下拉菜单中选择“定位条件”，然后在弹出对话框中勾选“对象”选框。一般来说，Excel的搜索结果常常是些体积极小的透明元素（Excel会用一个个圆形小白点表示），这往往是用户在进行批量复制粘贴时误打出来的，保持选中状态下直接按下Delete键，这些不相关元素便迅速被删除了。

2.清理冗余公式

除了暗藏的对象以外，还有一种情况也会导致Excel莫名变大，这就是隐藏公式。一般来说公式仅需要对有数据的行列生效，而没有数据的行列则可以直接删除。

快速清理冗余公式

具体方法是，首先选中空白区域的首行，然后按下Ctrl+Shift+↓跳转到表格区最后一行，接下来通过快捷键Ctrl+-清除行内所有内容（其实就是删除选中行）。如果确实是公式导致的，存盘退出后Excel会马上恢复正常。

3.隐藏Sheet

类似的情况还有隐藏Sheet，也就是说除了你能看到的表格之外，当前文档中还有一些你看不到的表格。解决方法同样简单，在底部标签处右击鼠标，如果“取消隐藏”是点亮状态的话，就意味着文件中确实包含了隐藏Sheet。接下来的操作顺理成章，如果确认被隐藏的Sheet没有用的话，就直接将它们删除。如果表格被加密无法删除，就直接将当前Sheet复制到一个新Excel文件中即可。

如果“取消隐藏”可选的话，就意味着表格中确实存在隐藏了的Sheet

写在最后

其实除了上面几种情况外，数组函数的滥用、大规模使用条件格式、文档中重复调用其他文档，也都可能导致Excel文档体积过大。如同程序编写一样，Excel在编制时也需要讲究一定策略，函数如何选择，功能如何搭配，也都是颇有讲究的。希望今天介绍的几个方法能对大家有所帮助，如果你有更好的主意也欢迎在下方留言。

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Excel有强大的计算功能，我们这里就利用Excel来计算一个数的平方根。

1、比如计算25的平方根

2、输入公式 =25^(1/2)

3、当我们回车后，得到结果是5

Excel数学计算功能很强大，快去试试吧！

为方便我们以后编辑和访问，我们在处理好文件以后都会把文件保存在我们的电脑硬盘中， 如果需要再次访问该文件，可以通过以下几种方法来打开已经保存好的Excel文件：

直接打开

这种需要我们知道文件保存的具体位置，我们找到相应的路径以后，直接双击文件的图标就可以打开了。

打开对话框

如果我们已经打开了Excel程序，可以通过【文件】-【打开】-【浏览】命令（快捷键为Ctrl+O）来打开我们的文件，当点击浏览命令以后，会弹出一个打开文件的窗口，我们可以通过点击打开对话框左侧目录列表找到工作薄存放的路径，然后在右侧双击文件图标，就可以打开相应的文件，也可以选中需要打开的文件，然后在下面的【打开】命令按钮来打开。

另外呢，我们在打开的过程中需要注意的是右下角【打开】窗口的箭头，以【只读方式打开】，就是说我们打开这个文件只是看一看，不打算对文件进行修改和覆盖性保存。

以【副本方式打开】，这种是指我们需要对文件进行自己的修改，但是我们不想对源文件进行任何修改，我们就把修改以后的文件重新保存一份。

【在受保护的视图中打开】如果我们要打开从网站上下载的文件或者是怀疑其安全性的文件，我们认为其可能会包含病毒。为了帮助保护我的计算机，可以采用把这些文件在“受保护的视图”中打开，通过使用“受保护的视图”，仅可以读取文件并查看其内容，不能编辑。若要编辑的话，必须到【文件】-【信息】-【启用编辑】

【打开并修复】就是指文件可能因为某些原因导致程序崩溃，导致工作薄无法正常打开，我们就可以采用这种方式。

通过历史记录打开

我们最近打开或者是编辑过的工作薄，都会在Excel程序中留下历史记录，我们可以通过【文件】-【打开】-【最近】菜单，看到在右侧罗列了最近打开的文件列表，默认情况下是显示我们最近打开的25个文件，但是这个数字我们也可以进行设置，我们打开【文件】-【选项】-【高级】-【显示】就可以看到显示最近打开的文件的编辑框，数量是1~50，我们可以根据自己的需要进行微调，但是一般我们也是建议大家不要动，保持默认即可。

