文不如表，表不如图，一图胜千言。但有一个前提，那就是：标准。

Excel版商业图表

Excel中有多种图表可供选择，但常常无法选出我们真正需要的，这里给出从简单图表到专业图表的“三条黄金规则”，从此便可以把几乎任何数据转换为专业的商业图表。

三条黄金规则是：

方向(Orientation)：是否在显示与时间相关的数据？意图(Task)：想要传达什么信息？形状(Shape)：想要对什么类型的数据进行可视化？

下面详细讲解每一步的操作细节。

第一步:判断作图方向

黄金规则一：时间用横向图，类别用纵向图。大部分商业图表可归为横向或纵向两大类。所以首先确定应该从什么方向来显示数据。是横向还是纵向。先从最常见的商业图表开始，例如柱状图和条形图，折线图和区域图，点图以及针形图，瀑布图，差异图等。有了合适图才能做出决策。

时间型：横向图

时间型分析使用水平方向图表，如下:

构成型：纵向图

包括构成型在内的非时间型情况使用垂直方向图表，如下:

时间型：水平方向图表如果数据类别是年份、季度、月份、周、天或者时间值，那就使用这类时间型图表。时间总是从左到右表示，禁止从上到下，这是符合常人理解的基本原则。当然可以对其他类别数据也使用水平方向图表，但可能会带来的问题是多标签及X轴水平标签间隔过密等。除非只是表示少量类别数据，否则应该尽量遵守本规则。如下所示：

构成型：垂直方向图表对离散数据对象（如：类别及构成型的产品、客户、账户等）使用垂直方向图表。如：垂直条形图、垂直点图、垂直瀑布图或垂直泡图等。相对于水平方向图表，垂直方向图表有两大优势：

可以更容易显示数据类别标签。可以嵌入到表格数据中，从而建立“表格-图表”融合式报表。

如下所示：

其他图表方向图表还有不容易用方向来划分的，如：饼图、雷达图等；再有就是表示多维度信息的图表类型，如：散点图或气泡图等。以下是常见按方向划分的图表类型及使用场景：

只要可能，应尽量避免使用圆形（多极）图表，如：饼图、环形图以及雷达图。除非类别很少（2~3个），可以考虑使用饼图。

第二步 明确表达意图

黄金规则二：选择合适的图表表达信息。大多数BI/报表/可视化工具都会提供大量图表可供选择。所以必须提前深刻理解并遇见读者在阅读时可能产生的分析行为及思维来选择。这就要充分考虑想要传达的意图。例如：想简单传达一种时间趋势，或是比较不同产品的销售额，或者表达实际与预算的差异，同比增长，特定产品对整体的影响等。这里给出一个常规参考：构成分析(类别比较)构成分析是最基础的分析类型，读者通过直观观察图表数值来比较不同类别。如下：

这种类别比较通常遵循以下规则：

找到特定数值(如：找到特定产品的销售额)比较不同类别的值排序(根据值建立不同类别的排列顺序)高亮显示数据 (如：异常值、特别值等)

每当按此显示类别时，要重点考虑类别的顺序问题。通常需要按值大小排序，一些特别的情况会按照类别重要度、自然顺序排列。注意尽量不要按照字母顺序排列，除非是手机通讯录可以例外。时间序列 (趋势)分析时间序列（趋势）分析与构成分析类似，只是用时间型数据表示类别（如：年份、季度、月份、周、日期或时间）。依据不同情形，读者将视下面不同的图表为特定的分析类型：1. 找到特定值(如：最后一个月的销售额)2. 比较两个值3. 观察数据趋势 (如：线性增长，季节性趋势等)如下所示：

部分-整体比较

如果需要评估部分与整体的关系(如：爆款产品占全部产品的销售额).这种分析有利于迅速发现每种组成部分相对于整体的重要性。使用条形图即可(当然，如果类别很少也可以使用饼图)，如下：

差异分析

差异分析是商业报表的基础。理解距离目标或预算的差异以及相对增长率是几乎所有企业的核心需求。使用“加减”图来显示这些差异（基于构成或时间的均如此），如下：

使用“综合差异”图来显示实际值与差异，也正是因为实际值与差异同时显示，人们可以同时获悉不同差异的显著性以及差异相对实际的幅度，如下：

提示：差异图是成功的商业报告的核心要素。应该始终关注变化与差异。(分析其实就是从差异中发现问题)

