Excel表格中有一部分单元格是空白的（譬如取消合并之后），我们想给这些单元格自动填上上一行的内容或输入其他数值(相同或不相同数据)，怎样快速做到这一点呢？下文将使用Excel的定位和替换功能快速达成这一目的。

空白单元格补齐上一行内容

首先选中第一列所有单元格，点击“开始”菜单——“查找和选择”——“转到”（或按下快捷键F5）调出定位窗口。点击“定位条件”——“空值”——“确定”。

这时就会看到第一列所有的空白单元格都被选中啦，保持这个状态，输入“=”，再按下键盘上向上的小箭头（也就是“↑”），这样就会在A3单元格中看到“=A2”。接着按住“Ctrl”键不放，同时按下Enter键，就会自动在所有空白处输入公式。由于公式使用的是相对引用，因此所有的空白单元格都将填入上一行的内容。如图1-4所示，原来的空白单元格都补齐了上一行的内容啦。

空白单元格补齐相同数据

如果要补齐其他数据，譬如说在“补贴”那一列空白处补齐“0”，只要重复上述步骤，在定位功能选中所有空白单元格后，输入“0”，按下“Ctrl + Enter”即可。

当然了，补齐的是同样的数据，其实使用替换功能更方便。方法如下可以选中单元格，直接按“Ctrl + H”调出替换窗口，在“替换为”一栏中输入“0”（“查找内容”栏不输入任何内容）点击“确定”即可。

空白单元格补齐不相同数据

如果要补齐的内容不相同，又不是上一行的内容，那就需要看数据是否又规律啦。对于又规律的内容，可以在定位功能选中空白单元格后，输入相应的公式（如按下“↑”，再输入“+ 50”，可以在空白处填入比上一行数据大50的数据）；对于没有规律的内容，只能一个一个手动输入了。

往期推荐： 一个方法快速提取网页上的表格，不用写代码哦

来源：“解晴新生”，点击文章开头的“解晴新生”或“关注”可以查看更多相关文章哦。方便的话，请点赞支持下，谢谢！

Excel可以说是使用的最频繁的办公软件之一啦，绝大多数人录入表格数据的时候都会用到Excel这个软件，那么Excel有哪些实用的技巧呢？下面小编和大家分享一下Excel里好用到哭的Excel技巧，每个技巧都可以提高你的工作效率，让你事半功倍。

1.用“Ctrl+PgDn / PgUp ”转换工作表

如果我们同一个Excel文档里有好几个工作表，那么我们可以使用Ctrl+PgDn / PgUp来转换工作表。

2.巧用“Shift”键选择数据

如果我们想要选中某个区域的数据又懒的动鼠标，那么就可以用“Ctrl + Shift +方向键”来选择啦，“Ctrl + Shift +方向键”能够纵横跨选单元格，从而选中你想要的区域。

3.快速统一数据格式

1.想要数据显示小数点？只要点击“Ctrl + Shift + !”就会显示2位小数。

2.想要将单位换成美刀？只要点击“Ctrl + Shift + $”就能做到。

3.想要数据显示百分比？只要点击“Ctrl + Shift + %”就能完成。

...

有了快捷键，格式统一不是问题。

4.用“&”合并单元格

如果我们有2行或者多行数据需要合并的时候就可以使用“&”符号来创建一列合并的数据。在Excel里，“&”指将两个或两个以上的文本合并，不过在合并的时候最好在合并的数据中间加个空格，格式为： =[第一个单元格]&" "&[第二个单元格]。

5.用 “Ctrl + 方向符”快速转换单元格

我们在使用Excel的时候如果想要快速转换单元格，那么我们只需按住Ctrl键然后按下相应的方向键即可。

6.双击自动填充数据

很多人在需要填充单元格数据的时候会长按鼠标然后拼命往下拉到最后一栏，这种笨拙的方法是适合于需要填充的数据不多的情况，如果你的表格有几百行呢，这种情况要拉到猴年马月，其实有一个非常简便快捷的方法就是双击算好单元格的右下小十字，轻松填完整列数据。

7.用F4锁定单元格

我们在需要下拉填充数据的时候有时候需要不同方式的填充，但是系统又不可能知道我们到底是要哪种填充方式，所以这个时候我们就可以用到锁定单元格这个功能啦，如果我们需要锁定没有符号，那么我们可以先按下F4然后再输入美元符号，如果继续按F4按键则会出现锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定，然后一个循环。

8.轻松防止丢失数据

很多人在使用Excel的时候都会出现未保存或者误删丢失Excel表格数据的情况，为了防止出现这种情况做好预防工作就十分重要了，我们可以在电脑里下载一个强力数据恢复软件，防范于未然，即使出现误删的情况也可以顺利恢复。

9.用VLOOKUP找出你想要的数据

VLOOKUP是按列查找函数，最终返回该列所需查询列序所对应的值。第一个参数得输入要查找的值，第二个参数这里，输入我们要查找的区域(绝对引用)。第三个参数，需要输入返回数据在查找区域的第几列数。第四个参数，因为我们要精确查找，所以输入“FALSE"或者“0”。

