小课堂

为实现全院档案管理的数字化、统一化、信息化，推进“5A级数字化档案室”创建工作，3月22日上午，赣榆区检察院组织开展新版档案管理系统使用培训小课堂，邀请市院办公室李礼授课。院党组成员、政治处主任仲伟玲以及各部门相关人员参加此次培训。

此次培训通过现场操作演示的方式，从电子卷宗和法律文书的录入、归档、借阅等方面入手，系统介绍了新版档案管理系统中常使用菜单的操作方法，并针对大家提出的问题进行解答，统一了档案系统的管理要求。

仲伟玲主任要求业务部门、综合部门都要熟悉新版档案管理系统使用方法，规范各相关模块的档案整理，提高档案归档效率，保证我院无纸化档案归档工作的顺利开展和完成。

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废话不多说 先上

客户资料信息登记管理

客户跟进登记表

客户查询

客户成交登记

成交管理

长按

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本报讯 2017年以来，为进一步增强党员干部廉洁从业意识，加强党员干部的监督管理，市公积金中心自主研发建设“廉政档案管理系统”，通过设立基本情况、出国出境情况、财产情况、党内生活情况等十一个分项，对党员干部廉洁自律、廉政勤政方面的表现进行常态化、信息化、科学化管理。

廉政档案建档对象为全系统在职党员和科级干部，档案实行一人一档、动态管理，坚持真实准确、实事求是、集中管理、安全保密的原则。工作生活全方位，建档内容包括党员干部基本情况、出国境情况、财产情况、兼职取酬情况、廉洁自律情况等，同时创新将参加党内生活情况纳入廉政档案范围，以规范化的组织生活营造良好政治生态。

版权声明：图片来源于网络，图文无关。如涉及版权问题，请作者持权属证明与本网联系

通过准备数据源以及查询表格两个步骤我们准备好了图片并批量导入了数据源表中。本篇我们就做出查询表。查询表的最终效果如下：

我们根据上一步骤完成的带有图片的数据源，做一个动态查询档案，输入姓名即可查询到照片、性别、出生日期等。做好了之后是这样的：怎么操作呢？步骤如下：（1）首先创建以下表格。

并且准备好数据源

（2）在姓名对应的B3单元格输入“张飞”。

（3）接下来“性别”“出生年月”等其他信息的获取，我们根据姓名“张飞”采用一个公式来完成。在性别对应的B5单元格输入

性别： =IFERROR(OFFSET(数据源!$A$3,MATCH($A$3,数据源!$A:$A,0)-1,MATCH(查询!A5,数据源!$1:$1,0)-1),"")

出生年月： =IFERROR(OFFSET(数据源!$A$3,MATCH($A$3,数据源!$A:$A,0)-1,MATCH(查询!A8,数据源!$1:$1,0)-1),"")

血型： =IFERROR(OFFSET(数据源!$A$3,MATCH($A$3,数据源!$A:$A,0)-1,MATCH(查询!A10,数据源!$1:$1,0)-1),"")

星座： =IFERROR(OFFSET(数据源!$A$3,MATCH($A$3,数据源!$A:$A,0)-1,MATCH(查询!D8,数据源!$1:$1,0)-1),"")

职业： =IFERROR(OFFSET(数据源!$A$3,MATCH($A$3,数据源!$A:$A,0)-1,MATCH(查询!D10,数据源!$1:$1,0)-1),"")

解析：

MATCH（查找内容，查找区域，0）：表示查找第一个参数在第二个参数的位置，第三个参数为0代表精确匹配。这里分别返回的是B2单元格“张飞”在数据源A列（姓名列）对应的位置2和A3单元格“性别”在数据源第1行（标题行）对应的位置2。

OFFSET（参照位置，偏移的行位置，偏移的列位置）：表示以第一个参数为位置参照，偏移到第二参数定义的行数和第三参数定义的列数所在的单元格，返回其值。这里的含义是以“数据源”表里的A1单元格为准，向下偏移2-1行向右偏移2-1列，获取到B3单元格值“男”。

在上述OFFSET函数中，如果B3单元格为空，则返回错误信息“N/A”。我们利用IFERR0R函数，当单元格返回错误“N/A”则输出为空值。因为后续还要查询“出生年月”“星座”等，所以公式中“查询!A10”这个是相对引用，其他都采用了绝对引用。 然后把这个公式复制应用到“出生年月”“星座”等对应的单元格里。注意修改相对引用项。

