在工作中经常会遇到很多表格在数据输入的时候多次重复再输入一些产品名称、部门名称、性别等内容。这时就会想着如果能在这个单元格设置一个下拉选项进行选择多好啊！可恰巧这个不会设置，怎么办呢？

Excel表格中设置数据有效性（单元格设置下拉选项）可以提高我们数据输入的准确性，可以提高我们的工作效率。到底我们要怎么样设置Excel表格中的数据有效性（表格设置下拉选项）呢？今天通过一个小技巧跟大家分享Excel表格中如何设置数据有效性（表单元格设置下拉选项），希望对朋友们在工作中有所帮助！

1、选中部门下面的空单元格或整列——点击“数据”选项，选择“数据验证”下拉菜单下方的“数据验证”

2、在“数据验证”——“验证条件”——“允许”下框——选择“序列”

3、在“数据验证”——“验证条件”——“来源”下框输入部门名称，每个数据之间用英文状态下的逗号隔开并确定

4、设置完成后看下部门下面表格中下拉菜单的效果，我们再也不需要重复去输入部门名称了，只需要通过用鼠标点击操作即可选择！这样我们就可以提高工作效率！

如果我们的数据来源比较多的话，建议朋友们选择数据源区域。

今天的Excel表格中如何设置数据有效性（单元格设置下拉选项）小技巧分享，希望对大家工作中有所帮助！欢迎加入我们群一起交流学习！

经常使用Excel的同学肯定知道，规范数据源的重要性，如果是多人协作完成，数据的规范性显得更为重要，但是，如何去设置呢？这就要用到Excel自带的数据有效性设置技巧呢。

一、下拉列表。

方法：

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【序列】，在【来源】中输入下拉列表内容，内容中间用英文逗号（,）隔开，或单击【来源】右侧的箭头，选择下拉列表内容要显示的内容。

4、【确定】。

二、限定日期范围。

目的：限定销售日期为9月1日至当天。

方法：

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【日期】，然后输入【开始日期】和【结束日期】，如果结束日期为当天，可以用函数=TODAY()来实现。

4、输入【出错警告】信息，并【确定】。

三、限定字符长度。

目的：规范身份证号和电话号码。

方法：

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【数据长度】，【数据】中的【等于】，并在【长度】中输入实际的长度值。

4、输入【出错警告】信息或直接【确定】。

四、内容不允许重复。

目的：身份证号不能重复。

方法：

1、选定目标单元格。

2、【数据】-【数据验证】。

3、选择【允许】中的【自定义】，在【公式】中输入：=COUNTIF($C$3:C6,C6)=1。

4、输入【出错警告】信息或【确定】。

结束语：

从上述的示例中我们可以看出，【数据验证】（数据有效性）的功能非常的强大，对我们规范数据源有这非常重要的一，同时提高了我们的工作效率。

使用或学习过程中，如果有任何疑问，欢迎留言讨论哦！

数据有效性（也叫数据验证）是我们使用频率最多的一个功能，比如下拉菜单的制作、限制性输入等，那你真的会用数据有效性吗？本期通过6个经典案例与大家分享一下数据有效性的用法。

1、下拉菜单的制作

下拉菜单是数据有效性最经典的用法，这里与大家分享一下相关的制作方法。

一级下拉菜单的制作：

选择区域，点击数据——数据验证——设置——验证条件——序列，之后选择来源区域即可。

注意：来源若是手动输入，要注意的是文本之间的分隔符是英文状态下的逗号。

二级下拉菜单的制作：

先选中区域，点击公式——定义名称——根据所选内容创建——勾选首行，之后建立一级菜单和二级菜单，做二级菜单时，来源写公式=INDIRECT(单元格地址)。

2、在指定的区域输入数字

选中区域，打开验证对话框，在允许条件中选择整数，之后根据需要输入相应的区间。

3、只允许输入数字

这时选择的条件是自定义，之后输入公式=ISNUMBER(B1)=TRUE。

4、逐行输入内容

一样是选择自定义，在公式中输入=COUNTA(A$1:A13)=ROW(A1)

5、输入唯一值

同理，选择自定义输入公式=COUNTIF(A:A,A1)=1

6、输入当前时间

选中区域，之后按Ctrl+1打开设置单元格格式，然后选择自定义，输入数字格式H:MM:SS，点击确定。

这里需要在其他任意单元格输入公式=NOW()

完成以上操作之后，直接选中区域，打开数据验证，选择序列，来源设置=刚刚输入的公式的单元格。

这几个用法，你会了么？若有什么问题欢迎在下方留言。

如何好好利用Excel数据有效性做动态数据归类？】

谢谢邀请。我是汤帅，一个PPT自由设计师，承接PPT定制。

利用Excel进行数据登记是众文员需要做的工作，但是若能掌握一部分技巧，数据输入会减轻很多工作量，而且可以减少错误的发生。数据有效性有时候能带来便利，而且其他人填写数据的时候也有参考作用。

数据有效性基础操作是：选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，框选需要的区域。

这时候有些小伙伴会提问，那如果我需要作出动态的结果呢，有时候内容太多，但是能通过一定的条件进行区分，可以降低数据有效性的内容呢？这个如何进行操作？这个难度也不是很大，只是数据维护需要及时。

