数据验证这个功能，2013版之前的叫法是数据有效性。借助数据验证，我们可以让表格的数据信息输入更加的准确、规范和快速，大大提高我们的工作效率，妈妈再也不用担心我被扣钱啦

今天大家分享一下数据验证的6种经典应用。

1、 利用数据验证为单元格的数据输入设置条件限制

在表格内输入数据时，我们可以利用数据验证来规范数据的类型，甚至限制输入数值的大小范围。比如我们输入员工月薪资标准时，可以设置验证条件为“整数”，且这个整数需不小于3500；在设置员工身份证号码时，可以设置验证条件中的“文本长度”等于18。具体操作如下动图1和动图2：

此外，我们还可以利用数据验证设置日期或时间范围，具体操作如下：

2、 利用数据验证制作下拉菜单

在表格内输入数据信息时，我们可以利用数据验证制作下拉菜单，来保证信息输入的准确性和高效性。比如我们在下面表格内输入员工性别时，利用数据验证设置一级下拉菜单。具体操作如下 ：

3、 利用数据验证快速输入数据录入的日期和时间

在输入数据信息时，我们还可以结合公式：=NOW()进行数据验证设置 ，直接输入当前日期和时间。具体操作如下：

4、 利用数据验证防止重复录入相同的内容

结合公式=COUNTIF(区域,单元格)=1，数据验证还可以用来防止相同内容的重复输入。具体操作如下：

5、 利用数据验证给设置信息输入时的提醒功能，也可以设置信息输入错误时的错误警告

数据验证功能，不仅能限制、规范数据信息的录入，还可以在录入信息时进行提醒，相当于注释的作用。

当你信息录入错误时，甚至可以设置警告，提醒你重新校正输入。具体操作如下：

6、 利用数据验证制作二级下拉菜单

在前面第2点中我们已经简单讲了利用数据验证制作一级下拉菜单，这里我们再补充一下，如何利用数据验证制作二级下拉菜单。

首先我们要定义名称，选中要设置名称的区域，在【公式】选项卡下点击“根据所选内容创建名称”，勾选“首行”，确定即可。具体操作如下：

下面就是二级菜单具体操作，需要结合返回值的函数——Indirect：

以上就是今天介绍的关于数据验证的一些应用和操作，大家还可以尝试一下三级菜单制作哦，欢迎讨论和分享。

Excel中录入数据时，有时候需要避免输入重复的数据，比如身份证号码是唯一的，学号也是唯一的。当然了，你可以先输入数据，然后再去检查是否有重复数据，不过如果事先就利用Excel的基础功能避免重复录入（正如以下动图所示），不是更好？那么，如何避免输入重复的数据呢？

1. 选中需要禁止输入重复数据的单元格，点击菜单“数据”——“数据验证”（一些旧的Excel版本没有“数据验证”，请点击“数据”——“有效性”）。

2. 在数据验证窗口中，设置允许条件为“自定义”，输入公式“=(COUNTIF(G:G,G1)=1)”。COUNTIF之前介绍过，用于统计一定条件的单元格数目，这里的“G:G”表示G列，“COUNTIF(G:G,G1)”表示在G列中统计的内容和G1单元格相同的单元格数量，“COUNTIF(G:G,G1)=1”则表示G列中内容和G1单元格相同的只有1个，那也就是说明没有其他单元格内容和G1内容相同。

3. 点击“出错警告”，选择样式为“停止”，输入停止窗口的标题和错误信息。这样当输入数据不满足上述公式时，也就是说录入了重复数据时，就会弹出停止窗口，强迫你修改。

4. 复制G2单元格，然后选中需要限制重复输入的单元格（譬如一整列），右键——“选择性粘贴”——“验证”（一些旧的Excel版本没有“验证”，请点击“数据有效性”或“有效性验证”）。

5. 现在再输入重复的数据，就会看到如下停止窗口，它将强迫你修改成不重复的数据，这就有效地避免了重复数据的录入。

上一篇：如何比较两个Excel表格

来源：解晴新生，点击文章开头的“解晴新生”或“关注”可以查看更多相关文章哦。方便的话，请点赞支持下，谢谢！

Excel如何控制特定单元格输入文本的长度 　　

      你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。 　　

      例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。 　　

      很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。 

在表格中录入数据，特别是像身份证号码那么长的数据时，很容易出错，怎样避免输入错误呢？

最好的办法就是录入数据时，让表格自动检测，如果数据不符合规范，弹出错误提示信息，并且禁止这个错误的数据录入。

防止身份证号码录入错误的办法

选中身份证号码所在单元格，点击“数据”——“有效性”/“数据验证”，设置允许条件为“文本长度等于18”。

这样当录入号码大于或小于18位时，就会看到错误提示，并且数据无法录入到单元格中。

注意，一定要先将身份证号码所在单元格格式设置为“文本”哦，不然，输入的号码就会自动变成科学记数。

防止日期录入错误的办法。

和限制身份证号码录入的办法类似，将允许条件设置为“日期”，输入开始日期和结束日期，可以用“=today()”表示今天。

防止年龄输入错误的办法。

设置允许录入的条件为整数。

防止重复录入的办法。

设置有效性/数据验证允许条件为“自定义”，并输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)=1”。“A:A”表示A列，公式的含义是统计A列中和A1单元格有相同内容的个数是否为1。由于公式中用到的是相对引用，公式录入后，A2单元格的公式会自动变成“=COUNTIF(A:A,A2)=1”，其他的单元格也都会相应的变化。因此可以有效防止录入数据。

