入职第一天，老板拿来一堆厚厚的历史数据资料，并扔下一句话说：赶快把VLOOKUP函数和数据透视表自己研究研究，一定要学会，不然以后有你的苦日子了！

于是一脸懵逼的我就开始了和VLOOKUP函数、数据透视表天天打交道的日子，也在这种反复的使用中深深体会到了掌握它们给工作带来的便利。今天就通过案例讲解的方式和大家详细地分享下VLOOKUP函数、数据透视表应用的基本原理和方法。

本文内容概览

VLOOKUP函数：单条件精确查找及注意事项、多条件精确查找、数据查询系统构建、模糊查询

数据透视表：创建、数据计算、创建组、切片器

数据之道

一、VLOOKUP函数

对数据进行查询调用是职场一族在日常工作中经常要涉及到的内容，而VLOOKUP函数则是这项工作中使用率最高的函数。它的基本使用规则是什么呢？

VLOOKUP函数公式的基本结构

VLOOKUP函数公式的基本结构是不是很容易就记住了呢，同时提醒大家尤其是初学者，如果第四参数为FALSE，则精确匹配，如果为TRUE，则模糊匹配。

☆功能一：VLOOKUP函数单条件精确查找：最基础最常用最直接

如下图所示的“人事信息表”中，我们要通过【姓名】列中对应的姓名，来实现匹配身份证号信息。如果信息量少，我们自然可以对比复制粘贴，而涉及到大量信息的查找匹配时，我们就得用VLOOKUP函数了。

人事信息表

针对这个问题，应该怎么写VLOOKUP函数呢？先看动画演示，再具体分析。

VLOOKUP函数单条件查找使用演示

具体操作步骤：在这里，我们直接应用VLOOKUP函数进行查找匹配，你要能正确的写出VLOOKUP函数，相应的问题也就迎刃而解：

1. 单元格内输入函数公式：半角状态下，=VLOOKUP，Excel会自动显示函数，方便书写。如果对VLOOKUP的函数不熟悉，就可以点击编辑栏左侧的fx，弹出函数提示对话框。

2. 第一个参数（查找值）：我们的任务是通过查找两表中相同的姓名，在另一表中自动匹配上身份证号信息，因此要查找的值就是姓名，也就是要查找的单元格O2。

注：在这里采用相对引用，因为查找值和单元格是同时变化的。

3. 第二个参数（查找范围）：查找的姓名所在的列作为查找范围的第一列，要匹配的身份证号信息所在的列为最后一列，中间有数据的部分即为数据范围（必须的数据部分）。在本例中，数据范围为$B$2:$G$21。因为查找范围是确定的，所以一定要用绝对引用，相对引用会引起查找范围区间的变化，导致匹配结果不准确，一定要牢记！

注：绝对引用快捷键请按F4

4. 第三个参数（要查找的第几列数据）：查找的姓名所在的列作为查找范围的第一列，往右边数，一直数到要匹配的身份证号信息所在的列是第几列。在本例中为第6列

5.第四个参数（精确还是模糊）：精确查找，参数为0

公式写完之后，进行公式的自动填充：双击公式所在单元格右下角

VLOOKUP函数注意事项

☆功能二：VLOOKUP函数多条件精确查找：添加辅助列，条件之间用&

VLOOKUP函数多条件精确查询使用演示

具体操作步骤及注意点：

1.因为需要根据姓名和性别两个条件进行查找匹配，首先在姓名前添加辅助列，对应单元格内进行文本填充，如单元格B2，填充为=C2&D2，向下依次填充

2.用&进行多条件连接，本例中为P2&Q2

3.辅助列作为查找范围首列，确定数据范围和列数

4. 通常用于多条件才是唯一查找值的场景

☆功能三：VLOOKUP函数+辅助列+相对引用实现小型数据查询系统创建

VLOOKUP函数+辅助列+相对引用可以构建小型数据查询系统，如上例中，我们可以通过输入姓名，实现性别、民族、部门、籍贯等多项信息自动显示，具体演示如下：

VLOOKUP函数构建小型数据查询系统演示

具体操作步骤及注意点：

1.要通过查找姓名实现性别、民族、部门、籍贯、身份证号码等信息的自动匹配和呈现，就要确保三点，一是要查找的值即姓名所在的单元格绝对引用，这样才能保证都是通过姓名匹配性别、民族、部门、籍贯、身份证号码等信息；二是查找范围要包含上述所有信息项在的区域，绝对用用；三是保证性别、民族、部门、籍贯、身份证号码等对应的列动态变化，依次是2,3,4,5,6