10.用RAND函数生成随机数

我们可以用RAND()函数来生成一个single型的随机数，这个数小于1大于0，括号内空着就成，无需键入任何参数。新的随机数会随着工作簿的更新而重新生成，我们也可以点击F9来重新生成随机数。

在用Excel统计、计算商品的销售金额、销售量、生产成本等数据时，经过公式计算后显示出来的的结果都是数值，其单位可能是元、万元、公斤、吨、万吨等，在把相关报表拿给客户或者领导查看时，如果表格较大、数据较多，可能会让客户或者领导对表中数据的具体单位产生疑问。此时可以考虑让Excel自动在数值后添加中文的单位。这里以Excel2007为例介绍两种添加方法，以供参考。

方法一：

这种方法相对简单，适用于给已有的数值添加中文单位。

●例如要给下图表格中“销量”列中的数值添加中文单位“公斤”，给“销售额”列中的数值添加单位“万元”。

●先在销量列右侧插入两列空行，其中一列的列首单元格中输入要添加的单位，本例中即“公斤”，然后用下拉填充柄或者复制粘贴等方法在该列的所有单元格中都输入“公斤”。

●在另一个列的列首单元格中输入一个等号。

●用鼠标点击选择要添加单位的数值所在的单元格。

●这样，列首单元格的等号后就会自动输入单元格名称，然后再输入一个字符“&”（按住键盘的Shift键的同时按键盘上方的数字7键即可输入），再用鼠标点击中文单位“公斤”所在的单元格。则本例中的编辑栏会完成输入“=C3&D3”。

●再按键盘的回车键，该单元格中就会显示出数值加中文单位。

●然后在用下拉填充柄或者选择性粘贴公式等方法完成该列中其他单元格的输入。

●这时我们可以选中包含数值和中文单位的两列，然后点击鼠标右键，选择右键菜单中的“隐藏”，把这两列隐藏起来。

●这样，销量列就完成中文单位“公斤”的自动添加了。

●再用同样的方法完成销售额列中单位“万元”的添加，则该表格中的数值就都加上中文单位了。

●如果需要经常改变表格中的数值，还可以把最终显示的列和数值及中文单位所在的列分别保存在两个表格中，这样当数值改变时，自动添加中文单位的列中的数值也会自动随之改变。打印报表时只选择打印包含中文单位的表格即可。

方法二

我们还可以利用Excel中的“TEXT”函数来完成中文单位的自动添加。TEXT 函数可以将数字转换为文本，可以指定数值的小数点后保留数字的个数。还可以将数字与文本或符号相组合。而且TEXT 函数中还可以嵌套公式，可以自动在公式的计算结果后加上中文的单位。

●例如给方法一中的表格数据添加中文单位，可以先在销量列右侧插入一个空列，然后在列首单元格中输入=TEXT(C3,"0")&"万元"，其中的“C3”就是要添加中文单位的数值所在的单元格，“0”表示小数点后不保留数字“&“万元””表示在数值后添加“万元”。

●输入TEXT函数后，按键盘回车键，该单元格中就会显示出添加了中文单位的数值。

●如果显示的数值中要保留两位小数，则可以参考下图中的参数。输入=TEXT(E3,"0.00")&"万元"，其中的"0.00"即表示保留两位小数。

●这样，按键盘回车键后，该单元格中的数值就保留两位小数了。

●TEXT 函数中还可以嵌套公式，自动给公式的计算结果添加中文单位。例如要根据下图表格中的销量和单价计算出总销售额，并且自动给公式的计算结果添加中文单位“万元”。则可以在总销售额列中输入=TEXT(C3*D3,"0.00")&"万元"。其中的“C3*D3”就是计算公式，"0.00"即表示保留两位小数，“&“万元””表示在数值后添加“万元”。

