日常办公所用到的OFFICE大家都知道，今天我们来说下其实Excel是简单的、强大的，在职场上甚至被当做效率的代名词。然而现实却是，很多人不会高效地用好这个工具，因为其使用方法造成的低效让他们恨透了Excel。那么怎样使用Excel才算是正确的方式呢？本文将列举3个最被大家误解和滥用的Excel功能，帮助大家真正地提高自己的工作效率。

快速访问工具栏与Excel功能区应该是最被大家滥用的Excel功能之一。

普通人要调用某个命令通常都是单击相关的选项卡然后再找到要使用的命令区点击，如下图所示（调用高级筛选）：

高手要调用某个命令，通常都使用快捷键。例如调用筛选使用：快捷键Ctrl+Shift+L或者Alt+A+Q。高手都知道office任意软件的任意命令都可以利用Alt+数字键或者字母组合键去掉用。在快速访问工具栏的命令使用Alt+对应的数字快捷键去调用。在功能区的命令则使用Alt+字母组合键去调用。以上图的界面为例：

降序排序可以使用Alt+1组合键调用，清除格式可以使用Alt+4组合键调用。

这里的数字是根据快速访问工具栏从左往右的序号来定的。快速访问工具栏第一个命令是降序排序，因此使用Alt+1调用……

最后说一下，调用高级筛选的快捷键为：Alt+A+Q。按下Alt键时，每个选项卡上对应一个英文字母，按下相应的字母即可打开相应的选项卡，然后看到选项卡下的每个命令上也出现了相应的字母或者字母组合，按下相应的字母或者字母组合，即可调用相应命令。

查找与替换是Excel中最为基础最为实用的功能之一，然而很多情况下这个功能却被滥用了。

例如类似下图的表格，我们需要将A表中的信息填入到B表中去，很多菜鸟正式利用查找与替换功能来做的：

复制--查找--复制--粘贴

这个表格数据量还蛮大的， 而且要填入的内容单元格非常多，速度慢不说，还容易出错。

如果是高手来完成这个任务该怎么做呢？其实对于高手而言，解决这个问题的方法有很多，但最常用的最简单的，用下面这条公式就够了。

公式如下：

=VLOOKUP($K5,$B$4:$H$524,MATCH(L$4,$B$3:$H$3,0),0)

这一点在Excel小白用户中表现最为突出，例如下图，我们需要根据左侧表格完成右侧的右侧表格的统计：

菜鸟用户经常会想到用统计函数来做，SUM函数、SUMIF函数、Subtotal函数……要完成的表格至少需要写两个以上的函数，而且，当领导想看的数据改变，他们还得重新写函数。

面对此类需求，Excel高手从不炫技，他们往往会选择使用最为简单的数据透视表来完成这个需求，如下图所示：

技巧：选中左侧任意单元格，按下快捷键Alt+N+V插入数据透视表，在打开对话框中单击确定，然后拖动月字段字行，拖动部门字段至列，然后拖动发生额字段到值即可。

我们在使用表格的过程中，大部分时候我们都会使用默认的视图——普通视图，并不会去更改，如果能够灵活的使用各种视图，我们可以更舒适的进行编辑、预览和打印表格。小编和大家一起来学习Excel有哪些视图种类，提高我们的工作效率，找到最适合你的EXCEL视图模式。

我们可以通过两种方式更换视图模式：

l 打开Excel，在界面的右下角有可更换的视图按钮。

l 切换到【视图】选项卡→【视图】组中有可更换的视图按钮。

一、EXCEL普通视图：此模式为表格默认格式。

二、EXCEL分页预览视图：更清晰的显示页面，并显示所在页面为第几页。

三、EXCEL页面布局视图：在“视图”选项卡，单击“页面布局”按钮，可以切换到页眉布局视图。在该视图中可以添加页眉和页脚。

四、EXCEL自定义视图：当整表比较大的情况下，为同一表格中不同的区域设定各自的自定义视图，可一快速展示、突出查看某个区域。

以上。

希望大家在阅读之余，多加练习办公软件Office的使用，提高我们的工作效率，成为职场高效率的一员。我将在每周都进行内容更新，大家一起学习，共同进步。

实用小百科【别说你会EXCEL 你可能对操作界面都一无所知】有的小伙伴简历上写着熟练使用EXCEL，但可能对操作界面还不熟悉！你知道折叠、展开选项卡有什么用吗？如何批量插入、删除多行多列？多表格快速切换怎么实现？用得到的Excel小技巧，看似不起眼，其实能大大提高工作效率！