2.辅助列用于实现性别、民族、部门、籍贯、身份证号码等对应的列动态变化

☆功能四：VLOOKUP函数的模糊查询：替代多重if的作用

如下图中要实现对应成绩与对应等级的匹配，就可以通过VLOOKUP函数实现

VLOOKUP函数的模糊查询使用演示

√ 原理：从小到大升序排列；模糊查询即区间查询，取区间所匹配的数值

二、数据透视表

数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法，是进行数据查询、分类汇总、数据计算的利器，功能十分强大。那么如何创建和使用呢？

☆ 基于工作表数据掌握数据透视表的创建方法

如下图所示的“人事薪酬信息表”中，我们希望查看不同部门不同职务的工资分布情况

人事薪酬信息表

这个问题就涉及到了数据的分类和汇总问题，这恰恰是数据透视表的强项。那么怎么创建呢？先看动画演示，再具体分析。

数据透视表的创建使用演示

具体操作步骤：

1.在数据表中任意选中某个单元格—【插入】—最左侧【数据透视表】

2.在弹出的【创建数据透视表】对话框中选取数据表的范围，一般情况下，Excel会自动识别数据区域范围，如不需要修改，单击确定完成创建。

3.完成上述操作后，会在新的空白sheet中形成数据透视表工作区。数据透视表字段列表面板由两部分组成，上半部分显示了数据源表中的所有字段，也就是列标题，下半部分则是由【数据报表】（筛选维度）、【列标签】、【行标签】、【数值】（具体统计数据）这四个窗口组成的矩阵。

数据透视表工作区

4.根据分类、统计的需要，我们可以在字段列表中选定该字段并按住鼠标左键拖放到下方的矩阵窗口中，完成数据透视表布局，并进行各种数据统计。

☆ 数据透视表：提供多种统计方式

除了常见的求和和计数（上例就是采用计数的方式），透视表也允许使用平均值、最大值/最小值、标准差、方差等统计方式。

操作方式简单：在数值区域中单击鼠标右键，在【值汇总依据】中选择即可。

数据透视表的多种统计方式

☆ 数据透视表的创建组应用：报表统计利器

如下图中，我们使用数据透视表对不同日期下员工的休假情况进行了统计。如果我们想按照每月来统计查看休假情况，应该如何操作呢？

创建组使用演示

具体操作方法：在某个日期上单击鼠标右键—在右键菜单中选择【创建组】命令，进入【组合】对话框。设置“起始于”和“终止于”对应的数值，一般Excel会自动获取。设置步长为“月”，单击确定。之后我们可以通过数据透视表选项调整布局，使得阅读更加方便。

同样，这个我们也可以用于季度、年龄分段、工资分段等的统计。

☆ 数据透视表切片器：数据联动

数据透视表切片器是一种什么样的存在呢？我们先通过动画演示感受一下

切片器使用演示

在这里，我们通过数据透视表的切片器工具实现了数据之间的联动，在本例中，通过切片器，我们可以轻松地查看什么人在什么休假类型上休了多少天

具体插入切片器的方法：选中数据透视表任意单元格—数据透视表选项——插入切片器。

WPS Excel的筛选功能就像大小不一的漏斗，可以不用公式计算就直接筛选出符合各种条件的数据，如低于平均值的数据、第一季度的数据、某个颜色的数据、重复的数据等。

筛选按钮在哪里？

首先点击一个单元格，接着点击“自动筛选”按钮，就会在第一行各项右侧显示筛选按钮。如果你不希望筛选按钮显示在第一行，就需要先选中其他行，再点击“自动筛选”。

何按照条件筛选？

点击筛选下拉按钮，根据数据的不同，可以看到有内容筛选、颜色筛选、数字筛选、文本筛选、日期筛选等。点击窗口中的复选框，可以选择或取消选择数据。

每个筛选类型下又有不同的选项，例如，点击“高于平均值”，就可以筛选出所有高于平均值的数值。点击“前十项”按钮，可以筛选出前三项、前五项数据。点击日期筛选，可以按月、按周、按季度等方式筛选出数据。

筛选出重复项/唯一值。

WPS中这一功能竟然要会员才可以使用！不过，非会员可以新建条件规则“对唯一值或重复值设置条件格式”，之后，再按照颜色筛选重复项/唯一值。

取消筛选。

很多人对各列数据进行筛选，筛选完，不知如何恢复所有数据。其实，再次点击“自动筛选”或点击“全部显示”可以恢复原始数据。

筛选功能其实已经很强大了，不需要通过任何计算，就可以过滤出我们需要的数据。下次你需要某些数据时，不妨先试试筛选吧。

谢谢阅读，每天学一点，省下时间充实自己其他能力。欢迎点赞、评论、关注和点击头像。

大家好，我是零一。今天接着第一篇的内容，我们继续利用excel2010来做数据分析。

这系列文章，是从0开始的，可能读者的基础并不是太好，我是这么安排的，先学会基本的操作，会操作了后，再回过来学一些分析思路和方法。自己做过之后，再学心法，可能会有更大的收获。

