这是一篇关于Excel文字批量录入的文章，全文约1400字，约5分钟阅读时间，读完后你可以收获以下经验：

1.如何限定单元格中可录入的文字，并通过下拉菜单选择的方式快速录入文字；

2.如何用数字来代表一长串文字，输入数字就完成了长文字输入；

3.如何批量添加相同的文字；

4.如何让一串文字像数字“1、2、3……”那样可以进行规律填充。

说起Excel，大家首先想到的是数据。确实大部分人都会刻意学习如何快速录入各种类型的数据，却不重视文字录入。有一天，突然需要录入海量文字，恐怕双手敲键盘会敲成鸡爪。其实文字和数字一样，也有录入技巧。

1.使用下拉菜单录入文字

Excel有【数据验证】功能。利用这个功能，规定单元格内只允许录入固定的文本，再通过下拉菜单选择的方式快速选择文本。不仅便捷，且防止录入文字出错。

这种方法适合数量在5种以内的文字序列。如在客户调查表中录入“满意”、“一般”、“不满意”三种文字。操作方法如下面的动图所示：

Step1：选中需要录入文字的单元格，单击【数字】选项卡下的【数据验证】选项。

Step2；选择验证条件为【序列】，在【来源】文本框中输入文字序列。注意文字与文字之间要用英文逗号隔开。

Step3：完成数据验证设置后，就可以通过下拉菜单的方式选择不同的文字录入了。

2.使用自动更正法录入文字

设置Excel的自动更正功能，可以为字数较长的一串文字指定一个“数字代码”，提高录入效率。

例如用“1”代表“北京科技大学”，用“2”代表“昆明理工大学”，操作方法如下面的动图所示：

Step1：单击【文件】菜单中的【选项】按钮，打开【Excel选项】对话框。

Step2：在【校对】选项卡下单击【自动更正选项】按钮。

Step3：输入数字及对应的更正文字，单击【添加】按钮。

Step4：添加完更正选项后，单击【确定】按钮关闭对话框。此时就可以在表格中输入数字，数字就会自动更正为文字。

需要提醒的是，使用完自动更正的方法来录入文本后，要将事先设置的更正选项删除，否则后面使用表格时，录入数字就变成相应的文字，也是一种麻烦。

3.使用批量添加法

如果需要为单元格中的内容添加相同的文字内容，如在“四川”、“贵州”等内容后面添加一个“省”字。可以使用以现在数据为基础，生成自定义数据序列。操作方法如下面的动图所示：

Step1：选中需要批量添加文字的单元格，打开【设置单元格格式】对话框。

Step2：选择【自定义】格式，输入“@”省””字。其中“@”代表任意字符，输入的内容表示要有任意字符后面加一个“省”字。注意“省”的双引号要在英文状态下输入。

4.自定义序列法

熟悉Excel的人都知道，Excel【填充序列】功能，即根据录入数据的规律进行填充。如输入“1”，再使用【填充序列】功能，就可以快速填充“2、3、4……”数据。

可惜文字没有这样的规律——如果为文字定义这样的规律呢？

答案是肯定的。例如现在需要统计不同车间不同日期的产量，需要重复录入车间的名称。操作方法如下面的动图所示：

Stel1：打开【Excel选项】对话框，切换到【高级】选项卡下，单击【编辑自定义列表】按钮。

Step2：输入车间名称，注意名称之间用英文逗号相隔。

Step3：在单元格中输入第一个车间的名称，将鼠标放到单元格右下方，按住鼠标左键不放往拖动，车间名称按照设定好的序列完成了填充。

这是总结|

快速录入文字可以使用4种方法：使用数据验证法规定录入的文字；使用自动更正法，输入数字就变成对应的文字；使用自定义单元格格式法，批量添加相同文字；使用自定义序列法，将一串文字变成规律序列，再通过【填充序列】的功能快速录入。