贡献度分析

贡献度分析是部分-整体分析的一种特殊情况，其又可分为两种：（1）差异贡献度以及（2）类别贡献度。对于贡献度分析，使用瀑布图。贡献度分析通常回答的商务问题是：为什么总体发生变化，以及怎样的变化。下面是4个典型的例子：

上述四个案例分别从不同角度给出了诠释，至少我们看到瀑布图绝不是只有一种，也绝不是只有一种语义。

提示：瀑布图是贡献度分析的最佳可视化选择。

相关性分析

相关性分析用来评估两个变量是否有相关性，还可用来定位异常点。通常使用散点图进行相关性分析，如下所示：

注意：两个变量之间存在相关性并不意味着他们构成因果关系。

组合分析

对于3个变量的组合式分析（如：产品、客户、供应商、工厂等），使用气泡图：

第三步 选择恰当形状

黄金规则三：同类图表中选择最佳的图形。

一旦确定了正确的图表和可视化方案，接下来做出最后一步：在这类图表中具体用哪种形式呢？人们常常不严谨考虑要表达的是什么数据，如果用柱形图，也总是使用默认形式的柱状图。其实应该针对不同的值类型选择不同的形式，这通常称之为：同类图表选型。如下所示：

例如：表示价格的柱形图比表示收益的柱形图要细。这是很符合直觉的：收益通常比价格要大很多，而表示收益率则可用针形图（就是常说的“棒棒糖”图）。考虑到收益率是一个比率，没有任何单位，所以其图形使用没有宽度的针形。思考下无宽度的针形表示比率，细的表示价格，正常的表示销售额或收益。当读者看到商业报告的图形时，不用看标签就是在看的是什么，这就是专业级报告。这尤其适用于那些不断重复的过程，如月度报告中。

提示：拒绝千篇一律地默认一种柱形图，根据不同的KPI值类型使用不同的柱状类型。

与柱形图的同类图表选型类似，还可以使用相同的模式应对实际、预算、预测、去年同期。如：

有关如何有效的表达，参考IBCS（国际商务交流标准）获得更多信息。

商业图表的一致性至关重要！

如果商业报告里只有一个图表也就不存在一致性的问题了，问题就在于通常一份商业报告中含有很多商业图表，才能充分传达信息给到读者。通常一份商业报告由多页构成，一个BI仪表板也很能是多屏的，这就导致一致性问题变得非常重要。正如红绿灯总是同样的颜色和形状表示始终如一的含义一样，商业报告中的元素也必须是一致的。也就是说，应该使用同样的形状、颜色、模式等来表示始终如一的含义。

提示：正如红绿灯的同样颜色和形状总是意味着同样的含义，商业报告、仪表板也应该保证这种一致性。

如何强调某个值或趋势

人类视觉认知心理学已经印证，图表本身其实已经确定了人们理解图表的方式，不同的图表形状将传达不同的信息。例如有些图表适合强调单个值，而有些则适合显示趋势，如下所示：

虽然从此图也能看出趋势，不过每个柱形的高度以及清晰的间隔则更容易引导我们去比价这些值（例如比较七月和八月）。当时间区间不多且能图形显示可充分容纳列和X轴各类别标签时可采用此图。

此图的线性趋向明显地反映了趋势，即使各个标记点也标识了不同的单个值。此图相对于能够显示单值的不同，更容易引导理解值的变化趋势。

此图已经没有能支撑单值比较的明显迹象，想要比较相邻月份的值差异变得很难。现在只剩下一条能够反映趋势的线。

提示：使用柱形进行值的比较，使用线形揭示变化趋势。

因此，不同的形状从视觉认知上直接影响人们的感知。从纵向的柱形到渐渐水平线形，如下：

还是不知道如何进行选择？这里有两个技巧可以参考：

如果单值重要性更高，选择上述靠左的图形 (如：年度或月度销售额) 以及当你希望读者来比较彼此的值时(如：月度环比)。需要注意的是图形外观上应该足够大，至少能显示出所有列和X轴各类别标签。如果宏观趋势更重要，选择上述靠右的图形。另外，如果没有足够的空间显示列或X轴各类别标签，应尽量选择线形图。

小结

图，以酷炫吸引眼球，但大道至简，商业需要的是在瞬间获取价值，而不是淹没在信息中。这些图在Excel中没见过对吗？那他们都是Excel做的，而且我们只需要有限的几种商务图表就可以表示几乎所有商业标准信息(而不是追求酷炫，何况这也已经很酷炫了)。