说回主题，上一篇中，我们看出了走势图，也看到了占比图。这两个必须同时看，才能清楚的，因为你单看走势图，是看不出占比的。单看占比图也会看不粗走势。因此，这两个图，是结合一起，才能读出相对完整的信息。

根据我们的目的，了解淘宝美容护肤行业的市场情况

我们已经拿到了走势和占比两个信息，那么接着还能了解些什么呢？

可能每个人的问题都不一样，我引出一个问题，每个子行业的竞争程度怎么样呢？

那么，我们就要思考，这个问题要转化成什么维度呢？我们手里的数据能否来回答这个问题呢？

我们先观察看一下源数据（源数据下载地址在01篇的底部）

成交量，统计的是成交的件数。

销售额，统计的是成交的件数+一口价，这里误差太大，不分析这个数据。

高质宝贝数，统计的是有一定销量的宝贝数。

其他维度，跟我们的问题关系不大，这里排除了销售额，那么，就剩下成交量和高质宝贝数。

成交量/高质宝贝数

就会得到平均一个高质宝贝数分配到的成交量。这个指标，有人称之为分配量，有人称之为平均占有率，也有人称之为均量。那么，我下面将这个指标命名为均量。

第一步，插入数据透视表

第二步，设置字段

然后，增加一个计算字段，在数据透视表工具——选项——域丶项目和集——计算字段

公式如下图所示

确定后，会自动添加，大家可以核对一下字段设置

然后，我们看到数据透视表，但是面对这个表格，零一点情绪都木有。

看到表格，而且密密麻麻的这种，脑袋就要开始想【数据展现】。用什么方式来展现这些数据？

这里解释一下，【时间序列】简单理解就是以时间为展现维度的数据，那么这里刚好就是以时间作为维度。那么，我们看到是垂直柱和线图。那就用这两种结合，来做展现。

结果如下，天哪！巨坑！这，，，这要比表格还要难看。

这里一团糟，是因为维度太多了，维度太多了，就要思考【降维】，减少这个图表里面的维度即可。

下面仔细看，有个倒三角。

点下倒三角，跟我下图一样，筛选一下即可。

结果如下。认真看，想想为什么最底下有条水平线？

最底下那条就是均量了。因为数值太小，所以，好端端的一条曲线就变成了水平线。鼠标点一下。

最下面的直线就会被选中，右击一下，在弹出来的菜单选择，设置数据系列格式。

然后，选择次坐标轴，点右下角的关闭

这就看得清楚了，蓝色是成交量，对应左边的纵坐标轴。红色的是均量，对应的是右边的纵坐标轴。

发现9月到年前是行业旺季哦！今年的均量在飙升的感觉。均量越高，代表每个宝贝分配到的成交量就越多。

那么，问题来了，均量高是好事情吗？

答案是未必，首先要去淘宝搜索判断，目测销量第一页的分布情况，就可以知道。如果要用指标，可以用【极差】来判断。这里其实目测就好了。如果销量都在两三个宝贝，那么，这个事儿对于你来讲就不好了。

再接着，如果发现分布相对均匀，那么是好事吗？

还是未必，答案完全看你自己了，如果是小卖家，那是好事儿啊，竞争不会太大，大家都有机会得到成交的机会。

但是，如果你是有实力的卖家，这就不是件好事儿，蛋糕要大家分呀！这可是蛋疼的事儿。

好了，解释就到这里。我们继续。开始说了要用两种图来展现。现在只完成了第一步。接着，我们在这个表里面加入柱形。

点一下红色线性，右击，在菜单中选择更改系列图表类型

按确定自己看结果吧

这里又出现个问题了。这里只能看一个行业啊！能不能看所有的行业，或者每个行业都单独看一下？

答案，是都可以！我们先实现变着行业来看。

插入切片器，如果找不到地方的，版本不同，自己找。或者就是图表没有在活动状态。

选好后，按确定，就可以看到切片器，自己点点看看吧。。

那么，接着，将均量全部拿出来看趋势。重新插入个数据透视表。过程自己思考。不演示了。相信消化了第一篇的童鞋都能自己做的了。

好，到这里来，基本看得差不多了。但是还有，我还没有说完哦。

因为考虑到进程问题，这一篇内容要稍微多一些。

上面均量的走势，我们看得出来，胸部护理的均值最高，但是越下面的各个子行业错综复杂，我们怎么客观地来判断呢？

这里教大家两个指标【波动系数】和【极差】，这个后面的文章可能要用到，以后讲到，就不解释了！对他们的数学/统计意义感兴趣的童鞋自己百度吧，波动系数，统计学里面叫变异系数。