最近收到粉丝小美同学的问题咨询，

“为什么别人发给我的表格我不能修改呢？，一做修改就发出告警！”小美说道。

到底是什么问题把小美急成这样呢？

看到小美发来的截图才恍然大悟

原来是对方设置了数据有效性(2016版的OFFICE中改称为数据验证)

既然要解决这个问题那么我们就需要了解数据验证功能是如何使用的。

数据有效性功能包含的细分功能比较多，今天我们就以小美的问题给大家做个案例分享。

小美的问题是由于别人通过序列制作了下拉菜单，所以无法修改菜单外的字符。

首先我们讲下如何创建下拉菜单

选中B列数据后单击【数据】选项卡，选择【数据验证功能】

打开【数据验证】选择【设置】>验证条件允许中的【序列】，在下方【来源】入口输入我们要设置的字符内容。此处可以通过手工输入，以英文状态下的逗号隔开，也可以直接应用某个区域单元格中的内容。本例中以手工输入“人事部，市场部”为例。完成输入后单击【确定】

完成确定后我们在B列任意单元格即可看到下拉菜单，内容为“人事部，市场部”

动图演示如下：

我们完成了下拉菜单制作，那么我们现在也学小美来输入一个新的部门！

当我们想要输入一个新的后勤部时系统自动弹出警告，“此值与单元格定义的数据验证限制不匹配”！

那如何改呢？

这就要回到我们之前创建的步骤啦！

在打开【数据验证】对话框中我们把序列中增加一个后勤部然后单击确定。

这样我们再试下！

小美看完后终于明白为啥改不了！但还是有个疑问，如果我不想要这些下拉菜单，我就要自己手工输入怎么办？如何取消呢？

其实这个问题很简单：

打开【数据验证】对话框，将验证条件设置为“任何值”就回到最初的单元格格式啦！

小美高兴的说通过这个问题彻底学会了数据验证制作下拉菜单的功能，下次自己也要做个这么专业的表格。

那么你从案例中学会数据验证功能的使用了吗？

下拉菜单的创建

请看下图，现在要求在A2：A10把部门信息录入，包括人事部，研发部，销售部和财务部。

方法一、选中A2:A10，单击数据选项的数据验证，之后会弹出一个对话框，选择“序列”，在来源这一栏里填部门名称，在英文输入状态下用逗号分开。

方法二、用超级表的自动扩张来完成动态下拉菜单

注意：用超级表来做的动态下拉菜单时一定要定义名称。

验证身份证长度

我们输入身份证号时长度一定要是18位数字，防止数位不对。在我们选择录入身份证的区域设置数据的有效性。

还能在数据验证那输入信息栏里设置信息提示。

如果数据不全要求的时候就会发出警告

规范日期的录入

刚学Excel的同学们在输入日期时可能会非常的不规范，什么规格都有，从而造成在用数据透视表和筛选时就会出现各种各样的问题。

一样的进行出错设置，提示正确的录入方式。

在再次录入不规范的日期时就会得出像下图一样的。

重复值的限制录入

很多时候我们的数据只需要录入一次，如果有录入重复的时候就会有提示，像下图。

公式解析=COUNTIF($E$2:$E$5,E2)=1

允许$E$2:$E$5区域中，单元格中值的个数为1个

By：商务智能数据顾问，花随花心

大家好，我是花，花随花心创始人。今天开始第12招，限制输入重复。先给大家个视觉效果，然后再来讨论，如图所示

正如上面这个表格所示，当你的表格做了限制命令之后，如果有人输入相同的数据值，那么系统就会告诉你【输入值非法】，而这个是单列效果，也可以做多列效果，这看个人喜好。

老规矩，如果你需要详细了解本文所分享的技巧的话，可查看视频版本，如图所示

正文

一般需要用到限制数据重复输入的时候，都说明你的数据值是经常性会重复的，比如产品ID，或者老顾客的名字等等。

那么讲了这么多，我们就来看看单列效果如何制作，如图所示