●按键盘回车键后，该单元格中就会显示出公式的计算结果并自动添加“万元”。

●之后仍然可以用下拉填充柄或者选择性粘贴公式等方法完成该列中其他单元格的输入。

但要注意的是：TEXT 函数会将数字转换成文本，这可能导致其结果不能在其他的计算中加以引用，所以TEXT函数最好用在显示最终结果上。

相信电脑初级入门的人都知道，复制/粘贴的快捷键是 Ctrl + C / V。为了方便操作，几乎所有需要复制粘贴的地方都会用到这两个键。

但是99%的人都不知道，在 Excel 中，还有一些复制粘贴的小技巧，可以有效提高工作效率。

今天生活君就为大家介绍四种复制粘贴的小技能，帮助大家解决一些 Excel 复制方面会遇到的问题。

快速对数值进行加减乘除基础运算

说到 Excel 中把数值放大几倍，很多人第一反应就是函数。其实用复制的方法也可以。

操作方法如下：

先在表格最后输入数值要放大的倍数。

然后选中要放大的数据，右键选择“选择性粘贴”，为保证数值不变，在“粘贴”中选择“数值”，在“运算”中选择“乘”。

操作完成后，即可看到数值在原有基础上发生了变化，扩大了100倍。

快速将公式结果变成数值

相信很多小伙伴都遇到过一个问题，表格是用函数做的，想把函数结果的数值复制到别的地方，但是发现复制出来的结果是一对乱码。

怎么才能把函数结果变成数值呢？复制粘贴就能解决这个问题。

全选表格并复制，右键在“粘贴”选项中选择“值”，函数结果就转化为数值啦~

将区域数据转化为图片

Excel 也能截图，想把一个区域数据转化成图片，只需要选中区域并复制，然后在“粘贴”选项中选择“图片”即可。

把两列单元格合并为一列

如果有两列单元格除去空格，恰好可以合并为一列单元格，那么就可以用下面的方法进行合并。

全选A列内容并复制。

点选C列并选择“选择性粘贴”，选中“跳过空单元”即可看到合并结果。

有没有被 Excel 强大的复制功能圈粉呢？

明天我们继续介绍 Excel 另外四种复制粘贴的小技巧，感兴趣的小伙伴请关注我们哦~

在 Excel 值显示方式中，比较难抽象难于理解的莫过于父行汇总的百分比、父列汇总的百分比和父级汇总的百分比，它们的计算方法是用某项的值比上行上或列上父项的值。抽象之处就是行上父项的值或列上父项的值，单从字面上无法看出是什么意思，只有放到具体的实例中才好理解，以下分别列举了父行汇总的百分比、父列汇总的百分比和父级汇总的百分比的具体操作实例，实例中操作所用版本均为 Excel 2016。

一、Excel父行汇总的百分比

1、在一个服装销量透视表中，勾选了“大类、产品名称和销量”三个字段，其中“大类和产品名称”在“行”列表框中，“大类”排在“产品名称”前面，“销量”在“∑ 值”列表框中。

2、把鼠标移到“销量”字段上，按住左键，拖到“∑ 值”下的列表框中，出现一条粗绿线时放开左键；选中 C3 单元格，输入“百分比”，右键 C5 单元格，在弹出的菜单中，依次选择“值显示方式”→ 父行汇总的百分比，则统计出各件与各类服装父行汇总的百分比，操作过程步骤，如图1所示：

3、“父行汇总的百分比”含意说明：

A、父行汇总的百分比 = 某项的值 / 行上父项的值。这个计算公式有些抽象，下面结合演示的实例说明。就拿 A5 单元格的“白色T恤”来说，它的“父行汇总的百分比”为 39.14%，这个结果是用它的销量 732 / 1870（男装总销量）求出来的；“白色T恤”是“男装”下的一件衣服，即“男装”就“白色T恤”的“行上父项”。

B、“男装”的“父行汇总的百分比”又是怎么求得的？也是一样的道理，用“男装”的总销量比上“所有服装（即男装和女装）”总销量，即 1870 / 6484 求得的，也就是“男装”的“行上父项”是所有服装销量的“总计”。

C、计算地区的“父行汇总的百分比”也是一样的方法。只需把某件产品的销量比上某个地区（如广州）的销量，就求得该件产品的“父行汇总的百分比”；再把某个地区的销量比上销量总计，就求得该地区的“父行汇总的百分比”。

二、Excel父列汇总的百分比

1、有一个1月至3月的服装销量透视表，统计出了每种服装每个月的销量、所有服装一个月的总销量和所有服装1月至3月的总销量，如图2所示：

2、现在要计算“父列汇总的百分比”。右键其中一个单元格（如 C5），在弹出的菜单中依次选择“值显示方式”→ 父列汇总的百分比，如图3所示：

3、则统计出每件衣服每个月和所有衣服一个月总销量的“父列汇总的百分比”，如图4所示：

4、“父列汇总的百分比”含意说明：

A、父列汇总的百分比 = 某项的值 / 列上父项的值。这个计算公式与“父行汇总的百分比”的计算方法一样，同样用上面的实例来解析。同样拿 A5 单元格的“白色T恤”来说，它“1月份”的“父列汇总的百分比”为 28.12%，这个结果是用它1月的销量 457 / 1625（3个月的总销量）求出来的，即“3个月的总销量 1625”是“白色T恤”的“列上父项”。“白色T恤”2、3 月的“父列汇总的百分比”同样分别用它们当月销量比上 1625 求得。

B、所有服装每个月的“父列汇总的百分比”是用所有服装当月的总销量比上所有服装三个月的总销量求得。就以所有服装1月份的“父列汇总的百分比”31.24%（C10 单元格）为例 ，它是用 2937 / 9400 求得，2937 是所有服装1月份的总销量（见图2），9400 是所有服装三个月的总销量。

三、Excel父级汇总的百分比

1、仍以服装销量透视表为例。再把一个“销量”字段拖到“∑ 值”列表框中，选中 D3 单元格，输入“父级汇总百分比”，右键 D5 单元格，在弹出的菜单中，依次选择“值显示方式”→ 父级汇总的百分比，弹出“值显示方式（父级汇总百分比）”，“基本字段”选择“大类”，单击“确定”，则统计出各种服装的“父级汇总的百分比”，操作过程步骤，如图5所示：