另外还有一个快速访问此数目的“最近使用的工作薄”，这个是显示在我们【文件】菜单打开的最左下端，默认是5，我们也可以在刚才的地方来设置。但是在重新设置这个数字的时候，是不能超过我们上面设置的最近使用的文件的数量。

场景再现：在日常上班工作中难免有一些数据需要保密，也有一些需要做一些防止修改的手段，但时间久了密码很容易就不记得了，想修改又不忘记密码，是否很头疼？ 怎么解决呢？【昨天两位朋友留言也很想知道类似情况怎么解决！】

软件说明：Excel 2010版本

操作说明：

首先，我们先看一下想要添加数据在加密excel中会是什么情况？

此时，我们关闭改Excel文件，将文件的扩展名修改成后缀为“.zip”的压缩文件，后缀为“.xlsx”先需记住。

注意：当Excel文件后缀名被修改后弹出提示“如果修改文件扩展名，可能会导致文件不可用。”时，直接点击「是」就可以了。

其次，双击打开缩包依次点击"xl"->"Worksheets"然后把有保护密码的工作表"sheet1.xml "拖出来，放到其他地方等待编辑用。

再次，用记事本的方式打开文件"sheet1.xml "，在文件里面按Ctrl+F查找Protect快速找到保护代码并删除。

删除其中设置密码部分的代码：

最后，把修改过的“sheet1.xml”，拖回压缩文件覆盖，并把后缀名修改成“.xlsx”。

修改完之后打开看看是不是就可以修改了。

希望能够帮助大家，有问题可以留言！

多多转发、支持，更多实用小技巧可以查看往期小视频！

Visual Basic for Application（简称VBA）是一种必须依赖母系程序方能使用的程序，属于VB程序语言的一个子集。我们常用的Excel电子表格除了常规的可视化命令之外，还可以通过VBA代码来操控Excel实现一些较复杂的逻辑运算及统计分析等。我们不仅可以使用代码实现数据的统计运算，还能实现图表的自动生成于刷新，以及图形的旋转与移动。在网上我们可以找到有很多大牛基于Excel的VBA，开发了一些具有特定功能的代码，以及酷炫的游戏界面等。如果您对这方面感兴趣的话，那你必须掌握的第一步操作就是打开VBA界面来认实它。

闲话少聊，下面就重点介绍一下从Excel窗口切换到VBA界面的操作技巧。

方法一是通过功能区的选项卡来实现。首先在菜单栏中找到开发工具项，然后在代码功能模块中找到Visual Basic命令按钮，单击它即可快速切换到VBA界面。若菜单栏中没有开发工具这一项，需要设置自定义功能区下的主选项卡来调出该命令。

2.方法二是通过工作表标签来实现。首先在Excel界面左下角找到工作表标签区域，右键单击任一一个工作表标签，本教程以Sheet1工作表为例，在弹出的右键菜单中选择查看代码命令，随后即可激活VBA界面。

3.方法三是通过快捷键法实现。在Excel操作界面下，按下组合键Alt+F11即可快速切换到VBA界面；在VBA界面下按此组合键即可快速关闭VBA窗口。

Excel作为办公软件中处理数据的软件，不仅具有强大的数据计算能力，还具有很强的图表绘制能力。如果将那些频繁地需要使用的命令制作成一个快捷键来激活，不仅可以节省查找命令的时间，而且可以大幅度地提高工作效率。本教程将介绍两种自定义Excel快捷键技巧，注意，这里提到的自定义快捷键不同于Excel本身自带的快捷键命令，但是可以替代Excel自带的快捷键。