首先，你得先让准备限制的这一列数据全选，前提是除去标题，比如【姓名】，然后还要保证第一个单元格是高亮的状态，这个涉及到后面的公式运用。

然后，点击【数据】下的【数据验证】命令，会弹出来【数据验证】对话框，如图所示

在【允许】中选择【自定义】，然后在【公式】输入【=countif(B:B,B4)=1】即可。在这里，我需要重点对这个公式进行一个简单讲解，方便大家能够了解。

所谓的countif函数，她的公式为countif(range,criteria)。这个函数的构造很简单，就2个值，第一个range是范围的意思，也就是你准备在哪个范围内应用这个公式，第二个criteria为标准的意思，就是让你以什么为标准来做判断的意思。

而countif的意思更简单，就是判断满足这种条件的数据个数一共有多少个。因此，这个公式本身是很好理解的，也很简单。

应用到上面的【B:B,B4】的意思就是说，在B列这一列里头，找出跟B4单元格里头的数据一模一样的意思。而countif(B:B,B4)=1的写法是一种常用写法，就是要求最终在相同数据个数这里，一定要唯一，所以数据值后来的输入才不会重复。

默认确定完毕之后，就会出现下图这样的效果，如图所示

只要在B列里头输入的数据，重复时就会系统提示你【输入值非法】。当然，上面这种只是单列，你如果想做多列效果的话，就没那么简单了。可能聪明的你会觉得，那我每列数据都做一遍这个不就可以了吗？建议你去试一试！

所谓的多列数据效果，就是要求列与列的数据之间有强关联性，比如下方这种效果，只要最后一列不重复，其他列重复也是可以允许的，如图所示

以上就是单列效果和多列效果的不同点，多列数据效果会比较人性化，因为有时候人名重复时很正常的现象，如果完全一样才需要提醒，个别不同说明数据可能原本就不一样，不需要限制输入。

限制输入可以帮助我们高效避免重复值输入的麻烦，节省时间精力。如果你也需要掌握这个技巧的话，欢迎回复关键词【重复】即可。

结束

花随花心，商务智能数据顾问。如果贵司在电商业务上面希望寻求突破，急需数据人才的话，可联系本人（只限企业高层，有主导权），地标广州。如果对本人感兴趣的话，可点击菜单栏【自媒体人】详细了解喔。

问题情景

小夏是一公司业务主管的助理，经常会下发EXCEL表格，让各个部门人员填写后上交，她来汇总。经常会遇到下发表格的固有内容被修改的面目全非的情况。

今天韩老师就讲讲如何设置只有部分单元格能被修改。

关键操作

如下图,工作表中E3:G23单元格内容是能修改的，除以之外的其它单元格区域是不能修改：

第一步：解除“锁定”

选定E3:G23区域，右键选择“设置单元格格式”:

在“保护”选项卡中，去掉“锁定”前面的钩:

第二步：设置保护

再击菜单栏上的“审阅——保护工作表”，勾选“选定未锁定的单元格”：

（如果也勾选了“选定锁定单元格”，那锁定的单元格是可以被选中的，但是不能被修改；如果不勾选，那么锁定单元格既不能选中，更不能修改）

两次输入密码：

确定以后，在E3:G23区域可以输入数据：

而在E3:G23以外的其它区域，更改或者输入内容，就会出现提示：

经过这样的设置，EXCEL表格下发后，仅有部分单元格内容可以修改，而且不需要密码就能打开工作薄。

如果撤消以上操作，让所有的单元格都能修改，则选择“审阅——撤消工作表保护”，输入保护密码就可以了：

在电子表格的应用中，当我们输入数字较长（达11位及以上）时，数字输入完成后就会自动变化成小数表示形式，这是什么原因造成的呢？数字之所以会变是因为数字在达到11位时会自动采取科学记数法进行计数，并且在位数超过15位时后面数字自动变成0。对于这种情况的具体处理方法如下：第一步 选定拟输入数字所在位置