2、“父级汇总的百分比”含意说明：

A、父级汇总的百分比 = 某项的值 / 所选“基本字段”的值。它跟“父行汇总的百分比”和“父列汇总的百分比”的计算方法一样，只是它可以选择“基本字段”，而“基本字段”相当“父行或父列”。

B、演示中，“基本字段”选择了“大类”，统计结果几乎与“父行汇总百分比”一样，例如“白色T恤”的“父级汇总的百分比”为 39.14%，与“父行汇总百分比”完全一样，它也是用 732 / 1870 求得。所不同的是，“父级汇总的百分比”只求了每件服装销量的“父级汇总的百分比”，没有继续求“大类”（如“男装”）总销量的“父级汇总的百分比”，即 D17 为空；也就是“父级汇总的百分比”只会统计一级。

（友情提醒，多图，请在wifi下观看！流量壕请无视本条）

天天都在跟Excel打交道，你的效率有多高？那些Excel里提升效率的神器，你会用多少？

说到提升Excel效率的神器，在小奚心中，神器榜排名第一的非数据透视表莫属了。

不用写公式，不用手工计算，数据透视表通过简单的拖拽就能完成各个维度你想要的数据分类汇总，可以说是基础的Excel操作里面最简单易上手，最实用，最常用的功能了。

话不多说，上目录。本文内容较长，干货较多，大家可以根据目录挑选自己想看的内容。

我是目录，目录是我

上篇：基础操作

01 创建数据透视表

【问】：老板给你公司今年的订单明细，让你告诉他每个销售今年的销售额是多少？

看见了吗？

创建透视表就是如此简单，通过拖拽，就能立马得到老板想要的结果。

有很多初次接触数据透视表的同学对透视表的四个字段（筛选器、行、列、值）的意思不太了解，小奚用一张图告诉大家：

字段拖放在不同的区域，就会以不同的显示方式显示汇总的结果，并且同一个区域内的顺序不同，在数据透视表内汇总的先后层次也会不同。这也就是为什么透视表能完成各个维度的数据汇总。

02 透视表转普通表格

【问】：小奚啊， 老板只需要最终的汇总结果，不需要把数据明细发给他，那么怎么把透视表转成普通表格发给老板呢？

这个很简单，只需要复制数据透视表，粘贴成值就行了，如果喜欢透视表的格式还可以像小奚一样粘贴一下格式。

03 更改值字段计算方式

【问】：老板说我不仅想看每个销售这一年销售的总金额，还想看他们这一年签了多少笔合同。

在前面我们用到的是求和的计算方式，对于这个问题，我们可能就需要用到计数的计算方式了。

订单编号是文本类型，我们可以看到将订单编号拖到值字段时Excel会自动计算，因为文本类型不能求和，而金额是数值，可以求和，也可以计数。

除此之外，值字段的计算方式还有以平均值，最大值，最小值等计算，但是在我们平时的运用中，最常用到的还是计数和求和这两种。

04 插入计算字段

【问】：老板说，我还想知道每个销售以现在的年销售额他们的提成能拿多少（按千分之七来算）？

这里我们有一种偷懒的做法，直接在透视表外面乘以0.007，对于这种方法会出现两个问题：

第一，有的同学会发现写完公式下拉后，数字并不会改变，仍然是第一个的计算结果，对于这种情况可以如此操作：【文件】-【选项】-【公式】-取消勾选【使用GetPivotData函数获取数据透视表引用】，如下图所示。

