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任务分解

任务分解是成功项目管理的第一步。也就是WBS。

如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动

/ WBS分解的原则 /

横向到边即百分百原则——指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。

纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。

/ WBS分解的方法 /

至上而下与至下而上的充分沟通

一对一个别交流

小组讨论

/ WBS分解的标准 /

分解后的活动结构清晰

逻辑上形成一个大的活动

集成了所有的关键因素

包含临时的里程碑和监控点

所有活动全部定义清楚

总之，无论是使用excel，还是使用project，或者是其他工具，任务分解是第一步，学会分解任务,只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。

任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息：

1.任务定义：即使线下沟通过，但是在这里的撰写，还是要尽可能定义清楚，是“确认”还是“交付”，或者“完成”，在工作量上是不一样的概念。

2.最晚开始与截止日期：这里没有用“时长”和“开始时间”，而是用了“最晚开始”和“截至时间”的组合，是因为，截至时间是每项任务经过最终的deadline加上讨论得到的每项任务的“时长”倒退得到的。

所以，截止时间是每项任务必须要保证的。我只需要每个负责人知道这一点。而最晚开始时间是截至时间减去“时长”得到的。

但是最早开始时间我并不关注，他们什么时候都可以开始，但是我会根据这个最晚开始时间来发出提醒——根据你进行的资源评估，你再不开始就来不及了～

3.关联任务：设置前置和后置关联：对于任务之间的影响关系一目了然。A任务<：代表受前面a任务影响，若a任务不完成，我无法开始。>A: 代表本任务是下面A任务的前置任务，若本项任务不完成或有延迟，下面A任务会受影响。这个后面再细说。

4.当前状态：项目管理表需要每日检查，时时更新，并将重大变化时时通知给相关方。当前状态可以让每项任务的完成情况一目了然，并将延迟的任务重点标识出来。

5.负责人：每项任务都需要指定一个负责人，而时间点和交付物的标准已经得到了该负责人的正式确认。

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顺藤摸瓜的任务关联

当犀利哥来找你说，我的任务的截止时间点我不能保证，我要延后2天，通过这个后置关联，你能够马上给犀利哥解释说，你的截止时间如果要后延，会导致你的后置任务即1.8无法如期开始，当我们在看1.8任务时，又会发现1.8若有延迟，会影响2.6无法正常开工……因此，若要中途调整项目任务，就需要将相关方叫到一起，评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。

3

花花绿绿的甘特图

虽然颜色是土了点，但是将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。在一个小项目里，很容易为各种角色指定一个标志色。如此，他打开这个计划表，直接搜寻他的标志色，就对他的任务非常清楚。

——在项目经理排资源时，也很容易一眼看出某人的资源利用情况：有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和，有没有有效利用某人的资源等等。

在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：

【心得】

尽量确保资源得到最大的利用，通过甘特图的形象化展示，你可以对你的项目小组的人每个时间在做什么一目了然，基本上不会出现空白的阶段，如果不受其他项目的影响，所有人的资源都在这张图里了。

尽量保证一个人的资源不会在多条任务里并行，除非是两个任务都是50%的资源投入，且必须要一个人同时做——比如上图里的犀利哥的任务时间，出现了并行，就是不太合理，需要被规避的。

使用不同的颜色来标注任务，让多人协作时，只看颜色就清楚自己的时间点是什么。

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关键里程碑

所谓关键里程碑是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

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强大的筛选功能

excel提供了强大的筛选功能，让你在管理复杂的任务时，也能够游刃有余。

/ 按负责人来筛选 /

/ 按当前状态来筛选 /

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冻结窗格，让软件更加像project

我们也期望excel做出来的计划表，能够在拖动查看视图时，日期行和任务行能够锁定在原地不动。使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。

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与Project相比的不足之处

1. 甘特图不能够自动生成，需要手动去填充颜色。每次去更改和调整时间，都需要去重新填充一下甘特图。

2. 无其他project提供的高级功能（鉴于我确实没有深入研究过，所以也不清楚，但是貌似目前也不需要那些功能）

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如何制作

/ 做法 /

Step1：预留左侧6列

Step2：将其余列选择足够多，然后“右键”选择“列宽”，将列宽改成1.8-2.5之间即可

Step3：预留以上3行，左侧6列以上3行用以写项目名称以及任务分解字段名，右侧被改变列宽的头部3行，用来填充日期。

Step4：日期与星期填充，excel其实有强大的自动完成功能，不过日期目前我还没找到自动从今日开始填充的方式，星期的填充，你可以输入一，二后直接使用自动填充工具完成。