来源：公安部交通安全微发布

今天学习的东西，很简单，但比较有意思 一点。也是换换口味，前两天学习的都是关于计算的东西，计算只是最最初级的东西。我们来看看怎么利用excel来朗读单词，文字等。你会觉得很难吧，告诉你，简单到难以置信，就一句代码，搞定。

Sub speak()

CreateObject("SAPI.SpVoice").speak Range("a1").Text

End Sub

同时，需要在excel中的A1单元格，写上需要朗读的内容，比如我写上的内容是“Hello,美女”。然后点击运行，就可以朗读了。

注意：window7系统，中英文都可以朗读，XP系统，有可能只能朗读英文。更改A1单元格中的内容，然后再次运行程序，可以继续朗读。试试啊。

如果你更改A1单元格中的内容，再切换页面，是不是很麻烦呢？今天再教大家做一个按钮，放在excel中，就不用来回切换页面了。对了，忘记告诉大家了，excel界面和编程界面的切换快捷键为：ALT+F11.下面为制作按钮的步骤：

1.在excel界面的“文件”菜单下，双击“选项”，然后弹出步骤2的界面。

2.选择“自定义功能区”，勾选右边的“开发工具”，点击确定。

这是excel的菜单栏中，多出了一个菜单“开发工具”，见下图所示。

3.选择“开发工具”菜单，然后依次选择“设计模式”，“插入”，弹出“表单控件”，选择第一个按钮，然后在excel中拖出一个小矩形框，

然后松手，就会弹出一个对话框，要求制定宏，如下所示，选择即可，然后确认。这时excel中多出一个小矩形的按钮，点击按钮就可以朗读了，

不用再切换到编程界面。

今天就介绍到这里了。

前几天有一位小伙伴给我留言说“她在每天工作的时候，能不能在启动Excel的时候，就直接把需要的工作表直接打开，我们通常都是先找到文件夹，找到需要打开的工作表，然后再双击打开。我们先介绍在Excel如何快速秒开、切换和关闭多个工作表，后面再来为这位小伙伴作提出的问题做解答。”

很多时候我们我们需要打开很多个工作表的时候，相信大家都是直接在桌面直接双击要打开的工作表，那大家有没有在工作很忙的时候需要打开另外一个工作表的时候，要回到桌面找到需要打开的工作表再次双击打开，假如你有几十工作表要打开，依次一个一个去打开，反复重复此步骤会不会觉得即浪费时间，又扰乱心情呢！

接下来小爬就来为大家介绍一下如何快速秒开多个工作表：

首先，我们在桌面按住Ctrl键，鼠标左键点击需要打开的工作表（选择需要打开的工作表），按回车键（Enter），多个工作表同时打开。

如何快速在多个工作表间进行切换：

当多个工作表同时打开时，特别是做数据、财务、销售统计等在工作上经常是用Excel的小伙伴的问题就出来了，那就是如何秒开在多个工作表，我们按住Ctrl+tab键这样就可以快速在多个工作表间进行切换。这是office通用的快捷键。

如何快速的关闭多个工作表：

其实Excel本身中就存在这个功能，就是当你多个工作表同时打开时，我们可选择全部关闭的按钮，我们很多时候在菜单栏却找不到这个功能。我们如何调出这个功能呢？有两种操作方式：

第一种操作方式：找到自定义快速访问工具栏，这里的倒三角形，选择其他命令（图1）；把常用命令改为所有命令（图2）；找到全部关闭，点击添加，点击确定（图3）；假如大家需要添加其他功能或菜单栏中没有的功能也可以通过这个方式添加；点击全部关闭即可关闭所有打开的工作表（图4）。当关闭完以后Excel的主界面还在。

第二种操作方式：多个工作表同时打开，我们主要推荐大家使用第二种方式，按住Shift键，用鼠标点击工作表左上方的×，这样我们就直接全部关闭了，这时候Excel的主界面也不存在了。