1、可以将常用命令通过录制宏的方式来实现快捷键操作。既然是通过宏技巧来实现快捷键操作，所以第一步就是先找到宏命令。教程以Excel2013为例，单击菜单栏中的视图命令，然后在宏功能区找到宏命令，单击宏按钮，选择录制宏命令，此时会弹出一个录制宏窗口，在这里可以设置该宏的快捷键。当设置好这些之后，只需要录制需要设置成快捷键的操作即可。若想Excel工作表一直保持该快捷键，可以参考链接：如何保存含宏指令（VBA代码）的Excel工作簿

2、基于Excel可以纯键盘操作，可以将常用命令添加到快速访问工具栏，然后通过Alt键加对应的数字键，来实现快捷键激活对应命令的操作技巧。本教程就以切换全屏视图命令为例，在常见的功能区中根本找不到这个命令，这时需要在Excel选项窗口的快速访问工具栏中添加不常用命令（或所有命令）下的切换全屏视图命令，添加该命令之后，保存设置，回到Excel工作界面。此时该命令按钮会出现在标题栏的左侧区域，按下键盘上的Alt键之后，该命令会有一个对应的数字，本教程对应的的数字5，这说明以后只要按下Alt+5（非小键盘处的数字）即可激活切换全屏视图命令。此方法设置的快捷键以后不用设置，也能直接应用于新建的Excel工作表，故推荐使用这种自定义快捷操作方法，弊端是不适用于设置太多快捷键命令。

前几天有一位小伙伴给我留言说“她在每天工作的时候，能不能在启动Excel的时候，就直接把需要的工作表直接打开，我们通常都是先找到文件夹，找到需要打开的工作表，然后再双击打开。我们先介绍在Excel如何快速秒开、切换和关闭多个工作表，后面再来为这位小伙伴作提出的问题做解答。”

很多时候我们我们需要打开很多个工作表的时候，相信大家都是直接在桌面直接双击要打开的工作表，那大家有没有在工作很忙的时候需要打开另外一个工作表的时候，要回到桌面找到需要打开的工作表再次双击打开，假如你有几十工作表要打开，依次一个一个去打开，反复重复此步骤会不会觉得即浪费时间，又扰乱心情呢！

接下来小爬就来为大家介绍一下如何快速秒开多个工作表：

首先，我们在桌面按住Ctrl键，鼠标左键点击需要打开的工作表（选择需要打开的工作表），按回车键（Enter），多个工作表同时打开。

如何快速在多个工作表间进行切换：

当多个工作表同时打开时，特别是做数据、财务、销售统计等在工作上经常是用Excel的小伙伴的问题就出来了，那就是如何秒开在多个工作表，我们按住Ctrl+tab键这样就可以快速在多个工作表间进行切换。这是office通用的快捷键。

如何快速的关闭多个工作表：

其实Excel本身中就存在这个功能，就是当你多个工作表同时打开时，我们可选择全部关闭的按钮，我们很多时候在菜单栏却找不到这个功能。我们如何调出这个功能呢？有两种操作方式：

第一种操作方式：找到自定义快速访问工具栏，这里的倒三角形，选择其他命令（图1）；把常用命令改为所有命令（图2）；找到全部关闭，点击添加，点击确定（图3）；假如大家需要添加其他功能或菜单栏中没有的功能也可以通过这个方式添加；点击全部关闭即可关闭所有打开的工作表（图4）。当关闭完以后Excel的主界面还在。

第二种操作方式：多个工作表同时打开，我们主要推荐大家使用第二种方式，按住Shift键，用鼠标点击工作表左上方的×，这样我们就直接全部关闭了，这时候Excel的主界面也不存在了。

最后我们就来分享一下文章开始提到哪位小伙伴所阐述的问题吧：

我们怎样才能做到启动Excel时就启动呢，我们点击“文件”找到选项，找到“高级”下滑找到“启动时打开此目录中的所有文件”（图5），我们把需要打开的文件夹路径复制粘贴过里就可以了（图6），相当于告诉Excel我在之后的启动时，帮我把这个目录的文件打开，点击确定。这样我们就大功告成啦！

上期回顾：32位操作系统word转swf格式转换器