但即使是解决了第一个问题，也会发现一旦改变透视表的结构，我们的计算结果就不能使用了，因为它在透视表外面不会随着透视表的改变而改变。

所以，其实最好的方法是在Excel里面插入计算字段。

05 透视表排序与筛选

【问】：老板说，把每个销售以销售额降序排列，同时，给我筛选出总销售额排名前10的销售。（老板，您的需求不能一次说完吗？）

降序排列其实比较好办，只需要选中金额所在的地方，右键选择降序排列即可。

如果存在多个字段的情况下，怎么筛选出老板想要的呢？直接使用行标签去筛选是行不通的，解决方法是：将鼠标点在列标签外面一格，然后使用筛选功能，具体操作请看下图。

06 行列百分比汇总

【问】：前面说的都是数值，但是我想看百分比怎么办？

想要值以百分比的形式显示可以：【右键】-【值显示方式】-可选择相应的百分比选项。

数据透视表有多种数据百分比的显示方式，下面我们只挑选最常用的：总计百分比、行/列汇总百分比和父级汇总百分来看。

总计百分比

当我们分析各个项目占总值的百分比时，就可以用总计百分比。例如：老板想看销售1部在服装这个产品占整个公司的销售额的多少。

行/列汇总百分比

当我们想看某个数据在行字段或者列字段的垂直维度上的占比时，就需要用到行/列汇总百分比。

列汇总百分比，例如：老板想看每个销售在单个产品上的占比是多少，我们就需要拉列汇总百分比给他看。

行汇总百分比，例如：老板想知道单个销售在每个产品的上售卖金额占比是多少，我们就需拉行汇总百分比给他看。

父级汇总百分比

当我们不想看某个数据占全部的占比，只是想看它在细分维度的占比的时候就需要用到父级汇总占比。

例如：老板说我想知道王麻子的销售额在他们团队占比是多少。

07 修改行列字段顺序

【问】：小奚，透视表自己出来的行列字段的顺序有的时候并不是我们想要的顺序，是不是只能【右键】-【移动】-【上移/下移/移至开头或结尾】？

其实小奚曾经也是这么干的，当时字段还特别多，小奚拿着鼠标点右键，上移下移了无数次，差点没崩溃。

这时领导从小奚身后飘过，实在看不下去了，说了一句：“我都是直接拖就可以了。”此刻小奚的内心戏是：“领导，我错了，是我学艺不精，你就当我是在练手指的灵活度吧！”

恩，忍住笑，严肃脸。下面来看领导是怎么拖的，上动图（前部分为上下移动的操作方式，后部分为直接拖动的操作方式）。

丢了这么大个人，不扳回一城不是小奚的风格啊，所以小奚又潜心学习，一个关于修改字段的更高阶技能出现啦！

这个技能对于反复使用的字段比较方便，平时若用得少，直接拖动会更方便一些。

【先做一个辅助表】-【文件】-【选项】-【高级】-【常规】-【编辑自定义列表】-【选择最开始建立的辅助表】-以后就只需要排序就能按我们希望的字段顺序出现了。

08 刷新与更改数据源

刷新

【问】：如果我想修改源表的数据，透视表会自动更新吗？

默认是不会自动更新的，需要手动刷新，如果是在原基础上修改，不增加行列的话，我们只需要刷新就可以了，如果有多个数据透视表可以选择全部刷新。如果害怕自己忘记刷新，也可以设置【打开文件时刷新数据】

更改数据源

【问】：我的数据源表修改了，刷新了也没有出现我修改的东西怎么办？

这种情况，就是我上面说的增加了行或者列啦，只是刷新是不行的，还需要更改数据源。

更高级的用法

有的时候我们并不想每次都去修改数据源，那太过于麻烦。又怎么办呢？

把数据源把设置成“表格”就可以解决这个问题。

只要把数据源表设置成“表格”，不管增加行还是列都不需要再去更改数据源，只需要刷新即可（注意，只针对将数据源更改为“表格”之后建立的透视表有效，这也是为什么在动图的例子里小奚要重新建透视表的原因）。

并且通过动图可以看到，设置成“表格”后，如果在首行输入公式都不需要下拉，会自动匹配。

09 透视表的复制与删除

【问】：我想复制或者删除透视表怎么办？删除必须要把整个sheet删除掉吗？

复制透视表的情况其实蛮常见的，因为有的时候选取的数据源是相同的，需要做不同维度的汇总分类，如果不想重新新建sheet，那么复制透视表后在这基础上更改字段是最好的方法。

只需要全选透视表，复制粘贴即可。

删除透视表只需要全选透视表，直接按detele键就能全部删除。

中篇：美观与布局

10 透视表的三种布局

【问】：做为一个有追求的员工，只会Excel透视表默认的呆板展示方式简直不能忍，好吗？小奚呀，为什么别人的透视表和自己的就是长得不一样呢？

那我们就要从透视表的三类展示姿势开始说起了，这三类布局分别是：压缩形式、大纲形式、表格形式。在哪里找到这三类布局呢？

【设计】选项卡-【布局】菜单栏-【报表布局】（注意哟，给透视表穿上美丽外衣的大多数功能都是在【设计】选项卡实现，这里也是我们今天的主要阵地，大家可以自己研究研究这个选项卡的内容噢!）

压缩形式

有眼尖的同学已经发现啦，其实压缩形式就是我们Excel默认的透视表格式，它主要的特点呢就是：

无论叠加多少个行字段，都只占一列。如果对这个概念还不是特别明白，可以多和下面讲到的两个布局方式做对比，相信你很快就能明白啦。

大纲形式

大纲形式与压缩形式最重要的区别就是：大纲形式有几个行字段就会占几列，即行字段会并排显示，就如我们例子中的行字段有三个，那么大纲形式的布局就会占三列而不像压缩形式只占一列。

另外，大纲形式的分项汇总显示在每项的上方。

表格形式

表格形式的透视表是小奚最常用的一种形式。它的主要特点呢是：

1、与大纲形式一样，行字段会并排显示，有几个行字段会占几列；

2、与大纲形式不同的是，表格形式是有表格的（好像在说废话，记得看图找区别噢）；

3、与大纲形式第二个不同是表格形式的分项汇总是在每项的下方，而大纲形式是在上方。

以上的三种布局形式的特点，你都了解了吗？

11 显示和隐藏分类汇总

【问】：小奚啊，你的例子里面，我只想看每个销售细分到各省份客户的销售额，并不想看销售汇总的销售额，并且那些销售汇总放在里面看得我眼花，怎么解决呢？

嗯，确实是这样，有的时候我们并不需要看分类汇总，但是透视表会自动显示，有的时候我们甚至都不需要看总计，那么怎么隐藏和显示分类汇总和总计呢？还是在【设计】选项中哦！