最后我们就来分享一下文章开始提到哪位小伙伴所阐述的问题吧：

我们怎样才能做到启动Excel时就启动呢，我们点击“文件”找到选项，找到“高级”下滑找到“启动时打开此目录中的所有文件”（图5），我们把需要打开的文件夹路径复制粘贴过里就可以了（图6），相当于告诉Excel我在之后的启动时，帮我把这个目录的文件打开，点击确定。这样我们就大功告成啦！

上期回顾：32位操作系统word转swf格式转换器

每个EXCEL、WPS达人和管理者，虽然不一定会编程，却都有一个编程梦，总希望把工作和管理进行批量化、智能化、协同处理，以提高效率，然而EXCEL功能是有限的，无论对EXCEL玩的多精通，软件的功能也很难实现。今天就给普通的你，分享一个类EXCEL平台的工具，可以像用EXCEL那样去搭建你想要的软件和APP。你也可以变成IT达人！

你想不想用excel做一个，功能强大又好用的管理软件？

用EXCEL的方式，搭建真正的软件系统，可行吗？

我们说的真正的软件，必须得具备智能录入、数据校验、工作流程、多用户协同、数据共享、用户权限控制，三方软件对接、手机APP应用、拍照上传、统计查询、附件上传、组织架构管理……。等等，传统代码编程开发软件具有的功能，它都得有。

那用EXCEL的方式可以做到么？肯定可以！但绝不是EXCEL和WPS，而是一款类EXCEL平台，云表！

可以兼容EXCEL用法，比如自定义表单样式，拖拉拽的操作方式、导入导出EXCEL……等等，也就是说你只要会用EXCEL或WPS就能用云表。

看一下上图：能不能发现，云表设计器界面与EXCEL界面有哪些差别？而且云表设计界面和EXCEL长得还挺像的，不过他们可没有血缘，顶多和WPS有点亲戚关系，云表开发团队源自金山系创业者，就是WPS团队出来的。而且，云表完全独立，不用安装WPS或EXCEL就能使用。

会画表格就能快速搭建管理软件，请看有多方便！

只需要用EXCEL的操作方式，把软件需要用的表单或界面样式画出来（只要你愿意，就能画得很漂亮），比如采购单、销售单、库存表、报表等基本表格样式，然后用中文公式（纯中文，会认字就能看懂）把表间关联配置好，设置好组织架构和用户并分配不同权限，还有设置好相应的业务流程和审批流程，再加上导航（也可以不要），那这个软件就完成，如果需要和已有软件比如财务软件等对接，也是可以的。

一键自动生成APP，手机上随时随地使用！

上面把软件功能搭建完成后，只需要在手机端安装云表APP并简单配置一下，另外在云表设计界面勾选适用手机APP，那这个功就可以在手机上使用了。是不是超级简单，整个过程，完全不用编程。

云表做的手机APP

说的可能比较笼统，可以到官网安装个软件做一遍就明白了。

如果您已经学习了01和02课的话，相信您对Excel也有了一定的了解并且也做好了学习的准备！接下来我们就一起来认识一下Excel2016的界面！为以后更好的使用Excel打下基础！

开始吧！Excel2016的界面我们可以把它分为三个区域来记！

当我们第一次打开Excel2016时，难免会被选项卡里的这些密密麻麻的功能按钮给吓倒了，繁多的功能也让我们这些初学者摸不着头脑，不知道应该如何下手学习或使用！

其实大家不用慌乱，Excel2016早已为我们做好的分门别类！接下来我们就来一起认识一下！

1.快速访问工具栏

此可自定义的工具栏用于保存常用的命令。无论选择的是哪个选项卡，快速访问工具 栏都始终可见

2.当前工作薄名

3.这是Windows最经典的三个按键了，最小化/最大化/关闭。

4.功能选项卡，这就是Excel2016为我们分好类的常用功能了，也是各Excel命令的主要位罝。单击选项卡列表中的项可改变功能区所显示的内容。

5.功能选项卡里的常用功能按钮！

工作区说明

这些都是成为高手必须要学习的，必须要掌握的，之后的学习内容也是基于这些开始的！

状态栏说明

今天的界面就学习到此了，精彩的内容还没开始呢，你都学会了吗？想学习的更多的Excel知识，记得每天都来学习哦！

Excel 2013与Word 2013的界面有相似之处，又有不同之处，Excel 2013也有快速访问工具栏、标题栏等，不同之处在于编辑区，现在将对Excel 2013界面的组成部分进行介绍，如下图所示：