我们难免在工作会遇到核对数据，数据少直接用肉眼看。但是数据很多几百上千条数据，我们就需要用到一个数据查找函数VLOOKUP，这样方便又不容易出错。

函数的语法规则

实例数据

查询对应的名字和业绩

查找结果

默认状态下，Word文档内容都呈现纵向方向。在Word的使用过程中，改变文字方向亦或是改变纸张方向，皆可以在页面布局菜单中页面设置选项快速进行选择设置。

但这样的设置一般情况下都是整体统一的改变，如果只需其中单个页面改为横向设置，具体应如何操作？小盾接下来将以把第二页单独横向为例。

一、插入点之后

步骤：将鼠标光标移动到需要设置横向的页面开头（第二页），点击【页面布局】菜单项，打开【页面设置】，选择【横向】，在【应用于】中下拉选择【插入点之后】，随后第二页之后所有页面会变为横向，鼠标移至第三页开头，打开【页面设置】，选择【纵向】，再次选择【插入点之后】就可以啦。

二、分节符设置

步骤：将鼠标光标移动至设置横向页面前一页的末尾（第一页末尾），点击【页面布局】菜单项，选择【分节符】，点击【下一页】，选择【纸张方向】下拉中的【横向】，随后光标再次移动至横向页面（第二页）末尾，选择【分节符】，点击【下一页】，选择【纸张方向】下拉中的【纵向】即可。

两种操作方法大家学会了吗？其实操作的基本原理都是一样的就是先将需要横向页面于之后所有页面横向设置之后，再将横向页面后所有页面重新设置回纵向页面，只是使用的操作过程不同。

如果大家还有其他关于办公或手机技巧的问题，也可以到评论区向我提问哦！

1、按F2编辑单元格

很多人是双击单元格进行编辑的，然后发现，有时候并不是进入编辑状态，而是把单元格定位到边缘去了。

编辑单元格，推荐两种方法，选定单元格后，按【F2】进入编辑状态，或者在【编辑栏】直接编辑。

2、插入空白行/列

插入行或列，一般都是选中列，然后点击鼠标【右键】，点击【插入】。插入一两列，这种方法还行，万一多几列呢？

选中列，按着键盘【Shift】键，鼠标移动到两列中间，鼠标形状变成十字，纵向带箭头，横向双横线时，按着鼠标【左键】往右拖动，插入一列或者多列。

3、选择工作表

一个工作簿里面有多张工作表，比如说日报表，一个月下来有30张，怎么才能快速选择工作表？

把鼠标移动到左下角，单击鼠标【右键】，选择工作表，点击确定。

别忘了，【Ctrl】+【Page Up】/【Page Down】可实现相邻两个工作表的快速切换。

4、组合工作表

想对多张工作表加入相同的表头或者做同样的操作，一张一张做起来非常麻烦，你可以使用组合工作表，实现批量操作。

鼠标移动到工作表名称，单击鼠标【右键】，点击【选定全部工作表】，实现批量操作。也可以根据实际情况，选择部分工作表进行批量操作。

5、自动调整列宽、行高

内容太长，单元格显示不全？内容太短，单元格却很宽，太占地方？

选中需要调整的列，把鼠标移动到两列中间，鼠标形状变成十字，横向带箭头时，双击鼠标【左键】，自动调整列宽。同样可以应用在行高的调整。

6、调整行列位置

你是不是通过剪切粘贴的方式来调整行列位置的，那你知道有这种方法吗？

选中列，按着键盘【Shift】键，把鼠标移动到两列中间，鼠标形状变成十字，纵向、横向都带箭头时，按着鼠标【左键】拖动，移动到所需调整的位置。

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我们一般录入数据都是按下左右方向键，输入一次按一次向右方向键，这样就比较麻烦，今天我们来学习一些横向录入的技巧。