看完动图大家应该比较清楚在哪里显示和隐藏分类汇总和总计了吧？

不过细心的同学应该已经发现动图里一个小问题了吧？在这里小奚要考一考大家哟！

【提问】：为什么小奚选择的是在组的顶部显示分类汇总，最后Excel还是在组的底部显示的分类汇总呢？要结合我们前面讲的内容哦，知道答案的同学请大声在留言区告诉我吧！

12 标签项重复显示

【问】：对于大纲形式布局和表格形式布局，因为行字段是并排显示，特别是前面的行字段，常常一个就对应了后面多个字段，让表格不好看，怎么优化呢？

哇！这个问题好，在这里小奚要告诉大家两个优化的方法：第一个是让我们的标签项重复显示，第二个是合并行标签。

先讲让标签项重复显示：【设计】选项卡- 【布局】-【报表布局】-【重复所有项目标签】。（注意，标签重复项只对大纲式和表格式有效，对压缩式无效，想想为什么？）

13 合并行标签

合并行标签也是回答上面的提问，这是另外一个优化行字段并排显示的方式。

当然，大多数的同学可能会对合并行标签更感兴趣一点，因为小奚发现，大多数的同学在操作Excel的时候，对合并单元格尤为热衷。（虽然合并单元格一直被称为Excel处理数据时的一大杀手）

好了，废话不多说，直接上操作：【右键】-【数据透视表选项】-【布局和格式选项卡】-【合并且居中排列带标签的单元格】（注意：合并行标签只对表格形式布局有效，对大纲式和压缩式无效，不信你可以试试哟！）

14 插入空行间隔

【问】：小奚啊，我们公司的透视表数据很多，老板说看得他密集恐惧症都要犯了，该怎么办呀？（同学，你是认真的吗？）

我们在每一项之间插入空行，对于透视表数据很多的情况可能会有所帮助。

具体操作：【设计】选项卡- 【布局】-【空行】-【在每个项目后插入空行】

对于插入空行，在展示的时候会比较好，因为看起来让人不那么累。但是在日常处理数据的时候，空行会带来一些麻烦，所以处理数据时还是建议大家不插入空行哟。

15 取消字段前+/-符

【问】：透视表行标签前面总是有+/-符号，看起来有些丑，可以隐藏吗？

当然可以呀，上操作：【分析】选项卡-【显示】-【+/-按钮】

16 刷新后格式保持不变

【问】：前两天一个同事一脸悲痛地来找我，说透视表的排版布局我都做好了要给领导看，行高和列宽都需要固定，不能变，但是每次我一刷新透视表列宽和格式就全变了，要崩溃了。

不知道工作中你是否也遇到了这样的情况呢？不要心急，一招就能帮你搞定：

【右键】-【数据透视表选�...

当一个Excel表格中数据很多时，怎样筛选出其中的重复数据呢？又或者当你的表格中有很多数据，怎样避免新输入的数据与原有的数据重复呢？本文将解决这两个问题。

1. 选中数据，可以是一列也可以是一行，然后点击“开始”--》“条件格式”--》“突出显示单元格规则”--》“重复值”。

2. 如下图，左侧第一个选择框中有“唯一值”和“重复值”两个选项，这里选择“重复值”，接着设置好给重复值填充的颜色，这样所有重复值就会被标记成统一的颜色。

3. 选中标题，点击“开始”--》“排序和筛选”--》“筛选”，然后点击标题右侧的向下小箭头--》“按颜色筛选”--》设定好的颜色，就筛选出了所有重复的数据啦。

4. 要恢复显示所有选项，就请点击标题右侧的向下小箭头--》“从“xx"中清除筛选筛选”或“全选”。

5. 如果一开始测试重复值时，选中的是一整列或整行，那当你往空白的单元格输入新数据，若是新数据和旧的数据有重复，输入完毕，就会被标记出来。如图，输入“赵四”和“39”之后，会发现两个“赵四”都被标记上了红色，当由于年龄不同，年龄那个单元格就没有被标记成红色，这样我们马上就知道输入重复啦。

6. 如果设置好重复值标记颜色之后想取消怎么办？很简单，选中区域，点击“开始”--》“条件格式”--》“清除规则”--》“清除所选单元格的规则”或则“清除正工作表的规则”。