统计学意义我就不说了，我先介绍一下，这两个指标，不是什么时候都要用，就是用肉眼，看不出来，拿不准的时候，希望更加科学地来判断，就需要动用他们了。

【波动系数】=【标准差】/【平均值】

【极差】=【最大值】-【最小值】

我从数据透视表复制出部分数据，如下。相信消化了第一篇的童鞋都能自己做的了。

先算下【标准差】excel里面函数是：STDEV.S

【极差】公式

【均值】大家都知道的，但是还是贴出来吧。

最后，自己算下波动系数哦！

那么，我算出来T区护理的波动系数是0.43，唇部护理是0.39。极差在上面看得到。这个怎么应用呢？

要记住这个应用的前提，肉眼看不出来，不明显，错综复杂的走势。那么，就用他了，如果摆在你面前的能用肉眼一眼看穿的，请绕道。

如果是小卖家，选择波动系数越大的，可能就越好。因为市场波动大，机会就大，前提一样要先验证一下是否是个别商家人为操作起来的市场。

如果是中级卖家，具体也要看，如果资源好，建议选择波动系数小的，因为这个市场做起来后，就相对稳定，平时不用太操心呗，控制好供应链，其他就没什么大事儿了。

【极差】作为辅助的维度，不一定要，但是他跟【波动系数】一起看得更全面。

【波动系数】有个优点也是缺点跟数据本身的大小没关系的。百万级别的源数据跟百位级的源数据，算出来的波动系数可能是一样的，从优点来讲，他可以跨维度，跨数据级对比。从缺点来讲，就是看不全，就可能出现不同级别的数据之间，他们的波动系数相等。

不会技巧=工作蹩脚！！

不懂分析=数据白费！！

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身处信息时代，EXCEL数据处理是每一个工作者都要面对的问题。如何能更好的提升工作效率呢？

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一、描述统计

在数据分析的时候，一般首先要对数据进行描述性统计分析（Descriptive Analysis），以发现其内在的规律，再选择进一步分析的方法。描述性统计分析要对调查总体所有变量的有关数据做统计性描述，主要包括数据的频数分析、数据的集中趋势分析、数据离散程度分析、数据的分布、以及一些基本的统计图形，常用的指标有均值、中位数、众数、方差、标准差等等。

数据的集中趋势一般采用平均值、中位数表示。数据的离散程度一般采用方差、标准差表示。数据的分布情况一般采用直方图表示。

案例：北京房屋价格（数据文件：house_price.xlsx）

分析问题:

1)北京市政府为调控房地产价格，希望知道北京各小区房屋价格的分布，请分析房地产价格的集中趋势，并选择合适的图形呈现。

2)房地产商想知道北京各个环线房屋装修状况的对比情况，以便进行产品设计和市场拓展，计算指标并设计合适的图形呈现结果，最后给房地产商一些建议。

3)选择合适的图形反映北京各个区住宅区房屋分布情况

操作步骤：

1)基本描述统计

打开excel数据文件house_price.xlsx

选择描述统计，单击“确定”按钮。

2)直方图

根据描述统计的结果，在空白列构造间隔为0.5的等差数列作为接收区域D1:D19，最大值为9,最小值为0。

选择数据，单击“数据”选项卡，选择“数据分析”选项框中的“直方图”选项

输入区域选择房屋价格avgprice列$B$2:$B$186，接收区域选择第一步构造的接收数据，即D1:D19数据。

输出区域选择G3，勾选图表输出，然后单击“确定”按钮。

选中整个直方图，右键单击选择“设置数据系列格式”，单击“系列选项”，分类间距设为0。

备注：

基本概念：数据的集中趋势 离散程度 数据分布情况 透视表 直方图 柱形图 饼形图 堆积柱形图

二、排位与百分比排位

“排位与百分比排位”分析工具可以产生一个数据表，在其中包含数据集中各个数值的顺序排位和百分比排位。该工具用来分析数据集中各数值间的相对位置关系。该工具使用工作表函数 RANK 和 PERCENTRANK。

例：10名同学统计学考试成绩如下：

试进行排位和百分比排位。

（1）在EXCEL数据分析工具库中选择“排位与百分比排位”，弹出对话框如下：

排位与百分比排位对话框设置

（2）单击“确定”生成排位结果如图。

排位与百分比排位结果

（3）其中的百分比排位为：小于该值的个数/（小于该值的个数+大于该值的个数）

如88，小于该值的有7个，大于该值的有2个，百分比排位为7/9＝77.78%，该工具截去了十分位数。

在我们的日常工作当中，如果涉及数据的处理，就离不开办公软件Excel的使用，而表格中的函数公式，可以让Excel更加强大，同时可以提高我们的工作效率，节省我们的时间。

常用公式：

1、查找重复内容公式:

=lF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重复")。

2、用出生年月来计算年龄公式:

=TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。

3、从输人的18位身份证号的出生年月计算公式:

=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。

4、从输人的身份证号码内让系统自动提取性别，可以输人以下公式:

=lF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式内的C2”代表的是输人身份证号码的单元格。

常用计算：

1、求和:=SUM(K2:K56)