Step5：输入已经确认的任务分解结果，输入已经排好的日期，并根据这些填充甘特图

Step6：适当美化，保存分享

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小功能

1.自动填充真实的日期（星期是已经实现了，但是日期到了30，31号不能够自动从1开始填充）

实现办法：在第一个日期的单元格（假设该单元格是A1）中填入起始日期，比如2010/12/01，在其后的单元格中输入公式=A1+1，然后横向拖曳即可。

同时为了使2010/12/01显示为“1”，可右键选择“设置单元格格式”，在自定义类型中输入d

2.每次打开软件，将当日的列自动标注红色

假设日期在A1单元格中，选择格式菜单中的“条件格式”，选择公式，然后输入= IF（A1=today（）,true,false)，将底色设置为红色即可（heidi目前没有实现整列标注红色，只是单个单元格标注成了红色，以后再研究研究～）

当然，软件和工具只是软件和工具，计划如果不在日常工作中时时检查，仍然就只是计划，不能真正发挥价值。

excel来做项目管理的好处是一般人的电脑上都会安装excel，便于你共享项目计划，但是依然要不断地进行“过问”，及时更新项目每项计划的进度，才能够真正发挥出项目管理的作用。

来源：Heidi格物志

运营部门、职能部门在使用表格向用户、合作伙伴或内部员工收集信息的时候，若不对数据格式加以限制，得到的反馈数据很可能千奇百怪，五花八门，对后续的统计分析环节将造成严重阻碍。这类问题，我们叫做数据有效性问题。

excel中的【数据验证】功能为数据有效性问题提供了不错的解决方案：为单元格预设一个有效的填写范围，目标对象在填写单元格时不需要手动输入，而是点击一个下拉箭头，从下拉框中预设的范围内选择选项，能有效避免格式不规范的问题，保证反馈信息的有效性。

（配色丑，完全是excel的锅）

效率得以提升的本质是我们把填空题变成了选择题。剩下的问题就只有我们该如何为这些题目设置可选项了。

如何为单元格添加数据验证

选中需要为其做数据验证的列，点击菜单栏【数据】→【数据验证】，弹出设置框。

在[允许]列表中，我们可以选择为数据规定格式、类型、长度等，其中，自由度较高、适用度较广的数据范围设置规则可以选择[列表]方式（windows系统可能叫做[序列]），意思就是我们给这个区域随意规定一个可以填写的数据范围。

序列的[源]有三种方式导入：

1）当我们的可选项比较多的时候，优先推荐的方式是提前在表格的其他区域或标签页完整罗列这些数据，而后设置数据验证的[源]可以通过拉取的方式选定这些数据序列。这样做的另一个好处是，如果我们需要对选项进行修改，只需在序列数据区域完成修改，数据验证下拉框中的选项也会同步变更。

2）方式2跟方式1的准备工作相同，只是我们不需要手动拉取源数据区域。我们为数据区域设置一个名称，假设叫做X，那么在[源]设置框里输入“=X”就能产生同方式1的效果。

附加知识点

设置区域名称的方式是：选中某个区域，在左上角的输入框中为其命名。

3）如果数据不多，也可以直接在[源]中手敲这些数据，以半角逗号“,”隔开。

数据验证的运用实例

除了开篇所说的回填信息场景，数据验证在进行项目进度管理的时候也非常有用。比如上周向各医院收集宣传材料的工作中需要实时记录医院的反馈进度，医院是否需要上线，确定上线的医院提交材料的情况是怎样等等。于是我提前为进度状态列添加了一个数据验证条件，设置好三个状态：暂不上线、材料准备中、已提供。当每家医院的进度有变更时我只要下拉选择一个状态就可以了。

进度状态被标准化后，我们还可以对各种状态下的对象进行高亮标记和动态计数，当进度状态变更时与之对应的底色会随即改变，同时右上角设计了一个计数区域，对不同状态量做实时统计。这些方式都能帮助我们更好的管理项目进度，使当前进展情况一目了然。