7. 使用条件格式筛选重复值只有比较新的Excel版本才支持，旧的一些版本，例如Excel2003是没有这个功能的。

在进行数据统计时，有时需要挑选出同时满足多个条件的数据。例如在进行三好学生、优秀学生等评选时，有时会需要挑选出各学科考试成绩都大于某个数值的学生，作为参评的条件之一。例如要挑选出各学科成绩都大于80的学生。这时在班级里学生较多的情况下，如果采用逐个查看每个学生各科成绩来进行挑选的方法将会花费一定的时间，还有可能因为马虎而出现疏漏，这样不但影响工作效率，还可能影响最终结果的准确性。这种情况可以考虑用Excel来帮助我们较轻松和准确的完成这个任务，这里以Excel2007为例介绍如何操作，以供参考。

在Excel中挑选出同时满足多个条件的数据可以考虑采用“AND”函数，其语法为：AND(logical1,logical2, ...)，括号内的“logical1,logical2, ...”为各种条件的表达式，如果各种条件的表达式都成立，Excel就会返回“TRUE” 否则返回“FALSE”。

但如果表格中只显示英文的“TRUE”和“FALSE”，会显得不太美观，也不够明了。这时可以组合使用其他的函数，如“IF”函数，让Excel显示我们自定义的字符。IF”函数的语法为：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，括号中的“Logical_test”为表达式（例如可以用上述的“AND”函数作为表达式），“value_if_true”为表达式结果为TRUE”时Excel返回的结果，“value_if_false”为表达式结果为“FALSE”时Excel返回的结果。

例如要从下图表格中挑选出各科成绩都大于80的学生：

●统计时可先在表格右侧添加一个显示统计结果的列，然后点击选中该列的列首单元格。

●选中单元格后，在编辑栏中输入“=AND(C4>=80,D4>=80,E4>=80,F4>=80)”，其中的C4、D4、E4、F4为该行中的学生各科考试成绩所在的单元格，>=80为判断条件，即要求考试成绩大于等于80分。如果AND后面的括号中各判断条件都成立，即各科成绩都大于等于80分，则Excel会返回“TRUE” 否则如果有一科或者多科成绩不大于等于80，Excel会返回“FALSE”。

●输入上述函数公式后，按键盘回车键或者点击编辑栏左侧的对号，该单元格中就会显示出计算结果。

●再用下拉填充柄或者选择性粘贴公式的方法在该列的其他单元格中快速填充公式，就会显示出所有学生的判断结果，其中结果为“TRUE”的表示该学生的各科成绩都大于等于80，结果为“FALSE”的表示该学生至少有一科成绩不大于等于80。但这种显示结果不太美观和明了，最好再组合IF函数来显示中文或者其他符号的判断结果。

●我们可以把列首单元格中的公式改成=IF(AND(C4>=80,D4>=80,E4>=80,F4>=80),"是","否")，即如果公式"AND(C4>=80,D4>=80,E4>=80,F4>=80)"的判断结果为“TRUE”，则Excel会显示字符“是”；反之如果判断结果为“FALSE”则Excel会显示字符“否”，这样看起来比英文的“TRUE”和“FALSE”要明了一些。

●这样再下拉填充或者选择性粘贴公式后，该列其他单元格中就都显示出中文的判断结果了。

●我们还可以用对号来表示符合条件，用空白来表示不符合条件。即把上述公式修改为=IF(AND(C4>=80,D4>=80,E4>=80,F4>=80),"√","")。

●这样，符合条件的学生就都会显示对号，不符合条件的学生会显示空白，感觉更加一目了然。

上述例子介绍的只是AND函数和IF函数相组合的一种应用方法，熟练掌握这两种函数的用法后，可以给数据统计带来更多的方便。

问题来源

数据取整，是EXCEL数据处理的最常用的方式。可能大家最经常用的是INT函数，但，INT函数并不能满足所有的取整要求。比如，今天一位朋友要按照某位数的倍数取整，INT就解决不了了。

韩老师总结各种取整函数，大家可以收藏起来，遇到不同的取整要求，可以翻出来找合适的函数与方法。

九种方法分析一：INT取整

举例：

特征：

1、对正数，直接截掉小数取整；

2、对负数，截掉小数再-1取整。

二：TRUNC取整

特征：不管正数还是负数，都是直接截掉小数取整。

三：ROUND小数取整

第二个参数为0，采取四舍五入方式取整。

四：ROUND整数取整

第二个参数为负数，采取四舍五入方式取整。

五：ROUNDUP向上舍入函数

1、朝着远离 0（零）的方向将数字进行向上舍入。

2、如果第二个参数为 0，则将数字向上舍入到最接近的整数。

3、如果第二个参数小于 0，则将数字向上舍入到小数点左边的相应位数。

六：ROUNDDOWN向下舍入函数

1、朝着零的方向将数字进行向下舍入；

2、如果第二个参数为 0，则将数字向下舍入到最接近的整数；

3、如果第二个参数小于 0，则将数字向下舍入到小数点左边的相应位数。

七：MROUND函数

1、返回参数按指定基数舍入后的数值；

2、舍入的方式是“四舍五入”；

3、数值和基数参数的符号必须相同。如果不相同，将返回 #NUM 错误。

八：CEILING函数

1、 向上舍入（沿绝对值增大的方向）为最接近的指定基数的倍数。

2、如果数值为正值，基数为负值，则 返回 错误值 #NUM!；

3、如果数值为负，基数为正，则对值按朝向 0 的方向进行向上舍入；

4、如果数值和基数都为负，则对值按远离 0 的方向进行向下舍入。

九：FLOOR函数

1、将数值向下舍入（沿绝对值减小的方向）为最接近的指定基数的倍数

2、如果数值为正值，基数为负值，则 返回 错误值 #NUM!