Excel 2013和Word 2013一样，都是Office 2013中的一个重要组件，其功能非常强大，通常用于表格处理，数据计算，也可以用来进行图形绘制、直方图制作、报表制作、以及简单的图片处理等。下图是Word 2013的初启界面，和Word 2013的启动界面类似。这里为了更加方便的让大家有一个了解，再给大家详细的介绍一下：

Excel 2013的初启界面各区域功能说明如下所述：

1、Excel标签；

２、最近使用的文档：这里主要展示Excel中我们操作的电脑最近打开过的文档内容，这里，如果我们要编辑或者查看的文档是最近打开过的，那么就可以在这里找到之后并单击打开（这里只展示最近打开过的20篇文档）；

３、打开其他工作簿：如果我们要编辑或者查看的工作簿超出了最近使用20篇的数量，那么我们就需要在这里单击，会弹出“打开”文档对话框，再到“打开”文档对话框中进行查找；

4、空白工作簿：单击此处，会直接新建一个空白工作簿；

５、登录以充分利用Ｏffice：如果你是Ｏffice的会员，那么你可以联网后获取更多的资源；

6、Excel 2013软件控制按钮：最小化、最大化和关闭软件控制按钮。

对于Excel 2013这个版本的初启界面，大家需要和以往的Excel 2010和Excel 2007相区别，因为以前的版本是没有以上界面的，有的是和下图所示的相似界面。

Excel 2013的文档界面各区域功能说明如下所述：

1、Excel标签：用于操作软件的整体控制功能，如：最大化，最小化，向下还原等功能，单击即可展示；

２、快速访问工具栏：用于放置一些常用工具，在默认情况下包括“保存”、“撤销”和“恢复”3个按钮，用户可以根据需要进行添加或删除；

３、自定义“快速访问工具栏”按钮：用于“快速访问工具栏”的自定义，如添加或删除工具；

４、标题栏：用于显示当前工作簿名称；

５、软件帮助按钮：用于寻找软件使用过程中遇到的问题；

６、功能区控制按钮：用于切换功能区的显示状态，如：功能区的显示与隐藏；

7、窗口控制按钮：包括“最小化”、“最大化”和“关闭”3个按钮，用于对文档窗口的大小和关闭进行相应的控制；

8、文件菜单按钮：用于打开“文件”菜单，菜单中包括“打开”、“保存”等命令；

9、功能选项卡：用于切换选项组，单击相应标签，即可完成切换；

10、会员登录按钮：用于软件会员功能的登录与访问；

11、功能区：用于放置编辑文档时所需的功能按钮，各按钮按照相应的功能整合成不同的区域；

12、名称框：用于显示光标当前所在的位置；

13、函数插入与编辑：用于函数和插入、确认与删除；

14、编辑栏：用与编辑和修改单元格内容；

14、垂直滚动条：用于上下拖动控制文档的上下滚动；

15、全选工作表按钮：用于全选整个工作表；

16、列标：用A、B、C……等显示每一列单元格的标号；

17、行号：用1、2、3……等显示每一行单元格的行号；

18、垂直滚动条：用于左右拖动控制文档的左右滚动；

19、水平滚动条：用于左右拖动控制文档的左右滚动；

20、工作表选择移动按钮：用于移动到所需要选择的工作表（注：也可以直接用鼠标来选择）；

21：工作表标签：用于区分工作簿中不同工作表的内容，每个标签均可重命名，方便查找工作表内容（注：每一个工作簿中最多能建255张工作表）；

22：新建工作表按钮：单击即可建立一张新的工作表；

23、视图控制区：用于切换文档视图方式和缩放文档查看比例；

24、表格编辑区：用于编辑表格的工作区域。

以上是对Excel 2013软件界面各功能简单介绍，更多内容欢迎关注我们，我们将不断更新。同时，需要了解Word 2013界面的读者，可以输入“高效办公从入门到精通——Word 2013界面认识”进行查找。