（请忽略这bug一样的画风）

excel教程还是比较适合视频演示，文字实在耗费心力。有点累，所以其他的excel技巧我们下次再说。

每期get一个快捷键

在一个几万行的表格中想要快速定位到数据的最末行，使用滚动条会显得十分低效。其实我们只要按住“command”+“↓”（windows系统是“control”+“↓”）就可以从当前位置直接跳至最末行。同理，把方向键变为↑、←、→，就可以定位到最上行、最左列、最右列。

再同理，在上面的基础上同时按住shift键可以选中所有路过的列/行哦！

前言

在北京住总集团，有一支优秀的“铁军团队”——张海松青年突击队，他们是万科第一个80米高的装配式住宅的建造者！这是一支以80后为骨干的北京市标杆突击队，他们带领新型产业技术工人，让造房子变得更科学、更环保、更高效。正是这样一批优秀的青年突击队，走在通往未来的建筑之路上探索极致，让住宅产业化梦想成真。

张海松青年突击队

施工现场的工业化管理，以造汽车的方式建造建筑，以生产汽车零部件的精准要求，完成每一个施工模块，它是将工厂化生产的精准要求运用到施工现场，如果没有合理的施工部署、没有细致的计划排布和工序衔接设计、没有成体系化的施工工艺来支撑，是很难做到的！

接下来，我们就来分享一下这个“铁军队伍”的进度计划编排及进度管理经验！

工程概况

百子湾公租房工程是北京市保障性建设住房，建筑面积22.28万平方米，地下建筑面积8.81万平方米，地上建筑面积13.47万平方米。

是由于项目体量大，现场分组团进行施工管理，包含1、5、6三个组团。包括1#、2#、9#、10-1#、10-2#、10-3#住宅楼、锅炉房以及地下车库、配套商业。其中1#、9#、10-1# 、10-2# 、10-3#住宅楼4层以上为全装配式结构；2#住宅楼为超低能耗被动房。

项目俯视效果图

本工程住宅楼外形复杂，均呈Y字型，顶层高低起伏，最高层数27层，最低层数11层；外墙立面效果为清水混凝土涂界面剂。整体工程从正负零往上共分为3个层次：

1、城市层主要由配套商业组成

2、社区层主要由架空层（飘板层）组成，供居民休闲活动。

3、组团层主要由住宅楼组成。

项目结构组成

工程重点难点分析

1. 本工程住宅楼外立面呈Y字型，地上三层开始全部采用预制构件施工，塔吊布置及吊重要求（最重构件重量6.2吨）为工程的难点。塔吊的布置，需要同时满足以下三个要素：

（1）满足塔吊拆除要求

（2）满足构件吊运要求

（3）满足施工进度要求

本工程共设置8台塔吊，其中1号塔吊和4号塔吊施工，完±0.000m后进行安装

项目塔吊布置图

2. 从车库顶板至地上7m位置，分布有拉梁层、配套商业、飘板层，合理组织此部分施工是工程的重点。

主要施工方法

1. 前期策划：根据本工程内装工业化湿作业少，部品安装特点，重点策划穿插整体计划，流水计划，材料计划，合同计划。以9号楼为例，共分3个流水段，2塔2线施工,7号塔负责1、2段施工，8号塔负责3段施工，标准层结构施工计划如下表所示，红色代表塔吊占用时（下表前五行是塔吊用时汇总）：