第二步 找到格式栏里的单元格格式设置模块

第三步 找到单元格格式设置里的数字栏中的分类选项

第四步 找到数字栏目下分类选项里的文本子项，点出确定完成设置

第五步 重新输入数字完成数字拟输入内容

在表格中录入数据，特别是像身份证号码那么长的数据时，很容易出错，怎样避免输入错误呢？

最好的办法就是录入数据时，让表格自动检测，如果数据不符合规范，弹出错误提示信息，并且禁止这个错误的数据录入。

防止身份证号码录入错误的办法

选中身份证号码所在单元格，点击“数据”——“有效性”/“数据验证”，设置允许条件为“文本长度等于18”。

这样当录入号码大于或小于18位时，就会看到错误提示，并且数据无法录入到单元格中。

注意，一定要先将身份证号码所在单元格格式设置为“文本”哦，不然，输入的号码就会自动变成科学记数。

防止日期录入错误的办法。

和限制身份证号码录入的办法类似，将允许条件设置为“日期”，输入开始日期和结束日期，可以用“=today()”表示今天。

防止年龄输入错误的办法。

设置允许录入的条件为整数。

防止重复录入的办法。

设置有效性/数据验证允许条件为“自定义”，并输入公式“=COUNTIF(A:A,A1)=1”。“A:A”表示A列，公式的含义是统计A列中和A1单元格有相同内容的个数是否为1。由于公式中用到的是相对引用，公式录入后，A2单元格的公式会自动变成“=COUNTIF(A:A,A2)=1”，其他的单元格也都会相应的变化。因此可以有效防止录入数据。

当然，防止录入除了用有效性/数据验证，也可以设置条件格式，高亮重复项，这样录入的数据被高亮时，就表明重复啦。

觉得这个技巧有用的，请给我点赞哦。

　　如何设置Excel可以让其限制单元格只能输入数字？为了更好的规范（防止出错）可以限制输入单元格的数值，只要输入其他数据的时候Excel文档就会出现错误提示，并不能记录下数字以外的数据，具体操作方法请看下文。