动态数据有效性操作步骤：

步骤一：对数据进行命名，选中需命名单元格→公式，名称管理器，新建。

步骤二：设置条件单元格的数据有效性，选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，框选需要的区域。

步骤三：利用公式INDIRECT进行编制数据有效性，选中单元格→数据→数据有效性→序列，来源，输入公式。

今日互动：你觉得还有其他与客户沟通的思路吗？P.S：我是汤帅，承接PPT定制，有需要可以留言联系我。P.P.S：觉得回答得还行，就点赞吧！

我是汤帅，知名PPT定制设计师，职场技能优秀回答者。学点新鲜有趣的职场技能，关注我准没错。

在我们日常数据输入过程中，数据的多样化，数据的多元化，让数据的输入人员丝毫不得懈怠，比如身份证号的输入，18位数字，怎么在输入过程中确保数据位数正确呢？比如产品只有1级，2级，3级，怎么要求输入的内容只能限定这三类？

EXCEL数据有效性，它会替我们把好这一关。

操作方法：

一、选中我们需要限制的行或者列，或者指定区域单元格

二、单击“数据”下的“数据有效性”

三、选择“允许”下的下拉箭头会出现多个可供的限制内容

四：简单介绍一下每一项的应用

1、整数

2、小数

3、序列

4、日期、时间等

5、文本长度

6、自定义（自定义公式）

五、输入信息提示、出错警告的应用

输入信息：当鼠标单击到此单元格时，会提示此单元格需注意的特殊信息

出错警告：当输入信息错误时，提示出错警告，并停止输入

实战1：对产品种类限制只允许输入A、B、C、D类，可使用上述的“序列”

实战2：对身份证号输入列进行数据有效限定，位数为18位、跟随提醒、错误提示警告。

宝宝，出错喽~~~~(>_<)~~~~

总结：数据有效性，让我们的数据更加真实可靠，提高数据输入的正确率。

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在日常工作中，我们避免不了的需要去收集反馈一些资料，例如意向客户跟进的情况，如果我们只是发了一张表让每个人反馈，那么你收集上来的结果将会是五花八门，给自己后期整理会带来特别大的麻烦，这个时候，如果你会用数据有效性，让他们只能从你给的选项中去选择，那后期我们统计分析结果就会节省很大一部分时间。

下面我们以一个录入人员信息所在省所在市为例子简单的讲解下，大家可以根据自己的实际应用去修改即可

一、仅有一个层级：

步骤：数据→数据有效性→序列→

1、如果所需要填写的较少的话，则我们可以直接把内容填写上去即可，如下图：

此处需注意：两个数值之间用英文状态下的逗号填写即可

2、如果所选择的数值较多，则我们可以把数据源填写到其他的空白处，然后直接选择数据源即可，具体操作如下：

二、有两个层级且相关联（即第二个选项是由第一个决定的）

第一步：创建名称管理器

选中所有的内容→公式→根据所选内容创建→首行（因为此例子省份在首行，二级菜单所有的市是根据省来决定的，所以选择首行，具体可以根据不同情况进行选择）

第二步：创建一级菜单名称

选中所有的省份然后在左上角修改名称即可，此处名字可随意填写，但是一定要记着

第三步：设置一级菜单

数据→数据有效性→序列→=省份（第二步设置的名称）

第四步：设置二级菜单

数据→数据有效性→序列→=INDIRECT($G2)（($G2为二级菜单对应的前一列的单元格）

下边的直接下拉即可

xsjdsjmm

Excel的数据有效性功能可以防止数据录入错误，节省录入时间。不需要输入,而是使用的时候，可以通过鼠标点击选择数据。那么就简单教大家怎么设置。

比如我们现在要设置供应商为数据有效性。有的供应商名字很长，每次输入就容易错。设置有效性可以防止错误。

供应商数据有效性

list表G列的数据

点击数据里面数据有效性

数据有效性设置

设置I列使用数据有效性的结果

工作注意健康

是不是要运动

问题来源

EXCEL输入数据时，经常会输入不规范或者无效的数据，对数据的统计工作带来很大的麻烦。

数据验证能够建立特定的规则，限制单元格可以输入的内容，从而规范数据输入，提高数据统计与分析效率。

数据验证，在EXCEL2010及以前的版本中称为“数据有效性”。

使用示例

一、规范性别输入

利用数据验证输入性别，不仅数据规范，而且快速。

方法如下动图：

特别注意：

1、序列来源中，“男”与“女”两个字之间一定是“英文状态”的逗号，即半角逗号；

2、只要对一个单元格设置了数据验证，鼠标拖动单元格右下角填充柄，进行填充，即可将“数据验证”填充到其他单元格，

二、限定输入内容

当然，输入的内容也可以用第一种输入性别的方法以序列的方式直接写入来源。

三、限定数字范围

1、静态限制输入数值范围：

2、动态限制输入数值范围：

这种动态限定数据的方法，设置了数据验证以后，可以通过修改最小值与最大值单元格的数值，动态调整数据允许输入的范围。

四、限定文本长度

限定文本长度还可以设置通过“文本长度——介于”，来设置文本位数的范围。

五、限制输入重复信息

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=COUNTIF(H:H,H1)=1”。

公式的含义是：H列中，H1单元格的内容只出现1次。如果H列中H1单元格内容出现次数超过1，则禁止输入。

如动图：

六、限定身份证号码

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)”。

其中：

LEN(H1)=18，含义是H1单元格内容的长度为18位；

COUNTIF(H:H,H1&"*")=1，含义是在H列中H1单元格内容只出现1次，也就是不能重复出现；

(为什么查找身份证出现次数，还要在查找单元格后面添加“&"*"”，请参考Excel | 身份证号码统计易出现的错误)