一、第一种方法；输入数据，然后按下回车键，就回跳到下一个单元格。这也是我们常规录入数据的方法。

二、选择刚才录入的数据，然后点击右键——复制。

三、选择其他单元格，点击右键——选择性粘贴——在，选择性粘贴，对话框中选择，转置。

四、第二种方法；选中要输入数据的全部单元格，然后和常规录入数据的方法一样，输入数据后按下回车键。

输入完数据直接按下回车键，按选择的方向跳动单元格。

提到Excel没法实现横向筛选，从而采用转置，最后对竖向的内容进行筛选。

在不改变原来表格格式的情况下，还是有办法实现将第2周筛选出来的。下面就是见证不可能变成可能的时刻。

Step 01 选择区域，按Tab键选择第2周。

Step 02 按F5键或Ctrl+G，选择行内容差异单元格，确定，按Ctrl+0，将列隐藏。

说明：Ctrl+0，这里的0不是小键盘的0，而是跟）同一个按键的0。

定位条件，行内容差异单元格还有一个经典案例，这里说明一下。

将预计跟实际有差异的单元格用颜色标示出来。

按F5键或Ctrl+G，选择行内容差异单元格，确定，再设置颜色。

定位条件，还有3个比较常用的功能，空值、对象、可见单元格，这里也通过案例进行说明。

1.空值

填充合并单元格的内容。

选择区域，取消合并单元格，按F5键或Ctrl+G，选择空值，确定，=上一个单元格，Ctrl+Enter。

2.对象

表格中含有大量的形状，导致表格变得很大，要将这些形状批量删除。

按F5键或Ctrl+G，选择对象，确定，按delete。

3.可见单元格

将筛选的数据复制到新的工作表。

针对筛选的数据，高版本直接复制粘贴就可以实现。而低版本需要通过一个步骤，定位可见单元格，复制粘贴才可以实现。

做了那么多年的数据筛选都是自上而下纵向操作，不知各位是否有想过从左至右横向筛选该怎么做？今天小编就要分享一下通过定位条件-行内容差异单元格功能巧妙破解横向筛选难题。更多Excel学习和问题请加群：289393114、570064677

案例数据表格如图中所示，如何筛选出商鞅同学都有哪几天未上班呢？

定位条件话不多说，直接开干！选择B2:K2单元格区域，长按Ctrl键，鼠标左键选择D2单元格，也可以通过tab键移动选择D2单元格

StepBCtrl+G 快捷键打开定位条件对话框，选择“定位条件”

StepC在定位条件列表中选择“行内容差异单元格”，点击确定按钮。

StepD可以看到已完成除“未上班”外单元格区域的选取，快捷键Ctrl+0 实现列隐藏。如果需要取消，可以使用快捷键Ctrl+Shift+0

比如vlookup是解决垂直方向查找的问题？ 水平方向查找怎么解决呢？ 就要使用他的兄弟函数Hlookup；

1、Vlookup表示垂直方向查找，V是 Vertical的的第一个字母，垂直方向

看下面的举例。

【例】如下图所示为各部门销售表格

例1：查找部门2的各个产品销量

（部门2的列数已定，在第3列。产品在第几行，未知）

公式：

=VLOOKUP(A11,A$1:E$8,3,0)

公式说明：

在A列（垂直方向）查找产品F的所在行数，查找到后返回第3列（部门2所在列）的值。

2、Hlookup表示水平方向查找，H是Horizontal的第一个字母，水平方向。

例2：查找G产品各个部门的销量

（产品所在行数已定，在第6行。部门在第几列未知，需要在第一行查找）

公式：

=HLOOKUP(A11,B$1:E$8,6,0)

公式说明：

在第一行（水平方向）查找部门所在的列数，查找到后返回该列第6行的值。

从上面两个例子中可以看出，Hlookup函数是用第一个参数在一行中查找，而ＶLookup函数则是用第一个参数在一列中查找。

总结一下：一个实现横向查找，一个实现纵向查找

1.首先找到excel表格

2.双击打开

3.把需要的数据输入进去，如图一个课程表

4.选中课程所在的所有单元格，同时点右键，选择设置单元格格式

5.在弹出的选框中，选择对其，在水平和垂直中选中居中，点击右侧的纵向文本，确定即可

6.最后，就能看到课程表中的课程都由横向变纵向了

（本文内容由百度知道网友wawan_ok贡献）

Excel表格中，横列和竖列如何快速相互转换？

@安志斌制作

首先选中需要转换的横列或者竖列，我们先拿横列转换为竖列举例；选中需要转换的文本，进行【复制】操作！

@安志斌制作

然后选中空白区域进行粘贴，不能黏贴在 所复制的区域，粘贴的时候要点击【选择性粘贴】

@安志斌制作

点击后会弹出【选择性粘贴】提示框，找到【转置】按钮，勾选后，点击【确定】！

@安志斌制作

这样就能成功的把横列转换为竖列了；

如果是需要竖列转换为横列方法是一样的，先复制竖列的内容，然后重复操作以上步骤即可~

@安志斌制作

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