装配式结构标准工期表

2. 过程管理：实行前锋线管理，时刻掌握现场进度，随时纠偏，确保穿插顺利进行。

工程进度管控指导思想

利用PDCA循环进行进度动态管控

利用斑马梦龙网络计划的前锋线动态管控功能，围绕计划进行持续的PDCA循环优化，将变化作为计划的一部分，实时纠偏，解决计划与变化之间的动态平衡！

1、结合项目施工合同中规定的工期目标，通过编制总控形象进度计划确定关键里程碑节点；

2、在地下结构施工阶段、地上主体结构施工阶段、装修阶段，分别编制阶段里程碑网络计划，按照月绘制前锋线进行实际进度与计划的对比分析，进而进行进度检视和纠偏；

3、每月编制月度计划，按照周绘制前锋线进行实际进度和计划对比，进而进行进度检视和纠偏。

其实，每做一次前锋线动态管控，我们就打通了一次进度管控的PDCA循环。

网络计划在工程进度管理中的应用

施工准备阶段

利用斑马网络计划软件，我们绘制了总控形象进度计划，确定了出正负零、主体结构封顶、二次结构完工和装修结束几个关键里程碑时间节点：

总控形象进度计划

从上图中，可以清晰看出每个任务和楼层可以直观对应，非常形象直观；本计划中有三条主要斜线，从左往右，分别代表主体结构施工、二次结构施工和装修阶段施工等三个专业的任务；在每一个时间点从上往下看，可以看出所有楼层的施工情况，工作面的利用情况，快速建立起计划的全局观，给甲方汇报和给施工队伍交底时，大大提升了沟通效率！

其实，在两年前，我们就曾和斑马进度在“万科第一个80米高的装配式住宅项目-金域华府项目”中，深入的开展过关于网络图计划编制的探讨交流，当时由于工期紧，任务重，需要大量的穿插施工，我们花费了大量的时间利用Excel进行编制网络图形象进度计划（下表所示），以便能够更好的指导施工，计划编制过程耗费了我们很长时间，可编制完成后发现，在实际计划实施过程中，很难快速的对计划进行调整，调整过程简直就是噩梦：

万科第一个装配式住宅利用excel绘制的形象进度计划

还好，现在的这个项目有斑马网络计划这样专业工具的辅助，才让我们从繁琐的人工计算中脱离出来，我们也深信--“计划不是编出来的、画出来的，而是算出来的！”

基础施工阶段

起初，在基础施工阶段，我们运用project进行施工计划的编制，由于现场的种种原因，实际进度与施工计划经常出现偏差，导致编制的施工计划不易调整，运用project计划调整过程中，我们发现，这种形式不易分析出是具体哪一项工序滞后导致总工期的滞后，以及某项工序延误会导致总工期滞后的具体时间。

经过权衡，我们采用了斑马网络计划的前锋线功能进行进度跟踪与管控：

利用“前锋线”进行进度分析

在施工过程中出现偏差，利用软件中“前锋线”功能，可以非常直观的、快速的查找到滞后的工序及滞后的时间，直接呈现总工期的滞后时间，准确对滞后工序进行合理时间调整，极大缩短了我们查找滞后，分析原因，做出调整的时间，为后续施工更好的争取了宝贵的施工时间。

同时，我们运用软件内“进度对比分析”功能，可以及时生成计划报表，将当前的每个工作的实际进度和计划的对比信息输出表格，下发给相关工长，督促其及时采取纠偏措施。

进度对比分析输出表格

如果想要知道当前实际进度对于未来工期和后续工作的影响，还可以利用“预测实际进度”功能进行工期预测，预测出当前实际进度对于未来工作和工期的影响，并重新计算关键线路，方便我们及时、有针对性的、正确的采取纠偏措施，直到赶回工期为止，避免了盲目赶工！

预测实际进度，风险实时预警

如果要调整计划，对计划进行优化修改，则利用“拉直前锋线”功能，动态调整计划，直至符合控制目标，同时，我们运用软件内“计划变动分析”功能，及时生成计划报表，打印留存，如果是因为甲方原因造成工期滞后，我们可以充分留存工期延误的证据，便于后期结算时留存依据。

计划变动分析，调整计划直至符合目标

我们每周都对项目实际进度进行了前锋线统计分析，当发现计划偏差时，预测对后续工作的影响，及时组织班组进行合理赶工，并且在组团之间进行了“施工大比武”活动，最终保证了2017.5.31基础阶段顺利完工！

地上全装配结构施工阶段

本项目地上部分为全装配式结构，我们依据标准层流水工期表，如下图所示：

装配式结构标准层流水施工表

排布出来了标准层装配式结构施工流水网络图：

装配式结构标准层施工网络图

并按照分段进行关系连接，最终编制出了地上全装配结构施工阶段，6栋楼的分段流水施工网络计划，打印出来有9米长，包含了6000余项工序，真正实现了项目精细化、精益化管理措施的落地，如下图所示：