　　Excel限制单元格只能输入数字的方法：

　　1、打开Excel表格，选中需要限制输入的单元格，点击上方的“数据”--“有效性”；

　　2、在有效性条件中设置“整数”；

　　3、在公式一栏中框选限制输入的区域；

　　4、在出错警告中输入“请输入有效数字”，点击确定退出；

　　5、在单元格限制区域中输入“六”，就会出现错误提示，而输入“6”则不会出现任何提示，意为允许输入。

　　以上步骤便是Excel限制单元格只能输入数字的方法，利用这个理论，还能限制该单元格只能输入整数、小数、日期等数据。

问题来源

EXCEL输入数据时，经常会输入不规范或者无效的数据，对数据的统计工作带来很大的麻烦。

数据验证能够建立特定的规则，限制单元格可以输入的内容，从而规范数据输入，提高数据统计与分析效率。

数据验证，在EXCEL2010及以前的版本中称为“数据有效性”。

使用示例

一、规范性别输入

利用数据验证输入性别，不仅数据规范，而且快速。

方法如下动图：

特别注意：

1、序列来源中，“男”与“女”两个字之间一定是“英文状态”的逗号，即半角逗号；

2、只要对一个单元格设置了数据验证，鼠标拖动单元格右下角填充柄，进行填充，即可将“数据验证”填充到其他单元格，

二、限定输入内容

当然，输入的内容也可以用第一种输入性别的方法以序列的方式直接写入来源。

三、限定数字范围

1、静态限制输入数值范围：

2、动态限制输入数值范围：

这种动态限定数据的方法，设置了数据验证以后，可以通过修改最小值与最大值单元格的数值，动态调整数据允许输入的范围。

四、限定文本长度

限定文本长度还可以设置通过“文本长度——介于”，来设置文本位数的范围。

五、限制输入重复信息

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=COUNTIF(H:H,H1)=1”。

公式的含义是：H列中，H1单元格的内容只出现1次。如果H列中H1单元格内容出现次数超过1，则禁止输入。

如动图：

六、限定身份证号码

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)”。

其中：

LEN(H1)=18，含义是H1单元格内容的长度为18位；

COUNTIF(H:H,H1&"*")=1，含义是在H列中H1单元格内容只出现1次，也就是不能重复出现；

(为什么查找身份证出现次数，还要在查找单元格后面添加“&"*"”，请参考Excel | 身份证号码统计易出现的错误)

AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)，含义是同时满足内容长度为18位、不能重复出现两个条件。

七、限制输入空格

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=ISERR(FIND(" ",ASC(H1)))”。

其中：

ASC(H1)，含义是H1单元格的全角空格转换为半角空格；

FIND(" ",ASC(H1))，含义是在H1单元格中查找空格，如果包含空格，则返回空格在H1单元格的位置，即一个数字；如果没有空格，则返回错误值#VALUE；

ISERR(FIND(" ",ASC(H1)))，含义是通过ISERR函数，将不包含空格时返回的错误值转换为逻辑值TRUE，表示允许输入；将包含空格时返回的数值转换为逻辑值FALSE，表示禁止输入。

如下动图：

Step1：在Excel中选择要限制输入内容的单元格；

Step2：点击【数据】选项卡下【数据工具】组中的【数据验证】，再选择下拉中的【数据验证】选项；

Step3：在弹出的【数据验证】对话框中选择【设置】选项卡；

Step4：在【验证条件】中选择“允许”的类型（即对单元格想要限制的“类型”或“格式）和“数据”的范围，点击“确定”按钮即可设置成功。

*注意·注意·注意*

1. 验证条件选择允许“任何值”，则Excel单元格中输入的内容将不受限制；

2. 验证条件选择允许“整数”、“小数”、“日期”和“时间”后，还需要设置【数据】的范围及临界值，则Excel单元格中输入的内容将受到该类型及临界值的限制；

3. 验证条件选择允许“序列”后，还需要设置【来源】（即该“序列”中允许包含的值），则Excel单元格中将仅限输入“序列”中包含的值；

1) 【来源】中输入的值以“逗号”隔开；

2) 若勾选【提供下拉箭头】选项，则可通过点击下拉框的方式将【来源】中设置的值选择到Excel表格中；若不勾选，则输入非【来源】中的值将报错；

4. 验证条件选择允许“文本长度”后，还需要设置“文本长度"的范围及临界值，则Excel单元格中输入的内容长度将受到范围及临界值的限制；

5. 验证条件选择允许“自定义”后，还需要设置【公式】，则Excel单元格中输入的内容将受到公式的限制，具体举例如下：

1) 例如在Excel中B3单元格仅限输入“文本”；

2) 例如在Excel中B3单元格仅限输入“数值”；

小贴士—小功能介绍

忽略空置：设置【验证条件】时，如果不勾选“忽略空值”选项，通过“Backspace”键删除Excel单元格中的内容时会正常报错提示；

2.设置验证条件的“数值”、“临界值”、数据“来源”或“公式”时，从Excel表格中直接选择内容；

3. 对同样设置的所有其他单元格应用这些更改：设置【验证条件】时，勾选“对同样设置的所有其他单元格应用这些更改”时，将对设置相同“数据验证”的单元格进行更改，具体举例如下：

1) 对Excel中所选单元格B3：B17设置“序列”数据验证“1,2,3,4,5”，则B3：B17的单元格均可录入1到5的数字；

2) 仅对Excel中所选单元格B3设置“序列”数据验证“a,b,c,d,e”，若勾选“对同样设置的所有其他单元格应用这些更改”则B3：B17的单元格均可录入a到e的字母；若不勾选则仅单元格B3可录入a到e的字母；