（4） 接下来我们要把图片动态引用过来。单击【公式】选项卡下的名称管理器旁边的“定义名称”。=INDEX(数据源!$G:$G,MATCH(查询!$B$3,数据源!$A:$A,0))在在弹出的对话菜单中，【名称】处输入“照片”，【引用位置】输入公式：=INDEX(数据源!$G:$G,MATCH(查询!$B$2,数据源!$A:$A,0))

解析：

MATCH：表示查找第一个参数，也就是姓名“张飞”单元格在第二个参数数据源姓名列的位置，返回3。INDEX（数据区域，数据位置）：表示用第二个参数给出的位置在第一个参数中查找对应的值。上述公式的意思就是利用INDEX函数返回数据源G列（图片列）中对应行号（由MATCH函数获取）位置的图片。

（5）复制数据源表任意一张照片，粘贴到“查询”表的D3单元格。单击该照片，在编辑栏中输入公式：=照片，点击Enter。这样当B3单元格输入姓名后点击确定，对应的照片和其他信息就会一起动态更新了。注意：使用这种方法时，当姓名为空的时候或者姓名错误的时候，仍然会显示上一次操作之后的照片。 Ok，整个查询系统就建立好了。简单回顾一下：利用PS的动作批处理实现图像不变形下统一大小；利用表格标签table代码实现图像批量插入；利用INDEX函数定义“照片”实现照片的动态查询。其他信息的动态查询则是利用OFFSET函数实现的。

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在工作中几乎每个人都要编写相关工作计划，或是某个项目的计划管理表。大多数人计划表都是采用EXCEL制作，也有一些采用专业的软件Project等，我个人习惯用EXCEL。

如何规划管理表，简化相应工作，更有利管理，根据个人习惯都会有所不同。

1，公司LOGO

2，项目名称

3，题头

4，项目

5，计划与实际

6，自动进度跟进

7，自动周项目提示及，上周项目回顾

8，项目状态报告

9，自动绘制甘特图。

10，折叠和展开子项目，

第9. 制作员工业绩评测表

一个基本信息表

数据合并计算，取季度平均值，四个季度全部添加

季度平均

工具选项

选中区域排序，数据按部门排序

rank函数，前面有排名的讲述，这里不再提及。

插入公式 IF函数

第10. 制作员工个人薪资明细表

效果图

插入员工工资表

制作基本表

年份输入公式=YEAR(NOW())

姓名按钮及窗体按钮：

单击视图，工具栏，窗体，弹出窗体工具栏，点击组合框按钮，拖动姓名右边的单元格出现倒黑三角按钮，如上图，右键点击组合框按钮（黑三角按钮），弹出菜单，选择设置控件格式，在此对话框中，数据源区，要选择员工工资表，绝对地址引用的姓名列。确定弹出对象格式。

在当前表点击任意空格，如$G$1

这样名字出现

选择唐僧，G1单元格出现1，

INDEX函数公式，点击H1空格

单击部门右边空格框，插入函数，函数，常用函数，查找与引用，vlookup函数，《高效办公工具excel.....和查询相关的vlookup函数》里已讲述。

不同名字出现不同的部门

如工资总额：

第11. 员工档案管理系统表格设计

11种表格制作已完结，是不是学到很多啊！

1.1 标准规范

应用软件的各项标准编制应遵循档案行业、电子政务及信息安全的相关标准。基于数据的技术标准主要包括结构化的目录数据标准和非结构化的电子全文数据标准。目录标准主要是规范各数据库表（包括电子文件、其他类型档案等）的属性（即元数据）以及目录数据的交换格式。全文标准主要是规范文件命名规则、电子文件存档格式以及文件的组织、交换方式等。系统基于国家标准的基本档案类型，运用XML技术制定相应的数据接口标准，以实现与下属单位数据交换，数据规范按照国家标准、省市标准，应遵照的规范包括：