一对K2到K56这一区域进行求和;

2、平均数:=AVERAGE(K2:K56)

一对K2K56这一区域求平均数;

3、排名:=RANK(K2,K$2:K$56)

一对55名学生的成,绩进行排名;

4、等级:=lF(K2>=85,"优",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")))

5、学期总评:=K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4

一假设K列、M列和N列分别存放着学生的“平时总评"“期中期末”三项成绩;

6、最高分:=MAX(K2:K56)

一求K2到K56区域(55名学生)的最高分;

7、最低分:=MIN(K2:K56)

一求K2到K56区域(55名学生)的最低分;

8、分数段人数统计:

(1)=COUNTIF(K2:K56,"100")

一求K2到K56区域100分的人数;假设把结果存放于K57单元格;

(2)=COUNTIF(K2:K56,">=95")-K57

一求K2到K56区域95~99.5分的人数假设把结果存放于K58单元格

(3)=COUNTIF(K2:K56,">=90")-SUM(K57:K58)

一求K2到K56区域90~94.5分的人数;假设把结果存放于K59单元格;

(4)=COUNTIF(K2:K56,">=85")-SUM(K57:K59)

一求K2到K56区域85~89.5分的人数;假设把结果存放于K60单元格;

(5)=COUNTIF(K2:K56,">=70")-SUM(K57:K60)

一求K2到K56区域70~84.5分的人数;假设把结果存放于K61单元格;

(6)=COUNTIF(K2:K56,">=60")-SUM(K57:K61)

一求K2到K56区域60~69.5分的人数;假设把结果存放于K62单元格;

(7)=COUNTIF(K2:K56,"<60")

一求K2到K56区域60分以下的人数;假设把结果存放于K63单元格;说明:COUNTIF函数也可计算某一区域男、女生人数。如:=COUNTIF(C2:C351,"男")一求C2到C351区域(共350人)男性人数;

9、优秀率:=SUM(K57:K60)/55*100

10、及格率:=SUM(K57:K62)/55*100

11、标准差:=STDEV(K2:K56)

一求K2到K56区域(55人)的成绩波动情况数值越小，说明该班学生间的成绩差异较小，反之，说明该班存在两极分化);

12、条件求和:=SUMIF(B2:B56,"男",K2:K56)

一假设B列存放学生的性别，K列存放学生的分数，则此函数返回的结果表示求该班男生的成绩之和;

13、多条件求和:1=SUM(IF(C3:C322="男",IF(G3:G322=1,1,)))

一假设C列(C3:C322区域)存放学生的性别，G列(G3:G322区域)存放学生所在班级代码(1、2、3、4、5),则此函数返回的结果表示求一班的男生人数;这是一个数组函数，输完后要按Ctrl+Shift+Enter组合键(产生“.....了“{}”不能手工输人，只能用组合键产生。

14、根据出生日期自动计算周岁:=TRUNC(DAYS360(D3,NOW0())/360,0)

一假设D列存放学生的出生日期,E列输人该函数后则产生该生的周岁。

问题：

问一：Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色

A1>1时，C1显示红色0

方法如下:

1.单元击C1单元格，点“格式”“条件格式”条件1设为:公式=A1=1

2.点“格式”>“字体”>“颜色”点击红色后点“确定”条件2设为:公式=AND(A1>0,A1<1)

3.点“格式”>“字体”>“颜色”点击绿色后点”确定”条件3设为:公式=A1<0

点“格式”>“字体”“颜色”点击黄色后点”确定”

4、三个条件设定好后，点“确定”即出。

问二：EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录人

1、用数据有效性定义数据长度

用鼠标选定你要输，人的数据范围，点"数据"->"有效性"->"设置","有效性条件”设成”允许111文本长度"等于""5"(具体条件可根据你的需要改变)。

还可以定义一些提示信息,出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点"确定”。

2、用条件格式避免重复

选定A列,点”格式"->"条件格式",将条件设成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”点"格式"->"字体"->"颜色",选定红色后点两次"确定"。

这样设定好后你输人数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。

问三：在EXCEL中如何把B列与A列不同之处标识出来?

1、如果是要求A、B两列的同一行数据相比较:

假定第一行为表头，单击A2单元格,点“格式”>“条件格式”将条件设为:

单元格数值”不等于"=B2

点“格式”>“字体颜色”，选中红色，点两次”确定”用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。B列可参照此方法设置。

2、如果是A列与B列整体比较(即相同数据不在同一行)

假定第一行为表头，单击A2单元格,点“格式”>“条件格式”将条件设为:

公式"COUNTIF($B:$B,$A2)=0

点“格式”“字体”“颜色”选中红色，点两次“确定”用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。B列可参照此方法设置。

按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色,A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。

问四：EXCEL中怎样批量地处理按行排序

假定有大量的数据(数值),需要将每一-行按从大到小排序，如何操作?