6栋楼装配式结构施工网络图--“清明上河图”

在项目即将进入地上全装配施工阶段及后续的装修施工阶段之时，我们相信，有斑马·梦龙网络计划软件的陪伴，在后续的施工计划编制、计划落实、纠偏调整上，会有质的提升，促使整个项目完成工期目标，给甲方交一份满意的答卷！

后记

我们的施工管理就象古代的航海，船从起点港出发向目的港航行，首先要确定一条航线。航行期间不是时刻瞄准目的港航行，而是航行一段距离，就要进行一次天文观测，计算出自己的船所在的方位，找到自己与航线的偏差，进行航向纠偏。经过反复进行这样的工作，最终到达目的港。这是控制论的反馈调节原理。

施工项目的管理也是这样。开工前首先要制定各项控制目标，这就相当于航海要选定的航线。开工后每周召开一次监理工地会，会前，作为施工单位我们要对施工计划执行情况进行自查。这就相当于航船测量自己的方位。对偏离目标的工作要采取措施使之始终处于受控状态。这就相当于航向纠偏。经过若干次这样的纠偏，使施工项目达到最终目标。

“对于项目负责人而言，最难的不是现场管理与质量控制，而是运筹与计划，也就是如何解构项目的计划，如何让项目的每一个节点进度在自己的完全掌控之中！”

因此，真正将项目进度管理得井然有序，让每天的项目实际进度了然于心，没有一定的工程项目管理经验和功底，没有一个好的进度管理工具来进行辅助，是很难做到的！

本文作者：张海松 李忠珲；斑马进度编辑整理

生活中为了完成某项任务，我们通常情况下制作项目完成情况的进度计划，为了更直观的反映完成的进度情况，可以采用动态进度条的形式，下面就分享制作动态进度条的方法和过程。

启动excel2013，调整单元格整体的大小，在单元格a1中输入文字内容，表示xx项目完成进度条，设置字体为方正姚体，字号为36，并设置居中对齐。

选择单元格a2，接着输入公式=datedif（date（2018,1,1）,today（），“D”）/datedif（date（2018,1,1），date(2018,12,31)，“D”）,回车确定。

选择单元格a2，执行开始菜单，选择格式中数据条，接着再次点击条件格式，选择管理规则选项，在弹出的窗口中点击编辑规则按钮，设置最小值和最大值的类型均为数字，并设置最大值为1，点击确定。

执行开始菜单，选择格式中的设置单元格格式选项，接着在设置单元格格式对话框中，切换到数字选项卡，选择百分比，点击确定。这样就完成设置，每过一天，进度条就会自动添加。

在工作效率和时间管理领域，甘特图绝对是元老级别的存在，它起源于第一次世界大战期间，但却没有被用于项目管理和工作计划，而是作为一种计划批量生产的生产规划工具而成熟。它最初通过将时间序列的生产要求与各个项目部分相连接，进一步确定每日生产量。甘特图的简单和易理解让他在战争年代非常受欢迎，直到现在依然会有很多知名企业都在用甘特图做工作计划。

用甘特图可以给你的工作带来什么？

“我知道我的任务是晚了，但我不知道，这对整个过程有如此大的影响。”人们面对甘特图的时候是很难说出这样的话的。因为通过甘特图的可视化规划和跟踪记录，能够很明显展示各部分之间的联系，所有人的任务都是透明的，关键路径是视觉化的，责任是明晰的。 这种透明度和洞察不仅能够大大提高工作效率，而且对于管理者来说也是有显而易见的好处的。

利用时间进度的设置，图形中的条形指示特定任务或任务集合在哪个期间完成，这样可以让你对工作计划的整体进度有个正确的评估。通过将大的问题或者大的目标进行分解，甘特图强制将其分成一个个组件部分来进行处理，也有利于问题的解决。

如何一边整理思维，一边做计划安排？

目前最流行的思维整理工具，莫过于思维导图软件了。无论是日常工作中，还是生活中，思维导图都是一款不错的效率神器！至于计划安排，甘特图则是首选，它可以直观地表明任务计划在什么时候进行，以及实际进展与计划要求的对比。管理者也可以根据甘特图快速、清晰的弄清楚每个项目还剩下哪些工作要做，并对项目重新进行评估，以此来判断整个项目计划是否继续正常进行，亦或是提前和之后。