3、如果数值为负，基数为正，则对值按远离 0 的方向进行向下舍入；

4、如果数值和基数都为负，则对值按朝向 0 的方向进行向上舍入。

在Excel数据透视表中，也可以对数据进行筛选，筛选方法包括标签筛选、值筛选和筛选器筛选等。筛选时，既可以是单元条件也可以是多条件。在默认条件下只能进行单条件筛选，如果要多条件筛选需要添加筛选图标；添加时不能把筛选图标添加到指定列，只能添加到一个空白单元格，这与普通的Exce表格添加筛选不同。以下就是Excel数据透视表的标签筛选、值筛选和筛选器筛选的具体操作方法，实例中操作所用版本均为 Excel 2016。

一、Excel数据透视表标签筛选

（一）单条件筛选

1、假如要筛选一个服装销量表中的所有衬衫。单击“行标签”右边的下拉列表框图标，在弹出的菜单中选择“标签筛选”→ 结尾是，打开“标签筛选（产品名称）”窗口，在“结尾是”右边输入“衬衫”，单击“确定”，则筛选出所有衬衫；操作过程步骤，如图1所示：

2、另外，还可以用“搜索”的方法。同样单击“行标签”右边的下拉列表框图标，在“搜索”框输入“衬衫”，如图2所示：

单击“确定”，也可以筛选出所有衬衫，如图3所示：

（二）多条件筛选

假如要筛选服装销量表中既不是衬衫又不是T恤的所有服装。选择“数据”选项卡，选中字段名称上面的 A2 单元格，单击“筛选”图标，单击“行标签”右边的下拉列表框图标，在弹出的菜单中依次选择“文本筛选”→ 自定义筛选，打开“自定义自动筛选方式”窗口；单击“行标签”下的第一个下拉列表框，把右边的滑块拖到最下面，选择“不包含”，在右边输入“衬衫”；选择“与”，表示同时满足两个条件；再单击第二个下拉列表框，也选择“不包含”，在其右边输入“T恤”，单击“确定”，则筛选出既不是衬衫又不是T恤的服装；操作过程步骤，如图4所示：

二、Excel数据透视表值筛选

（一）单条件筛选

1、假如要筛选价格在80元以上的服装。单击“行标签”右边的下拉列表框图标，在弹出的菜单中依次选择“值筛选”→ 大于，打开“值筛选（产品名称）”窗口，在“大于”右边输入 80，单击“确定”，则筛选出所有价格在80元以上的服装；操作过程步骤，如图5所示：

2、筛选“销量”也是一样的方法。同样方法打开“值筛选（产品名称）”窗口，单击含有“求和项”的下拉列表框，选择“求和项:销量（件）”，如图6所示：

在“介于”右边输入 700 与 900，如图7所示：

单击“确定”，则筛选出所有“销量”在 700 到 900 之间的服装，如图8所示：

（二）多条件筛选

1、假如要筛选“价格”大于等于 40，“销量”在 500 到 600 之间的所有服装。选中 A2 单元格，选择“数据”选项卡，单击“筛选”，“价格”列和“销量”列都添加了筛选图标，单击“价格”右边的筛选图标，在弹出的菜单中依次选择“数字筛选”→ 大于或等于，打开“自定义自动筛选方式”窗口，在“大于或等于”右边输入 40；单击“销量”右边的筛选图标，在弹出的菜单中依次选择“数字筛选”→ 介于，打开“自定义自动筛选方式”窗口，在“大于或等于”右边输入 500，选择“与”，在“小于或等于”右边输入 600，单击“确定”，则筛选出“价格”在 40 以上，“销量”在 500 到 600 之间的所有服装；操作过程步骤，如图9所示：

2、如果数值筛选列在三列以上，按照上面方法继续按条件筛选即可。

三、Excel用筛选器筛选

1、假如要筛选销量中包含 5 的服装。单击“屏幕”右边“数据透视表字段”下面的“销量”，取消勾选，把“销量”拖到“筛选器”下的列表框中，则“销量”被自动填充到 A1 单元格并添加筛选图标；单击筛选图标，在弹出的“搜索”小窗口中，输入 5，随即列出包含 5 的所有项，单击“确定”，只筛选出一条销量中包含 5 的服装记录；再单击“筛选”图标，勾选“选择多项”，再次输入 5，不仅列出所有包含 5 的项并且全都勾选了，单击“确定”，则筛选出所销量中包含 5 的服装；操作过程步骤，如图10所示：

2、可以同时把多个字段拖到“筛选器”中，每添加一个字段，在 A1 单元格下自动填充该字段和添加筛选图标。