由于按行排序与按列排序都是只能有一一个主关键字，主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。解决方法如下:

假定你的数据在A至E列,请在F1单元格输入公式:=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1))

用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。

你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。如有需要可用“选择性粘贴/数值”复制到其他地方。

注:第1步的公式可根据你的实际情况(数据范围)作相应的修改。如果要从小到大排序，公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))

问五：巧用函数组合进行多条件的计数统计

例:第一行为表头,A列是“姓名",B列是“班级",C列是“语文成绩",D列是“录取结果”,现在要统计“班级为“二”"“语文成绩”大于等于104,"录取结果”为“重本”的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。公式如下:

=SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0))

输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键，让它自动加上数组公式符号"{"。

问六：如何判断单元格里是否包含指定文本?

假定对A1单元格进行判断有无”指定文本"，以下任--公式均可:

=IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","无")=lF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"无","有")

求某一区域内不重复的数据个数

例如求A1:A100范围内不重复数据的个数,某个数重复多次出现只算一个。有两种计算方法:一是利用数组公式:

=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

输人完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{"。

二是利用乘积求和函数:

=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

问七：一个工作薄中有许多工作表如何快速整理出-一个目录工作表

1.用宏3.0取出各工作表的名称，方法:

Ctrl+F3出现自定义名称对话框,取名为X,在“引用位置框中输入:

=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100)确定

2、用HYPERLINK函数批量插入连接，方法:

在目录工作表(一般为第一个sheet)的A2单元格输人公式:

=HYPERLINK("#""&INDEX(X,ROW())&"!A1",INDEX(X,ROW())

将公式向下填充,直到出错为止，目录就生成了。

善于使用表格中的公式，能够让我们的工作事半功倍，极大的提高我们的工作效率，节约我们个人时间，表格中的函数功能非常强大，如果我们能够熟练的使用函数和嵌套函数的话，无论我们遇到什么样的数据处理问题，都可以使用表格来进行解决。

图片来源于网络，如有侵权，请联系删除。

概述

描述样本值的离散程度，最常用的指标是方差和标准差，它们与前面所说的全距（极差）只使用了两个极值情况不同，它们利用了样本的全部信息去描述数据取值的分散性。

计算方差的公式

方差是各样本相对均值的偏差平方和的平均。使用s2来表示，其公式如下：

当数据分布比较分散（即数据在平均数附近波动较大）时，各个数据与平均数的差的平方和较大，方差就较大；当数据分布比较集中时，各个数据与平均数的差的平方和较小。因此方差越大，数据的波动越大；方差越小，数据的波动就越小。

计算标准差的公式

样本方差的开方称为样本标准差，记为s，其计算公式如下：

标准差越大，数据的离散程度越大，反之越小。但标准差与方差不同的地方是，标准差是有量纲的，它与变量值的计量单位相同，因此具有较强的实际意义，在实际应用较广泛。

R中计算方差与标准差

在R中使用var函数和sd函数分别计算方差和标准差。

var函数的语法形式如下：

var(x, y = NULL, na.rm = FALSE, use)

参数x是一个数值型向量，矩阵或数据框；

参数y是与x维度相容的一个向量、矩阵或数据框，默认为NULL值；

na.rm为逻辑值，指示是否移除缺失值，默认为FALSE；

use是一个可选参数，是一个字符型字符串。用于指明在有缺失值时计算协方差的方法。只能是 "everything", "all.obs", "complete.obs", "na.orplete", or "pairwiseplete.obs"中值之一。

sd函数的语法形式如下：

sd(x, na.rm = FALSE)

各参数的含义与var函数对应的参数相同，但是x是一个数值型向量。

下面使用一个例子来说明具体使用方法。

设从某班某门课程中随机抽取了20个学生的成绩，具体如下：

51,99,65,100,68,84,72,85,78,64,69,95,90,75,66,50,63,55,64,70.

计算其方差和标准差。

编写R程序如下：

grade <- c(51,99,65,100,68,84,72,85,78,64,69,95,90,75,66,50,63,55,64,70)ss <- var(grade)s <- sd(grade)print(ss)print(s)

计算结果如下图所示：

即方差为：222.87，标准差为：14.93

如果你喜欢这篇文章，请关注我。我会定期更新有关R语言、Python、SPSS、Excel等数据分析方面的文章。让我们共同学习和进步。

入职第一天，老板拿来一堆厚厚的历史数据资料，并扔下一句话说，最后的呈现方式是这样的看板。

Excel小白一脸懵逼，我只会简单的求和啊！

要和庞大的数据打交道，我搜索起Excel入门教程，并做好了熬夜加班的准备。

没想到老板私信了我， VLOOKUP、数据透视表、条件格式…你用这几个技巧做，80%的工作需求都能解决。

今天特意整理了这些操作技巧，拯救同在“表海”中挣扎的你，让你的工作效率超乎想象。

第一篇章 数据整理与保护

1

CTRL+E，截取填充部分文本

如何截取身份证号中的出生年月，一个快捷操作，截取、填充同时搞定。

操作步骤：在数据源当中的第一行，输入：出生年月日，然后选中整列区域，按键盘CTRL+E，完成快速填充。也可以在第一行右下角单元格处，双击十字句柄，点击右下角的填充选项，选择【快速填充】。