档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《全国档案信息化建设实施纲要》

《中办国办关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》

业务标准与规范：

《信息与文献——文件管理》ISO 15489

《信息与文献—文件管理—元数据原则》ISO/PDTR 23081

《开放档案信息系统 》ISO 14721

《国家行政机关公文格式》GB/T9704-1999

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002

《档案交接文据格式》GB/T13968-92

《档案分类标引规则》GB/T 15418-94

《中国档案机读目录格式》GB/T 20163-2006

《全宗卷规范》DA/T 12-1994

《档案著录规则》DA/T 18-1999

《归档文件整理规则》DA/T 22-2000

《档号编制规则》DA/T 13-1994

《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T 15-1995

《档案工作基本术语》DA/T 1-2000

《档案主题标引规则》DA/T 19-1999

《纸制档案数字化技术规范》DA/T31-2005

《档案管理软件功能要求规定》

《中国档案主题词表》

《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局2003第6号令

《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）

《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）

1.2 项目建设目标

通过建设档案馆档案信息系统，使文书档案、专业档案能得到有效统一的管理。利用先进的计算机技术和网络技术，改变传统的档案管理模式，由过去的纸质档案实体管理模式向全电子化管理的模式发展，由过去的局部近程应用模式向多用户远程应用的模式发展，由过去的分散管理模式向综合性全方位集中管理的模式发展。

建设文书档案库、专业档案库，有效组织条目信息、文本信息和图纸信息，做到电子文件和目录信息准确挂接。

实现文书档案和专业档案从收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅、库房管理等全方位的高效管理。

采用不同的手段，确保合法用户在授权范围之内访问与操作，杜绝非法访问与越权操作，具备安全保障功能。

具有较好的兼容性和标准化的转换接口。系统应具有健壮性，有较强的容错能力。提供完整的数据备份和恢复策略，定时备份数据和系统。

1.3 技术路线

项目要求采用标准的、开放的、成熟的应用集成技术进行系统建设。采用C/S和B/S架构方式，综合运用XML技术，中间件技术等，系统构建灵活、简明，合理分配和控制系统资源，性能稳定，运行高效。

项目设计应符合档案信息化建设长期发展战略要求，系统设计综合先进性、实用性与扩展性的特点。操作简单直观，使用维护方便，符合一般业务工作的习惯。同时，保证各个模块的松散耦合，能够适应需求调整和应用范围的扩大，具有开放性、扩展性和易于二次开发的特性。

1.4 项目总体建设功能要求

1. 预归档管理

文件著录界面：列表方式和卡片式。

追加携带:新增数据会携带上一条数据内容，减少录入工作量。

字段代码维护：录入时候自动产生下拉备选菜单。

信息自动生成：自动生成登记号及登记日期信息。

自动查重：会自动提示重复信息。

批量修改、批量删除：目录信息进行批量的修改或者删除操作。

数据校验：去除指定范围内的指定字段的非法字符。

导入导出：能够以DBF、XML、XLS文件格式进行数据交换。

数据检索：提供了智能查询、分类查询、自定义查询进行已有数据的检索。

自动排序：排序规则自动排序。

电子文件上传及挂接：在著录模块中提供电子文件上传及挂接的功能。

电子文件校验：对接收进入文件数据库的电子文件生成校验码。定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取，如果不一致，则表示电子文件被修改，并生成校验日志。

文件直接归档：直接将文件归入选择的档案库中。

文件统计：用户可以自定义统计方案。

批量上传电子文件：批量上传电子文件。

文件销毁管理：人员可以定期对文件进行鉴定，确定可以进行销毁的文件可以在本模块中进行销毁操作。

文件丢失登：对于日常工作中丢失的文件，可以在本功能模块中进行登记备案。

2. 立卷归档管理

立卷归档利用此模块可将文件信息按照用户定义的立卷规则，自动转化为档案信息。

3. 档案管理

档案著录界面：列表方式和卡片式。

自动生成：档号、案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等相关信息。

追加携带:新增数据携带上一条数据内容，减少录入工作量。

字段代码维护：录入时候自动产生下拉备选菜单。

自动查重：会自动提示重复信息。

批量修改、批量删除：目录信息进行批量的修改或者删除操作。

数据校验：去除指定范围内的指定字段的非法字符。

导入导出：能够以DBF、XML、XLS文件格式进行数据交换。

数据检索：提供了智能查询、分类查询、自定义查询进行已有数据的检索。

自动排序：排序规则自动排序。

电子文件上传及挂接：在著录模块中提供电子文件上传及挂接的功能。

电子文件校验：对接收进入档案数据库的电子文件生成校验码。定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取，如果不一致，则表示电子文件被修改，并生成校验日志。