AND(LEN(H1)=18,COUNTIF(H:H,H1&"*")=1)，含义是同时满足内容长度为18位、不能重复出现两个条件。

七、限制输入空格

【数据】——【数据验证】：验证条件选择自定义，输入公式：

“=ISERR(FIND(" ",ASC(H1)))”。

其中：

ASC(H1)，含义是H1单元格的全角空格转换为半角空格；

FIND(" ",ASC(H1))，含义是在H1单元格中查找空格，如果包含空格，则返回空格在H1单元格的位置，即一个数字；如果没有空格，则返回错误值#VALUE；

ISERR(FIND(" ",ASC(H1)))，含义是通过ISERR函数，将不包含空格时返回的错误值转换为逻辑值TRUE，表示允许输入；将包含空格时返回的数值转换为逻辑值FALSE，表示禁止输入。

如下动图：

突出显示重复数据

1、选中A2:A11单元格区域，新建格式规则

2、使用公式为：

=COUNTIF(A$2:A2,A2)>1

3、设置突出显示的格式

提示：

COUNTIF函数第一参数使用A$2:A2，表示从A2单元格开始至公式所在行的A列。在这个动态扩展的范围中，统计有多少个单元格与公式所在行的内容相同。

突出显示每种商品的最低价格

1、选中B4:F13单元格区域，新建格式规则

=B4=MIN($B4:$F4)

1、MIN($B4:$F4)部分计算出公式所在行的最小值。

2、然后判断B4（活动单元格），是否等于公式所在行的最小值。

3、在条件格式中，针对活动单元格的设置，将被作用到所选区域的每一个单元格。

突出显示已完成合同

1、选中A4:F13单元格区域，新建格式规则

=$F4="是"

本例需要特别注意引用方式，因为每一列都是依据F列的判断结果来显示条件格式，所以要使用列绝对引用。

突出显示周末日期

1、选中A3:F7单元格区域，新建格式规则

=WEEKDAY(A$3,2)>5

1、WEEKDAY函数返回某日期为星期几。第二参数使用2，表示以1~7表示星期一到星期日。

2、对第三行中的日期进行判断后，如果数值大于5，即表示该日期为周六或是周日。

合同到期提醒

1、选中A4:D7单元格区域，新建格式规则

=AND($D4>TODAY(),$D4-TODAY()<7)

使用两个条件对D4单元格中的日期进行判断，第一个条件是大于系统当前日期，第二个条件是和系统当前日期的间隔小于7。

员工生日一周内提醒

=DATEDIF($D4,NOW()+7,"yd")<=7

1、DATEDIF函数用于计算两个日期之间的间隔。

2、第三参数使用yd，表示计算两个日期忽略年的间隔天数。

注意：

由于DATEDIF函数的第三参数在使用“YD”时有特殊的计算规则，因此当结束日期是3月份时，计算结果可能会出现一天的误差。

数据有效性不仅能够对单元格的输入数据进行条件限制，还可以在单元格中创建下拉列表菜单方便用户选择输入。

普通青年这样用：

步骤简要说明：

选中区域，设置数据验证，允许条件选择序列，输入要在下拉菜单中显示的内容：

男,女

注意不同选项要使用半角的逗号隔开。

文艺青年这样用：

选中数据区域，设置数据验证，在【输入信息】选项卡下输入提示内容。

强迫症青年这样用：

选中数据区域，设置数据验证，自定义公式为：

=COUNTA(E$3:E3)=ROW(A1)

注意：公式中的E3是选中数据区域的首个单元格。

走你青年这样用：

=COUNTIF(E:E,E3)=1

注意：公式中的E3是实际选中数据区域的首个单元格。

牛B青年这样用：

任意单元格（如H3）输入公式=NOW()

选中数据区域，设置数据验证，序列来源为：

=H3

注意：要预先设置所选数据区域的数字格式为：H:MM:SS

图文制作：祝洪忠

一、鼠标左键单击你要选择的列的字母，选择整列。如图所示：

二、选择工具栏的数据工具下的数据有效性，如下图所示：

三、选择数据有效性

四、根据你的需要自己设置相关的有效性，如下图所示：

需要提醒的是：如果在这一列中，如果有单元格设置了工作表保护的话，是不能设置数据有效性的。这种情况需要先取消工作表保护然后在设置有效性。

（本文内容由百度知道网友zxh4567贡献）