2

一键分列，规范日期格式

日期格式千奇百怪，数据类型却完全不一样，分析起来就频频出现错误。分列一下，马上规范起来。

操作步骤：选中数据源，在【数据】选项卡下找到【分列】，按照分割符号，下一步到设置数据类型为日期，点击完成。

3

数据管理的小闹钟：条件格式

对数据进行格式标识，以期更加直观地显示数据，比如员工工资的数额高低、培训成绩的分布、工作进度的控制、异常数据的监测等。

操作步骤：选中数据单元格，点击【开始】选项卡--【条件格式】--【数据条】，让单元格直接嵌上了类似于“柱状图”的效果。

除了数据条，这个功能还有很多种显示方式，见下图

第二篇章 常见函数应用

4

VLOOKUP函数，查找匹配，随心随遇

根据姓名匹配职位、身份证号等信息，总不能一个一个查找复制，耗时耗力，还经常容易出错。因此要用VLOOKUP函数查找引用数据，这也是Excel中使用最频繁的操作。

VLOOKUP函数结构

VLOOKUP精确匹配

VLOOKUP模糊匹配：不再为等级匹配发愁，取代if多层嵌套

5

INDEX+MATCH函数，查找界的王者

从适用性上讲，INDEX+MATCH的组合函数更具威力！

Index+Match中，Match用以确定数据所在的行值和列值（查找姓名所在的行，查找身份证号所在的列，行列交汇的数据就是要匹配出来的数据），Index负责调出由Match确定的行值和列值交叉位置确定的唯一数据，于是查找匹配就自然实现了。

Match：查找到你的位置

Index：提取出相应位置的数据

Index+match+数据有效性，一个小型的查询系统成型了。

第三篇章 数据汇总与分析

6

ALT+=,快速求和

不用再写那么多的SUM了，一个快捷操作统统搞定

7

多表汇总，就用合并计算

对于表结构一致的多表汇总，不用再想着要用到VBA才能解决，合并计算功能就足够了。

8

数据透视表：Excel分析汇总神器

数据透视表，允许用户根据需要对各类数据维度进行划分，进行不同的重组，助你轻松发现隐藏在数据背后的本质。

超强统计：根据你想要呈现的数据报表，透视一下，让你轻松“拖”出来。

多数值计算：求和？计数？平均值？最大值/最小值？标准差？方差？你想要的数值计算方式，应有尽有。

创建组：按季度？分年龄段？数据标签由你定义。

操作方式：选中字段下的数据—右键单击选择【创建组】-创建“起始于”和“终止于”对应的数值，也可采用自带的年、季度、月等组合方式。

切片器：一枚切片器，轻松控制多个数据透视表，数据展现随心而动。

操作方式：选中数据透视表中任一数据——【分析】选项卡—插入切片器—右键单击切片器—报表连接—勾选需要控制的多个表格。

综合运用上面的功能，一张人员基本情况分析的看板就实现了。

第四篇章 数据呈现与可视化

9

图表呈现

相比较枯燥乏味的文字和数据信息，人们更愿意也更容易接受各种图形信息，也就是可视化呈现。通常我们遵循的原则为：能用数据显示的，绝不用文字说明；能用图形显示的，绝不用数据说明。

比如要做这张图：

1、选中数据源，插入一张柱形图，并修改图表类型为组合图。设置：产值：图表类型为-带数据标记的折线图

环比增长：图表类型为-簇状柱形图，勾选次坐标

2.设置柱形图的填充颜色为蓝色，并添加数据标签。

通过调整分类间距的大小，改变柱形图两柱形之间的间距距离。

3设置折线图的标记点显示方式

①设置折线图，线条填充样式为：无线条

②设置标记点：数据标记选项为原型，大小为35

填充颜色为：白色

标记表框为蓝色：5磅，线条类型为粗细结合式

4、设置数据标签及轴坐标。

点击选中次坐标，在设置坐标轴格式中，更改坐标轴的最大值为1，即100%；点击环形图的数据点以后，单击鼠标右键，选：添加数据标签；选中数据标签后，在设置数据标签格式中，更改标签位置为：居中。