批量上传电子文件：批量上传电子文件，支持常用格式文件。

报表打印：打印满足用户要求的各种报表（如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、备考表、总目录及全引目录等）。

4. 档案利用：

在线申请管理：档案管理员可以直接处理在线申请信息分配权限。

档案查、借阅管理：分为实体档案的查、借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能包括：查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。

档案检索：模糊检索、分类检索、综合检索、跨类检索、跨库检索。

光盘制作：档案扫描的原件及其对应的录入信息从数据库中刻录到光盘上。

数据转出：格式XML、DBF、Excel

信息推送: 可选择多个文件发送给指定的用户。

网上预约维护：对网上的预约信息进行处理。

档案编研：结合全文检索、OCR技术，从文件库、档案库、全文索引库中选取数据，自动形成专题目录库。

5. 库房管理：

对档案的实体保管进行管理，包括档案的鉴定销毁、档案的损坏、丢失、找回进行登记。库房实体档案管理实现库房结构的图形展示，采用图形方式直观的展示库房实体结构。并可动态的显示档案实体的状态，如是否借出（是否在库）。

6. 档案统计

档案利用统计：支持对档案利用数据的统计。

档案库统计：对系统内的档案数据进行统计。

馆藏统计：允许用户自定义统计方案，生成的统计结果，用户可以导出为Excel文件。

档案定制统计：实现由用户通过Excel制定好统计格式模板，导入到档案系统中，在档案系统中设定统计规则，执行统计并输出统计结果。

7. 系统管理

模板定义：用户可以根据自身的需求定义各个管理模板。

权限管理：实现角色、组、用户管理，进行功能、数据控制。实现数据目录浏览、原文浏览、原文下载、原文打印等分级控制。

全宗管理：定义本单位的全宗号及全宗名称。

机构设置：用来设置本单位机构、处室或部门。

主题词库维护：实现在档案著录时主题词的自动标引。

分类库维护：为用户进行分类号的快捷录入及分类查询打下基础。

日志管理：监控、记录用户在管理系统和在网上查询时的所作行为。

元数据管理：用户可以结合自己单位档案的业务情况，制定一套系统基准元数据，其中涵盖各种档案类型。任何的一个档案门类在创建时都将引用已有的系统基准元数据，这样系统数据在存储、交换方面将做到统一和规范。

原文服务器设置：原文服务器的相关信息。

同义词维护：在跨类检索、跨库检索中，用户可以按照同义词进行检索。

全文索引库管理：实现对电子文件内容信息的快速检索。

数据库恢复与备份：在系统崩溃时可能直接恢复备份数据库，以避免或减少系统灾难所造成的损失。

数据回收站管理：用户可以在回收站里还原删除的数据或经检验后彻底删除数据。

语言维护：系统可以支持简体中文、繁体中文和英文三种语言环境。

客户端管理：提供用户账户和本机绑定功能。

公告管理：管理员可以在公告管理模块中维护公告信息。

8. 其他

提供离线著录功能，通过离线著录工具实现二级立档单位档案的归档。

9. BS档案利用平台

BS端查询浏览采用Flex技术实现

档案检索：支持目录检索和全文检索。

在线申请：利用者如果需要查看或下载电子文件，需要提起在线申请。

实体借阅：提供在线预约查档的功能。

加入收藏：可以对自己感兴趣的档案加入个人收藏夹。

消息提醒：则会提示相应的处理信息，用户可直接点击进去查看处理结果。

我的预约单：利用者可以在BS端对档案的实体进行借阅预约。

我的推送信息：利用者在线查看档案管理员推送给自己的档案文件。

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，档案管理系统软件最主要的两大特点是：

一、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。

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主要功能介绍：

１、支持备份功能，再也不担心数据丢失了

２、基础档案建立后，可支持模糊查找，即根据关键字快速匹配要录入的商品信息

３、简易录入出入库数据后，可时时查询库存余额表及库存明细表

功能界面截图如下：