那么，如何将思维导图和甘特图结合起来呢？用思维导图软件就可以了！下图是MindMaster思维导图软件的一个界面截图案例，它的「优势」在于：

1、可以在绘制好的思维导图的基础上，通过功能按钮一键生成甘特图。

2、在软件中，可以自由给主题内容添加任务、时间、优先级、资源配置等信息。

3、可以导出PDF格式的甘特图。

4、支持常用格式的导入和导出，以及多种模式的幻灯片演示。

5、支持多个系统平台，可以同时在Windows、Mac和Linux上使用。

6、提供免费云存储空间，可实现团队云协作。

在日常的管理活动中，我们会涉及到很多项目管理，如何能够快速制定项目进度管控表？是我们常常遇见较为烦恼问题。除了专门的电脑软件或自动化办公软件以外，有没有其它简便快速的办法？答案是肯定的。以下是笔者用EXCEL公式快速制定实用的项目进度管制表，也就是甘特图。

（注：效果图示，其中项目实际进度图示是EXCEL公式自动生成）

要达到快速制定项目管制表（甘特图）这个效果，整体思路是巧妙利用EXCEL函数REPT的作用，REPT函数利用重复某个字符多少次，来产生不同长度的符号形状，借助把符号：“□” 与 “■”放入公式REPT中，并与空格结合达成预期效果。（注：“□” 与 “■”两个特殊符号是在EXCEL中“插入”-“特殊符号”）

具体步骤如下：

第一步，先学会EXCEL公式REPT的作用:

公式=rept("A",6)=AAAAAA

公式=rept("■",5)=■■■■■

第二步，绘制项目管控主表（甘特图）主体框架图：

须把项目主要节点动作分解成不同的项目任务，比如：任务1、任务2、任务3、任务4、任务5与任务6等等；

另一列分开成计划与实际；

项目开始时间须统一成时间标准可格式：即：2017/12/01等；计划天数只须数字整数即可；

第三步：项目结束时间则可用公式串接自动生成，即“项目开始时间“ 加 上”计划天数“;（（如下图右标注红色标公式显示）

第四步，也是最关键的一步，就是对项目计划一行对应的“进度图示列”输入EXCEL公式：（如下图右标注黄色标公式显示）

公式是：=REPT(" ",D8-MIN(D$7:D$22))&REPT("■",F8-D8)

同样，就是对项目实际一行进度图示列中对应人EXCEL公式的输入：

（如下图右标注绿色标公式显示）

计划与实际两个公式差异是两个特殊符号的区别：

：“□” 表示：计划；

“■” 表示：实际；

第五步：REPT(" ",D8-MIN(D$7:D$22))&REPT("■",F8-D8)的解读：

此组合公式是属于嵌套与组合公式，分为：

REPT(" ",D8-MIN(D$7:D$22)) 与 REPT("■",F8-D8)两块，中间用”&“连接；REPT(" ",D8-MIN(D$7:D$22))是把项目起始的空格间隔列出来；公式中“ ”是一个空格键。REPT("■",F8-D8)是显示计划或实际图示显示；两公式巧用一个”&”号连接。

第六步：在”项目进度图示“列中把计划与实际对应的EXCEL公式进行复制至其它任务就OK了。

最后，完成后则可保留样版格式，以后仅需更改任务资料与项目开始时间与结束时间即可，项目管制其它功能可以自动生成，只有这样，在日常项目管控时，我们才可以真正做到事半功倍的功效。

在做新媒体运营或者项目进度的时候，我们经常用到甘特图，那么如何用EXCEL做甘特图呢？

甘特图内在以图示的方式，通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。

它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项任务（项目）还剩下哪些工作要做，并可评估工作进度。

下表是某公司任务进度安排表：

第一步：

将开始时间列的数据设置为修改为常规

设置后的效果

第二步：

插入条形图

默认的条形图效果

第三步：

将时间轴显示在上方

选中Y轴，将category反向显示

第四步：

设置X轴最小值将起始点为原点

将X轴显示的样式设置为日期，将蓝色的柱子修改为无色。

调整后的效果

至此一个简单的甘特图就完成了，通过这个图表，可以清晰地了解各项任务进度的完成情况，赶紧试试吧。

谢谢！

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以上所说的纯属理论，实践出真知。未完待续..