5、设置图表标题，删除冗余刻度线条

如果觉得坐标轴的数值比较多的话，可以通过设置坐标轴格式，更改主单位的大小进行调整。

更高阶的图表比如仪表图、动态图、看板等。

你知道当我听到说还有刚毕业的大学生说自己不会用Excel 表格时候，我的表情是有多震惊吗！

前几天我在指导刚进公司的一位负责市场的实习生做数据统计时候，我眼看着他打开Excel 然后墨迹了半天无从下手，然后他很一脸无辜告诉我，自己忘了Excel 怎么用了。

我一脸纳闷，难道现在大学生都不学这些基础计算机办公软件操作了吗？？

实习生继续一脸无辜的告诉我，大一时候学过，但是三年没用过然后全忘了……

我服啦，那今天明叔就写篇如何教你用好Excel 的文章！就写给那些不长记性学过就忘的人，建议收藏。

Excel表格是一款无论是学生、白领、老师等等工作人员都会用到的办公软件。其实Excel中有很多方便快捷的功能，可以让你效率翻好几倍。

1.不同工作表之间的快速切换：

“Ctrl+PgDn”可以切换到右边的工作表

“Ctrl+PgUp”可以切换到左边的工作表

2.双击格式刷，可以把同一个格式“刷”给多个单元格。

3.快速应用函数：

当你设置好第一行单元格的函数，只需要把光标移动到单元格的右下角，当它变成一个小加号时，双击，公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。

4.快速调整列宽

看下图，是否觉得单元格太宽了？

别急，纵向选中他们，将光标移至选中区域内的任一条纵向分割线上。

当光标十字形出现的样子时，双击；

大功告成！是不是宽度缩小了呢？！

5.快速增加或删除一列

按住“Ctrl+shift+ ’+’（加号）”就可以在选中的那一列左边再加一列，“Ctrl+shift+ ’-’（减号）”可以删除选中的那一列。

6.快速求和：

快速按下“Alt”和“=”，然后选中一列数字，就可以求出一列数字的和。

7.快速选定不连续的单元格

按下“shift+F8”激活“添加选定”模式，此时工作表状态栏会显示“添加到所选内容”字样，之后分别单击不连续的单元格或单元格区域，即可选定。

8.快速改变数字格式

“Ctrl+shift+4”可以将数字加上美元符号（$）

“Ctrl+shift+5”可以让数字变成百分比格式（%）

“Ctrl+shift+1”可以让小数点后面的数字变成两位数格式，如0.5变0.50

9.检查数字错误

“Ctrl+、”可以让数字背后的公式显示出来，一目了然；

10.Excel搜索框快速定位查找指定的内容

按Ctrl+ F打开搜索框，当你不确定搜索关键字的时候，可以试试通配符问号（?）和星号（*）。

通配符就是通过符号指代一些文本，Excel中的通配符很简单，只有问号（?）、星号（*）和转义符号（~）三个。

问号（?）表示任意单个字符。

星号（*）表示任意多个字符，比如要查找的内容是：“西门*”，可以查找到“西门梁子”、“西门卫子”、“西门庆子”等所有以“西门”开头的内容。

要查找问号和星号本身时，需要在前面加上转义符号（~），比如要查找星号（*），就要在搜索框中输入： ~*

11.SUBTOTAL函数

SUBTOTAL函数可谓是全能王，可以对数据进行求平均值、求和、最大最小、相乘、标准差、标准差、计数。

这里还有一些可能会用到的函数，不妨先收着！

1.Count函数：统计数字的个数

PS:大小不一的合并单元格填充公式，要使用Ctrl+Enter。

2.Counta函数：统计非空单元格个数

Countif函数：依据条件统计个数

Countifs函数：多条件统计个数

3.Frequency函数：统计数字区间的频率

4.Sumproduct函数：多条件计数求和

5.average函数：计算数据的平均数

averageif函数：依据条件计算平均值，比如，AVERAGEIF(A1：A10,”>0”)，返回的是A1到A10这十个数中，所有大于0的数的平均值。

6.Sum函数：对数据进行求和

7.Max函数：提取一组数中的最大值。比如：MAX(A1：A10)

8.Min函数：提取一组数中的最小值。比如：MIN(A1：A10)

9.Large函数：返回第N个最大值

10.Small函数：返回第N个最小值

11.Mode函数：返回一组数中出现最多的数字

很实用是吧，说的就你，赶紧上手试试吧！

就业等位来【这些Excel公式，简单却超实用！】①查找重复内容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重复","") ②求和：=SUM(K2:K56) ——对K2到K56这一区域进行求和 ③平均数：=AVERAGE(K2:K56) ——对K2 K56这一区域求平均数 ④排名： =RANK(K2，K$2:K$56) ——对55人的成绩进行排名。 @央视新闻：就业等位来【快转走！常用Excel公式都在这儿了！】求和、平均数、最大值、标准差……如何查找重复值；如何自动标出符合条件的数值……进阶版Excel超实用技巧。存好！有用！

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来源：央视新闻