当我们启动Excel工作簿后，直接展示在我们面前的就是工作表的操作窗口，面对着熟悉的界面，基本的组成部分又是什么呢？今天小编就来带大家一起学习和了解工作表操作界面。

一、标题栏

标题栏位于工作表的最上方，其窗口的最左侧是【控制菜单】按钮，可进行最大化、最小化、关闭等操作。

控制菜单的旁边的几个功能键位置被称为【快速访问工具栏】，主要为添加用户频繁使用的工具，可以点击右侧的下三角按钮，进行 快速访问工具栏的自定义操作。

正中间位置为工作簿名称-Excel。最右侧五个按钮分别为：帮助、功能区显示选项（显示或隐藏功能区、选项卡、命令）、最小化、最大化、关闭按钮。

二、功能区

功能区位于标题栏下方，提供了工作表用于操作的命令，包含了不同的选项卡，每个选项卡由不同的细化【组】组成，然后每个组又是由不同的命令最终组成，单击其中的命令按钮就可以执行相应的命令。

其中，一些【组】的右下角有一个小箭头的按钮，则代表，单击此按钮将弹出一个带有更多命令的对话框操作界面。有一些命令的使用会引起上下文工具选项卡，例如图片工具、图表工具等。

PS：点击【文件】按钮，可打开Excel的后台界面，在此可以进行更多操作，比如新建、保存、打印、选项等功能；

三、编辑区

【编辑栏】位于功能区的下方，包括名称框、取消-输入-插入函数按钮、编辑栏三部分组成。

【列号】位于编辑栏下方、工作表上方的位置，以大写英文字母为列的名字，点击对应列号即可选定该列。【行号】位于工作表左侧纵向与列号相连接，以阿拉伯数字作为行号，同样单击其中的行号可选定该行。

其中，行号与列号相交的位置，有个面向工作表的三角形，此为快速全选工作表按钮。工作表内由单元格组成，为行与列交叉产生的长方形区域，是为Excel中最小的操作对象。

四、状态栏

状态栏为界面最下方位置。Excel与其他软件不同，状态栏分为两部分。

第一部分为工作表标签并显示工作表名称，单击工作表标签可在不同的工作表之间切换。其右半部分为滚动条，调节工作表的显示内容。

第二部分状态栏显示有关当前活动的相关信息，包括平均数、求和、计数等信息，可进行自定义。其右半部分为工作簿视图按钮，单击可进行视图切换以及显示缩放比例尺，可调整工作表显示大小。

欢迎关注，以上。

Visual Basic for Application（简称VBA）是一种必须依赖母系程序方能使用的程序，属于VB程序语言的一个子集。我们常用的Excel电子表格除了常规的可视化命令之外，还可以通过VBA代码来操控Excel实现一些较复杂的逻辑运算及统计分析等。我们不仅可以使用代码实现数据的统计运算，还能实现图表的自动生成于刷新，以及图形的旋转与移动。在网上我们可以找到有很多大牛基于Excel的VBA，开发了一些具有特定功能的代码，以及酷炫的游戏界面等。如果您对这方面感兴趣的话，那你必须掌握的第一步操作就是打开VBA界面来认实它。

闲话少聊，下面就重点介绍一下从Excel窗口切换到VBA界面的操作技巧。

方法一是通过功能区的选项卡来实现。首先在菜单栏中找到开发工具项，然后在代码功能模块中找到Visual Basic命令按钮，单击它即可快速切换到VBA界面。若菜单栏中没有开发工具这一项，需要设置自定义功能区下的主选项卡来调出该命令。

2.方法二是通过工作表标签来实现。首先在Excel界面左下角找到工作表标签区域，右键单击任一一个工作表标签，本教程以Sheet1工作表为例，在弹出的右键菜单中选择查看代码命令，随后即可激活VBA界面。

3.方法三是通过快捷键法实现。在Excel操作界面下，按下组合键Alt+F11即可快速切换到VBA界面；在VBA界面下按此组合键即可快速关闭VBA窗口。