当然，防止录入除了用有效性/数据验证，也可以设置条件格式，高亮重复项，这样录入的数据被高亮时，就表明重复啦。

觉得这个技巧有用的，请给我点赞哦。

在我们使用excel录入重要数据的时候，一般如果是唯一性的数据的话，就可以提前设置重复数据的检查，防止excel数据重复录入的情况出现，所以今天我就教大家excel如何防止重复录入吧。如果我在一份excel成绩表中，添加了一列身份证号码的字段，大家的身份证肯定是不能重复的，所以我们在当前身份证列表中如果输入和已输入身份证号一样的信息，就会报错。

那么上面的重复错误提示是怎么实现的呢，其实很简单。首先我们鼠标选定全部需要限制重复输入数据的单元格，然后点击数据菜单下的数据有效性工具。

然后我们在打开的数据有效性工具窗口中，将设置菜单下的有效性条件设置为自定义。

设置为自定义之后，就会在自定义下方出现公式的输入文本框，因为我们的数据是在C列，所以这里就输入公式=COUNTIF(C:C,C2)=1，如果你们的数据是其它列的话，就将字母C修改为对应的列字母就可以了，然后确定保存就可以了。

到这里我们输入相同的数值测试一下就会出现错误提示了，如果大家需要自定义这个错误提示框，那么就打开数据有效性窗口。

在出错警告窗口中，输入我们自定义的内容，然后保存就可以了，然后我们再次测试输入重复内容，错误提示就变了。

这里还要注意一点，如果大家录入身份证号码进去的时候，一定要打字的形式，如果使用复制黏贴的形式，可能不会出现报错。

统计个人联系方式，收回来的表格五花八门，有把姓名填在手机列的，也有直接写在一起的，所以小编决定再搞一次，这次我们首先做好数据有效性设置，确保姓名列只能输入文本，而手机号只能输入数字。

案例数据表格如图中所示，限制A列姓名列只能输入文本，B列联系方式列只能输入数值，且长度为11位。

StepA开工之前先介绍一下在Excel中如何判断是否为文本，ISTEXT函数当引用值为文本时返回TRUE，当引用值不为文本(包括空单元格)时返回FALSE。更多Excel学习和问题请加群：289393114、570064677

StepB选择A2:A6单元格区域，工具栏数据-数据验证(数据有效性),在弹出的数据验证对话框中，允许文本区下拉列表选择“自定义”，公式文本区直接输入公式“=ISTEXT(A2)”，这里要注意取消勾选“忽略空值”，原因在于不能出现空单元格的情况，如果勾选，则数据验证会直接忽略，不执行任何验证条件。

StepC接下来修改联系方式的输入限制条件。选择B2:B6单元格区域，工具栏数据-数据验证(数据有效性)，允许文本区选择“整数”，数据文本区选择“介于”，设置最小值为“10000000000”，最大值为“19999999999”，确保手机号码为11位，且介于10000000000与19999999999之间。

StepD炫酷效果演示起来！

问题来源

EXCEL输入数据时，经常会输入不规范或者无效的数据，对数据的统计工作带来很大的麻烦。

数据验证能够建立特定的规则，限制单元格可以输入的内容，从而规范数据输入，提高数据统计与分析效率。

数据验证，在EXCEL2010及以前的版本中称为“数据有效性”。

使用示例

一、规范性别输入

利用数据验证输入性别，不仅数据规范，而且快速。

方法如下动图：

特别注意：

1、序列来源中，“男”与“女”两个字之间一定是“英文状态”的逗号，即半角逗号；

2、只要对一个单元格设置了数据验证，鼠标拖动单元格右下角填充柄，进行填充，即可将“数据验证”填充到其他单元格，

二、限定输入内容

当然，输入的内容也可以用第一种输入性别的方法以序列的方式直接写入来源。

三、限定数字范围

1、静态限制输入数值范围：

2、动态限制输入数值范围：

这种动态限定数据的方法，设置了数据验证以后，可以通过修改最小值与最大值单元格的数值，动态调整数据允许输入的范围。

四、限定文本长度

限定文本长度还可以设置通过“文本长度——介于”，来设置文本位数的范围。

五、限制输入重复信息

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=COUNTIF(H:H,H1)=1”。

公式的含义是：H列中，H1单元格的内容只出现1次。如果H列中H1单元格内容出现次数超过1，则禁止输入。

如动图：

六、限定身份证号码

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)”。

其中：

LEN(H1)=18，含义是H1单元格内容的长度为18位；

COUNTIF(H:H,H1&"*")=1，含义是在H列中H1单元格内容只出现1次，也就是不能重复出现；

(为什么查找身份证出现次数，还要在查找单元格后面添加“&"*"”，请参考Excel | 身份证号码统计易出现的错误)

AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)，含义是同时满足内容长度为18位、不能重复出现两个条件。

七、限制输入空格

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=ISERR(FIND(" ",ASC(H1)))”。

其中：

ASC(H1)，含义是H1单元格的全角空格转换为半角空格；

FIND(" ",ASC(H1))，含义是在H1单元格中查找空格，如果包含空格，则返回空格在H1单元格的位置，即一个数字；如果没有空格，则返回错误值#VALUE；

ISERR(FIND(" ",ASC(H1)))，含义是通过ISERR函数，将不包含空格时返回的错误值转换为逻辑值TRUE，表示允许输入；将包含空格时返回的数值转换为逻辑值FALSE，表示禁止输入。

如下动图：

　　如何设置Excel可以让其限制单元格只能输入数字？为了更好的规范（防止出错）可以限制输入单元格的数值，只要输入其他数据的时候Excel文档就会出现错误提示，并不能记录下数字以外的数据，具体操作方法请看下文。

　　Excel限制单元格只能输入数字的方法：

　　1、打开Excel表格，选中需要限制输入的单元格，点击上方的“数据”--“有效性”；

　　2、在有效性条件中设置“整数”；

　　3、在公式一栏中框选限制输入的区域；

　　4、在出错警告中输入“请输入有效数字”，点击确定退出；

　　5、在单元格限制区域中输入“六”，就会出现错误提示，而输入“6”则不会出现任何提示，意为允许输入。

　　以上步骤便是Excel限制单元格只能输入数字的方法，利用这个理论，还能限制该单元格只能输入整数、小数、日期等数据。

小伙伴们，大家好！

今天分享给大家的内容是，如何在Excel中规范输入内容。

我们直接进入正题。

方法：数据验证

步骤：1. 点击【数据】→【数据验证】；

2. 选择【序列】，在【来源】里输入【男,女】。

Tips：1. 【数据验证】在旧版Excel里叫做【数据有效性】；

2. 【男,女】之间的逗号务必用英文逗号。

我们再看一个例子：规范输入文本的长度。

步骤：1. 点击【数据】→【数据验证】；

2. 选择【文本长度】，然后输入文本限定的长度；

3. 在【出错警告】中填写出错提示内容。

下课！

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Step1：在Excel中选择要限制输入内容的单元格；

Step2：点击【数据】选项卡下【数据工具】组中的【数据验证】，再选择下拉中的【数据验证】选项；

Step3：在弹出的【数据验证】对话框中选择【设置】选项卡；

Step4：在【验证条件】中选择“允许”的类型（即对单元格想要限制的“类型”或“格式）和“数据”的范围，点击“确定”按钮即可设置成功。

*注意·注意·注意*

1. 验证条件选择允许“任何值”，则Excel单元格中输入的内容将不受限制；

2. 验证条件选择允许“整数”、“小数”、“日期”和“时间”后，还需要设置【数据】的范围及临界值，则Excel单元格中输入的内容将受到该类型及临界值的限制；

3. 验证条件选择允许“序列”后，还需要设置【来源】（即该“序列”中允许包含的值），则Excel单元格中将仅限输入“序列”中包含的值；

1) 【来源】中输入的值以“逗号”隔开；

2) 若勾选【提供下拉箭头】选项，则可通过点击下拉框的方式将【来源】中设置的值选择到Excel表格中；若不勾选，则输入非【来源】中的值将报错；

4. 验证条件选择允许“文本长度”后，还需要设置“文本长度"的范围及临界值，则Excel单元格中输入的内容长度将受到范围及临界值的限制；

5. 验证条件选择允许“自定义”后，还需要设置【公式】，则Excel单元格中输入的内容将受到公式的限制，具体举例如下：

1) 例如在Excel中B3单元格仅限输入“文本”；

2) 例如在Excel中B3单元格仅限输入“数值”；

小贴士—小功能介绍

忽略空置：设置【验证条件】时，如果不勾选“忽略空值”选项，通过“Backspace”键删除Excel单元格中的内容时会正常报错提示；

2.设置验证条件的“数值”、“临界值”、数据“来源”或“公式”时，从Excel表格中直接选择内容；

3. 对同样设置的所有其他单元格应用这些更改：设置【验证条件】时，勾选“对同样设置的所有其他单元格应用这些更改”时，将对设置相同“数据验证”的单元格进行更改，具体举例如下：

1) 对Excel中所选单元格B3：B17设置“序列”数据验证“1,2,3,4,5”，则B3：B17的单元格均可录入1到5的数字；

2) 仅对Excel中所选单元格B3设置“序列”数据验证“a,b,c,d,e”，若勾选“对同样设置的所有其他单元格应用这些更改”则B3：B17的单元格均可录入a到e的字母；若不勾选则仅单元格B3可录入a到e的字母；