关注公众号歪圈（xxyquan）查看往期文章：

在小公司优秀的你，大公司可能配不上你

说说Excel中vlookup的模糊查询

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微信运营小时报怎么分析，99%的人都不会用的Excel技巧

微信运营日志这么做！早日升职加薪

有本事别做APP，只做公众号？

以上的表格日常工作中肯定经常遇到，针对上表我们如何用图表清晰的表达出来呢，今天我们就来分享下甘特图的制作

① 我们先把日期的格式改成数字格式→②选中项目、开始时间、天数三列的相关数据→③插入图表选择堆积条形图，如下图：

此时我们看到纵坐标的顺序跟我们实际的顺序正好相逆，所以我们接下来需要修改下顺序。①邮件单击纵坐标→②坐标轴选项→③逆序类别，如下图：

此时我们看到，我们第一步对应的时间在中间，所以我们如何把第一天作为整个图标的起始点，结束的最后一天作为水平坐标轴的最右边终点，①选中横坐标单击右键→②设置坐标轴格式→③分别设定最大值和最小值，如下图：

此时我们需要报蓝色色条的调成无颜色填充，①选中蓝色色条→②图表工具的格式→③形状填充→④无颜色填充，如下图：

最终可以根据自己的喜爱调整颜色色调的搭配

点击上方

“中税网”

可关注我们！

在日常工作中，我们经常需要完成持续性的项目，大的项目可能持续一年，小的也需要那么一个月。项目由数个任务组成，任务之间可能又有所关联。此时，进度管理不可或缺。怎么能让进行中的项目稳步实施？

今天，院长带你认识Excel中的甘特图，仅需十分钟，让项目进度一目了然。

这是院长下个月需要完成的一个项目，使用甘特图，把整个项目可视化。步骤如下~

1. 设置【开始时间】单元格格式为“常规”。

2. 选择【任务】、【开始时间】、【持续时间】三列，插入图表【堆积条形图】。

3. 双击X轴，设置坐标轴选项，最小值输入序号1开始时间的值【42705】。

4. 双击Y轴，设置坐标轴选项，勾选【逆序类别】。

5. 点击蓝色数据条，设置数据系列格式，填充方式选择【无填充】。

6. 重新设置【开始时间】单元格格式为“日期”。

7. 优化图表字体，即可得到甘特图。

Excel技巧精选

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任务分解

任务分解是成功项目管理的第一步。也就是WBS。

如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动

/ WBS分解的原则 /

横向到边即百分百原则——指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。

纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。

/ WBS分解的方法 /

至上而下与至下而上的充分沟通

一对一个别交流

小组讨论

/ WBS分解的标准 /

分解后的活动结构清晰

逻辑上形成一个大的活动

集成了所有的关键因素

包含临时的里程碑和监控点

所有活动全部定义清楚

总之，无论是使用excel，还是使用project，或者是其他工具，任务分解是第一步，学会分解任务,只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。

任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息：

1.任务定义：即使线下沟通过，但是在这里的撰写，还是要尽可能定义清楚，是“确认”还是“交付”，或者“完成”，在工作量上是不一样的概念。

2.最晚开始与截止日期：这里没有用“时长”和“开始时间”，而是用了“最晚开始”和“截至时间”的组合，是因为，截至时间是每项任务经过最终的deadline加上讨论得到的每项任务的“时长”倒退得到的。

所以，截止时间是每项任务必须要保证的。我只需要每个负责人知道这一点。而最晚开始时间是截至时间减去“时长”得到的。

但是最早开始时间我并不关注，他们什么时候都可以开始，但是我会根据这个最晚开始时间来发出提醒——根据你进行的资源评估，你再不开始就来不及了～

3.关联任务：设置前置和后置关联：对于任务之间的影响关系一目了然。A任务<：代表受前面a任务影响，若a任务不完成，我无法开始。>A: 代表本任务是下面A任务的前置任务，若本项任务不完成或有延迟，下面A任务会受影响。这个后面再细说。

4.当前状态：项目管理表需要每日检查，时时更新，并将重大变化时时通知给相关方。当前状态可以让每项任务的完成情况一目了然，并将延迟的任务重点标识出来。

5.负责人：每项任务都需要指定一个负责人，而时间点和交付物的标准已经得到了该负责人的正式确认。

2

顺藤摸瓜的任务关联

当犀利哥来找你说，我的任务的截止时间点我不能保证，我要延后2天，通过这个后置关联，你能够马上给犀利哥解释说，你的截止时间如果要后延，会导致你的后置任务即1.8无法如期开始，当我们在看1.8任务时，又会发现1.8若有延迟，会影响2.6无法正常开工……因此，若要中途调整项目任务，就需要将相关方叫到一起，评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。

3

花花绿绿的甘特图

虽然颜色是土了点，但是将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。在一个小项目里，很容易为各种角色指定一个标志色。如此，他打开这个计划表，直接搜寻他的标志色，就对他的任务非常清楚。

——在项目经理排资源时，也很容易一眼看出某人的资源利用情况：有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和，有没有有效利用某人的资源等等。

在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：

【心得】

尽量确保资源得到最大的利用，通过甘特图的形象化展示，你可以对你的项目小组的人每个时间在做什么一目了然，基本上不会出现空白的阶段，如果不受其他项目的影响，所有人的资源都在这张图里了。

尽量保证一个人的资源不会在多条任务里并行，除非是两个任务都是50%的资源投入，且必须要一个人同时做——比如上图里的犀利哥的任务时间，出现了并行，就是不太合理，需要被规避的。

使用不同的颜色来标注任务，让多人协作时，只看颜色就清楚自己的时间点是什么。

4

关键里程碑

所谓关键里程碑是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

5

强大的筛选功能

excel提供了强大的筛选功能，让你在管理复杂的任务时，也能够游刃有余。

/ 按负责人来筛选 /

/ 按当前状态来筛选 /

6

冻结窗格，让软件更加像project

我们也期望excel做出来的计划表，能够在拖动查看视图时，日期行和任务行能够锁定在原地不动。使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。

7

与Project相比的不足之处

1. 甘特图不能够自动生成，需要手动去填充颜色。每次去更改和调整时间，都需要去重新填充一下甘特图。

2. 无其他project提供的高级功能（鉴于我确实没有深入研究过，所以也不清楚，但是貌似目前也不需要那些功能）

8

如何制作

/ 做法 /

Step1：预留左侧6列

Step2：将其余列选择足够多，然后“右键”选择“列宽”，将列宽改成1.8-2.5之间即可

Step3：预留以上3行，左侧6列以上3行用以写项目名称以及任务分解字段名，右侧被改变列宽的头部3行，用来填充日期。

Step4：日期与星期填充，excel其实有强大的自动完成功能，不过日期目前我还没找到自动从今日开始填充的方式，星期的填充，你可以输入一，二后直接使用自动填充工具完成。

Step5：输入已经确认的任务分解结果，输入已经排好的日期，并根据这些填充甘特图

Step6：适当美化，保存分享

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小功能

1.自动填充真实的日期（星期是已经实现了，但是日期到了30，31号不能够自动从1开始填充）

实现办法：在第一个日期的单元格（假设该单元格是A1）中填入起始日期，比如2010/12/01，在其后的单元格中输入公式=A1+1，然后横向拖曳即可。

同时为了使2010/12/01显示为“1”，可右键选择“设置单元格格式”，在自定义类型中输入d

2.每次打开软件，将当日的列自动标注红色

假设日期在A1单元格中，选择格式菜单中的“条件格式”，选择公式，然后输入= IF（A1=today（）,true,false)，将底色设置为红色即可（heidi目前没有实现整列标注红色，只是单个单元格标注成了红色，以后再研究研究～）

当然，软件和工具只是软件和工具，计划如果不在日常工作中时时检查，仍然就只是计划，不能真正发挥价值。

excel来做项目管理的好处是一般人的电脑上都会安装excel，便于你共享项目计划，但是依然要不断地进行“过问”，及时更新项目每项计划的进度，才能够真正发挥出项目管理的作用。

来源：Heidi格物志